Kommunal Författningssamling Taxa

Transkript

1 Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

2 Ersätter 2003: 19.1 Förutom arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) gäller för den kommunala arkivvården inom Kungälvs kommun följande reglemente, meddelat med stöd av 16 arkivlagen. 1 Tillämpningsområde(1-2a arkivlagen) Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndigheter avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande (2 kap 5 offentlighets- och sekretesslagen) samt de samägda företag för vilka kommunen har ett arkivansvar efter särskild överenskommelse. I detta reglemente inberäknas i fortsättningen även dessa organ i begreppet myndighet. 2 Ansvar för arkivbildning och arkivvård (4 och 7-9 arkivlagen) Myndighetens ansvar Varje myndighet ansvarar för det egna arkivet samt för av myndigheten övertagna arkiv, vars verksamhet övertagits av myndigheten. Myndighetens ansvar preciseras i 4-12 i detta reglemente. Arkivmyndighetens ansvar Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten ansvarar för arkiv som överlämnats till kommunarkivet. Arkivmyndigheten har vidare ansvar för tillsyn över myndigheters arkivbildning och arkivvård, vari ingår inspektion av myndigheternas arkiv. Arkivmyndigheten får utfärda riktlinjer som behövs för en god arkivvård i kommunen. Till arkivmyndighetens förfogande finns ett kommunarkiv. Kommunarkivet är arkivmyndighetens verkställande organ och skall som sådant implementera en kommungemensam hantering av arkiv- och dokumenthanteringsfrågor. Arkivmyndigheten får delegera beslutanderätt till kommunarkivarien. Kommunarkivarien svarar under arkivmyndigheten för kommunarkivet samt utövar arkivmyndighetens tillsynsverksamhet. Kommunarkivet skall under arkivmyndigheten: Utöva tillsyn över arkivbildningen samt ta initiativ till åtgärder för att främja arkivvården i kommunen Lämna myndigheterna och de bolag som avses i 2 kap 9 offentlighets- och sekretesslagen biträde i arkivfrågor Vårda och i förekommande fall förteckna till arkivmyndigheten överlämnade handlingar. Hålla handlingar tillgängliga enligt offentlighetsprincipen och främja deras användning i kulturell verksamhet och för forskning Verka för att arkivmaterial i kommunarkivet levandegörs Kommunarkivet får även ta emot enskilda arkiv av lokalt historiskt intresse.

3 2(6) 3 Avgifter Arkivmyndigheten får av överlämnande myndighet ta ut avgifter för förvaring, vård och framtagning av gallringsbara, men ännu icke gallringsmogna handlingar; - när handlingar har överlämnats till arkivmyndigheten efter överenskommelse i varje särskilt fall. - när handlingarna har överlämnats till följd av att en myndighet upphört eller att genomgripande förändringar har skett i myndigheters organisation. - när handlingar har överlämnats på grund av att arkivmyndigheten ensidigt beslutat omhänderta ett arkiv från en myndighet som står under dess tillsyn. Arkivmyndigheten får även ta ut avgift för förvaring och vård av arkivhandlingar som skall bevaras för framtiden, under förutsättning att handlingarna är yngre än tio år. När handlingar överlämnats på grund av att myndigheten upphört svarar arkivmyndigheten för avgift enligt första stycket för de överlämnade handlingarna. Arkivmyndigheten får betinga sig ersättning för kostnader för iordningställande av arkiv som skall överlämnas till kommunarkivet samt för iordningställande av icke överenskomna leveranser. Arkivmyndigheten får därutöver efter överenskommelse i varje särskilt fall betinga sig ersättning för uppdrag som inte är av obetydlig omfattning. Avlämnande myndighet står för de kostnader som tillkommer i samband med verkställande gallringen. 4 Arkivansvarig, arkivredogörare (4 arkivlagen) Varje myndighet skall ha en eller flera arkivansvariga samt en eller flera arkivredogörare. Arkivansvarig och arkivredogörare är myndighetens kontaktpersoner i arkivfrågor. Arkivansvaret inom Kungälvs kommun redovisas sektorsvis i en gemensam förvaltningsorganisation. Hos varje sektor skall det finnas en arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare för fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten. Sektorschef är arkivansvarig för respektive sektor om inte annat anges. Den arkivansvarige bevakar arkivfrågorna inom hela myndigheten eller sektorn samt informerar myndigheten och berörd personal om bestämmelser och rutiner inom arkivområdet. Arkivredogörare svarar för tillsyn och vård av den egna verksamhetens handlingar. 5 Redovisning av arkiv (6 2p arkivlagen) Varje myndighet skall redovisa sitt arkiv dels genom information om vilka slag av handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning), dels genom en systematisk förteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv (arkivförteckning). Redovisningen får även ske per verksamhetsområde med processbeskrivning. Arkivmyndigheten får utfärda riktlinjer för upprättande av arkivbeskrivning och arkivförteckning.

4 3(6) Arkivbeskrivning Varje myndighet skall upprätta en arkivbeskrivning som motsvarar kraven i arkivlagen (6 2 p) samt kraven som ställs på en beskrivning av en myndighets allmänna handlingar i offentlighets- och sekretesslagen (4 kap 2 ). Arkivbeskrivningen skall innehålla uppgifter om: Myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande av allmänna handlingar Myndighetens historik Sökingångar bestående av register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar De viktigaste ärende- och handlingstyperna hos myndigheten Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar. Inskränkning i tillgängligheten genom sekretess samt vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt när detta sker. Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Gallringsbeslut som tillämpas Myndighetens arkivansvarige samt arkivredogörare Arkivbeskrivningen skall hållas kortfattad och uppgifter skall utelämnas om det behövs för att beskrivningen i övriga delar skall kunna hållas tillgänglig för allmänheten. Arkivbeskrivningen skall uppdateras regelbundet. Arkivförteckning Kommunarkivets handlingar De handlingar som skall lämnas till kommunarkivet skall förtecknas. För gallringsbara handlingar behöver ingen arkivförteckning upprättas. Vid arkivering av digital information skall systemdokumentation bifogas. Bakgrund, syfte och systembeskrivning skall ingå. Varje arkiv skall förtecknas för sig och får inte sammanblandas med andra arkiv. Förteckningsarbetet skall ske systematiskt och tillämpa det s.k. allmänna arkivschemat. Förteckning får även ske per verksamhetsområde med processbeskrivning i enlighet med Riksarkivets föreskrifter. Arkivförteckningen skall inledas med en innehållsförteckning över de serierubriker som arkivet omfattar. För upphörda myndigheter, dvs för arkiv som avslutas skall förteckningen förses med historik. Eventuella undantag från dessa regler meddelas av arkivmyndigheten. Handlingar som förvaras hos myndigheten Allmänna handlingar hos en myndighet förtecknas/redovisas i dokumenthanteringsplanen med tillhörande arkivbeskrivning. Samtliga handlingstyper som förekommer hos en myndighet, oavsett medium, skall vara upptagna i planen. För dokumenthanteringsplanens utformning i övrigt gäller bestämmelserna i 6 i detta reglemente.

5 4(6) 6 Dokumenthanteringsplan (6 1 p arkivlagen) Varje myndighet skall, i samråd med kommunarkivet, upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar, oavsett medium, hur dessa hanteras samt gallringsfrister. Dokumenthanteringsplanen redovisas sektorsvis i en gemensam förvaltningsorganisation. Arkivmyndigheten har rätt att besluta om sektorernas dokumenthanteringsplaner samt om en gemensam dokumenthanteringsplan för handlingstyper som är av generell eller övergripande karaktär för hela Kungälvs kommun. Beskrivningen kan göras med hjälp av hanteringsanvisningar och handlingstyper kopplade till arkivbeskrivningen i en s.k. verksamhetsorienterad processbeskrivning. De till myndigheten nytillkomna handlingstyper skall rapporteras årligen till kommunarkivet. Systemägare och systemansvariga ansvarar för att förändringar i de digitala verksamhetssystemen avrapporteras till kommunarkivet. 7 Rensning (6 p arkivlagen) Handlingar som inte skall tillhöra arkivet, skall fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning skall genomföras senast i samband med arkivläggningen. 8 Bevarande och gallring (10 arkivlagen) Myndighet beslutar om gallring av handlingar i samråd med arkivmyndigheten, såvida ej annat följer av lag och förordning. Myndigheters förslag till gallringsbeslut skall alltid remitteras till arkivmyndigheten som får möjligheten att föreskriva undantag. Arkivmyndigheten har vetorätt i fråga om handlingar som av denna anses ha ett värde för framtida forskning. Beslut om bevarande och gallring sker i regel genom fastställande och beslut av dokumenthanteringsplan enligt 6. Beträffande arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten beslutar denna ensam. Arkivmyndigheten får besluta om gallring i de fall en och samma verksamhet bedrivs av flera myndigheter. Arkivmyndigheten får besluta att handlingar av rutinmässig art, vilkas art skall specificeras i beslutet, får utgallras hos kommunens samtliga myndigheter. Handlingar som skall gallras skall förstöras. Sekretessbelagda handlingar skall förstöras under kontroll. Om sådana handlingar sänds till destruktion skall destruktionsintyg begäras. 9 Överlämnande (9, arkivlagen) Överlämnande till kommunarkivet Arkivmyndigheten har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn. Övertagandet kan ske både efter överenskommelse och på ensidigt beslut från arkivmyndigheten. Då arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet kan de efter överenskommelse överlämnas till kommunarkivet. Före överlämnandet skall rensning och gallring ha ägt rum.

6 5(6) När arkivmyndigheten har övertagit arkivmaterial från en annan myndighet övergår hela ansvaret för materialet till arkivmyndigheten. Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan myndighet inom kommunen, skall arkivet överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader. Överlämnande till annat kommunalt organ Om en kommunal verksamhet överförs till en annan kommunal myndighet, stiftelse eller bolag, kan hela eller delar av arkivet följa med till den nya huvudmannen. Det skall framgå av överenskommelse vilka handlingar som berörs. Uppgift om överlämnande skall noteras i arkivbeskrivningen. Handlingar som vid organisationsförändring överlämnas till annan myndighet får inte införlivas med mottagande myndighets arkiv utan medgivande från arkivmyndigheten. Överlämnande till enskilt organ eller myndighet utanför kommunen Med stöd av lagen (SFS 1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheters för förvaring, får arkivmyndigheten för kommunens räkning, föreskriva att handlingar som kommit in till eller upprättas hos en kommunal myndighet får överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där under viss tid om myndigheten skall läggas ner eller upphöra med en viss verksamhet den verksamhet som handlingarna hänförs sig till i fortsättningen skall bedrivas av det enskilda organet och det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva verksamheten Arkivmyndigheten får vidare, under samma förutsättning, med stöd av 2 kap 3 3 st offentlighets- och sekretesslagen besluta om att medge att allmänna handlingar, som finns hos ett företag där kommunen tidigare haft ett bestämmanden inflytande, får kvarbli hos företaget för viss bestämd tid. Arkivmyndigheten beslutar om de villkor och övriga föreskrifter som skall gälla för förvaringen av handlingarna. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över arkivhandlingarna under den tid de förvaras hos det enskilda organet. Då det enskilda organet inte längre behöver arkivhandlingarna, skall arkivmyndigheten underrättas härom. Arkivmyndigheten skall utfärda föreskrifter för handlingarnas avlämnande till arkivmyndigheten. Av 2 kap 4 offentlighets- och sekretesslagen framgår att enskilt organ, som efter beslut av arkivmyndigheten förvarar allmänna handlingar, jämställs med myndighet i fråga om befattning med dessa handlingar. Eftersom Kungälvs arkivreglemente gäller även för arkiven hos kommunala bolag och andra liknande rättssubjekt, kommer bemyndigandet också omfatta överlämnande av arkiv hos kommunala bolag som avyttras eller på annat sätt övergår i privat ägo. 10 Arkivbeständighet och arkivförvaring (5 2p 0ch 6 3p arkivlagen) Handlingar som skall bevaras skall framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Arkivhandlingar skall alltid förvaras under betryggande former. Arkivlokaler skall vara skyddade mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Vid användning av elektroniska databärare skall samråd ske med kommunarkivet om val av medium för att informationen skall kunna bevaras för eftervärlden. Riksarkivets utfärdade föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav, ställda till de statliga myndigheterna skall ligga till grund för den kommunala arkivvården inom Kungälvs kommun. Vid ny- och ombyggnad av

7 arkivlokaler skall också Riksarkivets föreskrifter om planering, utförande och drift av arkivlokaler tjäna som norm. 6(6) 11 Inlåning utlåning Myndighet har rätt att för tjänsteändamål låna in arkivhandling från kommunarkivet eller annan myndighet. Utlåning av arkivhandlingar skall ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. Handlingar får inte lånas ut till enskilda för användning utanför myndighetens lokal. Förutsättning för utlån är att utlämnande kan ske enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. 12 Samråd Myndigheter skall samråda med arkivmyndigheten i viktigare frågor rörande arkivvården. Utöver vad som anges i skall samråd ske vid t ex inrättande av arkivlokal samt vid omorganisationer och vid förändring av arbetssätt, då detta påverkar arkivbildningen. Samråd skall också ske när nytt IT-stöd införs eller byts ut. Samrådsskyldighet gäller vid beslut om gallring och vid överlämnande av handlingar till arkivmyndigheten 8-9