Olofströms kommun. Granskning av bisysslor. KPMG AB 16 oktober 2012 Lars Jönsson

Transkript

1 KPMG AB 16 oktober 2012 Lars Jönsson

2 Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Avgränsning 1 4. Revisionskriterier 1 5. Ansvarig nämnd 2 6. Metod 2 7. Noteringar från granskningen Finns kännedom om bisysslor? Är förekommande bisysslor tillåtna enligt AB 12 respektive förenliga med 7 LOA? Har kommunen ändamålsenliga rutiner för hantering av bisysslor? 4 8. Sammanfattning och kommentar 5

3 1. Bakgrund 2. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunens rutiner vid bisyssla. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Riksdagen fattade i november 2001 beslut om ändring i lagen om offentlig anställning (LOA). Det innebär att fr.o.m. årsskiftet 2001/2002 gäller förbudet mot förtroendeskadliga bisysslor i 7 LOA även för arbetstagare i kommuner, landsting och kommunalförbund. Beslutet medför att kontrollsystemet för aktuella bisysslor skärps och förtydligas. Offentlig anställda får inte ha bisysslor som kan rubba förtroendet för deras opartiskhet, förtroendeskadliga bisysslor. Arbetsgivaren kan också förbjuda arbetstagare att ha bisysslor som inverkar hindrande på arbetet eller som innebär att arbetstagaren konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet. Detta följer av kollektivavtalet Allmänna bestämmelser (AB 12) 8. Det är angeläget att granska lagens och avtalets efterlevnad samt hur den interna kontrollen i detta sammanhang fungerar i kommunen. Granskningen syftar till att ge svar på följande frågor: Har förvaltningschefer och eller motsvarande kännedom om aktuella bisysslor? Dokumenteras det om förekommande bisysslor är tillåtna enligt AB 12 respektive förenliga med 7 LOA (lagen om offentlig anställning) avseende förtroendeskadliga bisysslor? Har kommunen ändamålsenliga rutiner för hantering av bisysslor. 3. Avgränsning Granskningen avser endast förekomsten av bisysslor 4. Revisionskriterier Vi har utgått från följande: Allmänna bestämmelserna (AB12) Lagen om offentlig anställning Kommunens riktlinjer och policies 1

4 5. Ansvarig nämnd 6. Metod Granskningen avser kommunstyrelsen (uppsiktsplikt). Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Kontakter med berörda tjänstemän Frågeformulär 7. Noteringar från granskningen 7.1 Finns kännedom om bisysslor? KPMG har undersökt huruvida förvaltningarna har kännedom om förekomsten av bisysslor. En enkät besvarad av kommunchef och förvaltningscheferna inom kommunen visar följande: Samtliga förvaltningar svarar att det finns anställda med bisyssla. Två förvaltningar har inte kännedom om antal anställda med bisyssla Kommentar Enkätsvaren visar på att det inte råder någon tvekan om att bisysslor förekommer inom kommunen. Vi får uppfattningen av att vissa förvaltningar är osäkra beträffande antalet anställda som innehar bisyssla. Denna osäkerhet motiverar rutiner som säkerställer uppföljning och kontroll. 7.2 Är förekommande bisysslor tillåtna enligt AB 12 respektive förenliga med 7 LOA? AB 12 (Allmänna bestämmelser), paragraf 8 från lyder i sin helhet som följer: 8 Bisysslor Mom. 1 Arbetstagare ska på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter, som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. 2

5 Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan a) inverka hindrande för arbetsuppgifterna, b) innebära verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens. Anmärkning Förtroendeskadlig bisyssla för arbetstagaren inom kommun, landsting eller kommunalförbund regleras i 7 lagen om offentlig anställning (LOA). För arbetstagare anställd hos annan arbetsgivare än kommun, landsting eller kommunalförbund gäller även att bisyssla kan förbjudas av arbetsgivaren om den kan c) påverka arbetstagarens handläggning av ärenden i sitt arbete hos arbetsgivaren. Mom. 2 Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla enligt detta avtal. 7 LOA (lagen om offentlig anställning) från lyder i sin helhet som följer: 7 En arbetstagare får inte ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. 7 a Arbetsgivaren skall på lämpligt sätt informera arbetstagarna om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten enligt 7. Lag (2001:1016). 7 b En arbetstagare skall på arbetsgivarens begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren skall kunna bedöma arbetstagarens bisysslor. Lag (2001:1016). 7 c En arbetsgivare skall besluta att en arbetstagare som har eller avser att åta sig en bisyssla som inte är förenlig med 7 skall upphöra med eller inte åta sig bisysslan. Beslutet skall vara skriftligt och innehålla en motivering. Lag (2001:1016). 7 d Ordinarie domare, chefer för myndigheter som lyder omedelbart under regeringen och direktörer för allmänna försäkringskassor skall på eget initiativ till arbetsgivaren anmäla vilka typer av bisysslor de har. Lag (2001:1016). Vi har undersökt huruvida förvaltningarna har kännedom om förekommande bisysslor är förenliga med dessa regelverk. Av förvaltningschefernas enkätsvar framgår följande redovisning. Samtliga uppger att förekommande bisysslor är tillåtna enligt AB12 och förenliga med LOA. Kultur och fritidsförvaltningen har dokumenterat tillstyrkta bisysslor, men har även tillstyrkt bisysslor utan dokumentation. Samhällsbyggnadsförvaltningen har tillstyrkt bisyssla, dock utan dokumentation. Kommunledningsförvaltningen, utbildningsförvaltningen och socialnämnden har inga dokumenterade avslag eller tillstyrkan till bisyssla. Samtliga förvaltningar uppger att kontroll av bisyssla görs årligen vid resultat- och utvecklingssamtal. 3

6 Förvaltningarna uppger att inte någon av deras respektive nämnder har varit involverade beträffande hanteringen av bisysslor. Kommentar Vi är positiva till att kommunen har utformat ett underlag för medarbetarsamtal där frågan om bisyssla lyfts fram. Likaså är det positivt att det, enligt förvaltningarna, sker en kontroll av bisysslor årligen. Enligt vår uppfattning har dock kända bisysslor inte prövats, vilket medför en osäkerhet om de är skadliga för arbetsgivaren. Vi vill rekommendera att förutom frågan om vilken bisyssla som arbetstagaren innehar, så bör arbetsgivaren fråga om omfattningen. Även om en bisyssla är godkänd kan den påverka arbetstagarens huvudsyssla. Vi uppfattar att det finns ett behov av en genomlysning av bisysslesituationen i kommunen. Sveriges kommuner och landsting har tagit fram rekommendationer när det gäller bedömning av bisysslor som kan vara förtroendeskadliga. Vi rekommenderar även ett motsvarande upplägg för bisysslor som skall bedömas enligt AB Har kommunen ändamålsenliga rutiner för hantering av bisysslor? Kommunen har genom sin personalhandbok, upprättad , en beskrivning hur kommunen skall ställa sig till bisysslor. Personalhandboken uppger att vid anställning skall eventuella bisysslor efterfrågas. Till personalhandboken finns en bilaga till Kommunförbundets cirkulär nr 2002:5. Vidare har kommunen i sitt introduktionsprogram (2008) vid anställning, bilaga 1 frågor rörande eventuell bisyssla. Även i underlaget för resultat- och utvecklingssamtal finns frågeställning rörande bisyssla. Kommentar Kommunen har ett regelverk som uppger vilka rutiner som skall användas för att få kännedom om eventuell bisyssla. Dock kan vi konstatera att personalhandbokens instruktioner och anvisningen till kommunförbundet är föråldrat. Vi rekommenderar att kommunen upprättar ett kommungemensamt regelverk och rutiner för hanteringen av bisysslor. Vid granskningen framgick att kommunen inte har några rutiner beträffande uppföljning av kända bisysslor och dess omfattning. Kommunen bör på lämpligt sätt kommunicera till 4

7 alla anställda vad som är kommunens ståndpunkt när det gäller bisysslor och hur sådana skall hanteras. God intern kontroll förutsätter att det finns en fungerande kontrollmiljö. Anställda inom kommunen får inte uppfatta kontroll av efterlevnad av lagar och regler som ett ifrågasättande. Intern kontroll ska uppfattas som en naturlig del av verksamheten. 8. Sammanfattning och kommentar Sammanfattning Merparten av ansvariga i förvaltningarna anser att förekomsten av bisysslor är känd. Det finns dokumentation som visar tillstyrkanden för bisysslor inom kultur- och fritidsförvaltningen medans övriga förvaltningar inte har någon dokumentation. Det fanns vid granskningstillfället inga rutiner för prövning eller uppföljning av kända bisysslor. Den kommungemensamma rutinen som finns gällande bisysslor är föråldrad. Någon annan policy, riktlinje alternativt informationsmaterial som beskriver kommunens eller enskild förvaltnings förhållningssätt till bisysslor finns inte. Förvaltningarna gör kontroller av eventuell bisyssla årligen genom medarbetarsamtalet (resultat- och utvecklingssamtal). Dock sker ingen bedömning av omfattningen av bisysslan. Kontroll sker även vid anställning. Kommentarer Vi vill inledningsvis framhålla att bisysslor är tillåtna och kan ge verksamheterna ett mervärde. Det är enbart om bisysslan enligt nedanstående regelverk (se 7.2) påverkar den ordinarie verksamheten som bisysslan anses olämplig. Vi uppfattar att kommunen har haft ett avvaktande förhållningssätt till sina anställdas bisysslor. Granskningen visar att kommunen inte har rutiner för att få kunskap om den totala omfattningen av bisysslor eller hur dessa kan påverka en anställning i kommunen. Detta kan medföra att kommunen med säkerhet inte kan avgöra huruvida förekommande bisysslor: inverkar hindrande på de anställdas arbetsuppgifter, påverkar de arbetsuppgifter de anställda har att utföra (vilket kan innebära risk för förtroendeskada för berörd person och kommunen), om bisysslorna innebär att de anställda konkurrerar med kommunen. 5

8 Vi rekommenderar därför att gemensamma rutiner för dokumentation av bisysslor tas fram för kommunen och att nuvarande regler uppdateras. KPMG, dag som ovan Lars Jönsson Certifierad kommunal yrkesrevisor 6