Granskning av anställdas bisysslor Motala kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av anställdas bisysslor Motala kommun December 2009 Lars Edgren

2 Innehållsförteckning Granskning av anställdas bisysslor... 1 Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning Bakgrund Syfte revisionsfrågor Metod, avgränsning Regelverk avseende anställdas bisysslor Lagen om offentlig anställning (LOA) och Allmänna bestämmelser (AB 05) Riktlinjer angående bisyssla inom Motala kommun Personuppgiftslagen Resultat av granskningen Bisysslor hos kommunens anställda Kommunens köp av varor och tjänster från företag där anställda har en funktion Jäv vid upphandling

3 1. Sammanfattande bedömning Kommunens revisorer har gett Komrev inom PriceWaterhouseCoopers i uppdrag att granska rutiner för hantering av anställdas bisysslor inom Motala kommun. Granskningen har sin utgångspunkt i de regler om anställdas bisysslor som finns i lagen om offentlig anställning (LOA) och allmänna bestämmelser (AB 05) som finns inom kollektivavtalsområdet. I granskningen ställs följande revisionsfrågor: Har kommunen ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor? Efterlevs regelverken för anställdas bisysslor? Förekommer jävsförhållanden vid upphandlingar? Granskningen är genomförd med en s k registeranalys som grund. Bolagsverket har gjort sökningar i sina register mot bakgrund av ett utdrag ur Motala kommuns PA-systems personregister. Från Bolagsverket har sedan erhållits uppgifter om anställdas engagemang i företag. Bolagsverkets uppgifter har sedan i en första analys matchats mot uppgifter tagna ur kommunens leverantörsregister. I en andra analys har sedan bolagsverkets uppgifter matchats mot uppgifter tagna ur ekonomisystemets leverantörsreskontra. Av Bolagsverkets sökningar framkommer, efter rensning av bl a bostadsrättsföreningar, att det återstår ca 400 företag där anställda inom kommunen har en bisyssla i form av engagemang i företag. Av registeranalyserna framkommer att ca 60 företag förekommer i leverantörsregistret där anställda i kommunen har ett engagemang. Av dessa förekommer ca 40 stycken under Som sammanfattande bedömning med utgångspunkt i revisionsfrågorna kan följande sägas: Motala kommun har ändamålsenliga och tydliga regler om bisysslor för anställda. Reglerna anger att ansvaret för kontroll av förekomst av bisyssla och bedömning om bisysslan strider mot lagregelverk och kommunens eget regelverk ligger på chefen inom respektive enhet. Respektive förvaltning har, med revisionens registeranalyser som underlag, kontaktat respektive enhet för att efterhöra kontroll och handläggning för övrigt. Av denna åtgärd visar det sig 2

4 att det förekommer anställda med bisysslor som inte varit kända av enhetsansvariga. Efter kontroll har det visat sig att det inte varit frågan om någon förtroendeskadlig, konkurrerande eller arbetshindrande bisyssla. I de flesta fall har det varit äldre ej gällande registreringar. I något fall har det varit en nyregistrering. I de fall där bisysslan varit känd har den i samband med tidigare bedömningar inte ansetts vara förtroendeskadlig, konkurrerande eller arbetshindrande. Ett område som särskilt bedöms som riskfyllt när det gäller bisysslor är processen kring upphandling av varor och tjänster, där bl.a. risker för jävsförhållanden kan finnas. Granskningen visar att företag där kommunanställda har intressen också är leverantörer till kommunen. Utifrån den kännedom vi har om kommunens upphandlingsverksamhet är vår bedömning att risken för påverkan i upphandlingsprocessen är liten. 2. Bakgrund Motala kommun har mot bakgrund av revisionsplanen för 2009 gett Komrev inom PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska förekomst och rutiner för hantering av anställdas bisysslor. Regler om offentliganställdas bisysslor finns i Lagen om offentlig anställning (LOA) och i de allmänna bestämmelser som finns inom kollektivavtalsområdet (AB 05). Av regelverken framgår att kommunens verksamhet måste utövas på ett sådant sätt att allmänhetens förtroende för kommunen och dess anställdas oberoende och integritet inte kan ifrågasättas. Arbetsgivaren kan förbjuda arbetstagaren att utöva bisyssla om denna anses vara ett hinder för arbetsuppgifterna, påverkar handläggningen av ärende eller är direkt i konkurrens med den bedrivna verksamheten. I regelverken definieras bisyssla som sådan syssla, stadigvarande eller tillfällig, som är utövad vid sidan om anställningen samtidigt den inte räknas till privatlivet. Anställda ska om arbetsgivaren så begär, lämna uppgift om bisyssla och de övriga uppgifter arbetsgivaren kan behöva för att bedöma bisysslans karaktär. Denna uppgiftsskyldighet omfattar alla slags bisysslor. Ett verksamhetsområde som i förarbetena till regelverken särskilt utpekas som riskfyllt när det gäller förtroendeskadliga bisysslor är upphandling av varor och tjänster. 3

5 3. Syfte revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma omfattningen av bisysslor inom kommunen och i vilken mån kommunen har kännedom om de anställdas bisysslor samt tillämpningen och efterlevnaden av regelverken som finns kring området. Granskningen skall besvara följande revisionsfrågor: Har kommunen ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor? Efterlevs regelverken för anställdas bisysslor? Förekommer jävsförhållanden vid upphandlingar? 4. Metod, avgränsning Granskningen av anställdas bisysslor har inriktats mot bisysslor som anställda har genom sitt engagemang och ägande av företag. Granskningen omfattar således inte personal inom kommunen där bisysslan innebär ett anställningsförhållande hos andra företag. Granskningen har genomförts till stor del genom behandling av uppgifter i olika register med hjälp av registeranalysprogram (IDEA). Förfrågan har gjorts hos Bolagsverket om anställda inom kommunen finns registrerade som funktionärer i företag enligt deras handels- och föreningsregister och aktiebolagsregister. Som underlag för denna förfrågan har ett registerutdrag omfattande vissa anställda inom kommunen, översänts till Bolagsverket. Uppgifterna från Bolagsverkets register har matchats mot kommunens leverantörsregister för att kontrollera om de företag där kommunanställda är engagerade som funktionärer varit leverantör till kommunen. För att få kännedom om vilka volymer som dessa affärsförbindelsers omsätter har också en registerbearbetning gjorts mot bokförda kostnader under 2009 fram till mitten av oktober. Utdata från registeranalysen har översänts och kommunicerats med berörda förvaltningschefer. Granskningen är avgränsad till att omfatta anställda som har en hel- eller deltidsanställning i kommunen. 4

6 5. Regelverk avseende anställdas bisysslor Granskningen utgår i grunden från de regler som finns om offentliganställdas bisysslor. I regelverken definieras vad som är bisyssla och anger i huvudsak tre olika typer av bisysslor som kan innebär negativa konsekvenser i anställningen; förtroendeskadliga, arbetshindrande och konkurrerande bisysslor. De regelverk som definierar offentlighetsanställdas bisysslor är Lagen om offentlig anställning (LOA) och Allmänna bestämmelser (AB 05). 5.1 Lagen om offentlig anställning (LOA) och Allmänna bestämmelser (AB 05) Bestämmelserna LOA angående offentliganställdas bisysslor förändrades 2002 från att tidigare endast gälla statligt anställd personal till att också omfatta anställda inom kommuner och landsting. LOA reglerar först och främst de förtroendeskadliga bisysslorna. Arbetsgivar- och arbetstagarparterna har på det primär- och landstingskommunala området träffat centralt kollektivavtal (AB 05). I detta avtal finns också regler om anställdas bisysslor, som främst berör de arbetshindrande och konkurrerande bisysslorna. I båda dessa regelverk anges arbetstagarens skyldighet att på arbetsgivarens begäran lämna uppgifter om bisyssla och arbetsgivarens möjlighet att förbjuda sådan bisyssla som bedöms som olämplig. 5.2 Riktlinjer angående bisyssla inom Motala kommun Motala kommun har 2006 utformat egna riktlinjer för anställdas bisysslor. Riktlinjerna utvecklar och förtydligar i vissa delar de centrala regelverken. Ansvaret för efterlevnaden av regelverken ligger på enhetsnivå och på varje chef som har underlydande personal. Det är denne chef som har det primära ansvaret för att informera och begära uppgifter om de anställdas bisysslor. I samband med det årliga lönesamtalet undertecknar såväl medarbetare som chef lönesamtalsblanketten. På blanketten finns en ruta gällande förekomsten av bisyssla. Rutan kryssas i om bisyssla föreligger. Finns bisyssla skall blanketten redovisning av aktuell bisyssla överlämnas till och ifyllas av medarbetaren. Enligt delegationsordningen är det enhetschef som bedömer om bisysslan skall godkännas. Förvaltningschef beslutar om bisysslan skall förbjudas. 5

7 Någon förvaltningsspecifik eller på annat sätt övergripande samordning av registrerade bisysslor förekommer inte. 5.3 Personuppgiftslagen Granskningen av de anställdas bisysslor genomförs till stor del genom hantering av de anställdas personuppgifter Vi har därför i granskningsarbetet informerat och haft samråd med kommunens personuppgiftsombud för avstämning mot personuppgiftslagens regler. 6. Resultat av granskningen 6.1 Bisysslor hos kommunens anställda För att få en uppfattning om omfattningen av de anställdas bisysslor inom kommunen har översänts en fil till Bolagsverket, med uppgifter på hel- och deltidsanställda personer inom kommunen, för sökning i deras register. Syftet med denna sökning har varit att ta fram uppgifter om anställdas bisysslor i form av engagemang i företag. Grundfilen till Bolagsverket innehöll uppgifter om hel- och deltidsanställda. Den förteckning som erhölls från Bolagsverket innehöll 447 olika företag där anställda inom kommunen innehar någon funktion i ett företag. En person kan i vissa fall ha funktioner i flera företag. Den vanligaste funktionen är att personen är ledamot eller suppleant i styrelsen i ett aktiebolag. Personer som är innehavare av enskild firma förekommer också i stor utsträckning. Förteckningen från Bolagsverket rensades för den vidare bearbetningen från uppgifter om bostadsrättsföreningar. Efter detta återstod 397 anställda/företag. Utfallet från Bolagsverket fördelas efter detta på kommunens förvaltningar enligt nedan. FÖRVALTNING ANTAL AN- STÄLLDA ANTAL FÖ- RETAG ANDEL % Bildningsförvaltningen ,9 Kommunledningsförvaltningen ,8 Plan- och miljöförvaltningen ,3 6

8 Socialförvaltningen ,0 Tekniska förvaltningen ,9 Totalt ,3 Flest företag förekommer inom bildningsförvaltningen, 234 stycken. I sammanhanget kan göras den noteringen att det inom de flesta förvaltningar förekommer personer som har fler än ett företagsengagemang. Högst procentuell förekomst av företagsengagemang återfinns hos kommunledningsförvaltningen och plan- och miljöförvaltningen, drygt 16 %. Avseende kommunledningsförvaltningen kan noteras att det förekommer personer, chefer där det i tjänsten ingår engagemang i kommunala bolag m m. 6.2 Kommunens köp av varor och tjänster från företag där anställda har en funktion Bolagsverkets sammanställning över företag, där kommunanställda har ett engagemang, har samkörts mot kommunens eget leverantörsregister. Denna samkörning resulterade i sammanlagt 61 träffar där företag som förekommer i leverantörsregistret någon gång sålt varor eller tjänster till kommunen. Avslutningsvis har bolagsverkets sammanställning över företag, där kommunanställda har ett engagemang, samkörts med 2009-års leverantörsreskontra. Denna samkörning har resulterat i 41 träffar där företagen under 2009 någon gång sålt varor eller tjänster till kommunen. De företag som förekommer i leverantörsreskontran har under 2009 fakturerat kommunen för totalt ca 34,9 miljoner kronor. I denna summa ingår leverantörer där den totala summan uppgår till ca 25 miljoner där ett engagemang i kommunala bolag ingår i tjänsten. Vid kontroll visar det sig att det förekommer anställda med bisysslor som inte varit kända av enhetsansvariga. Respektive förvaltning har kontrollerat bisysslan. Här har det visat sig att det inte varit frågan om någon bisyssla som bedömts strida mot regelverken. I framtaget material förekommer företag som säljer till kommunen där anställda har intressen där det av enhetsansvariga bedömts att anställningen i förehållande till aktuellt företag inte strider mot regelverken. 7

9 6.3 Jäv vid upphandling Att från framtaget material bedöma om det förekommer jäv i upphandlingsprocessen är svårt och kräver en större kännedom om lokala och personliga förhållanden. Kommunens formella upphandlingar genomförs till allra största delen som ramupphandling, större objektsupphandling eller länsövergripande samupphandling där upphandlingsenheten svarar för den affärsmässiga, konkurrensneutrala och objektiva delen vilket bör garantera en professionell och oberoende upphandlingsprocess. Det är sannolikt att frågan om jäv i de upphandlingsprocesser som bygger formella upphandlingsformer, kopplat till bisysslor, inte behöver beaktas utifrån det resultat som uppvisas från leverantörsreskontran. 8