Granskning avseende kommunens rutiner och riktlinjer för bisysslor inom kommunledningens verksamhet

Transkript

1

2 Granskning avseende kommunens rutiner och riktlinjer för bisysslor inom kommunledningens verksamhet Härryda kommun Maj 2014 Johan Osbeck, certifierad kommunal revisor Pernilla Lihnell, certifierad kommunal revisor

3 Innehåll Sammanfattning Inledning Granskning Diskussion och bedömning

4 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Härryda kommun har Deloitte, genom en förstudie, granskat kommunens rutiner och riktlinjer för bisysslor inom kommunledningens verksamhet. Den övergripande revisionsfrågan var om kommunen har system och rutiner och om rutinerna har tillämpats för att säkra att anställda inte utför bisysslor som kan leda till skada för kommunen. Sammanfattande iakttagelser Förstudien har inte funnit att någon av cheferna i kommunledningen har någon otillåten bisyssla. Kommunen har inga särskilda riktlinjer utöver vad som stadgas i lag och kollektivavtal avseende bisysslor, men har sammanfattat dessa styrdokument i egna anvisningar benämnda Regler för bisysslor som ligger på kommunens intranät. Dessutom har kommunen tagit fram blankett för bisyssla som ifylls på eget eller chefs initiativ. Bedömning Vi bedömer, såvitt denna förstudie kunnat visa, att kommunen har tillräckliga system och rutiner samt tillämpar dessa för att säkra att anställda inte utför bisysslor som kan leda till skada för kommunen. Införandet av enkla riktlinjer, riskbedömningar, stratifierade kontroller och stickprov samt fråga under medarbetarsamtal skulle med en liten resursinsats öka kommunens interna kontroll avseende bisysslor väsentligt. Vi bedömer att en fördjupad granskning inte är befogad i nuläget. Rekommendationer Vi rekommenderar kommunen att Utarbeta riktlinjer för hur arbetet med att minska risken för förtroendeskadliga eller konkurrerande bisysslor ska ske Göra och dokumentera en riskbedömning med jämna mellanrum avseende bisysslor Utifrån riskbedömningen utföra stratifierade stickprov hos medarbetare inom de processer/ branscher där riskbedömningen visat detta befogat. Införa en stående rubrik vid medarbetarsamtal där bisyssla berörs. 2

5 1. Inledning 1.1 Bakgrund I Lag (1994:260) om offentlig anställning finns regler om offentliganställdas bisysslor. Bisyssla regleras även i kollektivavtalets allmänna bestämmelser (AB 05). I regelverken definieras vad som är bisyssla och anger i huvudsak tre olika typer av bisysslor som kan innebära negativa konsekvenser i anställningen; förtroendeskadliga, arbetshindrande och konkurrerande bisysslor. Hur stor är förekomsten av bisysslor inom kommunledningen och vilka riktlinjer har kommunledningen för anställdas bisysslor? 1.2 Syfte, revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan var: Har kommunen system och rutiner och har rutinerna tillämpats för att säkra att anställda inte utför bisysslor som kan leda till skada för kommunen? I granskningen behandlades dessutom följande underliggande kontrollmål: I vilken utsträckning har anställda inom kommunledningen bisysslor? Har kommunen riktlinjer eller regler för bisysslor? Efterlevs regelverket för anställdas bisysslor? 1.3 Metod och revisionskriterier Dokumentstudier Vi har analyserat kommunens eventuella dokumentation och riktlinjer Intervjuer Intervju har genomförts med kommunens personalchef Revisionskriterier Lag (1994:260) om offentlig anställning Kollektivavtalet Allmänna bestämmelser (AB 05) Härryda kommuns eventuella interna rutinbeskrivningar och riktlinjer Faktakontroll Rapporten är faktakontrollerad av de respondent. 1.4 Avgränsning Granskningen är översiktlig då den är en förstudie, vilket innebär att intervjuer med ett begränsat antal personer genomförts. Urvalet av 3

6 medarbetare som granskats är begränsat till anställda inom kommunledningen och ledande befattningar inom Härryda kommun: Kommundirektör Ekonomichef Personalchef Kanslichef Sektorchefer Totalt omfattade granskningen åtta medarbetare. 4

7 2. Granskning 2.1 Inledning Hur offentliganställda ska förhålla sig till bisysslor regleras i Lag om offentlig anställning (LOA) och kollektivavtalet Allmänna bestämmelser (AB 05). 2.2 Lagar och avtal Lagar I LOA (utdrag) framgår följande avseende bisysslor: 2 Följande föreskrifter i lagen gäller också arbetstagare hos kommuner, landsting och kommunalförbund, nämligen 7-7 c om bisysslor, Bisysslor 7 En arbetstagare får inte ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. 7 a Arbetsgivaren skall på lämpligt sätt informera arbetstagarna om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten enligt 7. 7 b En arbetstagare skall på arbetsgivarens begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren skall kunna bedöma arbetstagarens bisysslor. 7 c En arbetsgivare skall besluta att en arbetstagare som har eller avser att åta sig en bisyssla som inte är förenlig med 7 skall upphöra med eller inte åta sig bisysslan. Beslutet skall vara skriftligt och innehålla en motivering Kollektivavtal I AB 05 berörs bisysslor enligt nedan: Kap 3, 8 Bisysslor Mom. 1 Arbetstagare ska på anmäla bisyssla och lämna de uppgifter, som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan a) inverka hindrande för arbetsuppgifterna b) innebära verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens. Anmärkning 1 Rättsnätet, Notisum

8 Förtroendeskadlig bisyssla för arbetstagare inom kommun, landsting eller kommunalförbund regleras i 7 lagen om offentlig anställning (LOA). För arbetstagare anställd hos annan arbetsgivare än kommun, landsting eller kommunalförbund gäller även att bisyssla kan förbjudas av arbetsgivare om den kan c) påverka arbetstagarens handläggning av ärenden i sitt arbete hos arbetsgivaren. Mom. 2 Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla enligt detta avtal. 2 Kommentarer En arbetstagare får inte ha bisyssla som kan verka hindrande i det ordinarie arbetet, konkurrera med kommunen, rubba eller skada kommunens anseende. Kommunen avgör hur den informerar sina anställda om bisysslor. På anmodan ska arbetstagare lämna den information kommunen begär för att kunna utreda en bisyssla men den anställde har ingen anmälningsplikt. Kommunen ska besluta, skriftligt med motivering, om att en arbetstagare inte ska åta sig eller upphöra med en bisyssla som bedöms icke lämplig. 2.3 Intervju Personalchef Under intervjun beskriver personalchefen att kommunen inte upprättat någon särskild policy eller särskilda riktlinjer för bisysslor i kommunen, utan kommunen hänvisar till de skrivningarna som finns i LOA och AB 05. På kommunens intranät finns, enligt personalchefen, under rubriken personal en kort information, Regler för bisyssla 3 (Se bilaga 1), kring kommunens syn på bisysslor, hänvisning till AB 05 samt länk till blankett 4 (Se bilaga 2) för ifyllande om bisyssla. Blanketten fylls i av medarbetare som själva vill att deras bisyssla, planerad eller pågående, ska bedömas av kommunen eller på uppmaning av sin närmaste chef för att utreda och besluta om huruvida otillåten bisyssla förekommer eller inte. Kommunen kontrollerar inte medarbetarnas eventuella bisysslor utan medarbetarna ska själva anmäla bisyssla som de är osäkra på är förenliga med anställningen. Däremot begär kommunen att kommundirektör, i anställningsavtal, ska avtala att inte ha eller åta sig några bisysslor. Det finns heller inte inskrivet i mall för medarbetarsamtal att frågan om bisyssla ska beröras. Enskilda ärende kommer ibland upp, ofta orsakat av trötthet och då tar aktuell chef en dialog med medarbetaren och de gånger det dykt upp något sådant ärende brukar det lösa sig. 2 SKL Kommentus AB, Allmänna bestämmelser (AB), i lydelse fr.o.m Personalfunktionen Härryda kommun, Regler för bisyssla, odat. 4 Personalfunktionen Härryda kommun, Anmälan för bisyssla, 2012/09. 6

9 Som beskrivits i inledningen avser denna förstudie i huvudsak ledningspersonal i kommunen: Kommundirektör, ekonomichef, personalchef, kanslichef samt fyra sektorchefer. Enligt personalchefen har ingen av dessa någon bisyssla som är förtroendeskadlig eller konkurrerande. Såvitt personalchefen känner till följer kommunen AB 05 och inget större ärenden avseende bisyssla har heller uppkommit under de senaste 7 åren, ej heller avseende myndighetsutövning. I ett fall framkom att en medarbetare gjort inköp från företag i vilket medarbetaren var suppleant i styrelsen. Detta har utretts och ska åtgärdas och berodde, enligt personalchefens bedömning, på okunskap. Iakttagelser Kommunen erbjuder medarbetarna information om bisysslor via sitt interna intranät samt vidhängande blankett. Då det inte finns några riktlinjer som reglerar hur information ska ske kan det finnas medarbetare som inte känner till regler kring bisysslor. Om kommunen bedömer att medarbetares och chefers kunskap om bisysslor är väsentlig, men inte vill reglera detta i riktlinjer, skulle en systematik kunna skapas kring kompetens och hantering av bisysslor, utan nämnvärd resursinsats, genom att exempelvis ha med bisysslor som en stående rubrik i mall för medarbetarsamtal el. dyl. Här skulle även en kontroll kunna ske om det finns bisyssla och hur den bör hanteras. 2.4 Övriga kontrollmoment Leverantörsregister Som ett kontrollmoment i förstudien har vi bett en ekonom i kommunen kontrollera huruvida någon av de åtta granskade cheferna finns registrerade som leverantörer i kommunens leverantörsregister. Vi har fått svaret att det finns inget företag upplagt med någon av dessa personers personnummer. Sökningen är gjord från till och med mars Bolagsverket Vi har genomfört sökningar , i bolagsverkets databaser, genom verktyget Retriever. Sökningar gjordes med personnummer för samtliga åtta chefer i ledningsgruppen. Vi sökning framkom att en chef är registrerad som firmatecknare i ett handels- och kommanditbolag. Bolaget är inaktivt Sociala nätverk Några av cheferna i förstudien finns på LinkedIn men inget framkommer där som kan härröra till bisyssla. 7

10 3. Diskussion och bedömning 3.1 Samlade iakttagelser Kommunen har inga särskilda riktlinjer eller någon policy som reglerar bisysslor i kommunen. Det finns heller inget krav från lagstiftaren eller i kollektivavtal att så ska vara fallet. Kort information angående vad som gäller för bisysslor samt hur anställda ska anmäla bisyssla finns på kommunens intranät. Inga väsentliga ärenden har uppkommit under de senaste sju åren enligt personalchefen. Ingen av de åtta granskade cheferna har, enligt personalchefen, någon bisyssla som är förtroendeskadlig eller konkurrerande och vi har inte funnit något som motsäger det i våra kontroller. Medarbetare med bisysslor kopplat till företag eller branscher som levererar varor och tjänster till kommunen kan framförallt innebära risk för förtroendeskada för kommunen. Det kan därför finnas anledning för kommunen att överväga hur en ökad grad av kontroll av att oönskade bisysslor inte äger rum utan att skapa en orimligt stor kontrollapparat. 3.2 Bedömning Vi bedömer, såvitt denna förstudie kunnat visa, att kommunen har tillräckliga system och rutiner samt tillämpar dessa för att säkra att anställda inte utför bisysslor som kan leda till skada för kommunen. Införandet av enkla riktlinjer, riskbedömningar, stratifierade kontroller och stickprov samt fråga under medarbetarsamtal skulle med en liten resursinsats öka kommunens interna kontroll avseende bisysslor väsentligt. Vi bedömer att en fördjupad granskning inte är befogad i nuläget. 3.3 Rekommendationer Vi rekommenderar kommunen att Utarbeta riktlinjer för hur arbetet med att minska risken för förtroendeskadliga eller konkurrerande bisysslor ska ske Göra och dokumentera en riskbedömning med jämna mellanrum avseende bisysslor Utifrån riskbedömningen utföra stratifierade stickprov hos medarbetare inom de processer/ branscher där riskbedömningen visat detta befogat. Införa en stående rubrik vid medarbetarsamtal där bisyssla berörs. 8

11 Bilaga 1 till Granskning avseende kommunens rutiner och riktlinjer för bisysslor inom kommunledningens verksamhet

12 Bilaga 2 till Granskning avseende kommunens rutiner och riktlinjer för bisysslor inom kommunledningens verksamhet

13 Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument Deloitte AB