Förelägganden efter genomförd inspektion vid Umeå universitet

Transkript

1 1 (5) Umeå universitet Umeå Förelägganden efter genomförd inspektion vid Umeå universitet Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Umeå universitet den september 2014 vid dels universitetsförvaltningen, dels nio institutioner: Institutionen för idé- och samhällsstudier, Institutionen Konsthögskolan, Institutionen för kultur- och medievetenskaper, Enheten för polisutbildning vid Umeå universitet, Institutionen för psykologi, Institutionen för socialt arbete, Institutionen för kostvetenskap, Institutionen för medicinsk biovetenskap samt Institutionen för tillämpad fysik- och elektronik. Inspektionsrapporter, bilaga 1-10, biläggs. Med hänvisning till vad som framkom vid inspektionerna beslutar Riksarkivet att förelägga Umeå universitet om följande. Umeå universitet Upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 3 kap Strategin ska också omfatta handlingar som tillkommer inom forskningsverksamheten. Komplettera dokumentationen över elektroniska handlingar och säkerställa bevarandet av universitetets elektroniska handlingar i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 4 och 5 kap. samt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd hos statliga myndigheter, RA-FS 1991:1 1, 4 kap. Det innefattar bl.a. information som tillkommer i forskningsverksamheten. Säkerställa bevarandet av analoga ljud- och bildupptagningar på magnetband, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband, RA-FS 2013:2 samt Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 1997:4, 4 kap. Detta gäller hanteringen hos flera av de inspekterade organisatoriska enheterna och särskilt Institutionen Konsthögskolan. 1 Grundförfattning RA-FS 1991:1, omtryckt genom RA-FS 1997:4 och ändrad i 2 och 6 kap. genom RA-FS 2008:4 samt ändrade i 1 kap. genom RA-FS 2012:1. Postadress: Riksarkivet, Box 12541, Stockholm Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm Telefon: Telefax: E-post: riksarkivet@riksarkivet.se Internet: Organisationsnr:

2 2 (5) Dokumentera tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling, RA-FS 2013:1. Uppdatera och komplettera arkivförteckningen för universitetsförvaltningen enligt Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 1997:4, 6 kap. 3-12, vilken kommer att avslutas per den 31 december Se särskilt analoga ljud- och bildupptagningar, fotografier, handlingar som har upprättats för publicering samt elektroniska handlingar. Undersöka och redovisa statusen över förteckningar vid de institutionsarkiv som inte besöktes vid inspektionstillfället enligt Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 1997:4, 6 kap. 3-12, vilka kommer att avslutas per den 31 december Upprätta arkivbeskrivning för Umeå universitet i enlighet med Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2008:4, 6 kap. 5. Upprätta arkivförteckning i enlighet med Riksarkivets föreskrifter, RA- FS 2008:4, 6 kap , vilken påbörjas den 1 januari 2014 hos universitetet. Se över skyddet för arkiverade handlingar och i arkivboxar avlägsna skadliga föremål och tillföra aktomslag i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper, RA-FS 2006:1 2, 6-7 kap. Se över förvaringen så att den uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, RA-FS 2013:4 enligt följande. o Kontrollera och dokumentera lufttemperatur och relativ luftfuktighet i arkivlokalerna hos universitetet (8 kap. 3 ). o Redovisa dokumentation som avser brandskyddet för universitetsförvaltningens arkivlokaler; Lokal Storspoven och Lokal Fjällräven (7 kap). o Utrusta dörren till universitetsförvaltningens arkivlokaler; Lokal Storspoven och Lokal Fjällräven, med automatisk stängare (7 kap. 4 ). o Undersöka och redovisa statusen av den fysiska förvaringen av institutionsarkiven, exklusive Lokal Lavskrikan och inspekterade institutioner/ enheter. 2 Ändrade genom RA-FS 2010:2 och RA-FS 2012:5.

3 3 (5) Samtliga inspekterade institutioner Upprätta, där så saknas, alternativt uppdatera och komplettera arkivbeskrivningar i enlighet med Riksarkivet föreskrifter, RA-FS 1997:4, 6 kap Upprätta, där så saknas, alternativt uppdatera och komplettera arkivförteckningar i enlighet med Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 1997:4, 6 kap Det gäller särskilt analoga ljud- och bildupptagningar på magnetband och elektroniska handlingar, samt handlingar rörande utbildning och forskning. Förvara handlingarna i arkivlokal som ger skydd i enlighet med Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2013:4. Se vidare vad som omnämns i inspektionsrapporter under punkt 7. Denna punkt avser dock inte Institutionen för psykologi och Institutionen för tillämpad fysik. Utöver det som har angetts gäller för respektive institution följande. Institutionen för idé- och samhällsstudier Byta ut skadade förvaringsmedel för att skydda handlingarna i enlighet med Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2006:1, 8 kap. 2. Säkerställa att gallring sker under kontroll i enlighet med Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 1997:4, 7 kap. 3. Institutionen för kultur- och medievetenskaper Säkerställa att gallring sker under kontroll i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd hos statliga myndigheter, RA-FS 1997:4, 7 kap. 3. Institutionen för socialt arbete Byta ut skadade förvaringsmedel för att skydda handlingarna i enlighet med Riksarkivets föreskrifter på papper, RA-FS 2006:1, 8 kap. 2. Säkerställa att ordningen av arkivet är sådan att kontroll och återsökning är möjlig i enlighet med Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 1997:4, 5 kap. 3. Institutionen för kostvetenskap Byt ut arkivboxar som inte uppfyller de tekniska kraven enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och

4 4 (5) certifiering, RA-FS 2006:4 3, 4 kap. 8. Avser arkivboxarna i wellpapp om inte institutionen kan visa med leverantörsförsäkran eller annat underlag att kraven uppnås. Inkomma med dokumentation som visar att utförandet med det brandklassade dokumentskåpet som placerats i förvaringsutrymme (L 122) uppfyller de brandtekniska kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, RA-FS 2013:4. Institutionen för medicinsk biovetenskap Tillse att arkivlokalen (rum 2129 A) inte används för andra ändamål än förvaring av arkiv i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, RA-FS 2013:4, 4 kap. 2. I förvaringsutrymmet förvaras biologiska prover som inte tillhör institutionens arkiv. Vidare gjordes följande anmärkningar. Arkivboxarna bör fyllas helt för att inte skada handlingarna och inte vara överfyllda för att inte skada förvaringsmedel eller handlingar i enlighet allmänna rådet till Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2006:1, 7 kap. 2. Det bör kontrolleras att arkivboxar som används vid långtidsförvaring uppfyller de tekniska kraven enligt RA-FS 2012:8, 4 kap. 8. Tillämpningsdokumentationen bör uppdateras av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter för räkenskapshandlingar, RA-FS 2004:3 4, handlingar i löne- och personaladministrativ verksamhet, RA-FS 2006:5 5 samt för handlingar vid universitet och högskolor, RA-FS 2007:1 6. Tillämpningsbeslutet bör uppdateras till Riksarkivets föreskrifter om gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse, RA-FS 1991:6 7, avseende hanteringen av handlingar i sociala medier. En handbrandsläckare bör placeras i det direkt anslutande utrymmet till arkivlokalen (Lokal Fjällräven) i enlighet med Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2013:4, 7 kap. 18. Umeå universitets återrapportering Umeå universitet ska redovisa vilka åtgärder myndigheten vidtagit eller planerar att vidta med anledning av ovan givna föreläggande. 3 Ändrade genom RA-FS 2008:1 och RA-FS 2012:8. 4 Ändrade genom RA-FS 2012:4. 5 Ändrade genom RA-FS 2012:9. 6 Ändrade genom RA-FS 2008:3, RA-FS 2011:2 och RA-FS 2013:5. 7 Ändrade genom RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2.

5 5 (5) Redovisningen ska vara Riksarkivet tillhanda senast den 29 maj Riksarkivet förutsätter att Umeå universitet även beaktar anmärkningarna och redovisar vilka åtgärder som vidtagits med anledning av dessa. Vid redovisningen ska Riksarkivets diarienummer anges som referens. Vi tar gärna emot handlingarna digitalt till e-postadress Désirée Veschetti Holmgren Avdelningschef Tillsynsavdelningen Angelica Björlestrand Arkivarie Föredragande