Arkivtillsyn kommunrevisionen

Transkript

1 Tjänsteskrivelse KFN Handläggare: Annelie Henriksson Arkivtillsyn kommunrevisionen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller allmänna handlingar enligt TF 2kap. I följande verksamheter har arkivmyndigheten varit på inspektion: Kommunrevisionen. Eftersom konsultföretag handhar kommunrevisionens arkiv har besök inte kunnat göras, uppgifterna är lämnade muntligen. Beslutsunderlag Kultur och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse Tillsynsrapport Tillsynsprotokoll Bakgrund Enligt 7 arkivlagen ska i varje kommun finnas en särskild arkivmyndighet. I Karlskoga kommun är Kultur- och föreningsnämnden arkivmyndighet. Arkivmyndigheten ska enligt 7 arkivlagen utöva tillsyn över att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 samma lag. Här ingår praktiskt taget alla moment i myndighetens informationshantering och arkivbildning. Arkivmyndighetens tillsyn skall enligt 5 arkivförordningen utövas genom regelbunden inspektion hos myndigheterna. Kommunrevisionen behöver bland annat fastställa och implementera rutiner för arkiv- och informationshanteringen, samt se över förvaringen av informationen så att denna förvaras på ett betryggande sätt. Rapporten resulterade i förlägganden och rekommendationer. Inspektionen kommer att följas upp av arkivmyndigheten om sex månader. Kultur och föreningsförvaltningens förslag till beslut 1. Kultur och föreningsnämnden uppmanar kommunrevisionen att åtgärda bristerna enligt förslag i rapporten. 2. Kultur och föreningsnämnden överlämnar rapporten med förelägganden och rekommendationer till kommunfullmäktige c:\temp\ahen9dpa7n.doc

2 <!Skapat_datum> 2 (2) Annelíe Henriksson Avdelningschef KIA Kommunarkivarie Expedieras till Kommunfullmäktige Kommunrevision Deloitte

3 Tillsynsprotokoll Myndighet: Arkivbildare/Avdelning: Datum: Antal sidor: Kommunfullmäktige Revisionen Plats: Närvarande för myndigheten: Närvarande arkivmyndigheten: Biblioteket Boo Thuvander, ordförande; Hans Wennerholm, Annelíe Henriksson deloitte; Sören Jonsson, vice ordförande Arkivansvarig: Boo Thuvander Arkivredogörare: Enligt avtal ansvarar Deloitte för arkivhanteringen Frågor: Organisation: Finns arkivredogörare? Svar/Anmärkningar (se ovan) Vilka verksamhetssystem används? Nya verksamhetssystem? Planeras införande av nya system? Kaisa, DOL (Deloitte online) Verksamhetsförändringar? (Förändring kan ske när nya upphandlingar görs.)

4 Har entreprenad eller avknoppning skett? Vid entreprenad/avknoppning hur har tillgången till handlingarna lösts? Rutiner: Finns fastlagda och dokumenterade rutiner för arkiv- och dokumenthantering? - Den enda dokumenterade rutin som idag finns är avtalet med Deloitte, i vilket det endast regleras att konsultföretaget ska sköta arkivet Hur fungerar postöppningen? Registreras den inkommande posten? Post direkt till ordförande eller Deloitte vidarebefordrar vid behov. Post kan även gå via KS och då tar registrator hand om posten, registrerar och vidarebefordrar. Bara den som går via KS Hur fungerar rutiner för när det gäller dokument som kommer in via e-post och fax? Hur fungerar rutinerna under semester? Se ovan Finns ingen särskild rutin Söklistor till ärendehanteringssytemen? Kaisas postlistor/diarium. Går att söka på år i DOL Förekommer objektsregistrering? Förekommer systematiskförvaring (isf diarieföring) Ja

5 Finns informationshanteringsplaner? Hur används den? Finns arkivbeskrivning? Hur ser den ut? Uppdatering? Är i dagsläget inte uppdaterad och används ej Är i dagsläget ej uppdaterad Finns medvetenhet om att överföring till annat media är gallring och att sådant ska med i dokumenthanteringsplanen? Finns sekretessbelagda handlingar? Detta är upplyst under mötet och ska skrivas med i nya infoplanen Kan förekomma (SOC) Hur är rutinerna vad gäller sekretessbelagda handlingar? Arkiveras som övrigt material. Finns regler för vilka som har tillgång till de sekretessbelagda handlingarna? Lånas handlingar mellan myndigheterna? Och hur ser rutinerna för detta i så fall ut? Mikrofilmas några typer av dokument? Arkivbeständighet? Finns i pärm på kontoret, ej i inlåst skåp. Kontorspersonal har tillgång till alla kontor. Hur går den digitala arkiveringen till? - Är skillnaden klar mellan gallring och rensning? detta upplyst under mötet.

6 När (hur ofta) och hur sker gallring? Vem har ansvaret för gallring? Gallring sker inte. Om detta ska göras sker detta av konsult i samråd med ordförande Sker oreglerad gallring? (T ex när äldre handlingar rensas från arbetsrum) Hur sker leveranser till kommunarkivet? Hur sker avställning av icke aktuella handlingar? Hur fungerar rutinerna kring utlämnande av handlingar? Inga regelbundna leveranser, endast de deiarieförda handlingarna som ligger i KS diarium. Har inte hänt. Om frågan kommer sker detta i samråd med konsult. Hur ser arkivbeständigheten ut vad gäller: Papper? Pennor? Skrivare? Kopiatorer? Kontorlleras Bra Kontrolleras Kontrolleras Kartor och ritningar? - Arkivlokaler: Vilka slags skåp finns och vad förvaras i dem? Hur många närarkiv finns? Kontor hos konsult här förvaras allt 1 kontor (2. arkivrum osäkert om det förvars handlingar som tillhör Karlskoga här)

7 Hur är ordningen i närarkivet? Temperatur och fuktighet? Står lokalen emot brand i 120 minuter? Finns det fönster? Finns det lamp- och vägguttag? Är strömbrytaren placerad utanför lokalen? Finns handbrandsläckare med filmbildande skum? Är lokalen på marknivå? Finns det golvbrunnar, vattenledningsrör, tappkranar? Hur fungerar låsrutinerna? 1. Ordningen är bra 2. Ordningen är bra 1.. Ja 2.. Vet inte. 1. Ja. 2. Vet ej. Vet ej. 1. Ja. Ja. 2. Vet ej. Vet ej Vet ej Kodsystem/nyckelbrick för behörig personal. Kontoren är öppna Vem eller vilka har tillgång till lokalen? Anställda. Datasystemet är avgränsat. Förvaras annat än arkivhandlingar i lokalen? Förvaras handlingar oskyddade på kontor, förråd eller korridorer? Ja 1. Kontorsmöblering och övrigt som tilhör ett kontor. 2. Vet ej. Förvaras handlingar utanför den egna myndigheten (dropbox, läsplattor mm) Risker som berör fastighetsägaren (belysning fukt mm)

8 Tjänsteskrivelse KFN Handläggare: Annelie Henriksson Tillsynsrapport revisionen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller allmänna handlingar enligt TF 2kap. I följande verksamheter har arkivmyndigheten varit på inspektion: Kommunrevisionen. I arkivvården ingår bland annat att myndigheten ska: vårda och hålla myndighetens handlingar tillgängliga enligt offentlighetsprincipen upprätta dels en beskrivning över myndighetens allmänna handlingar dels en dokumenthanteringsplan Skydda arkivet mot skada, förstörelse tillgrepp och obehörig åtkomst verkställa beslutad gallring Förelägganden Uppdatera arkivbeskrivning/beskrivning av myndighetens allmänna handlingar i enlighet med Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Uppdatera informationshanteringsplan (fd dokumenthanteringsplan), göra detta till en regelbundet återkommande rutin, samt implementera denna hos revision och konsultföretag. Tillse att äldre material ordnas/gallras samt levereras till kommunarkiv Upprätta rutiner för hantering/registrering av inkommande post. Upprätta rutiner för hur posthantering sker under semester och längre ledigheter. Säkerställa rutiner kring hantering av sekretessbelagda dokument. Dessa måste registreras samt hållas skyddade från obehörig åtkomst, låsas in. Förvara handlingarna på tillfredsställande sätt, det vill säga skyddat från brand 120 minuter och från obehörig åtkomst. c:\temp\ahen9dp9wp.doc

9 (2) Rekommendationer Kontrollera åldersbeständigheten vad gäller skrivare, kopiatorer, papper och pennor. Övrigt Det viktigaste är att fastställa rutiner för hantering av informationen samt att implementera dessa. Uppdatering av arkivbeskrivning och informationshanteringsplan är redan på gång, men det finns fler rutiner som bör säkerställas. Uppföljning av tillsyn kommer att ske efter sex månader. Annelie Henriksson Avdelningschef KIA Kommunarkivarie