Granskning av bisysslor. Region Halland. Revisionsrapport. April 2011 Anita Andersson Rebecca Andersson Carl-Magnus Stensson

Transkript

1 Granskning av bisysslor Region Halland Revisionsrapport April 2011 Anita Andersson Rebecca Andersson Carl-Magnus Stensson

2 Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Inledning... 4 Bakgrund... 4 Syfte, avgränsning och metod... 4 Granskningsresultat... 5 Lagen om offentlig anställning och Allmänna bestämmelser... 5 Riktlinjer angående bisysslor inom Region Halland... 5 Uppföljning av bisyssla... 6 Överenskommelse om tillåtna bisysslor och beslut om förbud av bisyssla... 6 Påföljder... 7 Bisysslor hos regionens anställda... 7 Regionen Halland köp av varor och tjänster från företag där anställda har ett engagemang.. 8 Revisionell bedömning of 9

3 Sammanfattning Komrev inom PwC har på uppdrag av revisorerna i Region Halland genomfört en granskning av bisysslor. Granskning omfattar samtliga anställda läkare, psykologer, sjukgymnaster, tandläkare och chefer inom Region Halland. Granskningen omfattar även personalgrupper inom tekniskservice (bl.a. elektriker, reparatörer, drift tekniker, vaktmästare) vid Regionservice. Efter genomgång av befintliga regelverk/lagar, intervjuer/diskussioner med personalchefer vid de olika förvaltningarna, registeranalys samt stickprovskontroller sammanfattas våra iakttagelser och synpunkter nedan: Utifrån Region Hallands personaladministrativa system över berörda personalgrupper, uppgick antal tillsvidareanställda per den 31/ till 1260 personer. Sökningar har gjorts i Bolagsverkets register. Resultatet visar på 302 anställda har företag varav flera anställda har engagemang i flera företag, fördelade enligt nedan. Bostadsrättsföreningar och idrottsföreningar är exkluderade i materialet. Redovisning görs på antal tillsvidareanställda, antalet registreringar och andelen registreringar i procent. Personalgruppen Psykologer har flest andel anställda med engagemang i bolag med 33 %. Totalt uppgår snittet för urvalet till 24 %. Enligt granskningsresultatet är 17 tandläkare engagerade i 34 bolag. Vi kan konstatera att tjänster och varor har köpts in för 1,3 mnkr per år för 2009 och 2010 av leverantörer där anställd har ett engagemang i bolaget. Vi anser att Region Halland centralt har upprättat ändamålsenliga riktlinjer och rutiner avseende bisysslor. Vi ser positivt på att man även tagit fram olika checklistor för bl.a. inventering och bedömning samt presentationsmaterial som kan underlätta information och bedömning. Ansvaret för uppföljningen och bedömningen om anställdas bisysslor kan vara förtroendeskadlig, arbetshindrande eller konkurrerande har lagts ut på varje personalansvarig chef. Utifrån de stickprovskontroller och intervjuer som genomförts kan vi konstatera att följsamheten av regelverket brister i flera fall. Vid flera förvaltningar förekommer brister i dokumentationen och diarieföringen fungerar inte fullt ut. Vidare anser vi att rutinerna vem som ansvarar för diarieföringen bör säkerställas. Inom Regionen sker ingen inventering/uppföljning av bisysslor varken på förvaltningsnivå eller på aggregerad central nivå vilket vi anser bör ske som en del i den interna kontrollen. Detta för att tydligare säkerställa att bisysslor inte verkar förtroendeskadligt, arbetshindrande eller konkurrerande. Resultatet av uppföljningen bör sedan redovisas till respektive nämnd samt Regionstyrelsen. 3 of 9

4 Inledning Bakgrund Revisorerna i Region Halland har gett Komrev inom PwC i uppdrag att granska förekomsten av bisysslor samt de riktlinjer och rutiner som berör området. Under 2004 genomfördes en granskning av bisysslor i dåvarande Landstinget Halland. De avvikelser som redovisades var att det saknades övergripande regelverk för bisysslor, rutiner för uppföljning och bedömning av bisysslor samt brister i informationen till verksamhetschefer och anställda. Syfte, avgränsning och metod Revisorerna i Region Halland vill genomföra en granskning av bisysslor. Övergripande revisionsfrågan är: Har Region Halland ett ändamålsenligt system och rutiner för att säkra att anställda inte utför bisysslor som kan leda till skada för Regionen? Granskningen inriktas på följande frågeställningar: I vilken utsträckning förekommer att anställda i regionen har bisysslor? Förekommer upprättat riktlinjer eller regler för bisysslor? Efterlevs regelverket för anställdas bisysslor? Granskningen utgår i grunden från de regler som finns om offentliganställdas bisysslor. I regelverken definieras vad som är bisyssla och anger i huvudsak tre olika typer av bisysslor som kan innebär negativa konsekvenser i anställningen; förtroendeskadliga, arbetshindrande och konkurrerande bisysslor. Granskning omfattar samtliga anställda läkare, psykologer, sjukgymnaster, tandläkare och chefer inom Region Halland. Granskningen omfattar även personalgrupper inom tekniskservice (bl.a. elektriker, reparatörer, drift tekniker, vaktmästare) vid Regionservice. Granskningen har skett genom sökning i Bolagsverkets näringslivsregister. Uppgifter hämtas från regionens personaladministrativa system ( ) och matchning mot Bolagsverkets registrerade uppgifter omfattande företagsform (enskild firma, handelsbolag, kommanditbolag, aktiebolag etc.) och uppdrag eller anknytning till företag (innehavare, delägare, ledamot, suppleant etc) har gjorts. Anknytning till bostadsrättsföreningar och idrottsföreningar har exkluderats i sökningen. Uppgifter från Bolagsverket stäms slutligen av mot dåvarande Landstinget Hallands leverantörsregister för 2009 och of 9

5 Intervjuer/diskussioner har genomförts med personalchefer vid aktuella förvaltningarna samt med Regionens personaldirektör. Rapporten är sakavstämd av berörda tjänstemän. Granskningsresultat Lagen om offentlig anställning och Allmänna bestämmelser I Lagen om Offentlig Anställning 7 framgår att en arbetstagare inte får ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans/hennes eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. Arbetsgivaren ska på lämpligt sätt informera arbetstagarna om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten. Vidare framgår att en arbetstagare på arbetsgivarens begäran ska lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren ska kunna bedöma arbetstagarens bisysslor. En arbetsgivare ska besluta att en arbetstagare som har eller avser att åta sig en bisyssla som inte är förenlig ska upphöra med eller inte åta sig bisysslan. Beslutet ska vara skriftligt och innehålla en motivering. Enligt kollektivavtalets Allmänna Bestämmelser 3 kap. 8 anges att arbetstagare på begäran ska anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för bedömningen av bisysslan. Arbetsgivaren får förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att bisysslan kan: verka hindrande för arbetsuppgifterna, innebära verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens, påverka arbetstagarens handläggning av ärenden i sitt arbete hos arbetsgivaren. Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla. Riktlinjer angående bisysslor inom Region Halland Region Halland har tagit fram riktlinjer för att medarbetarna ska veta vilka regler som gäller vid utförande av bisysslor. Med bisyssla avses varje syssla tillfällig eller permanent som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Där det finns anledning att anta att en arbetstagare står i begrepp att påbörja en bisyssla är det möjligt för arbetsgivaren att förbjuda den även om den aldrig utövats. Det finns inget generellt bisyssleförbud utan varje medarbetares bisyssla måste prövas var för sig. I riktlinjerna beskrivs vikten av att chefer informerar om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten. Lämpliga tillfällen att ta upp detta är på arbetsplatsträffar, vid medarbetarsamtal eller vid nyintroduktion av nya medarbetare. Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla. 5 of 9

6 Enligt regionens riktlinjer är bisyssla tillåten om den inte omfattas av nedanstående beskrivning: Förtroendeskadlig bisyssla (LOA, 7) Medarbetaren får inte ha någon bisyssla som kan påverka opartiskhet i arbetet eller skada regionens anseende. Medarbetaren får inte heller åta sig bisysslor som medför risk för att jäv uppkommer för medarbetaren eller någon annan på samma arbetsplats. Arbetshindrande bisyssla (AB, 8) Bisysslan får inte påverka kvalitén på medarbetarens arbetsinsatser eller hans/hennes möjlighet att fullgöra en god arbetsprestation. Vidare får bisyssla inte medföra att medarbetaren får en för tung arbetsbörda eller att de olika arbetsuppgifterna kolliderar i tid. Konkurrerande bisyssla (AB, 8) Av anställningsavtalet följer underförstått att arbetstagaren har åtagit sig att inte ha bisyssla som konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet. Medarbetaren får inte genom arbete i eget regi, hos annan arbetsgivare eller genom annat uppdrag inneha bisyssla i verksamhet med samma utbud och kundkrets som regionen. Bisysslan får inte heller påverka Region Hallands verksamhet, intäkter eller affärsuppgörelser på ett skadligt sätt. Uppföljning av bisyssla Varje chef ska inhämta uppgifter och ha kännedom om vilka bisysslor som medarbetarna har. När uppgifter om bisyssla begärs måste hänsyn tas till medarbetarens integritet och får därför inte inhämtas på ett sådant sätt att medarbetaren känner sig skyldig att lämna uppgift om politisk, religiös, kulturell eller annan åskådning. Medarbetaren är skyldig att lämna de uppgifter om bisyssla som behövs för att chefen ska kunna bedöma om bisysslan är tillåten eller inte. Omprövning av tidigare godkända bisysslor bör ske regelbundet. Vid bedömning ska inte bara den egna verksamheten utan hela Regionens intresse beaktas. Överenskommelse om tillåtna bisysslor och beslut om förbud av bisyssla Varje chef har en skyldighet att inom rimlig handläggningstid och i varje enskilt fall ta ställning till om bisysslan är tillåten. Är situationen sådan att chefen inte kan fatta beslut ska frågan överlämnas till närmast högre chef för ställningstagande. Vid oklara eller prejudicerande fall ska samråd ske med förvaltningschef eller personalchef. Innan chefen överlämnar beslut till medarbetaren bör de ha en dialog där chefen kan kontrollera om uppgifterna om bisysslan är riktiga och förklara motivet för det fattade beslutet. Vid arbetshindrande bisyssla bör en diskussion föras vad gäller omfattning och förläggning av bisysslan. Överenskommelse om tillåtna bisysslor och förbud mot bisyssla ska vara skriftliga. Kopia ska överlämnas till berörd medarbetare och diarieföras vid förvaltningen. 6 of 9

7 Arbetsgivaren kan ensidigt besluta om bisyssla är tillåten eller inte. Vid förbud mot bisyssla bör skälig tid ges för avveckling, dock högst 3 månader. Samråd bör alltid ske med chefen innan medarbetaren ta på sig nya bisysslor. Följande checklistor har tagits fram och kan ses som ett stöd inom området: Är bisysslan tillåten eller förbjuden? Checklista för bedömning Inventering av bisyssla Överenskommelse till bisyssla Förbud mot förtroendeskadlig bisyssla I övrigt hänvisar Regionen till aktuella lagar, förordningar och avtal; Allmänna bestämmelser och Lagen om offentlig anställning. Påföljder Genom anställningsavtalet förbinder sig medarbetaren att vara lojal mot arbetsgivaren och prioritera dess verksamhet. Att fullgöra bisyssla som inte godkänts av arbetsgivaren kan därför stå i strid med anställningsavtalet. Om medarbetaren brister i sina skyldigheter genom att inte lämna uppgift om bisysslan eller inte följer beslut om förbud mot bisyssla kan detta leda till disciplinpåföljd (varning enligt AB) eller i svårare/upprepade fall till uppsägning. Bisyssla som innebär att arbetstagaren missbrukar ett givet förtroende för egen vinning kan leda till avsked. Bisysslor hos regionens anställda Utifrån Region Hallands personaladministrativa system över berörda personalgrupper, uppgick antal tillsvidareanställda per den 31/ till 1260 personer. Sökningar har gjorts i Bolagsverkets register. Resultatet visar på 302 anställda har företag varav flera anställda har engagemang i flera företag, fördelade enligt nedan. Bostadsrättsföreningar och idrottsföreningar är exkluderade i materialet. Redovisning görs på antal tillsvidareanställda, antalet registreringar och andelen registreringar i procent. Personalgruppen Psykologer har flest andel anställda med engagemang i bolag med 33 %. Totalt uppgår snittet för urvalet till 24 %. Enligt granskningsresultatet är 17 tandläkare engagerade i 34 bolag. 7 of 9

8 Typ av tjänst Antal tillsvid. anställda Antal anställda Antal registreringar Andel personer i % Chefer % Läkare % Psykologer % Sjukgymnaster % Tandläkare % Tekniska personal % Totalt % De olika förvaltningarna har kännedom om de centrala riktlinjerna med tillhörande checklistor. Informationen om riktlinjerna för bisysslor lämnas till de anställda vid medarbetarsamtal, vid arbetsplatsträffar och vid introduktion av nyanställda. Enligt uppgifter tas i samband med medarbetarsamtal frågan upp angående om den anställde har någon form av bisyssla. Respektive chef använder sig av Regionens riktlinjer och checklistor (inventering av bisyssla, överenskommelse av bisyssla och förbud mot förtroendeskadlig bisyssla). Vid en eventuell bisyssla gör första linjechefen en första bedömning över om bisysslan är förenliga med regionens riktlinjer och inte inkräktar på verksamheten. I de fall bisysslan är av en mer komplex karaktär och förstalinje chefen behöver ytterligare stöd i sin bedömning tas en kontakt med överordnande chef och/eller personalchef. Utifrån de stickprov och diskussioner med personalchefer framgår det att det finns brister i hur personalansvariga chefer inte dokumentera och diarieför inventering av bisysslor. Vidare framgår det även oklarheter om vem som ansvarar för att diarieföra inventeringen. Enligt respondenterna är beslut om förbud mot bisysslor ingen nämndsfråga utan en ren verkställighetsfråga. Det sker i dagsläget ingen rapportering till nämnderna över de anställdas bisysslor. Enligt uppgifter har det endast i något enstaka fall förekommit disciplinära åtgärder i enlighet med riktlinjerna inom de aktuella förvaltningarna. Enligt uppgifter är det respektive förvaltning som är ansvarig för uppföljning. Ingen central återrapportering sker till regionkontoret och därmed är ingen redovisning möjlig till Regionstyrelsen. Regionen Halland köp av varor och tjänster från företag där anställda har ett engagemang Uppgifterna från Bolagsverket har stämts av mot dåvarande Landstinget Hallands leverantörsregister för 2009 och Aktuella förvaltningar har varit Närsjukvården, Länssjukhuset i Halmstad, Sjukhuset i Varberg, Landstingsstyrelsen, Psykiatrin och Landstingsservice. Resultatet visar på att tjänster och varor har köpts in från 12 leverantörer 2009 och 19 leverantörer 2010 där anställd har 8 of 9

9 engagemang i bolaget (flera förvaltningar kan ha köpt in från samma leverantör, endast en registrering sker). Kostnaderna uppgick totalt till 1,3 mnkr per år både för 2009 och för Upphandlingsenheten har tecknat avtal med fem av dessa leverantörer. Revisionell bedömning Har Region Halland upprättat policy eller regler för bisysslor? Vår bedömning är att Region Halland centralt har upprättat ändamålsenliga riktlinjer avseende bisysslor som förvaltningarna hänvisar till. Vi ser också positivt på att man även tagit fram olika checklistor för bl.a. inventering och bedömning samt presentationsmaterial som kan underlätta information och bedömning. I vilken utsträckning förekommer att anställda i Region Halland har bisysslor? Utifrån det material vi har granskat har 302 utav 1260 tillsvidareanställda engagemang i företag, vilket motsvarar 24 %. Vi kan konstatera att den personalgrupp med procentuellt flest antal anställda med engagemang är psykologer (33 %) följt av läkare (28 %). Vi kan konstatera att tjänster och varor har köpts in för 1,3 mnkr både för 2009 och för 2010 av leverantörer där anställd har engagemang i bolaget. Efterlevs regelverken för anställdas bisysslor? Utifrån de stickprovskontroller och intervjuer som genomförts kan vi konstatera att följsamheten av regelverket brister i flera fall. Vid flera förvaltningar förekommer brister i dokumentationen och diarieföringen fungerar inte fullt ut. Vidare anser vi att rutinerna om vem som ansvarar för diarieföringen bör säkerställas. Inom Regionen sker ingen inventering/uppföljning av bisysslor varken på förvaltningsnivå eller på aggregerad central nivå vilket vi anser bör ske som en del i den interna kontrollen. Detta för att tydligare säkerställa att bisysslor inte verkar förtroendeskadligt, arbetshindrande eller konkurrerande. Resultatet av uppföljningen bör sedan redovisas till respektive nämnd samt Regionstyrelsen. 9 of 9