Oktober Uppföljning av revisionsrapporter i Timrå kommun

Transkript

1 Oktober 2014 Uppföljning av revisionsrapporter i Timrå kommun

2 Innehåll Sammanfattning... 2 Uppdrag och bakgrund... 2 Revisionsfråga... 2 Revisionskriterier... 2 Svar på revisionsfrågan Inledning Uppdrag och bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Avgränsning Metod Uppföljning av rapporter Granskning av upphandling Granskning av försörjningsstöd... 5 Intervjuade/uppgiftslämnare

3 Sammanfattning Uppdrag och bakgrund En viktig del i arbetet för revisorerna är att följa upp i vilken mån förvaltningar och nämnder tar till sig synpunkter och rekommendationer för att förbättra rutiner och nämndernas/styrelsernas interna kontroll. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Timrå kommun har Deloitte genomfört en uppföljning av två revisionsrapporter om upphandling (2012) och försörjningsstöd (2010). Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är om revisionens rapporter leder till förändringar i system, rutiner och den interna kontrollen. Revisionskriterier Granskningen har i huvudsak utgått från revisionens avlämnade rapporter med förslag till förändringar, nämndens yttranden samt intervjuer med ansvariga tjänstemän. Svar på revisionsfrågan Uppföljningen visar att revisionens rapporter behandlas av nämnd/styrelse. Åtgärder i enlighet med revisorernas synpunkter och rekommendationer genomförs i huvudsak. De rekommendationer som avser konkreta förändringar i exempelvis rutiner har lett till åtgärder. Exempel på sådana åtgärder är reviderade riktlinjer i upphandlingspolicy med vägledning samt utökade kontrollaktiviteter inom ram för internkontrollen. Andra områden där arbete påbörjats men inte slutförts är exempelvis rutin för kvalitetssäkring av upphandlingar. När det gäller granskningen av försörjningsstödet inom socialnämndens ansvarsområde har samtliga rekommendationer åtgärdats. Timrå DELOITTE AB Marianne Harr Certifierad kommunal revisor 2

4 1. Inledning 1.1 Uppdrag och bakgrund En viktig del i arbetet för revisorerna är att följa upp i vilken mån förvaltningar och nämnder tar till sig synpunkter och rekommendationer för att förbättra rutiner och nämndernas/styrelsens interna kontroll. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Timrå kommun har Deloitte genomfört en uppföljning av två revisionsrapporter. 1.2 Revisionsfråga Projektet syftar till att undersöka om rapporterna behandlats av styrelsen/nämnden, vilka åtgärder som vidtagits och vilka åtgärder som planeras. Den övergripande revisionsfrågan är om revisionens rapporter leder till förändringar i system, rutiner och den interna kontrollen. Granskningen ska besvara följande kontrollmål: När behandlades rapporten i berörd nämnd? Vilka åtgärder har vidtagits med anledning av rapporten? Vilka åtgärder planeras? 1.3 Revisionskriterier Revisionskriterierna är de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser och bedömningar. I denna granskning har revisionskriterierna huvudsakligen utgjorts av gällande rutiner och revisionens avlämnade rapporter med förslag till förändringar. 1.4 Avgränsning Uppföljningen avgränsas till två revisionsrapporter: Granskning av upphandling 2012 Granskning av försörjningsstöd Metod Bedömningar, synpunkter och åtgärdsförslag har gåtts igenom. De svar som nämnder/styrelser lämnat har granskats och kompletterande intervjuer har genomförts med berörda tjänstemän för att ta reda på aktuellt läge i frågorna. 3

5 2. Uppföljning av rapporter 2.1 Granskning av upphandling Revisionsfråga och sammanfattande bedömning Övergripande revisionsfråga är om kommunens verksamheter följer Lag om offentlig upphandling och interna regelverk för området. I granskningen ingick att följa upp vidtagna åtgärder i revisionsrapport om skolinvestering. Den sammanfattande bedömningen var att kommunstyrelsen och kulturoch tekniknämnden i huvudsak genomfört revisorernas rekommendationer i granskning om skolinvesteringen. Behov om att förstärka rutinerna för kvalitetssäkring uppmärksammades dock. Ett antal brister konstaterades vad gäller formalia. er lämnades om att utarbeta rutiner och riktlinjer för hur upphandlingar ska genomföras. Mallar och andra hjälpmedel bör tas fram liksom genomförandet av regelbunden utbildning för att underlätta och säkra att kraven klaras. Lämnade rekommendationer och nämndens åtgärd Kommunstyrelsen behandlade rapporten vid sammanträde Förslag på återremiss av kommunledningskontorets svarsförslag ställdes och avslogs. Inaktuella dokument tas bort från kommunens hemsida samt att nytt regelverk upprättas. Åtgärd: I svaret angavs att nya styrdokument är under upprättande och gamla dokument kommer att upphävas och tas bort från hemsidan. Upphandlingspolicy har beslutats i kommunstyrelsen (maj 2013) och vägledande råd och bestämmelser för upphandling har tagits fram. Handlingarna finns att tillgå via hemsidan. Klargör upphandlingsenhetens övergripande ansvar för kommunens upphandlingar. Det gäller även processen för upphandling och hur olika typer av upphandling ska genomföras. Åtgärd: Hur olika typer av upphandling ska genomföras samt ansvarsfördelning har klargjorts i framtagna styrdokument. En processbeskrivning har upprättats. Upphandlingsenheten ska kontaktas/informeras om ramavtal inte finns. Ett genomförande av utbildningsinsatser vid förvaltningarna planeras under hösten

6 Rutiner för uppföljning av ramavtalstrohet gentemot ramavtal upprättas. Åtgärd: I svar anges att rutiner finns och tydliggörs i nya styrdokument. Förvaltningarna svarar själva för uppföljningen, någon återrapportering till övergripande nivån sker inte i dagsläget. Av senaste internkontrollplan framgår att informationsinsatser kring ramavtal samt belysning av områden som saknar ramavtal ska göras. Se över avtalet med Sundsvalls kommun angående gemensamma upphandlingar för att närmare reglera ansvar och vad som gäller vid eventuell tvist. Åtgärd: I svar anges att översyn pågår. Arbetet med översyn pågår fortfarande enligt uppgifter. Utarbeta rutiner för att kvalitetssäkra samtliga upphandlingar. Åtgärd: Upphandlingsenheten ska alltid vara delaktig vid upphandling enligt rutinerna, dock ej vid avrop ramavtal och direktupphandling till lågt värde. Nämnd svarar för att upprätta och tillämpa dokumentation kring upphandlingsärenden. En checklista för dokumentationen har tagits fram vid upphandlingsenheten. Uppgifter saknas om utförda kontroller kring att checklistan följts. Se över vem som har rätt att besluta och teckna avtal särskilt när det gäller upphandlingar som berör flera förvaltningar. Åtgärd: Av vägledningen framgår vem som beslutar och tecknar avtal vid förvaltningsövergripande upphandlingar. 2.2 Granskning av försörjningsstöd Revisionsfråga, iakttagelser och rekommendationer Den övergripande revisionsfrågan var att bedöma om det finns ändamålsenliga riktlinjer och rutinbeskrivningar för försörjningsstödet samt efterlevnaden av dessa. Följande redovisades i sammanfattning: Nämnden har inte fastställt mål för verksamheten. Långtgående delegation med enmansärenden ställer krav på att det finns rutiner som säkrar god intern kontroll i handläggningsprocessen. Kontroll av handläggning av ärenden i sin helhet görs inte. Rutiner för att återrapportera resultat i uppföljning av den interna kontrollen behövs. Uppmärksammat kontrollmoment som bör ses över och dokumenteras. 5

7 Beslut i ärende och upplägg i ärendesystem tas/görs av en och samma person. Rutiner för kontroll vid utbetalning behöver ses över och rutinbeskrivning upprättas. Befintliga riktlinjer för ekonomiskt bistånd behöver revideras kontinuerligt. Lämnade rekommendationer och nämndens åtgärd Socialnämnden behandlade rapporten vid sammanträde Att nämnden fastställer mål för verksamheten avseende ekonomiskt bistånd. Åtgärd: Inför nytt verksamhetsår kommer effektmål och styrtal att utformas gällande IFO:s verksamhet utifrån socialnämndens övergripande mål. Några mål för IFO:s verksamhet har inte formulerats i IFO:s senaste verksamhetsplan (2014). Tydlighet i kontrollen av långtgående delegation med enmansärenden i handläggningsprocessen. Kontroll av handläggning av ärenden i sin helhet behövs. Dokumentera rutiner som säkerställs inom ram för internkontrollen. Åtgärd: Riktlinjer för handläggning av ekonomiskt bistånd kommer att revideras årligen. Hur kontrollen av ärendehandläggningen ska genomföras kommer att skrivas in i rutinerna och redovisas i nämnd. Beslut enligt delegation återrapporteras i nämnd. Av senaste internkontrollplan framgår att kontroller görs vid utbetalning genom stickprov. Rutin för återrapportering i nämnd av resultat inom internkontrollen finns. Även rutinen för dokumentation och ärendehandläggning följs upp inom ram för internkontrollen. er lämnades om att se över riktlinjerna och överväga dokumentation kring kontrollmoment som: Kommuninvånarregister (KIR) och ID-kontroll Handlingsplaner och genomförandeplaner om den sökande står till arbetsmarknadens förfogande Sjukintyg för de sökande som inte står till arbetsmarknadens förfogande p.g.a. sjukdom Kontoutdrag Information från fastighets- och bilregister Åtgärd: Av senast reviderade riktlinjer framgår ovan kontrollmoment. Underlag som styrker uppgifter hämtas in enligt rutinbeskrivningar. Kontroller av att momenten gås igenom genomförs genom stickprov av första linjens chef eller i förekommande fall av IT strateg. 6

8 Införa systemmässiga behörighetskontroller och stärka kontrollen vid utbetalningar. Åtgärd: Rutiner för utbetalningar ska ses över och rutinbeskrivning upprättas. Någon rutinbeskrivning finns inte upprättad. I dagsläget är behörigheter att lägga upp nya hushåll begränsade till två personer som arbetar med fördjupad utredning. Dagliga kontroller sker via attestlista så att namn och personnummer finns med vid utbetalningar. Befintliga rutiner bör revideras kontinuerligt. Åtgärd: Riktlinjer och rutiner revideras kontinuerligt. Intervjuade/uppgiftslämnare Stefan Dahlén, socialchef, socialförvaltningen Kristina Jönsson, upphandlingssekreterare, upphandlingsenheten 7

9 Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument Deloitte AB