Hantering av allmänna handlingar hos Thorildsplans gymnasium

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport 2018:14 DNR /2018 Sida 1 (11) Hantering av allmänna handlingar hos Thorildsplans gymnasium Närvarande från skolan Maria S Bohlin Pantea Parsi Margaretha Nilsson Elisabet Johansson rektor administrativ chef skolassistent skolsekreterare Närvarande från Stadsarkivet Christina Moberg inspektionsförrättare Ylva Taubert Lindberg protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog arkivarie Gun Norrback. SAMMANFATTNING Thorildsplans gymnasium inspekterades Hanteringen av allmänna handlingar på skolan är i stora delar god men i och med att man har haft en del personalförändringar under det senaste året behöver man se över vissa rutiner kring dokument- och arkivhantering. Man behöver också uppdatera informationsredovisningen och säkerställa att inga handlingar förvaras oskyddat. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.

2 Sida 2 (11) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Thorildsplans gymnasium att: - Förtydliga ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Verkställa gallring. - Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: - Täta hålet i väggen bredvid dörren. Tätningen ska uppfylla brandklass EI 60 så att lokalen utgör en egen brandcell. - Installera ett brandlarm som är kopplat till bemannad central i det utrymme där brännugnen är placerad. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. - Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex information i mappar på server och i sociala medier) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. - Upprätta arkivbeskrivningar enligt anvisningar i riktlinjerna. (Gäller arkivbildarna Thorildsplans gymnasium och Thorildsplans gymnasium från 2014 och framåt.) - Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Slutförteckna tidigare arkivförteckning ( ) enligt allmänna arkivschemat. Thorildsplans gymnasium ska senast den inkomma med en åtgärdsrapport där skolan skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.

3 Sida 3 (11) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Thorildsplans gymnasium att: - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Registrera allmänna handlingar i större utsträckning.

4 Sida 4 (11) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret behöver förtydligas Arkivansvaret för de allmänna handlingarna ligger centralt på Utbildningsförvaltningen. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en arkivinstruktion som gäller all verksamhet inom nämnden och där ansvarsfördelningen mellan Utbildningsförvaltningen och den enskilda skolan är reglerad. Skolan har fyra rektorer och verksamhetsansvaret för de allmänna handlingarna delas mellan dem. Arkivinstruktionen är bra, men saknar namngivna personer som har de olika rollerna inom arkivorganisationen och blir därmed mindre tydlig. Skolan gick igenom arkivinstruktionen tillsammans med Utbildningsförvaltningen tidigare i år, men den är ännu inte förankrad i hela organisationen. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Rektor uppger att hon inte känner till några kommande verksamhetsförändringar som kan påverka arkiv- och informationshanteringen. Förtydliga ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Thorildsplans gymnasium har cirka 110 lärare och 1500 elever. Kunskapen om hur allmänna handlingar ska hanteras uppges vara varierande bland personalen, särskilt bland nyanställda. Man vet att informationen man hanterar är allmänna handlingar, men det upplevs vara svårt att veta vad som ska bevaras och vad som får gallras. Det är också osäkert om vad som ska diarieföras. Om man har frågor så vet man däremot att man kan kontakta expeditionen för att få svar. Stadsarkivet uppmanar skolan att göra hanteringsanvisningarna kända på skolan och att informera personalen om hantering av allmänna handlingar samt om offentlighet och sekretess. Detta är även viktigt i samband med introduktion av nyanställda. Stadsarkivet påminner också om att skolan kan kontakta Utbildningsförvaltningen för att få stöd och råd i dessa frågor. Rekommendationer

5 Sida 5 (11) Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera handlingar enligt regelverket. Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Skolan ska fortlöpande planera och styra arkivbildningen samt organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Allmänna handlingar ska antingen registreras eller hållas ordnade på ett systematiskt sätt i en känd och dokumenterad ordning. Handlingar som omfattas av sekretess ska alltid registreras. Utbildningsförvaltningen tar fram hanteringsanvisningar för stadens skolor. Dessa är en sökingång till handlingarna, men också ett verktyg och en rutinbeskrivning för skolans medarbetare. Hanteringsanvisningarna redovisar alla de handlingar som skolan hanterar, både gallringbara och de som ska bevaras, och anger hur de ska hanteras och förvaras. Postöppning och diarieföring Det finns tre personer på expeditionen som öppnar och delar ut den analoga posten. Förutom reklam är det främst post till skolhälsovården som kommer in den här vägen och den öppnas inte centralt. Skolan har också en funktionsbrevlåda som flera personer har tillgång till. Det finns två personer som delar på uppgiften att diarieföra handlingar, men det är mycket få handlingar som diarieförs. Diarieföringen sker i ett excelark och handlingarna som hör till ärendet bevaras i analog form. Stadsarkivet påpekar att alla handlingar som innehåller sekretessklassade uppgifter ska registreras och uppmanar skolan att informera alla anställda om vad som ska diarieföras. Information om detta finns i hanteringsanvisningarna. Likaså påpekar Stadsarkivet att man regelbundet bör kontrollera att de diarieförda ärendena är kompletta. Uppdaterade hanteringsanvisningar finns Utbildningsförvaltningen har tagit fram hanteringsanvisningar som gäller för alla stadens gymnasieskolor. Anvisningarna är uppställda utifrån skolans klassificeringsstruktur och innehåller både analog och digital information. Hanteringsanvisningarna är mycket bra och innehåller all relevant information som bör finnas med men de är troligtvis inte så kända bland personalen. Eftersom dokumentet är omfattande och alla inte

6 Sida 6 (11) berörs av samtliga delar kan det vara en god idé att plocka ut relevanta delar och distribuera till lärarna. I hanteringsanvisningarna anges att handlingstypen Skolans sidor i sociala medier samt bloggar i process ska gallras vid inaktualitet. Detta stämmer inte helt eftersom skolan bör bevara någon typ av dokumentation som visar att sociala medier har använts och hur de har använts. Om det sociala mediet inte används i så hög utsträckning kan det räcka med att göra en skärmdump (digital eller analog) av hur sidan har sett ut. Utbildningsförvaltningen behöver justera formuleringen i hanteringsanvisningarna. Rekommendationer Registrera allmänna handlingar i större utsträckning. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Att gallra är detsamma som att förstöra uppgifter och handlingar eller att ta bort sammanställningsmöjligheter eller sökbarhet. För allmänna handlingar är bevarande huvudregel och gallring får endast ske om det är reglerat i lag eller förordning eller om Stadsarkivet har fattat beslut om gallring. Beslutad gallring ska verkställas fortlöpande och under kontrollerade former. Utbildningsförvaltningen ser fortlöpande över skolornas behov gallringsbeslut och gör vid behov gallringsframställan till Stadsarkivet. Skolan ska själv verkställa föreskriven gallring. Information som lagras i centrala system gallras av den förvaltning/bolag som är arkivansvarig för systemet. Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i Stockholms stad. De generella gallringsbesluten reglerar information inom framförallt den stödjande verksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse. Skolan tillämpar också det myndighetsspecifika gallringsbeslutet SSA 2015:02 som gäller för information inom skolans kärnverksamhet. Vilka handlingar som kan gallras och vilka gallringsbeslut som tillämpas framgår i hanteringsanvisningarna. I hanteringsanvisningarna anges att man ska avvakta gallringsbeslut för handlingstypen Ansöka om elevhemsplats i process 5.1. Utbildningsförvaltningen behöver värdera denna information och eventuellt ansöka om gallring samt därefter uppdatera hanteringsanvisningarna.

7 Sida 7 (11) Gallring behöver verkställas Skolan uppger att man har kunskap om när gallringsfristerna löper ut, men att man inte alltid hinner med att utföra gallringen. Enligt skolans rutin så ska gallring ske på sommaren efter skolavslutningen, men i år har detta ännu inte gjorts. Verkställa gallring. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE I Stockholms stad gäller Riksarkivets föreskrifter för arkivförvaring, RA-FS 2013:4. Dessa anger att allmänna handlingar som ska bevaras eller som har en gallringsfrist längre än två år ska förvaras skyddat i lokal eller dokumentskåp som står emot brand i två timmar (brandklass EI120). Handlingar förvaras i närarkiv Skolan har ett närarkiv i nära anslutning till expeditionen som har rumsbeteckning A215. För denna lokal har Stadsarkivet utfärdat dispens för ett brandskydd på EI 60, förutsatt att brandgasspjäll installeras eller att ventilerna sätts igen med ett brandhärdigt material i brandklass EI 60 (SSA dnr /03). Under inspektionen kunde konstateras att ventilerna har satts igen helt, vilket innebär att brandgasspjäll inte behövs. I närarkivet förvarar skolan en del material där det råder osäkerhet kring om det är original eller kopior. Likaså förvaras där handlingar vars gallringsfrist har löpt ut, samt handlingar som är så pass gamla att de borde flyttas ner till centralarkivet. Även föremål som inte hör till arkivet förvaras där, exempelvis tavlor. Stadsarkivet uppmanade skolan att gå igenom det som förvaras i lokalen. Skolan behöver rensa kopior, gallra handlingar vars gallringsfrist har löpt ut, flytta äldre handlingar till centralarkivet samt undvika att förvara annat än arkivhandlingar i lokalen. Handlingar förvaras i centralarkiv På bottenvåningen har skolan ett centralarkiv med beteckningen C114. Även för denna lokal finns ett dispensbeslut från Stadsarkivet som godkänner brandklassen EI 60, under förutsättning att ett brandlarm kopplad till bemannad central installeras i utrymmet utanför arkivlokalen, där en brännugn står (SSA dnr /03).

8 Sida 8 (11) I lokalen förvaras arkiven från Högre Tekniska Läroverket/Tekniska gymnasiet ( ), Thorildsplans gymnasium ( ) samt Thorildsplans gymnasium (2014-). Vid inspektionen uppmärksammades ett hål i väggen bredvid dörren vars tätning inte kunde bedömas (ska uppfylla brandklass EI 60). Vidare var det vid inspektionstillfället oklart huruvida ett brandlarm har blivit installerat i den anslutande lokalen där brännugn finns, i enlighet med Stadsarkivets villkor för den givna dispensen. Skolan ombads kontrollera dessa säkerhetsrisker (hålets tätning samt brandlarmets eventuella installation) i samband med sakgranskningen, men då Stadsarkivet inte fick något klart besked blir det ett föreläggande att komma till rätta med bristerna. Dörren till arkivlokalen är svår att öppna och personalen vågar inte stänga dörren inifrån eftersom den kanske skulle vara svår att få upp. Ur arbetsmiljösynpunkt bör dörrhandtaget bytas ut för att underlätta in- och utpassage och öka tryggheten för personalen. Icke godkända dokumentskåp används På skolans expedition förvaras elevakter i ett plåtskåp som inte har någon brandklassning. Dessa akter behöver antingen flyttas till närarkivet eller till ett låst skåp som har brandklass EI 120 (två timmars brandskydd). En av skolans kuratorer förvarar minnesanteckningar i ett låst kassaskåp. Detta skåp kunde inte kontrolleras under inspektionen, varför skolan fick i uppgift att i efterhand kontrollera brandklassen på skåpet och vid behov uppgradera till brandklass EI 120. En annan kurator förvarar minnesanteckningar på en extern hårddisk som låses in i ett skåp som inte är brandklassat. Dessa handlingar skrivs ut en gång per år och arkiveras. För att uppnå kraven i RA-FS 2013:4 måste hårddisken varje natt låsas in i ett skåp eller i en lokal som har brandklass EI 120. Skolsköterskorna förvarar skolhälsovårdsjournaler i fyra stycken skåp som alla saknar godkänd brandklassning. Dessa handlingar ska antingen låsas in i skåp med brandklass EI 120 eller förvaras skyddat i arkivlokal. Rätta till brister i arkivlokalen enligt följande: - Täta hålet i väggen bredvid dörren. Tätningen ska uppfylla brandklass EI 60 så att lokalen utgör en egen brandcell. - Installera ett brandlarm som är kopplat till bemannad central i det utrymme där brännugnen är placerad.

9 Sida 9 (11) Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Allmänna handlingar ska hanteras, förvaras och skyddas så att den fysiska och logiska kvaliteten bibehålls under hela den tiden som de ska finnas kvar. Handlingarna ska också framställas på ett sätt som möjliggör att de kan läsas, återsökas och förstås under hela bevarandetiden. Detta innebär exempelvis att rätt skrivmateriel, såsom papper, pennor och toner till skrivaren, ska användas till de pappershandlingar som ska bevaras. För digital information krävs särskilda insatser för bevarande. Här är det viktigt att redan från början eller så tidigt som möjligt planera för den kommande arkiveringen och se till att rätt förutsättningar för detta finns. Stadens arkivregler fastställer att man ska sträva efter att bevara digitalt skapad information i digital form. Digital information hanteras i verksamhetssystem Thorildsplans gymnasium använder sig av stadens centrala ITsystem där arkivansvaret antingen ligger hos Utbildningsförvaltningen eller hos Stadsledningskontoret, exempelvis Skolplattformen, Agresso och LISA. Skolans webbplats arkiverades 2016 av Utbildningsförvaltningen och finns i e-arkiv Stockholm. Digital information lagras på serveryta och i sociala medier Skolan har en gemensam katalog på servern som kallas Administration. Här lagras minnesanteckningar från föräldramöten, poängplaner, bilder med mera. Skolan har också ett Facebook-konto och filmer som är tillgängliga via YouTube. Skolan behöver gå igenom vad som lagras utanför de centrala ITsystemen och bedöma vad som ska arkiveras (detta bör framgå av hanteringsanvisningarna). För det som ska bevaras behövs en plan för att säkerställa ett långsiktigt bevarande. Förutsättningar för ett långsiktigt bevarande kan vara att de digitala filerna har ett format som är godkänt för arkivering, att man kan skilja på den information som ska gallras från den som ska bevaras samt att informationen är sökbar nu och i framtiden. Informationen i Facebook-kontot kan lämpligen sparas ner som en skärmdump. Om filmerna på YouTube ska bevaras ska de lagras på en yta som skolan har kontroll över.

10 Sida 10 (11) Arkivbeständiga produkter används Skolan uppger att de använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper och arkivkartonger. Slutbetyg skrivs ut på arkivbeständigt papper. Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex information i mappar på server och i sociala medier) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge som den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningar behöver upprättas Skolan har tre olika arkivbildningar: Högre Tekniska Läroverket/ Tekniska gymnasiet (föregångares arkiv), Thorildsplans gymnasium och Thorildsplans gymnasium från 2014 och framåt. För varje arkivbildningsperiod bör det finnas en tillhörande arkivbeskrivning. Detta finns för den äldsta arkivbildningen men inte för de två senare. Bevarandeförteckningen behöver uppdateras Det finns en bevarandeförteckning från 2014 och framåt som följer klassificeringsstrukturen. Förteckningen behöver kompletteras med vissa förtydliganden och uppdateringar: - Det bör tydligt framgå i bevarandeförteckningen eller i arkivbeskrivningen vad som arkiveras hos centralförvaltningen på Utbildningsförvaltningen. Detta gäller exempelvis handlingar som förvaras i centrala skolsystem, personalakter och skolhälsovårdsjournaler. (Se process 3.4 och 5.3 där hänvisning till BER saknas samt process 4.2 och 4.3 där hänvisning till PMO saknas.) - I samlingsakten Elevakter saknas hänvisning till i vilka processer som informationen uppstår. - Klasscheman är redovisade under processen 1.2 A i bevarandeförteckningen, men redovisas under process 1.1 i hanteringsanvisningarna. Handlingarna ska redovisas under samma process på båda ställena och processen ska stämma överens med klassificeringsstrukturen. - Handlinstyp Upphandling skolmåltid är redovisad som att den förvaras i en egen volym under process 2.4, men ska enligt hanteringsanvisningarna diarieföras och ska då redovisas i samlingsakten 0.1 Diarieförda handlingar. - I vissa processer behövs förtydligande om det är verksamhetsår eller födelseår som avses. (Exempelvis handlingstyp C Betyg/intyg/examen i process 3.4.)

11 Sida 11 (11) - I handlingstypen Betyg/intyg/examen i process 3.4 saknas uppgift om vilka handlingar som bevaras. - I handlingstyp Skolkataloger anges 2016B i kolumnen Omfattning. Vad står B för? - Flera handlingstyper och processer som enligt hanteringsanvisningarna ska bevaras saknas i bevarandeförteckningen. Se exempelvis 1.1 Skolans kalendarium, 1.2 Skolans internbudget, Kommunicera och omvärldsbevaka, 3.2 Resultatsammanställningar nationella prov och 6.2 Laga och servera mat. - Om innehållsförteckning saknas är det bra om en sådan upprättas. Arkivförteckning behöver avslutas Högre Tekniska Läroverket ( ) har en arkivförteckning som är avslutad. För perioden har Thorildsplans gymnasium en arkivförteckning i två versioner. Den ena versionen är digital och sträcker sig fram till läsår 2002/2003, den andra versionen är uppdaterad för hand och har ett större omfång. Skolan behöver sammanfoga dessa båda till en version och säkerställa att den är komplett ända fram till och med år Upprätta arkivbeskrivningar enligt anvisningar i riktlinjerna. (Gäller arkivbildarna Thorildsplans gymnasium och Thorildsplans gymnasium från 2014 och framåt.) Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Slutförteckna tidigare arkivförteckning ( ) enligt allmänna arkivschemat Christina Moberg Inspektionsförrättare