Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN

Transkript

1 Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN

2 Direktiv för hantering av arkiv i Gotlands kommun Med bra rutiner och en effektiv dokumenthantering får alla mer tid över till den egentliga verksamheten och vi slipper kostsamma efterhandsuppröjningar. Brister i dokumenthanteringen läker inte av sig själva, de arkiveras. Enligt offentlighetsprincipen har vem som helst rätt att begära att få ta del av allmänna handlingar. Därför måste vi som arbetar i verksamheten lätt och snabbt kunna hitta de handlingar som söks. Tidiga åtgärder, eller brist på åtgärder, kan få en avgörande betydelse för hur det slutliga arkivet kommer att se ut och hur stora möjligheterna är att hitta information på sikt. Förvaltningarna har en lagstadgad skyldighet att vårda sina arkiv enligt arkivlagen. Gotlands kommuns arkiv utgör enligt lag en del av det nationella kulturarvet. Handlingarna som bevaras ska tillgodose behovet av information för kommunens egna verksamheter, för allmänheten och för forskningen, såväl nu som i framtiden. Direktiven antogs av kommunstyrelsen ( 42). Elisabeth Siltberg KOMMUNARKIVARIE 2 Arkivhantering i Gotlands kommun

3

4 4 Arkivhantering i Gotlands kommun

5 Innehållsförteckning 1. Syfte 6 2. Huvudprinciper 6 3. Ansvarsfördelning 7 4. Dokumenthantering och arkivering 8 5. Registrering Arkivering av handlingar Gallring Leverans till kommunarkiv Åtgärder i samband med omorganisation och flytt Särskilt om projektdokumentation Definitioner mm 18 Arkivhantering i Gotlands kommun 5

6 Syftet med arkiv är att bevara information som behövs nu och i framtiden. Därför är det viktigt att handlingarna är ordnade på ett logiskt sätt och att de är sökbara annars är informationen i princip förlorad. 1. Syfte Syftet med direktiven är att skapa enhetlighet i Gotlands kommun när det gäller hantering av arkiv. En tillämpning av direktiven säkerställer att alla dokument inom kommunen hanteras och skyddas på lämpligt sätt, och att den information de innehåller kan återsökas på ett effektivt sätt. På längre sikt är syftet att kommunens och medborgarnas tillgång till relevant information och vårt gemensamma kulturarv ska säkras. 2. Huvudprinciper Dokumenthantering är ett viktigt stöd till alla verksamheters processer för att kärnverksamheter och huvudprocesser ska fungera i enlighet med uppsatta mål. En väl fungerande dokumenthantering är därför ett självskrivet led i allt seriöst kvalitetsarbete. Brister i dokumenthanteringen läker inte av sig själva, de arkiveras. Det finns ett antal lagar och regler som styr hur dokumenthantering och arkivvård ska gå till, bland annat tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen, arkivlagen och Gotlands kommuns arkivreglemente. Gotlands kommuns arkiv utgör enligt lag en del av det nationella kulturarvet och de handlingar som bevaras ska tillgodose behovet av information för kommunens egna verksamheter, för allmänheten och för forskningen. Arkivlagstiftningen och Gotlands kommuns arkivreglemente syftar till att upprätthålla en tillräckligt god kvalitet i de kommunala arkiv som ska bevaras för framtiden. Lagstiftningen när det gäller dokumenthantering och arkiv inklusive registrering och utlämnande av allmänna handlingar är teknikneutral. Det innebär att i grunden samma regler gäller oavsett lagringsmedium (papper, CD-skivor, hårddiskar, mikrofilm etc). För uppgifter som är lagrade digitalt finns det i en del lagar särskilda bestämmelser som ska uppmärksammas. För digitalt lagrad information ställs höga krav på att en noggrann process- och informationsanalys med fokus på informationens innehåll och långsiktiga betydelse genomförs innan nya programvaror köps in. För långsiktig digital arkivering krävs planering (såväl organisatorisk som ekonomisk) för återkommande kontroller och konverteringar av fysiska databärare. Det beräknas att detta måste göras vart femte år. Valet av informationsbärare och deras beständighet är väsentligt för uppgifter som ska bevaras lång tid. När det gäller skrivmateriel, framställnings- och lagringsmetoder ska de tekniska krav som utfärdas av Riksarkivet följas i tillämpliga delar. 6 Arkivhantering i Gotlands kommun

7 3. Ansvarsfördelning Arkivmyndighetens/kommunstyrelsens ansvar I Gotlands kommun är kommunstyrelsen arkivmyndighet. Arkivmyndighetens uppgift är att tillse att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen. Arkivmyndigheten har rätt att överta arkivmaterial från förvaltningarna, antingen efter överenskommelse eller på grund av ett ensidigt beslut från arkivmyndigheten. Om en kommunal myndighet upphör, ska arkivet överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader (såvida inte kommunfullmäktige beslutat något annat). När arkivmyndigheten har övertagit arkivmaterial från en annan myndighet övergår hela ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten. Kommunarkiv För vård och tillhandahållande av kommunstyrelsens arkiv och arkiv som har överlämnats till kommunstyrelsen finns ett kommunarkiv. Kommunarkivet ska främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning. Kommunarkivet ger också förvaltningarna råd i arkivfrågor och verkställer arkivmyndighetens tillsyn. Nämndernas 1 ansvar Enligt arkivlagen (1990:782) och Gotlands kommuns arkivreglemente ansvarar varje nämnd för vården av sitt arkiv. Ansvaret innebär bland annat: att tillse att förvaltningens arkiv bevaras, hålls ordnat och vårdas så att rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov tillgodoses, att välja arkivvänliga metoder i samband med framställning och registrering av handlingar, att organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas, att upprätta en arkivbeskrivning och hålla den aktuell, att tillse att beslut om gallring fattas i nämnd efter samråd med arkivmyndigheten, att tillse att beslutad gallring verkställs regelbundet och att gallring inte sker utan gallringsbeslut, att hålla dokumenthanteringsplanen aktuell, att skydda arkivhandlingarna mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst, att förbereda handlingar som ska bevaras för evigt för leverans till kommunarkivet. Arkivansvarig För att bevaka arkivfrågorna inom myndigheten och informera nämnden och personalen ska för varje nämnd utses (minst) en arkivansvarig. För tillsyn och vård av enheternas handlingar kan arkivredogörare utses. 1 Gäller även kommunala bolag Arkivhantering i Gotlands kommun 7

8 4. Dokumenthantering och arkivering Dokumenthantering och arkivering i verksamheten är nödvändiga stödprocesser till alla verksamheters huvudprocesser och till kärnverksamheten. En god kvalitet inom området effektiviserar arbetet, säkerställer informationshanteringen och gör att kostsamma efterhandsuppröjningar kan undvikas. Ett effektivt styrmedel i dokumenthanteringen är dokumenthanteringsplanen, vilken innehåller uppgifter om informationsflödet i förvaltningen och hur det ska hanteras. Den kan gärna anknyta till förvaltningens processer. Planen upprättas inom varje förvaltning och revideras fortlöpande. Det finns en utbredd missuppfattning att myndigheters arkiv huvudsakligen består av protokoll, diarier och handlingar knutna till ärendehanteringen. I Gotlands kommuns verksamhet finns många olika sorters viktiga arkivhandlingar som inte är knutna till den vanliga beslutsprocessen, till exempel patientjournaler, betygskataloger, elevakter, personakter inom bl a socialtjänsten, register, årsjournaler, personalakter, projektdokumentation och ritningar. Även i de processer som avsätter sådana handlingar förekommer vanligen alla aktiviteter som beskrivs nedan. Aktiviteter Här beskrivs mycket kortfattat de främsta aktiviteterna inom området dokumenthantering och arkiv. Några av aktiviteterna beskrivs ytterligare senare i texten. För en mer fullständig beskrivning hänvisas till litteratur i respektive ämne samt kommunarkivets hemsida. Handlingar inkommer En handling betraktas som inkommen när den har anlänt till myndigheten eller när behörig befattningshavare har tagit emot den. Handlingen kan t ex inkomma som ett traditionellt brev, med e-post, fax, lämnas över direkt i handen eller kanske förmedlas via myndighetens hemsida på Internet. Anbud räknas inte som inkommet förrän den dag som bestämts för öppnandet. 8 Arkivhantering i Gotlands kommun

9 Handlingar upprättas Enkelt uttryckt blir handlingar upprättade när de är färdiga. Brev blir upprättade när de expedieras (skickas iväg utanför myndighetsgränsen), protokoll när de har justerats, handlingar som tillhör ett ärende när ärendet är avslutat och handlingar som inte tillhör något ärende när de färdigställts på annat sätt. Diarier, journaler och register som förs fortlöpande och där uppgifter kontinuerligt förs in eller ändras är upprättade så fort de är färdiga att tas i bruk. Registrering av handlingar Den metod att registrera allmänna handlingar som man kanske först tänker på är diarieföring, dvs registrering av handlingar/ärenden dag för dag i ett diarium. Lagen ger också utrymme för en enklare lösning på kravet att kunna påvisa att handlingar kommit in eller skickats ut samt kravet att hitta handlingar. Den enklare lösningen brukar kallas systematisk förvaring och förutsätter att handlingarna har ett naturligt sorteringsbegrepp. Handlingar som uppenbarligen har liten betydelse för verksamheten och som inte skapar något ärende, t ex handlingar för kännedom, reklamtryck och cirkulär behöver inte registreras. Se även avsnitt 5. Arkivhantering i Gotlands kommun 9

10 Handläggning och beslut Det är ofta dessa aktiviteter som skapar merparten av handlingarna som ska arkiveras. Rensning Att rensa innebär att man senast i samband med arkivläggningen, dvs när ärendet är avslutat, tar bort sådana arbetspapper (ej allmänna handlingar) som inte behövs för att man ska förstå ärendet. Rensning ska helst utföras av handläggaren eftersom handläggaren är den som känner till ärendet bäst. 10 Arkivhantering i Gotlands kommun

11 Avställning Avställning innebär att man lyfter ut akter för placering i eller överföring till annan, tillfällig eller definitiv, ordning. Inom hälso- och sjukvården förekommer det t ex att man plockar ut akter som gäller avlidna för att ge mer utrymme åt aktuella akter. Metoden förekommer också när man har omfattande dossiéer (samlingar av akter som rör samma ärende) för att skapa utrymme. Arkivering Arkivering (eller arkivläggning) är det som utförs när handlingar är färdiga och placeras i arkivet. Arkivet i det här sammanhanget behöver inte betyda en arkivlokal utan innebär bara den plats där de färdiga handlingarna eller de handlingar som förs fortlöpande förvaras. Det är alltså inte så att handlingarna tillhör arkivet först när de ställts in i närarkivet eller flyttats till kommunarkivet. Se även avsnitt 6. Arkivhantering i Gotlands kommun 11

12 Gallring Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar och uppgifter. Det betyder inte att flytta handlingar t ex från ett arbetsrum till en arkivlokal. Man gallrar för att begränsa tillväxten och för att frilägga och lättare kunna hitta intressanta handlingar. Gallring får inte ske utan beslut i nämnd. Se även avsnitt 8. Arkivvård Arkivvård är egentligen en sammanfattande benämning på allt som görs med handlingarna efter det att de har fått status som arkivhandlingar. Handlingarna ska förvaras på ett säkert sätt, gallring ska verkställas, kopiering eller konvertering i digitala arkiv måste utföras regelbundet och handlingarna ska ordnas och förtecknas. Syftet med arkivvården är att handlingarna ska fortsätta att vara lätt åtkomliga för alla och att de hanteras så att informationen är sökbar för lång tid framåt. 12 Arkivhantering i Gotlands kommun

13 Slutförvaring När handlingarna inte längre används i verksamheten kan de överlämnas till kommunarkivet, förutsatt att det är handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen ska bevaras, dvs sparas utan tidsgräns. En förutsättning för att handlingar ska kunna överlämnas är att de är ordnade enligt kommunarkivets instruktioner. Se även avsnitt 9. Återsökning För att man ska kunna hitta i arkiv nu och i framtiden, krävs olika slags sökmedel. En del ingår redan i arkivet, till exempel diariet, register som upprättats i verksamheten och kodnycklar. Andra sökmedel upprättas sekundärt. Det främsta sökmedlet, arkivförteckningen, upprättas efter det att arkivet har överlämnats till kommunarkivet. Arkivförteckningen är en systematiskt uppställd inventarieförteckning över arkivet. Arkivhantering i Gotlands kommun 13

14 5. Registrering Registreringen är en central funktion i förvaltningens informationshantering. Syftet med registrering av handlingar är att underlätta allmänhetens insyn samt att skapa ordning och reda för förvaltningens egna behov. För närvarande finns regler om registrering av allmänna handlingar i sekretesslagens 15 kap. Huvudregeln är att handlingar som kommit in till eller upprättats hos en myndighet ska registreras. När det gäller handlingar som innehåller uppgifter som är sekretesskyddade finns ett uttalat krav på registrering. Offentliga handlingar behöver däremot inte registreras, under förutsättning att de hålls ordnade så att man snabbt och enkelt kan avgöra om de kommit in eller upprättats. Ur arkivsynpunkt finns det ett intresse av att registreringen sker på lämpligt sätt. Enligt arkivlagen är myndigheterna skyldiga att ta hänsyn till arkivaspekten i samband med registreringen av allmänna handlingar. Det är därför inte bra att belasta diariet med handlingar som ganska snart ska gallras (förstöras) eller handlingar som lättare kan återfinnas om de förvaras systematiskt. Diariet är dock ett utmärkt sökmedel för handlingar som är svåra att hitta på annat sätt. Tydliga rutiner för registreringen ger hög informationskvalitet. 6. Arkivering av handlingar När ett ärende (uppdrag, projekt etc) är avslutat ska handlingarna arkiveras för att senare lätt kunna återsökas. Detta arbete avslutar handläggningen och utgör inte en fristående process. Arkiveringen bör utföras av någon som har god kännedom om handlingarna. Samtliga handlingarna arkivläggs i en logisk ordning som gör att de enkelt kan återsökas av vem som helst nu och i framtiden. Vanligen ordnas de efter handlingstyp (t ex protokoll, patientjournaler, ansökningar). Den inbördes ordningen bör också vara logiskt upplagd för att underlätta återsökningen (t ex kronologisk eller efter personnummer). Sekretesskyddade handlingar arkivläggs särskilt för att upprätthålla säkerheten och underlätta sekretessprövning. Förklaringar till koder och förkortningar som inte är generella sparas och förvaras tillsammans med arkivhandlingarna. 7. Förvaring Förvaltningarnas arkivhandlingar ska enligt arkivlagen skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst och förvaras i godkända lokaler. Arkivlokalen ska endast användas för förvaring av arkivhandlingar. Elektriska apparater, t ex kopieringsmaskiner och datorer får inte placeras i arkivlokalen. Lokalen ska kunna göras strömlös när ingen vistas i den. Arkivhandlingar ska i minsta möjliga mån förvaras på tjänsterum. Är detta ändå nödvändigt ska de förvaras i skåp som ger samma skydd som en arkivlokal. 8. Gallring Gallring av allmänna handlingar innebär en inskränkning i allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar och måste därför ske genomtänkt. Gallring ska alltid föregås av samråd med arkivmyndigheten (i praktiken kommunarkivet) och ett beslut i nämnd. Kommunstyrelsen har i egenskap av arkivmyndighet rätt att föreskriva undantag från gallring. 14 Arkivhantering i Gotlands kommun

15 När man för över information från en databärare till annat medium kan det också definieras som gallring, om man därigenom förlorar information eller möjligheten att söka, göra informationssammanställningar eller fastställa äkthet. Gallringsbesluten dokumenteras vanligen i en bevarandeoch gallringsplan och tillämpningsanvisningar finns i en dokumenthanteringsplan. Tidpunkten för gallringen bestäms utifrån verksamhetens egna behov samt lagens krav, eventuella preskriptionstider och liknande. Gallringsfristen, tidpunkten från handlingens tillkomst till verkställandet av gallringen, kan röra sig mellan omedelbart och 10 år. Det är viktigt att besluten om gallring verkställs för att förenkla återsökningen och spara hyllutrymme. I samband med att gallringen verkställs, ska ett gallringsbevis upprättas för att förvaltningen ska kunna visa upp varför handlingar saknas. 9. Leverans till kommunarkiv När arkivhandlingar överlämnas till kommunarkivet övergår hela ansvaret för handlingarna till kommunstyrelsen. En förutsättning för överlämnande till kommunarkivet är att handlingarna är ordnade enligt anvisningar. Uppgifter i digital form kan inte överlämnas utan att kommunarkivet får tillräckliga resurser att hantera materialet framöver. För att handlingar ska få lämnas kostnadsfritt gäller i korthet följande (aktuella och mer detaljerade regler återfinns på kommunarkivets hemsida på intranätet): Handlingarna ligger i särskilda arkivboxar, vilka skyddar handlingarna mot damm och smuts och är den mest utrymmeseffektiva förvaringsmetoden för pappershandlingar. Arkivhantering i Gotlands kommun 15

16 Handlingarna är ordnade efter handlingstyp i en logisk och enkelt sökbar sorteringsordning. Varje arkivbox märks med korrekta uppgifter om innehållet. Arkivboxarna ska kunna ställas upp på en hylla direkt och innehållet vara omedelbart återsökbart. Förklaringar till koder och förkortningar som inte är generella följer med arkivhandlingarna. Boxar som innehåller handlingar med sekretesskyddade uppgifter markeras tydligt. Materialet är rensat från dubbletter och kladdanteckningar som inte har något värde för förståelsen. Plastfickor, gem, gummisnoddar och liknande är bortplockade eftersom de är skadliga för handlingarna. Häftklammer som håller samman handlingar kan sitta kvar. En följesedel i två undertecknade exemplar bifogas varje leverans. Det ena exemplaret kvitteras och återsänds till avlämnaren efter kontroll. I god tid före leverans sker överenskommelse med kommunarkivet om leveransens innehåll och storlek samt tidpunkt för leverans. 10. Åtgärder i samband med omorganisation och flytt I samband med att en verksamhet omorganiseras, flyttas eller upphör krävs vissa åtgärder när det gäller arkiven. En verksamhet som står inför en förändring av detta slag bör i god tid se över sina arkivfrågor. Det är viktigt att bevaka att inte handlingarna sprids eller försvinner. Handlingar som tillhör en organisation 16 Arkivhantering i Gotlands kommun

17 ska hållas väl samlade för att man i framtiden ska kunna hitta informationen i sitt ursprungliga sammanhang. Handlingar som tillhör pågående ärenden följer med till den nya organisationen. Om ärendet är diariefört, avförs det ur diariet med anteckning om vart det tagit vägen. Avslutade ärenden tillhör den gamla nämnden och ska kvarstanna i dess arkiv. Handläggare bör uppmärksammas på att alla handlingar som inte är rent arbetsmaterial tillhör arbetsplatsens arkiv och ska hanteras utifrån regelverket; de ska således inte följa handläggaren. Det är inte tillåtet att överlämna handlingar till en verksamhet utanför kommunen om driften övergår från offentlig sektor till enskild sektor. Allmänna handlingar kan inte upphöra att vara allmänna handlingar. Om den nya, enskilda verksamheten behöver uppgifter för sin verksamhet, måste det lösas genom kopiering eller tillfälligt lån av handlingar. 11. Särskilt om projektdokumentation Handlingar som tillkommer i projekt lever ofta sina egna liv vid sidan av mer etablerade rutiner för handläggning av ärenden. Det gör det svårt att få kontroll över handlingarna. Om dokumentationen tas om hand på ett strukturerat sätt, sparar det tid och pengar. Dessutom möjliggör det att projekten kan följas upp. Om det går att följa ett projekt från formuleringen av målet till projektets slut får myndigheten möjlighet att redovisa, följa upp, utvärdera och återanvända den information som projektet avsätter. Några viktiga steg i hanteringen av projektdokumentationen är: att på ett tidigt stadium fastställa hur handlingarna ska struktureras, helst genom upprättande av mallar över innehållsförteckningar till olika typer av projekt, att från början besluta om vem som ansvarar för projekthandlingarna (regleras skriftligt i projektdirektiv/ projektplan, avtal eller motsvarande handling), att om en konsult anlitas, avtala att de handlingar denne upprättar på beställning av myndigheten är beställarens egendom (regleras skriftligt i avtalet med uppgift om vilka handlingar beställaren ska ha, vilket lagringsmedium som gäller och när handlingarna ska överlämnas), att den som har det praktiska ansvaret för projektet ser till att rätt handlingar upprättas, att de dateras och att rätt personer undertecknar dem samt att inga handlingar saknas när projektet avslutas, att rensning och beslutad gallring har verkställts samt att pärmar, arkivboxar m m är ordentligt märkta inför överlämnandet av projektet till slutförvaring, se ovan Leverans till kommunarkiv. Projektens många gånger unika karaktär gör att de speglar verksamheter som annars inte skulle ha synliggjorts. Att projekthandlingar bevaras är ofta av stor betydelse för framtiden. Arkivhantering i Gotlands kommun 17

18 12. Definitioner m m Allmänna handlingar En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och antingen har inkommit till eller upprättats hos myndigheten. Dokumenthantering Ett sammanfattande begrepp för planering, produktion, förvaltning, lagring och återvinning av information. Arkivhandlingar Arkivhandlingar är dels allmänna handlingar som lagts till förvaring efter avslutad handläggning, dels de handlingar som avses i 2 kap 9 Tryckfrihetsförordningen (TF)2 och som myndigheten omhändertagit för arkivering. Lagringsmediet är oväsentligt för bedömningen om handlingen är arkivhandling eller inte. Arkivhandlingar kan alltså vara lagrade på hårddisk, CD, mikrofilm etc. Till arkivhandlingar räknas 1. Handlingar som upprättas av myndigheten: Protokoll, arkivexemplar av utgående handlingar, diarier, register, räkenskaper, ritningar, fotografier mm. Minnesanteckningar, utkast och koncept enligt 2 kap 9 TF som av myndigheten har omhändertagits för arkivering. Sådana handlingar ska arkiveras av myndigheten om de kan 2 TF 2 kap 9 Hos myndighet tillkommen minnesanteckning som ej har expedierats ska ej heller efter den tidpunkt då den enligt 7 är att anse som upprättad anses som allmän handling hos myndigheten, om den icke tages om hand för arkivering. Med minnesanteckning förstås promemoria och annan uppteckning eller upptagning som har kommit till endast för ärendes föredragning eller beredning, dock ej till den del den har tillfört ärendet sakuppgift. Utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse och annan därmed jämställd handling som ej har expedierats anses ej som allmän handling, såvida den icke tages om hand för arkivering. anses vara av betydelse för myndighetens verksamhet, allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning eller forskning. Minnesanteckningar som ersätter protokoll jämställs med protokoll. 2. Handlingar som inkommit till myndigheten (för efterrättelse, handläggning eller kännedom, eller efter remiss): Skrivelser och rapporter av olika slag, förordningar, delgivningar, protokoll för kännedom mm Inkomna tryckta skrifter (betänkanden, författningar o dyl) blir arkivhandlingar om de blir föremål för myndighetens handläggning. Till arkivhandlingar räknas inte 1. Anteckningar, meddelanden, utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse upphör när den slutgiltiga skrivelsen har upprättats. 2. Minnesanteckningar, utkast och koncept enligt 2 kap 9 TF som inte tillför några sakuppgifter av betydelse och därför inte har tagits omhand för arkivering. 3. Dubbletter och brukskopior av handlingar när originalhandlingarna förvaras hos myndigheten. Kopia av protokoll som läggs till akt är dock arkivhandling. 4. Regelbundet inkommande tryckta publikationer och cirkulär (betänkanden, författningar mm) som inte blir föremål för myndighetens handläggning. När blir en handling arkiv? Ett protokoll blir arkivhandling när det är färdigskrivet och justerat. En handling som tillhör ett ärende blir arkivhandling när ärendet övergår från att vara pågående till att vara avslutat. Noteringar i register, journaler och fortlöpande förteckningar (ett diarium tex) blir arkivhandling direkt när noteringen är färdigskriven. 18 Arkivhantering i Gotlands kommun

19 GOTLANDS KOMMUN, Kommunarkivet Hästgatan 10 E-post Telefon Hemsida: Grafisk form: Foto: Tryck: Papper: Infoteamet, KSK Malin Larson, Infoteamet, KSK Ale Tryckteam, Bohus Omslag 200g Galerie art silk Inlaga 150g Galerie art silk Gotlands kommun, 2007 Alla rättigheter förbehålls. Det är inte tillåtet att helt eller delvis återge texter eller bilder utan särskilt skriftligt tillstånd från Gotlands kommun. Arkivhantering i Gotlands kommun 19

20 Tycker du att det är krångligt att veta vad du ska göra med alla papper? Ska du börja eller avsluta ett projekt, flytta eller bara rensa upp i hyllorna? Känner du till vilka regler som gäller för att hantera handlingar i Gotlands kommun? Våra arkiv är viktiga och bevarar information som behövs både nu och i framtiden. God dokumenthantering är en del av kommunens kvalitetsarbete. Direktiven du håller i din hand är till för att skapa enhetlighet i kommunen och för att säkerställa att dokument hanteras och skyddas på ett bra sätt så att informationen lätt kan återsökas. Framgångsreceptet för en lyckad dokumenthantering är bland annat bra rutiner. I denna skrift berättar vi mer om dokumenthanteringens när, var och hur; sådant som du som medarbetare eller arkivansvarig behöver veta för att det ska bli både lätt och rätt. Ansvaret för att det blir rätt ligger på varje förvaltning. Sedan 1978 är kommunarkivet det centrala arkivet för alla kommunala och landstingskommunala arkiv på Gotland med uppgift att vårda, bevara och tillgängliggöra överlämnade handlingar. På uppdrag av kommunstyrelsen utövar kommunarkivet tillsyn över att kommunens verksamheter gör på rätt sätt när det gäller arkivering. Kommunarkivet ger också råd och stöd i arkivfrågor. Kontakta gärna oss i kommunarkivet! Kommunarkivet, KSK kommunarkivet@gotland.se Telefon