Revisionsrapport: Uppföljning av rapport Granskning av bisysslor

Transkript

1 Revisorerna 1 (1) Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Övriga nämnder Revisionsrapport: Uppföljning av rapport Granskning av bisysslor Revisorerna har uppdragit till KPMG att genomföra en uppföljning av den tidigare granskningen av bisysslor, se bifogad rapport. Revisionen önskar att kommunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 18 februari Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. För s revisorer Roger Sundin Ordförande Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro Organisationsnummer Ånge Torggatan

2 Uppföljning av rapport Granskning av bisysslor Revisionsrapport KPMG AB Advisory Antal sidor: 9 Rapport uppföljning av bisysslor.docx

3 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6. Ansvarig nämnd/styrelse 2 7. Metod 2 8. Projektorganisation 3 9. Aktuella lagar och styrdokument Lagar och avtal Styrdokument Uppföljning Tidigare rekommendationer Nuläge Stickprov 6 Rapport uppföljning av bisysslor.docx

4 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att följa upp rapporten Granskning av bisysslor genomförd under hösten Uppdraget ingår i revisionsplanen för år År 2011 granskades bland annat i vilken omfattning tillsvidareanställda i förekom i näringsregistret och om kommunen betalt fakturor till anställdas företag. Revisionen rekommenderade att tydliga riktlinjer och rutiner för hantering av bisysslor skulle fastställas skulle kompletteras de regler för bisyssla som kommunen fastställt i november Kommunstyrelsen fastställde i juni 2012 nya Riktlinjer för bisyssla i, vilka reviderats av personaloch organisationsutskottet, POU i december Syftet med uppföljningen är att bedöma om de fastställda riktlinjerna uppfyller revisionens rekommendationer samt om de fastställda riktlinjerna är kända i organisationen och efterlevs. Sammanfattningsvis bedömer vi att kommunen i all väsentlighet har tagit till sig av tidigare rekommendationer och åtgärdat de brister som påpekades samt att riktlinjerna är kända i organisationen. Vi bedömer dock att det finns brister i efterlevnaden av riktlinjerna. Sammanfattning av våra iakttagelser/rekommendationer: Vi bedömer att riktlinjerna i huvudsak är ändamålsenliga och överensstämmer med tidigare rekommendationer, se avsnitt 9.2. Vi noterar att kommunen har vidtagit åtgärder och att alla rekommendationer är införlivade med undantag för rekommendationen om att bisysslor bör delges POU, se avsnitt Vi noterar att det finns oanmälda bisysslor i ledningsgruppen och att kommunens riktlinjer inte har efterlevts fullt ut. Bisysslorna, om de hade varit anmälda, skulle sannolikt vara godkända utifrån de uppgifter vi fått från personalchefen i samband med saklighetsgranskningen. Oavsett karaktären av bisyssla anser vi att det är allvarligt när rutiner och riktlinjer inte efterlevs av ledningsgruppen då ledningen bör föregå med gott exempel. Vi rekommenderar därför kommunstyrelsen att vidta åtgärder för att säkerställa att riktlinjer och rutiner efterlevs, se avsnitt Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att följa upp rapporten Granskning av bisysslor genomförd under hösten Uppdraget ingår i revisionsplanen för år År 2011 granskades bland annat i vilken omfattning tillsvidareanställda i förekom i näringsregistret och om kommunen betalt fakturor till anställdas företag. Revisionen rekommenderade att tydliga riktlinjer och rutiner för hantering av bisysslor skulle fastställas skulle kompletteras de regler för bisyssla som kommunen fastställt i november Kommunstyrelsen fastställde i juni 2012 nya Riktlinjer för bisyssla i, vilka reviderats av personaloch organisationsutskottet, POU i december Rapport uppföljning av bisysslor.docx 1

5 3. Syfte s revisorer bedömer att det finns en risk att riktlinjerna inte efterlevs. Det är av väsentlig betydelse att invånare har förtroende för kommunen som organisation och ytterst dess medarbetares professionalism och oberoende. Syftet med uppföljningen är att bedöma om de fastställda riktlinjerna uppfyller revisionens rekommendationer samt om de fastställda riktlinjerna är kända i organisationen och efterlevs. Vi har därför granskat: om om om de fastställda riktlinjerna uppfyller revisionens rekommendationer de fastställda riktlinjerna är kända i organisationen rutiner är upprättade och följs 4. Avgränsning Granskningen har omfattat Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna/verksamheten uppfyller Lag om offentlig anställning, LOA Kollektivavtalet Allmänna bestämmelser, AB Riktlinjer för bisysslor, fastställda av kommunstyrelsen och reviderade av POU Ansvarig nämnd/styrelse 7. Metod Granskningen avser kommunstyrelsen och samtliga nämnder. Rapporten är saklighetsgranskad av Lena Laaksonen, personalchef. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän Registeranalyser av näringsregistret, leverantörsregister och aktuell bokföring Rapport uppföljning av bisysslor.docx 2

6 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Kristoffer Bodin, kommunal revisor, under ledning av Lena Medin, certifierad kommunal revisor. 9. Aktuella lagar och styrdokument 9.1 Lagar och avtal Det finns lagar och regler som hanterar frågor om bisyssla ur såväl förtroendeskadlig-, som arbetshindrande- och konkurrerande synpunkt. För offentligt anställda regleras frågor om bisyssla i lagen om offentlig anställning, LOA, samt kollektivavtalet Allmänna bestämmelser, AB. I LOA, framgår att: 7 En arbetstagare får inte ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. 7 a Arbetsgivaren ska på lämpligt sätt informera arbetstagarna om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten enligt 7. 7 b En arbetstagare på arbetsgivarens begäran ska lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren ska kunna bedöma arbetstagarens bisysslor. 7 c En arbetsgivare skall besluta att en arbetstagare som har eller avser att åta sig en bisyssla som inte är förenlig med 7 skall upphöra med eller inte åta sig bisysslan. Beslutet skall vara skriftligt och innehålla en motivering. LOA gör inga undantag motsvarande de som finns i AB för förtroendeuppdrag i fackliga, politiska eller ideella organisationer. I AB framgår att arbetstagare ska på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter, som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att bisysslan kan: inverka hindrande för arbetsuppgifterna konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet påverka arbetstagarens handläggning i sitt arbete hos arbetsgivaren Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla enligt detta avtal. Rapport uppföljning av bisysslor.docx 3

7 9.2 Styrdokument Kommunen har förutom det som är reglerat i LOA och AB antagit Riktlinjer för bisyssla i Ånge kommun 1. Dokumentet finns på kommunens hemsida samt på intranätet och innehåller förtydliganden gällande tillämpningen av ovanstående punkter ur LOA och AB. Som bilagor till dokumentet finns en checklista för att hjälpa arbetstagare och arbetsgivare att bedöma om en bisyssla är förtroendeskadlig. Av riktlinjerna framgår att det är närmaste chef under förvaltningschef som ska lämna ett yttrande till förvaltningschef som sedan fattar beslut. Ansvaret att informera om bisysslor ligger hos den anställdes närmaste chef och ska tas upp i medarbetarsamtalet. Vid svårbedömda fall kan ärendet lämnas över till kommunens personaloch organisationsutskott (POU) under kommunstyrelsen. Det framgår också hur ärendena ska dokumenteras och hur beslut kan överprövas. Enligt riktlinjerna är huvudregeln att s anställda själva förfogar över sin fritid och att bisysslor är tillåtna. Vidare har valt att i riktlinjerna tillämpa LOA på så vis att förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer inte räknas som bisyssla. Men det påpekas att det finns undantag och exempel är om en anställd har ett förtroendeuppdrag med ansvar för ekonomin i en ideell organisation som har samröre med kommunen. Då ska det anmälas som en bisyssla. Vikten av att värna om medborgarnas förtroende för kommunen och de anställdas opartiskhet lyfts fram i riktlinjerna och en bisyssla ska förbjudas om den är förtroendeskadlig, det finns risk för påverkan på den anställdes arbetsinsats eller om bisysslan konkurrerar med kommunens verksamhet. Kommentarer Vi bedömer att riktlinjerna i huvudsak är ändamålsenliga och överensstämmer med tidigare rekommendationer, se avsnitt Uppföljning 10.1 Tidigare rekommendationer I revisionsrapporten Granskning av bisysslor från lämnade revisorerna följande rekommendationer: Vi lämnar följande rekommendationer för att utveckla den interna kontrollen av kommunanställdas bisysslor: Utforma riktlinjer/rutiner för hur bisysslor ska dokumenteras, följas upp och uppdateras för att säkerställa att rutinerna hanteras på ett likartat sätt för samtliga kommunanställda oberoende av förvaltningstillhörighet. (1) 1 Kommunstyrelsen , 95. Rev. POU , 97. Rapport uppföljning av bisysslor.docx 4

8 För att säkerställa att information om bisyssla ges föreslås att i förvaltningarnas mall för medarbetarsamtal ta med bisysslor som en stående punkt. (2) Ta fram en blankett för anmälan av bisysslor, som läggs ut på kommunens intranät. (3) Checklistan för bedömning av bisysslors förtroendeskadlighet till stöd för arbetsgivare och arbetstagare läggs ut på intranätet. (4) Samtliga förvaltningars beslut om bisysslor, tillåtna som otillåtna, delges personaloch organisationsutskottet så att kommunen på så sätt får en central sammanställning över bisysslorna i hela kommunen. (5) Revisorerna gjorde följande sammanfattade bedömning: Vår sammanfattande bedömning efter granskning av kommunens regler för bisysslor är att de inte är tillräckliga för att säkerställa att kommunen har kontroll över och bedömning av de anställdas eventuella bisysslor Nuläge 1. Utforma riktlinjer och rutiner för hur bisysslor ska dokumenteras I de nya riktlinjerna regleras hur en bisyssla ska anmälas, vem som fattar beslut samt rutiner kring dokumentation och överklagande, se avsnitt Punkten bisysslor i förvaltningarnas mall för medarbetarsamtal Fr.o.m. 26 september 2015 framgår det av den nya mallen att arbetsgivaren ska informera om bisysslor och den anställda ska uppge om det finns någon bisyssla att anmäla. Det finns även en punkt på en checklista Redovisning av det systematiska arbetsmiljöåret där chefer får ange om information om bisysslor har lämnats under året på ett APT. Checklistan ska sen skickas in till personalenheten. 3. Blankett för bisysslor på intranätet Blankett för anmälan bisysslor finns tillgänglig på kommunens intranät samt via ett intern chefsstöd som är under utveckling. 4. Checklista för bedömning av bisysslor på intranätet Även checklistan för bedömning av förtroendeskadliga bisysslor finns tillgängliga på kommunens intranät samt via ett intern chefsstöd som är under utveckling. Rapport uppföljning av bisysslor.docx 5

9 5. Samtliga beslut om bisysslor delges personaloch organisationsutskottet (5) I dagsläget delges inte beslut personaloch organisationsutskottet då bedömningen har gjorts av personalenheten att det skulle strida mot personuppgiftslagen (PUL). Kommentarer Vi noterar att kommunen har vidtagit åtgärder och att alla rekommendationer är införlivade med undantag för rekommendationen att beslut om bisysslor bör delges POU. Kommunen hänvisar till att det skulle strida mot PUL att delge utskottet alla beslut om bisysslor. Vi anser dock att det borde vara möjligt för utskottet att få relevant information obeaktat PUL t ex genom avidentifierade listor där endast förvaltning och typ av bisyssla framgår. Detta för att ge utskottet en aggregerad, kommunövergripande bild av omfattningen och karaktären av bisysslorna i kommunen. 11. Stickprov Kommunen genomför inte några stickprov mot offentliga register, för att kontrollera om det finns ej anmälda bisysslor eller om anställda har bisysslor i organisationer som finns i kommunens leverantörsregister. Vi har via söktjänsten Infotorget kontrollerat vilka styrelseuppdrag och företag m.m. som finns registrerade för kommunens ledningsgrupp, utifrån den lista vi erhållit från personalenheten. Vi har funnit att ekonomichefen har två bisysslor varav en är anmäld och godkänd. Vi har inte erhållit något godkännande gällande uppdraget som ledamot i Skogstrån i Bodsjö ekonomiska förening (vävstuga). Socialchefen har en enskild firma registrerad sedan med verksamhet inom skogsförvaltning. Vi har inte erhållit något godkännande av den bisysslan. Enligt uppgift avser förvaltningen några hektar egen skog som inte har ansetts vara bisyssla. Personalchefen har en anmäld och godkänd bisyssla som ledamot i ett mindre aktiebolag. Vi har slutligen funnit att tf chefen för utvecklingsenheten är ledamot i Folkets Hus Ånge ekonomiska förening. Vi har inte heller för det här uppdraget erhållit någon dokumentation. Vi har inte funnit några andra uppdrag för de personer som sitter i ledningsgruppen. Kommentar Enligt riktlinjerna ska anställda som har eller tänker skaffa bisyssla skriftligen anmäla detta. Vi noterar att det finns oanmälda bisysslor i ledningsgruppen och att kommunens riktlinjer inte har efterlevts fullt ut. Rapport uppföljning av bisysslor.docx 6

10 Bisysslorna, om de hade varit anmälda, skulle sannolikt vara godkända utifrån de uppgifter vi fått från personalchefen i samband med saklighetsgranskningen. Oavsett karaktären av bisyssla anser vi att det är allvarligt när rutiner och riktlinjer inte efterlevs av ledningsgruppen då ledningen bör föregå med gott exempel. Vi rekommenderar därför kommunstyrelsen att vidta åtgärder för att säkerställa att riktlinjer och rutiner efterlevs. KPMG, dag som ovan Kristoffer Bodin Kommunal revisor Lena Medin Certifierad kommunal revisor Rapport uppföljning av bisysslor.docx 7