Revisionsrapport Överförmyndarnämnden och valnämnden Översiktlig granskning. Ragunda kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Överförmyndarnämnden och valnämnden Översiktlig granskning Ragunda kommun 21 januari 2016

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Resultat Revisionell bedömning

3 Sammanfattning Uppdrag och bakgrund Granskning av valnämnden och överförmyndarnämnden har ännu inte gjorts för Med anledning av att all verksamhet ska granskas under en mandatperiod utifrån ett väsentlighets och riskperspektiv har kommunens revisorer beslutat att en översiktlig granskning ska göras av valnämnden och överförmyndarnämnden. Revisionsfråga Fungerar valnämnden och överförmyndarnämndens verksamhet på ett tillfredsställande sätt? Kontrollmål: Finns reglementen och delegationsordning? Svar på revisionsfrågan och rekommendationer Vi bedömer att överförmyndarnämndens verksamhet i stort fungerar tillfredsställande. Vi rekommenderar följande: - Se över personalbemanningen utifrån att antalet ensamkommande barn beräknas öka. - Fortsätt att rekrytera gode män för att möta upp behovet under 2016 eftersom kommunen kommer att få ta emot fler ensamkommande barn. - Ekonomiuppföljningen behöver bli tydligare till nämnden. - Fortsätt arbetet med att förenkla arvodesbestämmelserna för gode män. Eftersom valnämnden inte har haft någon verksamhet under 2015 finns inget att kommentera. Vi har dock noterat att nämnden numera har ett reglemente, vilket vi rekommenderade Östersund DELOITTE AB Kjell Pettersson, Certifierad kommunal revisor Uppdragsansvarig 1

4 1. Inledning 1.1 Uppdrag och bakgrund Granskning av valnämnden och överförmyndarnämnden har ännu inte gjorts för Med anledning av att all verksamhet ska granskas under en mandatperiod utifrån ett väsentlighets och riskperspektiv har kommunens revisorer beslutat att en översiktlig granskning ska göras av valnämnden och överförmyndarnämnden. 1.2 Revisionsfråga och kontrollmål Fungerar valnämnden och överförmyndarnämndens verksamhet på ett tillfredsställande sätt? Kontrollmål: Finns reglementen och delegationsordning? 1.3 Avgränsning Granskningen avser Revisionskriterier och Metod Granskningen genomförs genom att ta del av skriftligt material. Underlag för bedömning är gällande reglementen och delegationsordning för valnämnden och överförmyndarnämnden. 2

5 2. Resultat 2.1 Valnämnden Nämnden har inte sammanträtt någon gång under 2015 och inga kostnader finns bokförda på nämnden. Vi har noterat att nämnden numera har ett reglemente, vilket inte var fallet Överförmyndarnämnden kort om lagstiftning och arbetsuppgifter Hos alla kommuner ska det finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd. Överförmyndarnämndens verksamhet regleras i föräldrabalken, lagen om god man för ensamkommande barn och Förmynderskapsförordningen. Överförmyndarnämnden består av 5 ledamöter (minimikrav är 3). Det är samma ledamöter i Överförmyndarnämnden och Bygg-och miljö nämnden. Nämnden ska utöva tillsyn över förmyndares, förvaltares och gode mäns förvaltning för att huvudmännens rättigheter ska bevakas och tas tillvara på bästa sätt. Tingsrätten förordnar och entledigar förmyndare. Överförmyndarnämnden verksamhet står under länsstyrelsens tillsyn och granskning av verksamheten sker genom stickprov från länsstyrelsen en gång/år. Nämnden har en handläggare anställd som arbetar på 50 %, vilket är oförändrat jämfört med Överförmyndarnämndens reglemente och delegationsordning I nämndens reglemente framgår följande i 1: Överförmyndarnämnden ansvarar för att överförmyndarverksamheten i kommunen bedrivs i enlighet med reglerna i föräldrabalken samt andra författningar som reglerar frågor knutna till överförmyndarverksamhet. I delegationsordningen framgår hur uppgifterna fördelats mellan nämnd och handläggare beträffande beslutsfattande. Nämnden består av 5 ledamöter och 5 ersättare. Nämnden har haft 5 sammanträden under 2015 till och med den 17 november. 3

6 2.4 Överförmyndarnämndens budget och bokförda kostnader Budgeten för 2015 uppgår till 750 kkr och drygt 778 kkr har förbrukats enligt kontoställning per den 21 december Återsök av medel från Migrationsverket har gjorts med drygt 275 kkr. Kostnaderna består i huvudsak av löner, arvoden samt arbetsgivaravgifter. 2.5 Genomgång av överförmyndarnämndens protokoll för 2015 För att bilda oss en uppfattning om hur ärenden och verksamhet sköts under året har protokollen gåtts igenom. Vi har noterat följande: - Delegationsordningen har uppdaterats. - Årsräkningar för 2014 lämnas in sent och är inte reglerade förrän i juni ÖF har tom oktober året efter på sig att granska årsräkningarna. - Utökning av tjänstgöringsgrad för handläggaren inom nämnden har ökat från 50 till 70 %. Hur ska kommunsekreterartjänsten på 50 % upprätthållas av samma handläggare? - Nämnden är inte fulltalig utan oftast är 4 närvarande. - Det är svårt att få en bild av hur återsökning av medel för ensamkommande barn är fungerar via protokollen. - Nytt ersättningssystem för gode män från januari 2016, vilket innebär att schablonersättning betalas ut med 4,5 % på ett prisbasbelopp samt reseersättning. Arvodet avser ensamkommande barn. - I december 2015 fanns det 65 ensamkommande barn i kommunen varav 10 saknar god man. Kommunen förväntas ta emot ytterligare 54 barn under 2016 enligt prognos från länsstyrelsen. 2.6 Noteringar från 2013 års granskning av Överförmyndarnämnden I stort fungerade verksamheten bra De noteringar vi gjorde var följande: - Sårbarheten är stor eftersom det bara finns en handläggare. - Vi rekommenderade att delegationsordningen (från år 2000) skulle ses över och anpassas till de förutsättningar som gäller idag. - Se över antalet ledamöter i nämnden eftersom minimiantalet, enligt lagstiftningen, är 3 och nuvarande nämnd består av 5 ledamöter. En del av ovan noteringar har åtgärdats, se vidare avsnitt 3. 4

7 3. Revisionell bedömning 3.1 Bedömning av valnämnden Valnämnden har inte haft någon verksamhet under 2015 och inga kostnader finns bokförda på verksamheten. Vi har noterat att valnämnden numera har ett reglemente, vilket inte var fallet I reglementet ( 20) framgår att nämnden får uppdra till förtroendevald eller tjänsteman att underteckna handlingar på nämndens vägnar enligt av nämnden lämnade direktiv. Inga övriga noteringar har gjorts vid granskningen. 3.2 Bedöming av överförmyndarnämnden Vi bedömer att överförmyndarnämndens verksamhet i stort fungerar tillfredsställande. Delegationsordningen har uppdaterats efter tidigare rekommendation. Sårbarheten inom organisationen med en handläggare kvarstår men tidigare handläggare finns kvar på annan tjänst inom kommunen, vilket skulle kunna nyttjas i en krissituation. Vi rekommenderar följande: - Se över personalbemanningen utifrån att antalet ensamkommande barn beräknas öka. - Fortsätt att rekrytera gode män för att möta upp behovet under 2016 eftersom kommunen kommer att få ta emot fler ensamkommande barn. - Ekonomiuppföljningen behöver bli tydligare till nämnden. - Fortsätt arbetet med att förenkla arvodesbestämmelserna för gode män. Intervjuade personer Ingrid Larsson, kommunsekreterare och handläggare överförmyndarnämnden Annika Eklund, ordförande I överförmyndarnämnden Helen Söderberg, ekonom 5

8 Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument Deloitte AB 6