Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Tredje sjöstridsflottiljen (3.sjöstridsflj) den 10 september 2009.

Transkript

1 Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Tredje sjöstridsflottiljen (3.sjöstridsflj) den 10 september Närvaro: se bilaga Förelägganden sjöstridsflj ska, med hänvisning till 3 och 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1, ändrade RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter, uppdatera sin arkivbeskrivning och arkivförteckning (avsnitt 3) sjöstridsflj ska upprätta en beskrivning över sina allmänna handlingar enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), 4 kap 2 (avsnitt 3) sjöstridsflj ska, i enlighet med RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), 3 kap., undersöka om det bland de hemliga skrivelserna förekommer cd och i så fall ta ställning till hur långtidslagring ska ske (avsnitt 4). Anmärkningar. Krigsarkivet anser att frågan om arkivering av däcksloggböcker, maskinloggböcker, skeppsorder, krigsdagböcker och andra fartygshandlingar för den tid ubåtarna och fartygen fullgör en utlandsinsats bör bli föremål för ytterligare diskussion (se avsnitt 8). Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna eller planerade åtgärder avseende dessa förelägganden och anmärkningar senast den 1 mars Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. Krigsarkivet genomförde den 10 september 2009 en inspektion av arkivvården hos 3.sjöstridsflj, en inspektion som var väl förberedd av organisationsenheten. Under inspektionen granskades i rapporten nämnda verksamhetsområden och lokaler. Centralarkiv och mellanarkiv besöktes ej denna gång. Ännu har inte bristerna i mellanarkivet åtgärdats, men vid Försvarsmaktens logistik, Arkivenheten (FMLOG ArkivE) genomförs just nu en inventering av arkivlokaler på de olika garnisonsorterna. Föregående inspektion ägde rum den 9 november 2006 (KrA dnr /1989). Vid samma tillfälle inspekterades även Första ubåtsflottiljen (1.ubflj, KrA dnr /1456) och Sjöstridsskolan (SSS, KrA dnr /1457). Krigsarkivet bedömer, liksom efter 2006 års inspektion, att arkivvården vid 3.sjöstridsflj fungerar tillfredsställande. Arkivredovisningen är ändamålsenlig men behöver på några punkter uppdateras. En utmärkt dokumenthanterings- och arkivbildningsplan (D/A-plan) har upprättats för flottiljens handlingar. På ett fåtal punkter har gjorts förelägganden. Inspektion. 1. Organisation och verksamhet. Stabschefen redogjorde för 3.sjöstridsflj organisation och verksamhet. Här finns en

2 Korvettdivision, som nu är insatt i Somalia och där leds av Högkvarteret (HKV)/Marintaktiska staben (MTS), en Minröjningsdivision och ett Provturskommando, vilket egentligen leds från Försvarets materielverk. De landbaserade avdelningarna är Staben och Personalstöds-, Säkerhets-, Taktik-, Teknik- och Produktionsavdelningarna. Den personal som tjänstgör i Utlandsstyrkan är officiellt tjänstledig från 3.sjöstridsflj. Den nuvarande styrkan är under avveckling och kommer att bytas ut mot en ny styrka på HMS Carlskrona. Stora förändringar väntar: från den 1/ finns endast fast anställda på förbandet; PRIO-systemet är under införande och kommer att ersätta dagens olika affärssystem; nya rutiner för HR(Human Resource)-verksamheten införs. Att på sikt tillgodose personalbehovet med endast fast anställda upplevs som en utmaning. 2. Diarieföring och dokumenthantering. 3.sjöstridsflj har för att samordna dokumenthanteringen utsett en administrativ officer (AdmO), en ordning som enligt Krigsarkivets mening fungerar mycket väl och sörjer för en väl fungerande hantering av allmänna handlingar. Anländande skrivelser inkommer alltid via Staben och AdmO; också inkommande e-post ställd till handläggarna uppges bli översänd till Staben för nödvändig registrering. Skrivelserna distribueras sedan till avdelningarna, handläggs och återsänds för arkivering. Krigsarkivet har intrycket av att denna rutin fungerar inom hela organisationen. Dessutom görs allt som inkommer digitalt tillgängligt inom hela flottiljen. 3.sjöstridsflj har glädjande nog en D/A-plan, vilken uppdateras varje år. Krigsarkivet rekommenderar starkt att sådana upprättas och hålls uppdaterade, då de har till uppgift att skapa ett arkiv av god kvalitet, att ge handläggarna ledning vid arkivering och gallring och att kvalitetssäkra organisationsenhetens verksamhet. Under inspektionen diskuterades några tillägg till planen, t.ex. ett förtydligande avseende registrerade respektive icke registrerade inkomna handlingar. Begäran om utlämnande av allmänna handlingar förekommer, ofta inkomna från Värnpliktsnytt. 3.sjöstridsflj kunde märkligt nog inte erinra sig att krigsdagböcker, vilka är hemligstämplade, hade begärts utlämnade (se vidare avsnitt 8). HKV har för en tid sedan inkommit med en remiss avseende den framtida klassificeringsstruktur som föranleds av Riksarkivets nya föreskrift (RA-FS 2008:4) om processbaserad arkivredovisning. Det arbete som vid föregående inspektion år 2006 föregick vid flottiljen med att utarbeta processbeskrivningar ligger för närvarande nere. Vidare direktiv i denna fråga förväntas så småningom från HKV. 3. Arkivbeskrivning, arkivförteckning, förteckning över adb-system. Varje organisationsenhet ska i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4 kap. 2 upprätta en beskrivning över dess allmänna handlingar (omfattande både pappershandlingar och adb-system). Motsvarande bestämmelser fanns förut i sekretesslagen (1980:100) 15 kap sjöstridsflj har inte insänt en sådan beskrivning till Krigsarkivet före inspektionen. Beskrivningen ska innehålla: 1. myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar, 2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar,

3 3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar, 4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter, 5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar, 6. uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, och 7. myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter. 3.sjöstridsflj ska således upprätta en beskrivning över de allmänna handlingarna enligt offentlighets- och sekretesslagen, och beskrivningen ska som nämnts omfatta även myndighetens adb-system. Krav på en arkivbeskrivning med delvis likartade uppgifter finns också i RA-FS 2008:4, Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter. Man kan tänka sig att denna arkivbeskrivning och offentlighets- och sekretesslagens beskrivning slås ihop till ett och samma dokument. Beträffande den systembeskrivning som föreskrivs i RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) 5 kap. 4, är detta ett ansvar som åligger HKV. Krigsarkivet har i skrivelse , dnr /1131, understött Försvarsmakten i dess mening att dokumentationsansvaret åvilar CIO (Chief Information Officer) inom HKV i de fall produktägaren är HKV. Ett förband inom Försvarsmakten har detta ansvar endast i de fall det rör sig om lokala system. Inom HKV pågår ett arbete under ledning av CIO för att samla in denna dokumentation. Vid förbanden ska däremot finnas en förteckning över de system som används. 3.sjöstridsflj har en arkivbeskrivning som fortlöpande uppdateras och som ger en utmärkt redogörelse för äldre tiders arkivbildning. Vid inspektionen konstaterades dock att en del uppdateringar behöver göras. Krigsarkivet efterlyser särskilt fylligare information rörande de hemliga arkiven, särskilt avseende luckorna i serierna med inkomna handlingar. Arkivförteckningen är väl uppdaterad, vilket är utmärkt. För de öppna handlingarna har inget avbrott i arkivbildningen gjorts ens år Detta kan diskuteras men Krigsarkivet anser inte att det finns anledning att göra om befintliga förteckningar. För arkivbildaren 3.sjöstridsflj har inte redovisats någon serie för inkomna handlingar beroende på att gallring ännu inte skett. En sådan serie (E 1) ska tillföras arkivförteckningen. Det bör noteras att Försvarsmaktens tillämpningsbeslut avseende gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, med ändring RA-FS 1997:6) tillåter gallring vid en tidigare tidpunkt än förut gällande gallringsregler. Av 3.sjöstridsflj:s förteckning framgår vidare att man här har arkiverat värnpliktshandlingar i betydligt större omfattning än de övriga förbanden inom garnisonen, vilket är utmärkt. Under inspektionen noterades dessutom en felaktighet i arbetsordningen. 4. Övriga punkter i föregående rapport. Vid föregående inspektion noterades att ljudupptagningar från fartygens signalspaningssystem överförs till cd och bifogas de hemliga skrivelserna. 3.sjöstridsflj uppgav nu att detta inte förekommit på senare tid. Förbandet och FMLOG måste emellertid undersöka om det bland de hemliga skrivelserna förekommer cd och i så fall ta ställning

4 till hur långtidslagring ska ske. Beträffande skrivmateriel uppgavs nu att endast arkivgodkända pennor köps in. Dessutom skrivs alla utgående skrivelser under av flottiljchefen eller dennes ställföreträdare. Hantering av allmänna handlingar är alltid en punkt under internutbildningen. Personalakter hanteras numera av Marinbasen. Vid föregående inspektion rekommenderades 3.sjöstridsflj att tydliggöra ansvarsförhållandet mellan förbandet och FMLOG avseende arkivtjänsten. Idag anses samarbetet fungera väl. FMLOG:s verksamhetsuppdrag ger i punkt 26 en översiktlig beskrivning av ArkivE:s respektive kundens åtaganden. 5. Staben. Som nämnts går alla inkomna och utgående skrivelser via Staben och AdmO. Under inspektionen besöktes den informationsansvarige som handlägger bl.a. besök och ceremonier. Alla skrivelser går här den föreskrivna vägen. Vid N 4 Logistik hanteras bl.a. förnödenhetsförsörjning, sjukvård och tekniskt underhåll samt inkomna skrivelser och remisser av olika slag. Förfrågningar och direktiv inkommer både från den egna organisationen och från HKV och handläggs enligt gällande rutiner. Order och planeringsdokument framställs. Avvikelsehantering framställs i system DEUS M. Rapporter från fartygens loggböcker går via N 4 och arkiveras sedan. 6. Taktikavdelningen. Taktikavdelningen planerar övningar och annan verksamhet. Ärenden inkommer via Staben, och också till avdelningen inkomna mail uppges registreras. Ibland görs påteckning på skrivelsen om vidtagna åtgärder. 7. Utbildningsavdelningen. Utbildningsavdelningen administrerar kurser och utbildningar inom 3.sjöstridsflj, både intern utbildning och extern utbildning som beställs från andra håll, t.ex. hos Sjöstridsskolan (SSS). Härifrån skickas en hemställan till utbildande förband, och 3.sjöstridsflj arkiverar sedan rapporten om genomförd utbildning. En kopia om deltagande i kursen läggs i personalakten, som förvaras hos Marinbasen. Arbetskopior tas av kursbeskrivningar och liknande men endast hemställan och rapport arkiveras. Som framgår av Krigsarkivets rapport efter inspektion av SSS arkivvård arkiveras där dokumentation från de genomförda kurserna. 8. Arkivhandlingar från fartygen och från utlandsmissionerna. Fartygens olika loggböcker samt besättningslistor sänds regelmässigt i land till AdmO för vidare befordran till arkivet. Likaså samlas skeppsorder hos Staben. På fartygen finns en server med det interna nätet Artemis. Väl i land kopplas denna information till 3.sjöstridsflj:s interna nät, i vilket återfinns alla order, kurskataloger och handlingar som inkommer digitalt. För det arkivmaterial som skapas under utlandsmissionerna är formellt ME01, som lyder under MTS, arkivbildare. Så småningom och när arkivet är komplett skickas det

5 till FMLOG vid garnisonsexpeditionen i Uppsala, som är ansvarig för arkiveringen av Utlandsmissionens handlingar. Detta innebär att för den tid fartyget fullgör en utlandsinsats skickas även loggböcker och krigsdagböcker till Uppsala i stället för att ingå i serien Försvarsmaktens fartyg och båtar. Det finns dock tankar på att arkiven från de marina operationerna ska arkiveras i Karlskrona. Frågan om arkivering av krigsdagböcker, loggböcker m.m. har tidigare diskuterats. I skrivelse (KrA beteckning /2178, HKV beteckning :50147) har Krigsarkivet på försvarsmaktens förslag bestämt att i serien Fartyg och båtar ska ingå bl.a. däcks-loggböcker, maskinloggböcker, skeppsorder och krigsdagböcker. Nämnda handlingars arkivering bör bli föremål för ytterligare diskussion. Om det är så att handlingarna arkiveras i Utlandsmissionens arkiv, måste notering om detta göras i serien Försvarsmaktens fartyg och båtar. Information om utlandsverksamheten återfinns främst i krigsdagböckerna och i de avgivna rapporterna. Eftersom krigsdagböcker är hemliga framkastade Krigsarkivet under inspektionen en tanke om önskvärdheten av öppna krigsdagböcker, då intresset för detta material kan bedömas bli stort från studenter, forskare och journalister. Datum som ovan Peter Nordström 1. arkivarie