ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN

Transkript

1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige den , 72 Södergatan 20, Märsta Tel (vxl) Fax

2 Dokumentnamn Arkivreglemente för Sigtuna kommun Dokumenttyp Reglemente/regler Fastställd/upprättad Version Senast reviderad Giltig till , KF Tillsvidare Dokumentansvarig/processägare Kommunarkivarien Beslutsinstans Dokumentinformation Tillsyn, arkivförteckning, dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning Kommunfullmäktige Dokumentet gäller för Samtliga förvaltningar och kommunala helägda och majoritetsägda bolag Tidigare revideringar Kommunfullmäktige , , ,

3 Innehåll Inledning... 5 Syfte... 6 Beskrivning (11)

4

5 Inledning Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska följande reglemente gälla för Sigtuna kommun. De ersätter kommunens arkivreglemente fastställt av kommunfullmäktige Reglementet gäller för kommunstyrelsen, kommunens nämnder, kommunens revisorer samt för andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet ska även tillämpas av kommuners aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. Bestämmelsen ska tas in i ägardirektiv eller motsvarande. 5 (11)

6 Syfte Syftet med detta reglemente är att fastställa hur arkivhanteringen ska organiseras och att närmare precisera ansvarsfördelning utöver vad som framgår i de bestämmelser som följer av lag eller förordning. 6 (11)

7 Beskrivning Vad är arkiv? Ett arkiv bildas av de allmänna handlingarna från nämndernas verksamheter och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen (1949:105) och som nämnden beslutar ska tas om hand för arkivering. Digital information som är tillgänglig för flera nämnder bildar arkiv endast hos en nämnd, i första hand den nämnd som svarar för huvuddelen av informationen. Arkiven är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättskipningen och förvaltningen forskningens behov. Skiss som visar hur arkivorganisationen ser ut. Kommunfullmäktige Kommunarkivarie Kommunstyrelsen som är arkivmyndighet Nämnderna Arkivansvariga Ansvar Varje nämnd och styrelse ansvarar för vården av sitt arkiv. Varje nämnd och styrelse ansvarar också för att främja arkivens tillgänglighet och dess användning i kulturell verksamhet och forskning. Nämnden och styrelsen ska säkerställa att förvaltningen har en ändamålsenlig organisation och ansvarsfördelning. För verkställighet av arkivuppgifterna ska det finnas ett kommunarkiv hos kommunen. Detta har en kommunarkivarie hand om. Förvaltningschef/VD är arkivansvarig. Arkivansvarig Arkivhandläggare ansvarar för att nämnden uppfyller bestämmelser i arkivlagen och i kommunens reglemente (detta dokument) 7 (11)

8 bevakar arkivfrågorna i budget- och planeringsarbete ansvarar för att arkivbeskrivningar upprättas. (Det finns en mall som ska användas vid upprättande av arkivbeskrivning.) ansvarar för att dokumenthanteringsplaner upprättas ansvarar för att beslutad gallring sker ser till att nämndens arkiv förvaras betryggande beslutar om gallring av allmänna handlingar avseende enstaka handlingstyper med tillfällig ringa karaktär hos myndigheten. I samråd med kommunarkivarien. Arkivhandläggare En arkivhandläggare svarar för det praktiska arbetet som att instruera andra eller själv rensa gallra handlingar leverera arkivhandlingar till kommunarkivet medverka vid upprättandet av dokumenthanteringsplaner tillsammans med kommunarkivaren. Med rensning avses borttagande av kopior, tillfälliga meddelanden och utkast. Om man inte rensar blir handlingarna allmänna i och med att de arkiveras. Efter leverans övergår ansvaret till arkivmyndigheten. Omorganisation och förändrade arbetssätt När en nämnd eller styrelse förändrar organisation, förvaltning eller arbetssätt och förändringen väsentligt påverkar förutsättningarna för arkivvården, ska nämnden eller styrelsen i god tid samråda med arkivmyndigheten. Arkivvård Varje nämnd och styrelse ska tillämpa beständiga metoder och materiel för bevarande av arkiv enligt gängse standarder för en ändamålsenlig arkivvård. Arkiven ska beskrivas och förtecknas och i övrigt vara organiserade för att underlätta utlämnande av allmänna handlingar. Förtecknandet utförs av kommunarkivarien efter leverans. En arkivförteckning är en innehållsförteckning över de handlingar som finns i kommunens centralarkiv. Man kan läsa dem på Sigtuna kommuns hemsida. Gallringsbara handlingar förtecknas inte. Vad gäller tillsyn kan missförhållanden som inte rättats till rapporteras till kommunens revisorer. Hur arkiven organiseras och vilka rutiner som gäller för arkivvården och gallring ska beskrivas i en arkivbeskrivning och i en dokumenthanteringsplan. Planen innehåller 8 (11)

9 myndighetens samtliga handlingar. Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan upprättas i samråd med kommunarkivarien. En arkivbeskrivning innehåller nämndens arbetsuppgifter organisation kort historik författningar och regler som styr verksamheten arkivets struktur, dvs vilka arkivbildare som finns viktiga handlingar som finns och hur de arkivläggs sökingångar, t ex diariet, verksamhetsspecifika register gallringsregler sekretessbestämmelser uppgifter om vilka som är arkivhandläggare Dokumenthanteringsplaner visar till exempel vad som ska bevaras eller vid vilken tidpunkt en handling ska gallras. Arkiven ska skyddas från obehörig åtkomst, fysiska skador och stöld. Samråd med kommunarkivarien ska göras i samband med ny- eller ombyggnad av arkivlokal. Arkiven ska skyddas från obehörig åtkomst, fysiska skador och stöld. Arkivhandlingarna ska vidare skyddas från förstörelse, manipulation eller annan påverkan som försvårar eller omöjliggör åtkomst. Arkiven ska avgränsas och beslutad gallring ska verkställas. Vad arkivvård innebär framgår av 4-6 arkivlagen. Arkivmyndigheten lämnar rekommendationer kring metoder, materiel och skydd rörande arkivvården. Med gängse standarder för en ändamålsenlig arkivvård avses beprövade och godkända metoder och materiel. Kommunen ska som norm följa Riksarkivets föreskrifter om arkivvård som gäller för statliga myndigheter. Gallring Med gallring menas att förstöra allmänna handlingar. Genom att förstöra innehållet helt eller delvis så begränsas allmänhetens tillgång till allmänna handlingar. Det är därför mycket viktigt att gallring sker varsamt. Förutom att gallra en allmän handling innebär överföring av uppgifter mellan olika databärare gallring om överföringen medför informationsförlust förlust av möjliga informationssammanställningar förlust av väsentliga sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet. 9 (11)

10 Inskränkning av möjligheten att framställa möjliga handlingar ska också betraktas som gallring. Varje nämnd fattar beslut om gallring. Inför varje gallringsbeslut ska nämnden samråda med arkivmyndigheten. SKL:s och Riksarkivets Gallringsråd ska tillämpas som norm. Nämnden får delegera beslutanderätt vid mindre ej principiella ändringar om gallringen inte påverkar verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Beslutsrätten får delegeras till en förtroendevald i nämnden, ett utskott i nämnden eller en anställd i kommunen. Arkivmyndigheten Kommunstyrelsen i Sigtuna kommun är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten ska utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård enligt lag, förvara och vårda arkiv som den övertagit till följd av lag, efter överenskommelse eller arkivmyndighetens eget beslut (se arkivlag 9 ), lämna rekommendationer kring metoder, materiel och skydd rörande arkivvården, förteckna myndigheternas arkiv, besluta om att föreskriva bevarande eller gallring av handlingar, hos kommunstyrelsen och även för övriga nämnder då det gäller kommunövergripande dokumenthanteringsplaner, besluta om gallring av allmänna handlingar avseende enstaka handlingstyper med tillfällig ringa karaktär, besluta om avgränsning av arkiv t ex när det är oklart vem som är arkivbildaren, besluta om undantag från tekniska krav för arkivlokaler, förvaringsmedel och informationsbärare, besluta att inte lämna ut allmän handling eller att lämna ut allmän handling med förbehåll (villkor för att få ta del av handlingar) ur till arkivmyndigheten överlämnade arkiv. Vad gäller tillsyn ska missförhållanden som inte rättats till rapporteras till kommunens revisorer. Arkivmyndigheten ska utöver lagreglerade uppgifter även allmänt följa utvecklingen inom arkiv- och dokumenthantering ge råd kring hantering av arkiv till kommunens förvaltningar och företag 10 (11)

11 fatta beslut om hos vilken myndighet en upptagning för automatiserad behandling, som är tillgänglig för flera myndigheter, ska bilda arkiv i mån av resurser ta emot och förvara enskilda arkiv under förutsättning att ett övertagande inte sker i strid med lagstiftningen. 11 (11)