Format m.m. för de ljud- och videoupptagningar som dokumenterar t.ex. konferenser. (RA-FS 1991:1, ä. 1997:3, 4 kap. 2 )

Transkript

1 Inspektionsrapport Dnr RA /1819 1(5) Avdelningen för tillsyn P Sivervall Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Verket för innovationssystem (VINNOVA) Inspektionsdatum: 23 maj 2008 Närvarande vid inspektionen: Från Verket för innovationssystem administrativ chef verksarkivarie huvudregistrator Från Riksarkivet Peter Sivervall, förste arkivarie Anna-Kristina Andersson, arkivarie Verket för innovationssystem (VINNOVA) inspekterades av Riksarkivet den 23 maj Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten. Den senast föregående inspektionen, som genomfördes brevledes 2004 (dnr RA /2756), avsåg enbart VINNOVAs arkivredovisning. VINNOVA fick i samband med den inspektionen förelägganden om att upprätta en arkivbeskrivning och en arkivförteckning. VINNOVA har sedan dess upprättat en arkivbeskrivning och påbörjat arbetet med den övriga arkivredovisningen utifrån ett processorienterat perspektiv med stöd i föreskrifter från Riksarkivet. 1 FÖRELÄGGANDEN VINNOVA ska senast den 12 december 2008 till Riksarkivet skriftligt redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av följande förelägganden. VINNOVA ska redovisa i vilken utsträckning den databas som anges i 4 i myndighetens instruktion (2007:1114) används, och om den används redogöra för hur informationen hanteras i avseende på bl.a. bevarande och gallringsfrågor. Även förekomsten av dokumentation i enlighet med RA:s föreskrifter ska redovisas. Dokumentation för såväl befintliga som kommande IT-system i enlighet Riksarkivets krav ska framställas. (RA-FS 1994:2, ä. 2003:2, 4 kap. 5 ) Upprätta en plan för långtidslagring av ADB-upptagningar. (RA-FS 1994:2, ä. 2003:2, 5 kap. 1 ) Format m.m. för de ljud- och videoupptagningar som dokumenterar t.ex. konferenser. (RA-FS 1991:1, ä. 1997:3, 4 kap. 2 ) 1 Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2006:28) om arkivredovisning hos Verket för innovationssystem (VINNOVA).

2 Inspektionsrapport Dnr RA /1819 2(5) Hanteringen och arkivredovisningen av fotografier, i såväl analog som digital form. (RA-FS 1991:1, ä. 1997:3, 6 kap.) Fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring. (RA-FS 1991:1, ä. 1997:3, 7 kap. 1 ) Uppgift om arkivansvarig i arkivbeskrivningen. (RA-FS 1991:1, ä. 1997:3, 6 kap. 2 ) INSPEKTION 1. Ansvar och organisation Inom VINNOVA finns överlag kunskap om arkivregelverket och lagstiftningen som styr hanteringen av allmänna handlingar. Information om detta finns på VINNOVAs intranät. VINNOVA har inte formellt utsett en arkivansvarig person, men ytterst ansvarig är verkets generaldirektör eller chefen för förvaltningsavdelningen. Arkivfunktionen tillhör organisatoriskt den administrativa enheten inom förvaltningsavdelningen. Den administrativa chefen har budgetansvar. Den administrativa enheten tillsammans med IT-enheten, har ansvaret för bevarande av digital information. VINNOVA har inte formellt utsett ansvarig person för planering av långtidslagring, men i praktiken har verksarkivarien ansvaret. Verksarkivarien ansvarar för att arkivredovisningen uppdateras och det är främst förvaltningsavdelningen och i första hand den administrativa enheten som känner till arkivredovisningen, vet var den finns och kan presentera den den egentliga sökingången i dagsläget till arkivhandlingarna är VINNOVAs diarium (ärendehanteringssystem). Den administrativa chefen är upphandlingsansvarig i samband med inköp av t.ex. skrivare, kopiatorer och annan skrivmateriel. De förändringar inom arkivbildningen som kan förväntas inom den närmaste framtiden gäller VINNOVAs pågående arbete med att redovisa arkivinformationen med ett verksamhetsbaserat synsätt. 2. Styrdokument Följande styrdokument med anknytning till arkivverksamheten finns hos VINNOVA. Verksamhetsplan, som bland annat anger arkivfunktionens arbetsuppgifter för aktuell verksamhetsperiod. Rutiner för hantering av e-post och personadresserad post. Riktliner för hanteringen av allmänna handlingar vid VINNOVA. 3. Arkivbildning Merparten av de allmänna handlingar som upprättas av eller inkommer undantaget handlingar av tillfällig eller ringa betydelse till VINNOVA registreras i enlighet med sekretesslagens (1980:100) bestämmelser. All registrering sker i ett för hela VINNOVA gemensamt diarium. Via webbformulär kan t.ex. ansökningar om bidrag per automatik registreras i diariesystemet.

3 Inspektionsrapport Dnr RA /1819 3(5) Allmänna handlingar tillhörande VINNOVAs kärnverksamhet dvs. ansökningar om bidrag till forskning och utveckling hanteras i diariesystemet. Med stöd i VINNOVAs fastlagda rutiner för hantering av e-post registreras och bevaras e-post i digital form. Inga pappersutskrifter för arkivering sker från e-postsystemet. I samband med ett ärendes avslutande rensar administratörerna pappersakterna. Merparten av VINNOVAs ärendehandläggning sker i digital form med digitala akter som resultat. De digitala akterna kan återsökas efter ett flertal variabler, medan de pappersakter som finns återsöks efter datum för ärendets avslutande vilket erhålls via diariet. VINNOVA har förutom diariesystemet ett system för projekthantering, som funnits i drift sedan Uppgifter som behövs i bägge systemen exporteras/importeras. VINNOVA arbetar för närvarande med att införa ett nytt ärende- och dokumenthanteringssystem, som kommer att omfatta informationen i nuvarande diarierespektive projekthanteringssystem. VINNOVA har i viss mån utrett frågan om vilka handlingar/uppgifter i respektive system som utgör allmän handling. I nuvarande diariesystem finns en modul för dokument som inte uppfyller kriterierna för allmän handling. I den mån nämnda modul inte används, produceras dokument i sedvanligt ordbehandlingsprogram för att efterhand infogas i diariesystemet. Dessa funktioner, t.ex. i form av arbetsflöden (work flow) kommer att utvecklas ytterligare i det ärende- och dokumenthanteringssystem som för närvarande tas fram av VINNOVA. VINNOVA arbetar i en miljö med elektroniska akter. De pappersakter som finns är inte kompletta dvs. hela ärendet ingår inte på samma sätt som gäller för den elektroniska akten. För att få en överblick över samtliga handlingar i ett ärende, är det således den elektroniska akten som utgör den kompletta dokumentationen. För ekonomiadministrationen använder VINNOVA systemet Agresso. Den praktiska hanteringen har tidigare skötts av Kammarkollegiet. VINNOVA har dock hela tiden haft ansvaret för informationen. Personalakter ingår i VINNOVAs nuvarande ärendehanteringssystem. 4. Framställning och hantering av handlingar VINNOVA har en förteckning över ADB-register enligt 15 kap. 11 sekretesslagen (1980:100). Enligt VINNOVAs instruktion (4, 2007:1114) ansvarar VINNOVA för en databas om svensk medverkan i EU-programmen. Vid inspektionstillfället rådde oklarhet i om systemet satts i drift eller i vilken omfattning det används. Någon ytterligare kontroll, t.ex. om förekomsten av systemdokumentation eller bevarande och gallring av uppgifter i systemet, kunde inte göras vid inspektionstillfället. För hanteringen av VINNOVAs IT-system används en anpassad version av systemförvaltningsmodellen PM3. Av modellen framgår inte några uppgifter om systemavveckling, långtidslagring eller annan information relevant från arkivsynpunkt. Inom VINNOVA finns en funktion för IT-säkerhet, som bland annat ansvarar för rutiner kring framställning av säkerhetskopior av myndighetens ADB-upptagningar.

4 Inspektionsrapport Dnr RA /1819 4(5) I de system som VINNOVA använder ingår filer för ändringsloggar. Rutiner för och beslut om eventuell gallring av ändringsloggar finns inte. För nuvarande system finns inte översiktliga beskrivningar om bl.a. ändamål, historik och samband med andra system. I arbetet med att införa ett nytt ärende- och dokumenthanteringssystem framgår av kravspecifikationen av denna typ av dokumentation samt övrig dokumentation i enlighet med Riskarkivets krav ska framställas. Dokumentationen ska i sin helhet förfogas av VINNOVA för att t.ex. i samband med ett framtida överlämnande till arkivmyndighet kunna bifogas ADBupptagningarna. VINNOVAs webbsajter har inte ställts av eller på annat sätt omhändertagits för arkivering. Webbsajterna uppdateras kontinuerligt och någon översyn av frågan kring bevarande och gallring av den webbrelaterade informationen har inte gjorts. Inget av VINNOVAs IT-system har avställts, samtliga system är i drift. VINNOVA har inte upprättat en plan för långtidslagring, även om vissa direktiv finns angivna i myndighetens instruktion för bevarande/gallring av VINNOVAs allmänna handlingar. Instruktionen är i visst behov av uppdatering, t.ex. avseende format för långtidslagring av digitalt lagrad information. Viss förekomst av upptagningar för ljud och bild finns i form av inspelningar från konferenser. Upptagningarna förvaras på CD-skivor. Vilka lagringsformat som används framkom inte vid inspektionstillfället. VINNOVA förvarar ett visst bestånd av analoga fotografier (papper och negativ) från tidigare myndighet. Dessutom finns en okänd mängd digitala fotografier. 5. Gallring För VINNOVA finns inga specifikt utfärdade föreskrifter med stöd i arkivlagen (1990:782) eller annan lagstiftning. Tillämpningen av RA:s generella föreskrifter om gallring finns dokumenterade i Instruktion för bevarande/gallring av VINNOVAs allmänna handlingar (senast uppdaterad ). Instruktionen behöver kompletteras med vissa uppgifter avseende val av format för digital lagring samt de RA-föreskrifter (RA-FS 2006:5-6) som tillkommit sedan VINNOVAs instruktion sjösattes. Av tillämpningsbesluten till RA:s generella föreskrifter om gallring framgår att vissa handlingar gallras vid inaktualitet. Med det menas hos VINNOVA att det åligger varje tjänsteman att avgöra när handlingarna inte längre behövs. Föreskriven och beslutad gallring verkställs fortlöpande. Rutinerna för att fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring behöver dock förbättras. 6. Arkivredovisning VINNOVA har upprättat en arkivbeskrivning (senast uppdaterad ). Av arkivbeskrivningen framgår bland annat sambandet mellan arbetsuppgifter och viktigare handlingsslag samt att diariet är den huvudsakliga sökingången till VINNOVAs handlingar. Arkivbeskrivningen behöver kompletteras med uppgift om arkivansvarig.

5 Inspektionsrapport Dnr RA /1819 5(5) För redovisningen av arkivet finns RA-föreskrifter (RA-MS 2006:28) om arkivredovisning hos VINNOVA vilka medger undantag från användande av den i RA:s föreskrifter (RA-FS 1991:1, ä. 1997:4) fastställda förteckningsplanen. VINNOVAs arkivredovisning ska i stället redovisas med utgångspunkt i myndighetens verksamhetsområden/huvudprocesser (forskningsadministration, organisationsstyrning och verksamhetsstöd). Arbete med arkivredovisningen fortgår, men VINNOVA inväntar även RA:s generella föreskrifter om arkivredovisning som ännu inte trätt i kraft varför en slutlig version av VINNOVAs arkivredovisning ännu inte kan redovisas. I anslutning till arbetet med arkivredovisning pågår arbete med att införa ett nytt ärende- och dokumenthanteringssystem. Vid inspektionstillfället genomfördes tre stickprovskontroller för att via ärende- och dokumenthanteringssystemet återsöka handlingar i såväl digital som analog (papper) form. Vid samtliga återsökningar återfanns de eftersökta handlingarna. 7. Arkivlokaler Någon särskild kontroll av VINNOVAs arkivlokal gjordes inte vid inspektionstillfället med hänvisning till RA:s medgivande den 23 oktober 2001 (dnr RA /440) att ta arkivlokalen i bruk. RA kan dock vid ett senare tillfälle komma att inspektera arkivlokalen. Peter Sivervall