Revisionsrapport nr 1, 2012 R Wallin. Vadstena kommun. Bisysslor bland anställda

Transkript

1 Revisionsrapport nr 1, 2012 R Wallin Vadstena kommun Bisysslor bland anställda

2 t Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Revisionsfrågor Avgränsning Granskningens genomförande Revisionsbevis och bedömning Regelverk Allmänna bestämmelser, AB Lag (1994:260) om offentlig anställning, LOA Iakttagelse Interna riktlinjer Intervjuer Iakttagelse Bedömning och rekommendationer...6 1

3 t 1. Sammanfattning Ernst & Young har granskat om Vadstena kommun har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förekommer. Granskningen har skett på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna. Utgångspunkten för granskningen har varit att se att kommunen har styrdokument kring hantering av bisysslor i enlighet med de riktlinjer som finns i det nationella regelverket. Bedömningen av kommunens hantering har gjorts utifrån hur ändamålsenligt det interna systemet har varit uppbyggt. För att kommunen skall ha bedömts ha ett tillfredsställande system för bisysslor har bedömningen varit att det skall finnas ett dokumenterat system för hur frågan om bisysslor bland anställda skall hanteras och som dessutom står i överensstämmelse med det nationella regelverket. Saknas dokumenterade riktlinjer och rutiner har bedömningen blivit att hanteringen är otillfredsställande. Det är tillåtet för anställda i kommuner att ha bisyssla under vissa villkor samtidigt som de har en anställning i en kommun. Det är arbetsgivarens rättighet att bedöma om bisysslan är förenlig med anställningen i kommunen. Med bisyssla avses anställning, uppdrag eller annan verksamhet som medarbetare bedriver, tillfälligt eller stadigvarande, vid sidan om den ordinarie yrkesutövningen inom kommunen. Regler om bisysslor för offentligt anställda återfinns i Allmänna bestämmelser (AB) samt i Lag om offentlig anställning (LOA). Granskningen har visat att det saknas specifik policy och riktlinjer för hur frågan om bisysslor skall hanteras i kommunen. Bisysslor hanteras heller inte på ett systematiskt sätt i de årliga medarbetaravstämningarna, trots att dessa riktlinjer nyligen aktualiserats. Frågor om bisyssla aktualiseras när den enskilde själv tar upp det eller om chefen får kännedom om att det kan förekomma. Med hänsyn till resultaten av granskningen gör Ernst & Young bedömningen att Vadstena kommunens hantering av frågan om bisysslor är otillfredsställande för närvarande. Kommunstyrelsen rekommenderas Ta fram riktlinjer för vad som gäller för att inneha bisysslor i kommunen och rutin för rapportering av otillåten bisyssla till ansvarig nämnd/styrelse. Riktlinjerna skall kommuniceras med personalen vid anställningens början, på arbetsplatsträffar och följas upp på lämpligt sätt (medarbetarsamtal) och rapporteras till kommunstyrelsen en gång om året Kommunstyrelsen kan ta fram en blankett där bisysslan dokumenteras (både tillåten och ev. otillåten). Blanketten förvaras hos den närmaste chefen. Berörda som bedöms ha otillåten bisyssla skall meddelas skriftligt att bisysslan är otillåten och det bör finnas en rutin för att bekräfta att den anställde mottagit informationen om detta Att det skapas en rutin för avveckling av en otillåten bisyssla 2

4 t 2. Inledning Det är tillåtet för anställda i kommuner att ha bisyssla under vissa villkor samtidigt som de har en anställning i en kommun. Det är arbetsgivarens rättighet att bedöma om bisysslan är förenlig med anställningen i kommunen. För att detta skall vara möjligt behöver arbetsgivaren och den anställda ha en dialog om den anställdes bisyssla antingen när den anställde börjar sin anställning eller när förutsättningarna ändras under anställningen. För att detta skall ske behöver arbetsgivaren ha ett system för hur denna fråga skall hanteras i dialog med de anställda. Ernst & Young har granskat om Vadstena kommun har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förekommer. Granskningen har skett på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna och har inriktats på att göra en avstämning av tillämpningen av gällande nationella riktlinjer. Med bisyssla avses anställning, uppdrag eller annan verksamhet som medarbetare bedriver, tillfälligt eller stadigvarande, vid sidan om den ordinarie yrkesutövningen inom kommunen. Regler om bisysslor för offentligt anställda återfinns i Allmänna bestämmelser (AB) samt i Lag om offentlig anställning (LOA). 3. Revisionsfrågor I granskningen har följande revisionsfrågor behandlats: Har kommunen dokumenterad policy avseende bisysslor? Hur kommuniceras policyn till medarbetarna? Följer policyn Lag om offentlig anställning? Hur sker rapportering från medarbetarna om bisysslor? Hur dokumenteras rapporteringen och bedömningen av bisysslan? Vem är ansvarig för att kontrollera och systematisera inrapporterade uppgifter? Hur ofta görs uppföljning av inrapporteringen? Hur agerar kommunen om otillåtna bisysslor uppdagas? Hur dokumenteras uppföljningen och rapportering till förvaltningschef, nämnd/styrelse 3.1. Avgränsning Granskningen avser kommunstyrelsen och samtliga sektorer Granskningens genomförande Granskningen baseras på dels intervjuer med nedan nämnda personer, dels på kontroll av att de interna riktlinjer/policys som finns för bisysslor överensstämmer med lagstiftningen och hanteras på ett systematiskt sätt i kommunen. Följande funktioner har intervjuats. Personalchef Chef för barn- och utbildningssektorn Gymnasiechef Grundskolechef Chef för social sektor Tre enhetschefer inom social sektor (äldreomsorg) Samhällsbyggnadschef De intervjuade har faktagranskat rapporten. 3

5 t 3.3. Revisionsbevis och bedömning Utgångspunkten för granskningen är att se att kommunen har styrdokument kring hantering av bisysslor i kommunen i enlighet med de riktlinjer som finns i det nationella regelverket. Bedömningen av kommunens hantering görs utifrån hur ändamålsenligt det interna systemet är uppbyggt. Finns det ett dokumenterat system för hur frågan om bisysslor bland anställda skall hanteras och som står i överensstämmelse med det nationella regelverket bedöms detta vara tillfredsställande. Saknas dokumenterade riktlinjer och rutiner för systematisk genomgång av bisyssla med anställda bedöms hanteringen vara otillfredsställande. 4. Regelverk Med hänsyn till att de kommunala myndigheterna och andra som fullgör uppgifter inom den offentliga förvaltningen skall visa saklighet och opartiskhet i sin verksamhet är det angeläget att arbetstagarna inte åtar sig sådan bisyssla som kan rubba förtroendet för arbetsgivarens verksamhet. Arbetstagarna får inte heller åta sig en bisyssla som kan inverka negativt på arbetstagarens möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter eller som innebär konkurrerande verksamhet med arbetsgivarens. Regler om bisysslor finns dels i avtalet Allmänna bestämmelser (AB) och dels i Lag om offentlig anställning (LOA). För anställda i kommunala förvaltningar gäller AB med undantag av förtroendeskadliga bisysslor, för vilka LOA gäller. I 7 LOA regleras förbudet mot förtroendeskadliga bisysslor för anställda i kommuner, landsting och kommunalförbund. Lagen är tvingande och tar över AB s bestämmelser om förtroendeskadliga bisysslor Allmänna bestämmelser, AB Vad gäller arbetshindrande och konkurrerande bisysslor omfattas alla kommunanställda av 8 AB. Arbetstagaren ska enligt 8 AB på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren behöver för bedömning av bisysslan. Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan inverka hindrande på arbetsuppgifterna eller innebär verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens. Enligt 8 AB räknas inte förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer som bisyssla Lag (1994:260) om offentlig anställning, LOA Vad gäller förtroendeskadliga bisysslor omfattas alla som är anställda i kommunala förvaltningar av 7 LOA. Arbetstagaren får inte enligt 7 LOA ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. Arbetsgivaren är enligt 7a LOA skyldig att på lämpligt sätt informera sina arbetstagare om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten enligt 7. Arbetstagare är enligt 7b LOA skyldiga att på begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren ska kunna bedöma om arbetstagarens bisyssla är tillåten eller inte. 4

6 t Arbetsgivarens beslut om att en arbetstagare ska upphöra med, eller inte åta sig, en förtroendeskadlig bisyssla ska enligt 7c LOA vara skriftlig och innehålla en motivering. Beslutet behöver enligt 42 LOA inte föregås av förhandling enligt MBL. 6 LOA gör inga undantag motsvarande de som finns i AB för förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer Iakttagelse Arbetsgivaren har en skyldighet att informera sig om de anställda har bisyssla som kan vara hindrande i anställningen. Arbetstagaren har en skyldighet att informera sin arbetsgivare om eventuell förekomst av bisyssla. Utifrån dessa utgångspunkter måste det finnas en form för hur dessa frågor skall hanteras på ett systematiskt sätt så att inte otillåtna bisysslor förekommer. 5. Interna riktlinjer Kommunen har en Personal- och arbetsgivarpolicy från I den regleras frågor kring arbetsmiljön för de anställda. Utöver dessa policys finns även riktlinjer för utvecklingssamtal, antagna av kommunstyrelsen Det är de två styrdokument som finns. Det finns med andra ord inte någon policy eller riktlinjer för hur frågor om bisysslor skall hanteras i dialog mellan arbetstagaren och arbetsgivaren i Vadstena kommun Personalansvar Det är kommunstyrelsen som är anställningsmyndighet för all personal i kommunen. 6. Intervjuer Fler av de chefer som intervjuats har varit anställda lång tid i kommunen. De intervjuade cheferna finns i förvaltningsledning, central stab direkt underställd kommunchefen och i linjen underställda de två förvaltningar som har flest anställda medarbetare. Var och en av dessa linjechefer har många underställda medarbetare. I de intervjuer som genomförts framkommer följande. Kommunen saknar policy och riktlinjer för hantering av frågor kring bisysslor bland anställda Kommunen saknar introduktionsprogram för nyanställda där frågor om bisysslor hanteras i dialog mellan den anställde och arbetsgivaren Kommunen saknar rutin för hur frågan om bisysslor kan hanteras vid återkommande arbetsplatsträffarna Kommunen saknar rutin för uppföljning av frågan om bisysslor i samband med de årliga medarbetarsamtalen eller motsvarande tillfälle Överlag välkomnar de intervjuade cheferna att frågan om bisysslor ges en mer systematiserad hantering via riktlinjer, rutiner, uppföljningar och återrapporteringar för att man som chef skall ha kontroll över denna fråga En av de intervjuade cheferna har varit anställd i kommunen i 25 år och har under den tiden inte upplevt att det funnits någon policy eller riktlinjer för hur frågan om bisysslor skall hanteras i dialog med de anställda. Frågan om bisyssla kommer upp när den av en händelse aktualiseras. Det hände t.ex. när schemat inom ett äldreboende skulle justeras. Det visade sig då att en medarbetare hade en bisyssla. I ett annat fall upptäcktes bisysslan när brukaren avsade sig beviljade insatser från kommunen samtidigt som den kommunanställde skulle fortsätta utföra en del städuppgifter i brukarens hem. Företeelsen stoppades av chefen, men eftersom det inte finns etablerade rutiner för hur bisysslor skall hanteras är den aktuella chefen inte säker på att det inte förekommer fler exempel på bisysslor som kan vara otillåtna. 5

7 t Enligt en av de intervjuade bedöms sannolikhen vara större för bisyssla hos medarbetare som är vikarier eller anställda med få timmar. Det har också förekommit tidigare att heltidsanställda i kommunen också haft andra uppgifter i kommunen utöver sin anställning. Risken för att bisysslan skall betraktas som konkurrerande verksamhet uppfattas av cheferna vara mindre än för att kvaliteten i vården blir lidande när personalen är utarbetad och trött därför att man arbetat med annat när man sedan skall arbeta i kommunen. En av cheferna uppger att frågan om bisyssla tas upp vid nyanställning och det finns inom förvaltningen en ambition att från hösten 2012 skicka en förfrågan till anställda om bisysslor. Bisysslor uppfattas förekomma, om än i begränsad omfattning, enligt flera av intervjuade chefer, både inom äldreomsorgen och i skolan. En av cheferna med erfarenhet från andra kommuner uppfattar att förekomsten av bisyssla uppfattas vara ringa i Vadstena kommun. Bland cheferna finns en uppfattning att kommunens litenhet talar för att förekomsten är låg, i annat fall hade man hört talas om det. Flera av de intervjuade cheferna har inte själva fått frågan om bisyssla spontant aktualiserad via personalen. Samtidigt framhålls att man vet att det finns en och annan bland personalen som bedriver viss verksamhet på fritiden. I dessa fall har man bedömt att det rört sig om tillåten verksamhet. Det sker inte någon systematisk dokumentation om förekomst av bisyssla i kommunen. Det görs heller inte någon systematisk uppföljning, kontroll och rapportering kring bisysslor. I intervjuer med ansvariga chefer framkommer inte något fall av att otillåten bisyssla dokumenterats. Någon chef säger i intervjun att den aldrig haft frågan aktuell och någon annan framhåller i sin intervju att om frågan om bisyssla skulle aktualiseras skulle kontakt tas med kommunens personalavdelning för att diskutera hur frågan skulle hanteras innan man lämnar besked till den anställde Iakttagelse Det är tydligt att bisysslor har förekommit och förekommer i kommunen. Det är heller inte otillåtet. Det är tydligt att det inte finns en rutin för att systematiskt diskutera bisysslor mellan chefer och anställda. Det gör att det bedöms svårt för cheferna att ha kännedom om omfattning och art av bisyssla tillåten eller otillåten. Det är inte tillfredsställande. 7. Bedömning och rekommendationer Granskningen har visat att det saknas specifik policy och riktlinjer för hur frågan om bisysslor skall hanteras i kommunen. Bisysslor hanteras heller inte på ett systematiskt sätt i de årliga medarbetaravstämningarna, trots att dessa riktlinjer nyligen aktualiserats. Frågor om bisyssla aktualiseras när den enskilde själv tar upp det eller om chefen får kännedom om att det kan förekomma. De intervjuade cheferna framhåller att de ändå anser sig ha tillräcklig kontroll över frågan eftersom det inte pratas något särskilt om den och att kommunen är liten vilket gör att en otillåten bisyssla skulle bli känd om den förekom. Med hänsyn till resultaten av granskningen gör Ernst & Young bedömningen att Vadstena kommunens hantering av frågan om bisysslor är otillfredsställande för närvarande. Kommunstyrelsen rekommenderas 6

8 t Ta fram riktlinjer för vad som gäller för att inneha bisysslor i kommunen och rutin för rapportering av otillåten bisyssla till ansvarig nämnd/styrelse. Riktlinjerna skall kommuniceras med personalen vid anställningens början, på arbetsplatsträffar och följas upp på lämpligt sätt (medarbetarsamtal) och rapporteras till kommunstyrelsen en gång om året Kommunstyrelsen kan ta fram en blankett där bisysslan dokumenteras (både tillåten och ev. otillåten). Blanketten förvaras hos den närmaste chefen. Berörda som bedöms ha otillåten bisyssla skall meddelas skriftligt att bisysslan är otillåten och det bör finnas en rutin för att bekräfta att den anställde mottagit informationen om detta Att det skapas en rutin för avveckling av en otillåten bisyssla 7

9 t 8

10 t 9