Rapport efter inspektion av arkivvården hos Marinbasen i Karlskrona den 4-5 december 2006.

Transkript

1 Rapport efter inspektion av arkivvården hos Marinbasen i Karlskrona den 4-5 december Förelägganden. 1. Marinbasen skall i enlighet med RA-FS 2003:2, 4 kap., upprätta systembeskrivningar över förekommande ADB-system (avsnitt 4). 2. Marinbasen skall ta ställning till vilka uppgifter i de lokala ADB-systemen man avser att bevara respektive gallra (avsnitt 4). 3. Marinbasen skall i enlighet med RA-FS 1997:3 och i samråd med garnisonens övriga förband se till att mellanarkivet hos FMLOG ServE Syd (rum 153) uppfyller gällande tekniska krav avseende skydd mot brand och fukt (avsnitt 9). 4. Marinbasens journalhandlingar, vilka är avställda eller inte behövs i den löpande verksamheten, skall överföras till centralarkivet. Arkivförteckningen över journalhandlingarna behöver samtidigt kompletteras på ett par punkter. (Avsnitt 6.) Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna åtgärder senast den 1 juni Anmärkningar. Marinbasen bör tydliggöra ansvarsförhållandet mellan förbandet och FMLOG avseende utförandet av arkivtjänst (avsnitt 3). Marinbasen bör upprätta en dokumenthanterings- och arkivbildningsplan omfattande hantering, arkivering, gallring m.m. av alla förekommande handlingar. Marinbasen bör gå igenom äldre handlingar påträffade hos Dyk- och navalmedicinskt Centrum (avsnitt 5). Marinbasen bör se över möjligheterna att ge sina personalhandlingar en bättre förvaring (avsnitt 10). Vidtagna åtgärder skall redovisas senast den 1 juni Sammanfattning. Krigsarkivet genomförde den 4-5 december 2006 en inspektion av arkivvården hos Marinbasen i Karlskrona och mottogs där väl av stabschefen med kolleger. Under inspektionen diskuterades de åtgärder som vidtagits som en följd av Krigsarkivets föregående inspektion i juni 2003, arkivredovisningsoch gallringsfrågor, redovisningen av Marinbasens ADB-system, hanteringen av patientjournaler, verksamhetsöverenskommelsen mellan Marinbasen och FMLOG m.m. Dyk- och navalmedicinskt Centrum, läkarmottagningen och journalarkiven, Basbataljonens teknik-avdelning och FMLOG:s arkivlokaler besöktes. Endast verksamhet belägen i Karlskrona inspekterades. Flera av de förelägganden som gjordes i 2003 års inspektionsrapport har nu åtgärdats. Marinbasens handlingar är förtecknade - utom för ADB-systemen - och förvaras i god ordning. Inte minst mot bakgrund av det nya arkivredovisningssystem som införs under år 2008, är det glädjande att arkivförteckningarna är uppdaterade. Rutinerna för registrering och hantering av allmänna handlingar förefaller likaså fungera väl. I dessa avseenden finns inget skäl att rikta kritik mot arkivtjänsten. Krigsarkivet har emellertid funnit anledning att på några punkter framföra kritik mot eller komma med

2 synpunkter på Marinbasens arkivvård. Under förutsättning att arkivtjänsten tillförs tillräckliga resurser - en fråga som blev föremål för diskussion under inspektionen - finns dock anledning att tro, att bristerna kan avhjälpas av ServE Syd i nära samarbete med förbandet. Inspektion. 1. Organisation och verksamhet. Stabschefen NN redogjorde för Marinbasens organisation och verksamhet. Nya organisationsförändringar väntar, men för närvarande finns vid sidan av staben följande avdelningar: Basbataljon, Sjöinformationsbataljon, Grundutbildningsbataljon, Dyk- och navalmedicinskt centrum, Utbildningsoch stödenhet samt Försvarshälsan. Dessutom finns ett anläggningskontor som är under avveckling. Marinbasen, som är ett bas- och sjöövervaknings- samt utbildningsförband, har ca anställda, och verksamheten är spridd över hela riket. 2. Förelägganden i förra inspektionsrapporten. NN redogjorde därefter för de åtgärder som vidtagits med anledning av Krigsarkivets inspektion av Sydkustens marinbas den juni 2003 (Krigsarkivet diarienummer /1033). - Fastställda arkivrutiner saknas. Inga åtgärder har vidtagits, men frågan torde få sin lösning när väl en dokumenthanterings- och arkivbildningsplan (D/A-plan) utarbetats. - Kraven på arkivtjänst i arbetsordningen (ArbO) är för allmänt hållna. NN meddelade här att mer detaljerade arkivregler kommer att införas när ArbO revideras vid årsskiftet. - Fullständig arkivförteckning saknas. Såväl förteckning över Marinbasens arkiv (så långt som det är praktiskt möjligt) som övriga arkiv som vårdas av Marinbasen är nu förtecknade. NN var på denna punkt frågande inför den bild som tecknades i 2003 års rapport. - Bristfälliga gallringsrutiner. JNN trodde att också denna fråga löses med införandet av en D/A-plan. En förutsättning är dock att FMLOG får nödvändig hjälp av Marinbasen; inte minst är det lämpligt att förbandet utser kontaktpersoner vid de olika enheterna. NN föreslog att en garnisonsorder med denna innebörd utfärdas. Krigsarkivet vill erinra om att en D/A-plan kommer att påvisa att vissa handlingstyper och ADB-system saknar gallringsföreskrifter och att arbetet med att ta fram dessa gallringsbeslut kvarstår. - Arkivbeskrivning och förteckning över ADB-system saknas. Den förra har upprättats och den senare är åtminstone påbörjad (se avsnitt 4 nedan). - Bristfällig hantering av journaler för submarina undersökningar. Journalerna skall nu vara förtecknade. Frågan rörande eventuellt felaktiga rutiner vid utlämnandet av mikrofilmade journaler har också den lösts. Gallring av originalen till mikrofilmade journaler för den submarina verksamheten uppges ha påbörjats i början av 1980-talet men har upphört efter Krigsarkivets påpekanden (se skrivelse från Sydkustens marinbas , KrA dnr /2671). NN, produktionschef Försvarshälsan, som inkom en kort stund, meddelade att Marinbasen såsom pilotförband infört Försvarsmaktens nya patientjournalsystem Profdoc och att man hittills har något blandade erfarenheter. Många journalhandlingar såsom EKG, audiogram och provsvar finns fortfarande på papper. Försvarsmakten och Pliktverket kommer att hos regeringen ansöka om en förändring av förordningen (1995:238) om totalförsvarsplikt så att arkiveringsansvaret övergår till Försvarsmakten, men fram till detta sker kommer journaler som vanligt att översändas till Centrala läkarhandlingsarkivet för mikrofilmning. - Bristfällig hantering av avlidnas journaler. Också dessa är nu förtecknade, men däremot har de inte överförts till FMLOG:s centralarkiv. - Kritiken mot den centrala arkivlokalen för öppna handlingar bortfaller sedan FMLOG skaffat en ny, godkänd arkivlokal. - Vid ANFA S (Anläggnings- och Fastighetskontor Region Syd) förvarade äldre ritningar har levererats till Krigsarkivet. - Överlämnande av handlingar från ANFA S till ANFA V och Fortifikationsverket har reglerats.

3 - Oordningen i ANFA S arkiv har åtgärdats. - Kunskapsbristen hos Marinbasens personal avseende arkivtjänsten. NN meddelade att de varje höst och vår återkommande internutbildningarna i fortsättningen skall innehålla ett moment rörande arkiv. 3. Arkivredovisning och processkartläggning vid Marinbasen. Ansvaret för arkivtjänsten. Som nämnts är förteckningsläget gott, något som underlättar för förbandet att avsluta arkivbildningen när det år 2008 är dags att övergå till ett nytt system för arkivredovisning. Det nya systemet är processorienterat och bygger på att handlingar tillhöriga en verksamhetsprocess presenteras samlat. NN berättade att Marinbasen redan är delvis processorienterat och att den kartläggning som gjorts kommer att fastställas vid årsskiftet. Fyra huvudprocesser - Ledning, Produktion, Insats och Stöd - har identifierats, till vilka hör flera undernivåer. Vissa aktiviteter kommer emellertid även fortsättningsvis att stå utanför processorganisationen. Det diskuterades huruvida Försvarsmaktens processkartläggning bör ledas av Högkvarteret (HKV), eftersom processerna - åtminstone ned till en viss nivå - torde vara gemensamma för de flesta förband. Avslutandet av nuvarande förteckningar bör som sagt kunna ske relativt smidigt, men både Marinbasen och Krigsarkivet är medvetna om att införandet av ett nytt arkivredovisningssystem kräver ett hårt och engagerat arbete. Stabschefen NN underströk att verksamhetsöverenskommelsen med FMLOG ServE Syd upplevs som både oprecis och oflexibel. Marinbasen är naturligtvis i grunden ansvarig för sitt arkiv, men FMLOG står för de praktiska arkivvårdande insatserna. FMLOG skall fördela ett bestämt antal timmar mellan fyra förband i Karlskrona, men denna fördelning känns godtycklig och svår att i efterhand kontrollera. Det är svårt eller omöjligt för förbanden att under verksamhetsåret begära utökade insatser från FMLOG, exempelvis i samband med förelägganden som Krigsarkivet gjort efter en arkivinspektion. Lika omöjligt tycks det vara för FMLOG att offerera mer tjänster. Försvarsmaktens förband skall enligt givna direktiv endast syssla med s.k. kärnverksamhet, dit expeditions- och arkivtjänst inte hör, och ser sig därför inte ha någon reell möjlighet att kontrollera att det arbete som läggs ut på FMLOG verkligen genomförs. Krigsarkivet anser för sin del del att förbandens ansvar närmare bör definieras samt att kontaktpersoner skall utses vid samtliga förband för att hantera arkivfrågor i samarbete med FMLOG och Krigsarkivet. Krigsarkivet kommer att göra sitt bästa för att lyfta frågan till högre nivåer inom HKV och FMLOG. 4. Gallringsföreskrifter och redovisning av ADB-system. IT-chefen NN redovisade en lista över Marinbasens ADB-system, vilken emellertid endast anger systemets namn samt systemägare (Marinbasen). Många av systemen har flera användare inom garnisonen. De flesta är gemensamma för Försvarsmakten och har HKV som produktägare, men några av systemen är lokala. Exempel på de senare är RHUL H-lan, ULLM/UH, INPAS, Rapportgenerator och Securimaster, av vilka ett par är under avveckling. Till en fullständig arkivförteckning hör även systembeskrivningar. Marinbasen skall för de lokala systemen upprätta systembeskrivningar innehållande bl.a. ADB-systemens ändamål och struktur, in- och utdata, uppgifter om gallring och avställning och vissa tekniska specifikationer. Exempel på en sådan systembeskrivning återfinns i Arkiv F 2002 s. 84f. För de centrala systemen, där det snarast är HKV: s uppgift att upprätta fullständiga systembeskrivningar, bör Marinbasens beskrivningar åtminstone ge besked om systemens innehåll och struktur. Krigsarkivet vill dessutom uppmärksamma Marinbasen på att krav på beskrivning av ADB-system även återfinns i sekretesslagen (1980:100) 15 kap. 11. Vidare saknar de lokala systemen gallringsföreskrifter, varför Marinbasen måste gå igenom systemen och bestämma vilka uppgifter man avser att bevara respektive gallra. Detta är inte minst viktigt för de system som är under avveckling. Förslag till gallring skall tillställas Krigsarkivet, som i serien RA-MS (Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter) meddelar beslut om gallring. Ett beslut krävs vid migrering av information när överföringen medför informationsförlust, förlust av möjliga

4 informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet (RA-FS 2003:2). För gallring i övrigt följer Marinbasen Riksarkivets förskrifter, bl.a. avseende gallring av inkomna skrivelser. För gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse finns ett av Försvarsmakten utfärdat tillämpningsbeslut (HKV dnr :79457). Huruvida dessa föreskrifter är kända i verksamheten är en annan fråga. Informationen i det lokala nätverket uppges vara arkiverad på papper. 5. Dyk- och navalmedicinskt Centrum (DNC). DNC har haft skiftande organisationstillhörighet under årens lopp men tillhör från år 2005 Marinbasen. Inkommande handlingar registreras på vanligt sätt av FMLOG:s expedition, handläggs och återsänds till centralarkivet för arkivering. DNC har dessutom en egen översiktlig förteckning över de ärenden som handläggs av enheten. Många handlingar går emellertid inte genom FMLOG:s expedition, såsom olycksfallsrapporter, vilka därför bör förtecknas av DNC. Handlingar rörande certifiering av dykare bevaras, och pappersexemplar går i detta fall till centralarkivet. Historiskt sett har mycket få handlingar bevarats från DNC verksamhet, varför det är glädjande att åtminstone en mindre del av dessa handlingar återfunnits i ett förråd. Det rör sig om handlingar från talet och framåt. Originalskrivelser, övningsblanketter m.m. bör bevaras. En del handlingar får kanske insorteras i arkiv som redan inlevererats till Krigsarkivet. Efter det att DNC gjort en första utrensning av uppenbarligen ointressant material, bör handlingarna gås igenom gemensamt av DNC och FMLOG:s arkivarie. 6. Journalarkiven. Marinbasen har nu genom FMLOG förtecknat journalhandlingarna översiktligt (serierna D 1 och D 2, Marinbasen, Försvarshälsan). Journalerna återfinns i olika källarutrymmen. I ett källararkiv finns elva hyllmeter pappersjournaler, men här förvaras även EEG-kurvor vilka inte upptas i förteckningen. De sistnämnda skall i enlighet med RA-MS 2005:50 gallras så snart gallrings-fristen gått ut. I ett annat utrymme återfinns röntgenbilder, vilka inom kort kommer att gallras. I ett antal låsta skåp förvaras enligt arkivförteckningen 16 hyllmeter journaler för avlidna personer. Vid inspektionen befanns dock att journalerna även omfattar nu levande patienter. KA 2 patientjournaler förvaras i ett särskilt skåp. Krigsarkivet anser att journalhandlingar som inte behövs i den löpande verksamheten skall flyttas till centralarkivet. Uppe på mottagningen förvaras 23 hyllmeter journaler, liksom sju hyllmeter mikrofilmskort (brukskopior) från submarina undersökningar utförda vid MUC (Medicinsk Undersöknings-central). 7. Basbataljon, Teknikavdelningen. Teknikavdelningen hanterar teknisk information, mäter fartygens s.k. signaturer, handhar driftsuppföljningssystem och utför teknisk analys och uppföljning. Delar av verksamheten finns vid Muskö och på andra håll. Avdelningen ger ut tekniska order och materielvårdsdokumen-tation. Exempel på förekommande handlingar är beslut, som registreras som utgående handling, och inkomna certifikat. Systemet Dius kommer att ersätta nuvarande pappershantering vad avser underhållsbehov och avvikelsehantering. Dius är ett centralt system som liksom så många andra system saknar gallringsföreskrift.

5 8. FMLOG:s garnisonsexpedition. Expeditionen är delad i en öppen och en hemlig del, även om den hemliga också hanterar en del öppna skrivelser. Årets öppna handlingar förvaras på hyllor i korridoren, vilket är mindre lämpligt; de bör ges en mera skyddad förvaring inne på expeditionen. Det hemliga närarkivet förvaras i säkerhetsskåp. Utlämnande av hemliga handlingar förekommer knappast, däremot inkommer en hel del förfrågningar från lokalpressen på det öppna materialet. 9. Mellanarkiv, rum 153. Lokalen har en plåtdörr i brandklass A 60 och innehåller i övrigt rör för vattenburen värme. Den uppfyller således inte de tekniska krav avseende skydd mot brand och skadlig fukt som uttrycks i RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. För handlingarna i denna arkivlokal har en särskild konceptförteckning upprättats. Det är i första hand fråga om inkommande handlingar från åren som förvaras i pärmar i avvaktan på gallring. FMLOG vill satsa sina resurser på att under den närmaste tiden genomföra gallring av äldre årgångar. Därefter avser man att leverera vissa äldre arkiv till Krigsarkivet. I lokalen finns även FMLOG:s eget arkiv. I ett skåp återfinns mikrofilmer (säkerhetsexemplar) av submarina journaler, vilka förtecknas i Marinbasens arkiv, Försvarshälsan. 10. Centralarkivet. Personalhandlingar. Det nya centralarkivet uppfyller gällande tekniska krav, vilket är mycket glädjande med tanke på den kritik som riktades mot arkivlokalen vid inspektionen år I lokalen finns både öppna och hemliga handlingar (i ett särskilt utrymme), bl.a. tillhörande Sydkustens marinkommando, Öresunds marindistrikt, 13. helikopterdivisionen, Fjärde kustartilleribrigaden, Karlskrona Örlogsskolor samt ett notarkiv från KA 2. En del av dessa arkiv kommer således att levereras till Krigsarkivet. Det rör sig om en leverans uppgående till ca 90 hyllmeter arkivhandlingar, av vilka ungefär hälften utgörs av loggböcker som ingår i arkivbildaren Fartyg och fartygsförband. För loggböcker gäller att handlingar från vissa typfartyg bevaras, och leverans från fartygen sker ofta halvårsvis. Arkiven är genomgående mycket välordnade. I centralarkivet återfinns inte personalhandlingar, vilka i stället förvaras hos personalstödsdetaljen. I icke godkända arkivlokaler återfinns framför allt vitsord och anställningsbevis för anställda vid Marinbasen och Första ubåtsflottiljen. Det är önskvärt att personalhandlingar i original antingen ges ett fullgott skydd mot brand, fukt m.m. i ett närarkiv eller överförs till centralarkivet. I den hemliga delen av arkivet återfinns också handlingar som tillfälligt inlämnats från fartyg som gått in på varv. Likaså finns hårddiskar i väntan på förstöring. Alldeles nyligen har inkommit systembackuper (hemligt och kvalificerat hemligt), oklart tillhörande vilket system. FMLOG:s arkivarier kommer att närmare underöka vad det är för handlingar och om de omfattas av något gallringsbeslut. En del i det hemliga arkivet förvarade föremål bör egentligen kunna slängas, såsom ett större antal plåtlådor vilka förut använts för att distribuera post.