Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner Krokoms kommun 2 februari 2016

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Granskningsresultat Bedömning och rekommendationer

3 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har Deloitte granskat kommunens arkivrutiner. Granskningen har varit avgränsad till Kommunstyrelsens övergripande arbete. Den övergripande revisionsfrågan har varit: Är arkivmyndighetens (kommunstyrelsens) rutiner för arkivering är tillfredsställande? Kommunstyrelsens roll som arkivmyndighet innebär att styrelsen ska utöva tillsyn över nämnderna för att säkerställa att de uppfyller förskrifter och regler. Någon sådan tillsyn genomförs inte systematiskt. Trots att ingen systematisk tillsyn genomförts finns en kännedom om brister och att nämnder och styrelsen i flera fall inte uppfyller de krav som ställs i arkivlagen och arkivreglementet. Det är respektive nämnd/styrelse som ansvarar för vården av sitt arkiv och det innebär bland annat att det ska finnas uppdaterade arkivbeskrivningar, arkivförteckningar och dokumenthanteringsplaner. Det är inte säkerställt att det finns idag även om det enligt uppgift pågår ett arbete med det vid förvaltningarna. Vi anser att det bör tydliggöras vilka som är arkivansvariga i respektive nämnd samt vilka arbetsuppgifter de personerna ska ha. Efter genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: Revidera arkivreglementet. Varje nämnd bör tydliggöra vilka som ska ha ansvar för arkivet vid förvaltningen samt vilket ansvar arkivredogörarna har. Upprätta en plan för hur kommunstyrelsen ska kunna fullgöra sitt ansvar som tillsynsansvarig arkivmyndighet i kommunen, planen bör även omfatta tillsyn över kommunens bolag. Varje nämnd måste säkerställa att det finns arkivbeskrivningar och uppdaterade dokumenthanteringsplaner/arkivförteckningar. Upprätta en arkivbeskrivning för kommunarkivet. Östersund den 2/ Kjell Pettersson Certifierad kommunal revisor och uppdragsledare Veronica Blank Certifierad kommunal revisor Projektmedarbetare 2

4 1.Inledning 1.1 Uppdrag och bakgrund I Arkivlagen (SFS 1990:782) finns bestämmelser kring hur allmänna handlingar ska hanteras efter beslut om arkivering. Bland annat framgår det att myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. Kommunens revisorer har beslutat att genomföra en granskning av hur kommunen organiserat sina rutiner för att tillgodose medborgarnas möjligheter att ta del av arkiverade handlingar. 1.2 Revisionsfråga Projektet syftar till att undersöka vilka rutiner som finns beträffande arkivering av handlingar. Övergripande revisionsfråga är om arkivmyndighetens (kommunstyrelsen) rutiner för arkivering är tillfredsställande? Kontrollmål: Finns riktlinjer och regler för arkivering av handlingar? Hur arkiveras sekretesshandlingar och E-post? Hur är arbetet organiserat från ansvarig arkivmyndighet (kommunstyrelsen)? Omfattas de kommunala bolagen av några föreskrifter kring arkivering? 1.3 Revisionskriterier Underlag för bedömning är gällande lagstiftning och interna regelverk, policys och beslut beträffande dessa. 1.4 Avgränsning Granskningen avser 2015 och avgränsas till att undersöka hur ansvarig arkivmyndighet (kommunstyrelsen) övergripande organiserat arbetet med rutiner kring arkivering. 1.5 Metod Granskningen genomförs genom att intervjua ansvariga personer och ta del av skriftligt material. 3

5 2. Granskningsresultat 2.1 Lagstiftning och styrdokument kring arkivering Grunden till regler om arkivering finns i Tryckfrihetsförordningen 1. Enligt förordningen är det en grundläggande rättighet för medborgare att kunna ta del av allmänna handlingar. För att det ska vara möjligt måste handlingarna hållas ordnade och tillgängliga. I arkivlagen 2 finns specifika regler om arkiv. Här beskrivs att allmänna handlingar ska arkiveras. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: 1. Rätten att ta del av allmänna handlingar 2. Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen 3. Forskningens behov. Enligt arkivlagen ska varje myndighet svara för vården av sitt arkiv, om inte en arkivmyndighet har övertagit detta ansvar. I kommunen innebär det att respektive nämnd och styrelse svarar för vården av sitt arkiv. I arkivvården ingår att nämnden/styrelsen skall organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar verkställa föreskriven gallring i arkivet. För tillsynen av nämnderna/styrelserna ska det finnas arkivmyndigheter inom den kommunala förvaltningen. Om inte kommunfullmäktige beslutat att en särskild nämnd eller styrelse ska vara arkivmyndighet är det kommunstyrelsen som är arkivmyndighet, vilket är fallet i Krokom. 1 Tryckfrihetsförordning (1949:105) 2 Arkivlagen (1990:782) 4

6 2.2 Kommunens styrdokument I Krokoms kommun har arkivlagen kompletterats med bestämmelser i ett Arkivreglemente. Reglementet antogs av kommunfullmäktige år 1992 och har år 2005 kompletterats med etiska regler för arkivarier. I arkivreglementet beskrivs vilket ansvar varje nämnd har för arkivvården. Nämnderna ansvarar för att det finns arkivbeskrivningar (vilka handlingar som finns samt hur de organiserats) och arkivförteckningar (systematiskt förteckning över handlingarna). Beskrivning och förteckning ska finnas oavsett vilket medium handlingen finns på. Varje nämnd ska upprätta och godkänna dokumenthanteringsplaner som gäller oavsett vilket medium handlingen finns på. Myndigheten ansvarar också för att handlingarna i arkivet gallras. Det är handlingar som ska bevaras som ska vidarebefordras till slutarkivet. Ansvaret övergår därefter till kommunarkivet (kommunstyrelsen). 2.3 Organisation Organisatoriskt tillhör kommunens slutarkiv kommunledningsförvaltningen. Vid arkivet arbetar en arkivarie till 50 %. Tidigare år har tjänsten varit på 25 %. Kommunens kanslichef är övergripande ansvarig för arkivet. Kommunens slutarkiv finns beläget på källarplan i kommunhuset. Vid varje förvaltning finns arkivredogörare. I nuläget är det oklart hur många arkivredogörare det finns men uppskattningsvis ca personer. Någon skriftlig arbetsbeskrivning finns inte för arkivredogörarna. 2.4 Rutiner Arkivarien är aktiv gällande att ta fram handböcker och beskrivningar för att underlätta för personalen vid förvaltningarna. Arkivarien bistår också med utbildning och råd om arkivvård vid behov. Arkivarien har tagit fram skriftliga rutiner och riktlinjer för de olika delarna i arkiveringsprocessen till personal vid de olika förvaltningarna. Alla beskrivningar är inte färdigställda. I dokumentet hantering av allmänna handlingar beskrivs vilka handlingar som ska räknas som allmänna, samt att varje nämnd ska ha en dokumenthanteringsplan. Det har genomförts en utbildning för samtlig personal i dokumenthantering. 5

7 Det har också tagits fram en handbok och ett exempel på hur en arkivbeskrivning kan se ut. Tidigare har kommunarkivet stått öppet men nu är arkivet låst. Nyckel finns i receptionen och vid barn- och utbildningsförvaltningen. Arkivarien har tagit fram en rutin för utlåning av nyckel så att det ska finnas kontroll på vilka personer som varit i kommunarkivet. Även det kommunala bolaget, KBAB, har en nyckel till arkivet. Sekretesshandlingar ska arkiveras enligt vanlig rutin men förvaras inlåsta i kommunens arkiv. I de fall e- post bedöms vara en allmän handling, ska mailet skrivas ut, diarieföras och arkiveras i pappersform. Tillsyn över nämnderna i kommunen har hittills inte genomförts på ett systematiskt sätt. Trots att någon tillsyn inte gjorts systematiskt har arkivarien haft kontakt med personer vid förvaltningarna. Det har då exempelvis kommit till arkivariens kännedom att det vid flera förvaltningar saknas arkivbeskrivningar och att dokumenthanteringsplaner inte är uppdaterade. Enligt intervjuer pågår arbete med att uppdatera dokumenthanteringsplanerna vid flera förvaltningar. Arkivarien har under december 2015 haft en arkivträff där arkivredogörare från de olika förvaltningarna medverkat. Under mötet har exempelvis arbete med arkivbeskrivningar, dokumenthanteringsplaner och gallringsregler tagits upp. Arkivarien har tagit fram en handledning för inlämnande av material till kommunarkivet men enligt uppgift följs inte alltid reglerna för inlämning av material. KBAB förvarar material i arkivet, däremot registreras inte materialet i kommunens system. Vissa handlingar som lämnas till kommunarkivet från nämnderna är inte gallrade och rensade, vilket strider mot reglementet. Arkivarien och kanslichefen har regelbundna uppföljningsmöten där verksamheten och exempelvis inköp diskuteras. 6

8 3. Bedömning och rekommendationer I kommunen finns ett arkivreglemente som utöver Arkivlagen styr arkivvården i Krokoms kommun. Reglementet antogs år 1992 och vår bedömning är att det finns ett behov av att uppdatera reglementet. Ett arbete med revidering har påbörjats och kommunstyrelsen bör se till att det arbetet avslutas. I reglementet anges att det även gäller kommunala bolag. Vi ser positivt på att det upprättats handledningar och rutiner för arkivering. I den mån det går är vår rekommendation att dokumenten samlas centralt, exempelvis på intranätet. En viktig uppgift som kommunstyrelsen har som arkivmyndighet enligt lagen är att utföra tillsyn över nämnderna. Vi anser att kommunstyrelsen brustit i sin roll som arkivmyndighet genom att det inte genomförts någon regelbunden tillsyn av att nämnderna följer lagen. Vi rekommenderar därför att det upprättas en plan för hur tillsynen ska utföras, vilken även bör omfatta de kommunala bolagen som omfattas av arkivlagen och reglementet. Vi vill poängtera att varje nämnd, enligt arkivreglementet, är ansvarig för att det finns uppdaterade och reviderade arkivbeskrivningar och arkivförteckningar/ dokumenthanteringsplaner. En viktig del i processen är också att det finns utsedda personer som ansvarar för frågorna vid förvaltningarna. Det behövs förtydligas vilka uppgifter arkivredogörarna har och vad varje nämnd ansvarar för. 3.1 Rekommendationer Efter genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: Revidera arkivreglementet. Varje nämnd bör tydliggöra vilka som ska ha ansvar för arkivet vid förvaltningen samt vilket ansvar arkivredogörarna har. Upprätta en plan för hur kommunstyrelsen ska kunna fullgöra sitt ansvar som tillsynsansvarig arkivmyndighet i kommunen, planen bör omfatta även tillsyn över kommunens bolag. Varje nämnd säkerställer att det finns arkivbeskrivningar och uppdaterade dokumenthanteringsplaner/arkivförteckningar. Upprätta en arkivbeskrivning för kommunarkivet 7

9 Förteckning intervjuade/uppgiftslämnare Sara Hamberg, arkivarie samt sekreterare vid Barn- och utbildningsnämnden Sara Anselmby, kanslichef 8

10 Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument Deloitte AB