ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN

Transkript

1 Lysekils kommun ARKIVREGLEMENTE Utfärdad av: Kommunarkivarien Fastställd av: Kommunfullmäktige Datum: ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN 1. Syfte Tillämpningsområde (1 och 2a AL) Arkivmyndighet (8 AL) Ansvar för arkivbildning och arkivvård... 2 Myndighetens ansvar (4 AL)... 2 Kommunstyrelsens ansvar (7-9 AL)... 2 Kommunarkivets uppdrag Avgifter och kostnader Arkivansvarig, arkivredogörare (4 AL) Dokumenthanteringsplan (6 1p AL) Redovisning av arkiv (6 2p och 4p AL)... 4 Arkivbeskrivning... 5 Arkivförteckning... 5 Kommunarkivets handlingar... 5 Handlingar som förvaras hos myndigheten Rensning (6 4p AL) Bevarande och gallring (10 och 6 5p AL) Överlämnande (9, AL)... 6 Överlämnande till arkivmyndighet... 6 Överlämnande till annat kommunalt organ... 7 Överlämnande till enskilt organ Avhändande ( 15 AL) Arkivbeständighet (5 2p och 6 3p AL) Förvaring (5 2p och 6 3p AL) Utlåning Samråd... 8

2 1. Syfte Detta arkivreglemente bygger på Arkivlagen och Arkivförordningen. Reglementet syftar till att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan förvaltningsmyndigheterna och arkivmyndigheten inom Lysekils kommun samt klargöra vari ansvaret består. Reglementet kompletteras med tillämpningsregler, rutiner och råd utfärdade av kommunarkivet. 2. Tillämpningsområde (1 och 2a AL) Arkivreglementet gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndigheter avses kommunstyrelsen och övriga nämnder med underställda förvaltningar, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Arkivlagen gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser i vilka kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande (1 kap 9 sekretesslagen) samt de samägda bolag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. För att arkivreglementet ska bli gällande för dessa krävs ett associationsrättsligt bindande beslut, d v s bestämmelser i t ex bolagsordning eller ägardirektiv. I reglementet inkluderas dock dessa organ i begreppet myndighet. 3. Arkivmyndighet (8 AL) Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Lysekils kommun. 4. Ansvar för arkivbildning och arkivvård Myndighetens ansvar (4 AL) Varje myndighet ansvarar för sitt arkiv. I ansvaret ligger att redovisa myndighetens samtliga allmänna handlingar och välja lämpliga material och metoder för deras upprättande. Myndighetens arkiv omfattar även icke-pappershandlingar såsom digitala dokument och mikrofilm. Myndigheten skall fastställa vad som skall tillhöra arkivet, beskriva och förteckna arkivet, verkställa föreskriven gallring samt vårda arkivet och hålla handlingarna tillgängliga för allmänheten. Myndighetens ansvar preciseras närmare under varje punkt i detta reglemente. Kommunstyrelsens ansvar (7-9 AL) Kommunstyrelsen ansvarar för tillsynen av myndigheternas arkivbildning och arkivvård. Arkivmyndighetens tillsyn skall enligt 5 arkivförordningen utövas genom regelbunden inspektion hos myndigheterna. Grava missförhållanden som inte rättas till skall rapporteras till kommunens revisorer. Kommunstyrelsen ansvarar för arkiv som överlämnats till kommunarkivet. Arkivmyndigheten fullgör sina uppgifter via ett centralt kommunarkiv med en utbildad arkivarie som verksamhets- och processledare. Kommunstyrelsen får delegera beslutanderätt 2

3 till kommunarkivarien avseende bevarande/gallring, leveransfrister samt utlämnande av överlämnade sekretesshandlingar. Kommunarkivets uppdrag Utarbeta regler, rutiner och råd för en god arkiv- och dokumenthantering samt i övrigt ta initiativ för en god arkivvård Utöva kommunstyrelsens tillsynsverksamhet Värdera myndigheters handlingar ur ett bevarande/gallringsperspektiv samt besluta enl. punkt 10 Vara samrådspartner i arkivfrågor enl. punkt 16 Vårda och bevara till kommunarkivet överlämnade arkiv Förteckna överlämnade bevarandehandlingar i ett datoriserat arkivredovisningsprogram, som möjliggör en effektiv sökning av information Verka för att publicera arkivförteckningarna på Internet Ge myndigheter löpande rådgivning i arkivfrågor Hålla arkivhandlingar tillgängliga för myndigheter, allmänhet och forskare Verka för att levandegöra arkiven Omvärldsbevakning och informationsspridning till arkivansvariga 5. Avgifter och kostnader Kommunarkivet får av överlämnade myndighet/bolag ta ut avgift för förvaring av gallringsbara, men ännu inte gallringsmogna handlingar när handlingarna har överlämnats till kommunarkivet efter överenskommelse i varje särskilt fall eller på grund av att kommunarkivet ensidigt beslutat omhänderta ett arkiv från en myndighet som står under dess tillsyn. Kommunarkivet får ta ut avgift för förvaring, vård och framtagning av bevarandehandlingar under förutsättning att handlingarna är yngre än fem år. Kommunarkivet får debitera myndigheten för arkivarbete som ligger under myndighetens ansvarsområde, men som utförs av kommunarkivet. Kommunarkivet upprättar t ex arkivförteckningar åt de myndigheter som regelbundet levererar sina arkiv till kommunarkivet. Kommunarkivet skall tillämpa de avgifter för ovanstående tjänster som fastställs av kommunstyrelsen och varje myndighet svarar för kostnaden. I övrigt får kommunarkivet efter överenskommelse i varje särskilt fall ta ut ersättning för uppdrag som inte är av obetydlig omfattning, t ex utbildnings- och konsultinsatser. Resp. myndighet står för de kostnader som kan uppkomma i samband med verkställande gallring, iordningställande av de arkivhandlingar som skall överlämnas till kommunarkivet samt för inbindningskostnader. 3

4 6. Arkivansvarig, arkivredogörare (4 AL) Hos varje myndighet skall finnas en eller flera arkivansvariga samt en eller flera arkivredogörare (arkivhandläggare) för fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten. Resp. myndighets- eller förvaltningschef är ytterst ansvarig för sitt arkiv, men kan behöva delegera arkivuppgifter till flera arkivansvariga. Hur många som behövs beror på myndighetens arbetssätt och arkivbildarstruktur - förslagsvis en för varje enhet/avgränsad del av förvaltningen. Den arkivansvarige skall bevaka arkivfrågorna inom hela myndigheten/förvaltningen och svara för dessa gentemot arkivmyndigheten och den egna nämnden/styrelsen sprida information till berörda om bestämmelser och rutiner inom arkivområdet ta fram och à jourhålla myndighetens/bolagets arkivbeskrivning ansvara för att dokumenthanteringsplanen upprättas och att den hålls uppdaterad kontakta kommunarkivet i samrådsfrågor Arkivredogöraren skall vårda myndighetens arkiv, se till att arkivet hålls i sådan ordning att kontroll av och sökning i arkivet underlättas, verkställa föreskriven gallring samt förbereda leverans till kommunarkivet. 7. Dokumenthanteringsplan (6 1p AL) Varje myndighet skall upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens samtliga allmänna handlingar, oavsett medium. Dokumenthanteringsplanen utgör ett inledande moment i den ordnade arkivbildningen, och skall innehålla regler för bevarande och gallring samt regler för den övriga praktiska hanteringen. Som sådan utgör den ett betydelsefullt instrument för myndighetens dokumentstyrning, samtidigt som den ökar möjligheterna till insyn i myndighetens verksamhet. I dokumenthanteringsplanen skall handlingarna sammanföras och beskrivas inom varje arbetsområde/rutin. När myndighetens organisation eller arbetssätt ändras skall dess dokumenthanteringsplan och arkivbildning ses över och uppdateras. Dokumenthanteringsplanen skall godkännas av nämnd/styrelse. Närmare bestämmelser och råd meddelas av kommunarkivet. Mall för dokumenthanteringsplan tillhandahålls av kommunarkivet. 8. Redovisning av arkiv (6 2p och 4p AL) Enligt arkivlagen skulle varje myndighet senast vid utgången av år 1995 ha upprättat en arkivbeskrivning och en arkivförteckning. För de kommunala bolagen gällde en respit fram till utgången av 1998 eller 2001, beroende på storleken av den kommunala andelen. Arkivbeskrivningen och dokumenthanteringsplanen skall uppdateras vid behov, och ett exemplar av den gamla versionen skall alltid arkiveras. Arkivförteckningen revideras fortlöpande allt eftersom arkivet växer. 4

5 Arkivbeskrivning Arkivbeskrivningen skall visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation, förändringar häri av betydelse ur arkivsynpunkt samt arkivets struktur, principer för bevarande och gallringsbeslut samt ev. inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess. Av beskrivningen bör framgå huruvida myndigheten bildar ett enda sammanhållet arkiv eller om det finns olika arkiv för skilda verksamhetsgrenar. Den skall vara ett hjälpmedel för att söka handlingar hos myndigheten och skall hållas kortfattad. Arkivförteckning Kommunarkivets handlingar Arkivförteckningen är en systematiskt uppställd redovisning av myndighetens bevarandehandlingar. Vid förteckningsarbetet skall tills vidare en särskild plan, det allmänna arkivschemat, följas. Arkivförteckningen skall inledas med en innehållsförteckning över de serierubriker som arkivet omfattar. För upphörda myndigheter, d v s för arkiv som avslutats, bör förteckningen förses med historik. Kommunarkivet upprättar arkivförteckningar åt de myndigheter som regelbundet levererar sina arkiv till kommunarkivet. Anledningen till detta är att få en samlad och enhetlig struktur på arkivförteckningarna i kommunen samt att arbetet kräver speciell kompetens som kommunarkivet har. Arkivhandlingarna förtecknas digitalt i arkivredovisningssystemet Visual Arkiv, som möjliggör en effektiv sökning och därigenom en hög tillgänglighet. Handlingar som förvaras hos myndigheten Dessa handlingar redovisas i dokumenthanteringsplanen under punkt 7. Myndighet som i sin verksamhet använder automatisk databehandling skall ordna denna med beaktande av den i tryckfrihetsförordningen stadgade rätten att ta del av allmänna handlingar. 9. Rensning (6 4p AL) Handlingar som inte skall tillhöra myndighetens arkiv, skall fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Arbetsmaterial som inte rensas utan arkivläggs blir allmän handling, och omfattas av gallringsbestämmelser. Till arbetsmaterial räknas även de upptagningar för ADB, som endast utgjort mellanled i arbetsprocessen. Myndigheten skall arkivlägga minnesanteckningar som tillfört ärendet sakuppgift. Rensningen skall utföras av person med god kännedom om handlingarna i ärendet, d v s normalt den som handlagt ärendet, och bör ske så snart ärendet avslutats. Rensning skall genomföras senast i samband med arkivläggningen. 10. Bevarande och gallring (10 och 6 5p AL) Syftet med gallringen är att begränsa tillväxten i arkivet, så att det blir möjligt att bevara de viktigaste handlingarna för framtiden. Handlingarnas värde måste prövas i förhållande till 5

6 insynsrätten enligt offentlighetsprincipen, förvaltningens och rättsskipningens intressen samt forskningens behov. Besluten gäller alltid serier av handlingar, inte enstaka handlingar. Myndighet beslutar, efter samråd med kommunarkivarien, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida inte annat följer av lag och förordning. Dokumenthanteringsplanen med myndighetens/förvaltningens förslag till bevarande och gallring skall alltid remitteras till kommunarkivarien, som äger rätt att föreskriva undantag från gallring. Beträffande arkiv som överlämnats till kommunarkivet beslutar arkivarien ensam. Arkivmyndigheten får besluta om gallring när samma verksamhet bedrivs av flera myndigheter. Arkivmyndigheten får besluta att handlingar av rutinmässig art, vilkas art skall specificeras i beslutet, får utgallras hos kommunens samtliga myndigheter. Gallring innebär att när gallringsfristen går ut skall handlingarna utan dröjsmål förstöras eller uppgifter som ingår i upptagning utplånas. Om digital information tas ut på papper eller förs över på mikrofilm räknas det som gallring och skall framgå av dokumenthanteringsplanen. Sekretessbelagda handlingar skall förstöras under kontroll. Myndigheten skall verkställa gallring innan överlämnandet till arkivmyndighet. 11. Överlämnande (9, AL) Myndigheten skall förvara sitt arkiv hos sig till dess verksamheten upphört, överlämnats till annan myndighet/organ eller till arkivmyndigheten. Överlämnande till arkivmyndighet När myndighetens arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksamheten kan de efter överenskommelse överlämnas till kommunarkivet. En leverans, i enlighet med de handlingstyper och den leveransfrist som anges i godkänd dokumenthanteringsplan, är att betrakta som överenskommen. Kommunarkivet tar endast i undantagsfall mot gallringsbara handlingar. Om en kommunal myndighet upphör, och dess verksamhet inte förs över till annan myndighet inom kommunen, skall arkivet överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader. Arkivmyndigheten har rätt att efter ensidigt beslut från arkivmyndigheten överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn i de fall myndigheten uppenbart missköter sitt arkiv. När myndigheten överlämnat arkivmaterial till kommunarkivet övergår hela ansvaret för arkivet till arkivmyndigheten. Myndigheten verkställer och ansvarar för överlämnandet. Före överlämnandet skall rensning och gallring ha ägt rum och arkivet i övrigt vara i sådant skick som framgår av kommunarkivets leveransregler. 6

7 I de fall myndigheten disponerar kommunarkivets lokaler för gallringsbara, men ännu inte gallringsmogna handlingar, har inte ett formellt överlämnande till arkivmyndigheten ägt rum. Detsamma gäller för de levande arkiv som av utrymmesbrist förvaras i kommunarkivet. De fylls på kontinuerligt med akter och tas tillbaka till förvaltningarna vid behov. Ansvaret för sådana handlingar, och därmed för de åtgärder som följer av lag och arkivreglemente, stannar hos myndigheten. Överlämnande till annat kommunalt organ Om en kommunal verksamhet överförs till en annan kommunal myndighet, stiftelse eller bolag kan hela eller delar av arkivet följa med till den nya huvudmannen. Det skall framgå av överenskommelse vilka handlingar som berörs. Uppgift om överlämnande skall noteras i arkivbeskrivningen. Handlingar som vid organisationsförändring överlämnas till annan myndighet får inte införlivas med mottagande myndighets arkiv utan medgivande från arkivmyndigheten. Överlämnande till enskilt organ Arkivmyndigheten får föreskriva att allmänna handlingar hos en kommunal myndighet/bolag får överlämnas till ett enskilt organ. Förutsättningarna för överlämnandet är att det enskilda organet har övertagit myndighetens uppgifter, att det behöver handlingarna för sitt arbete och att det gäller en begränsad tid. Åtgärden kräver dock beslut av kommunfullmäktige. De allmänna handlingar som på detta sätt överförs till enskilda organ förblir allmänna och omfattas av såväl tryckfrihetsförordningen som sekretesslagen och arkivlagen. 12. Avhändande ( 15 AL) Myndighet får avhända sig allmänna handlingar enbart genom gallring eller överlämnande enligt ovan såvida inte annat följer av lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige. 13. Arkivbeständighet (5 2p och 6 3p AL) Varje myndighet ansvarar för att handlingar som skall bevaras framställs med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Kravet på beständighet gäller alla led vid tillkomsten av en bevarandehandling, d v s papper, pennor, förvaringsmedel, databaser, skrivare, faxar, kopiatorer m m. Myndigheternas arkiv består emellertid även av handlingar som kommer att gallras. Eftersom dessa handlingar tillkommer i en verksamhet för vilken myndigheten har hela ansvaret måste myndigheten se till att handlingarna framställs och förvaras så att informationen kan användas under den tid som krävs. Närmare bestämmelser och råd angående beständighet meddelas av kommunarkivet. 14. Förvaring (5 2p och 6 3p AL) Arkivhandlingar skall förvaras betryggande under hela bevarandetiden. 7

8 Arkivlokal skall vara skyddad mot fukt och vatten samt mot brand inom och utom lokalen. Elektriska apparater såsom datorer, skrivare, kopiatorer får inte placeras i arkivlokal. Lokalen skall ge skydd mot stöld och olaga intrång. Om myndighet saknar arkivlokal eller under viss tid måste förvara handlingar utanför arkivlokal skall handlingarna placeras i skåp som ger motsvarande skydd. Närmare bestämmelser och råd angående förvaring meddelas av kommunarkivet. 15. Utlåning Myndighet har rätt att för tjänsteändamål låna arkivhandling från kommunarkivet eller annan myndighet. Arkivhandlingar får även lånas ut till institution som beviljats inlåningsrätt av Riksarkivet. Handlingar får inte lånas ut till privatpersoner för användning utanför myndighetens lokal. Utlåning av arkivhandlingar skall ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. Lånad handling får inte lånas vidare utan långivarens tillstånd. Lånen skall bevakas och återkrävas efter lånetidens utgång. Handlingar som lämnas bort för bindning förvaras juridiskt hos uppdragsgivaren, d v s den myndighet som normalt förvarar handlingarna. Förutsättning för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelser. 16. Samråd Se punkt 7 och 10 angående dokumenthanteringsplan och bevarande och gallring. Myndigheten skall i övrigt samråda med arkivmyndigheten i viktigare frågor rörande arkivbildning och arkivvård. Med viktiga frågor avses inrättande och inredning av arkivlokaler, förändring av arbetssätt som bygger på införande av elektronisk informationshantering samt större omorganisationer, som innebär att nämnd/styrelse upphör eller att genomgripande förändring sker i verksamhetens organisation. 8