Revisionsrapport: Förebyggande arbete mot mutor och jäv

Transkript

1 Revisorerna (1) Styrelsen i Ånge Fastighets- & Industri AB Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport: Förebyggande arbete mot mutor och jäv KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer, i egenskap av lekmannarevisorer i (ÅFA) genomfört en granskning av förebyggande arbete mot mutor och jäv, se bifogad rapport. Revisionen önskar att ÅFAs styrelse lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten. Revisionen önskar även att kommunstyrelsen lämnar synpunkter på rekommendationen gällande att kommunen bör utarbeta rutiner för att säkerställer att policys som ska gälla de kommunala bolagen också överlämnas till dessa. Svar önskas senast den 28 februari Av svaren bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. För Ånge kommuns revisorer Roger Sundin Ordförande Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro Organisationsnummer Ånge Torggatan

2 Revisionsrapport Advisory KPMG AB 20 oktober 2014 Antal sidor: 9 ÅFA.docx

3 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6. Ansvarigt bolag 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 3 9. Lagstiftning Förebyggande arbete mot mutor Policy Riskbedömning Kommunikation Rapportering Jäv Policy Riskbedömning och rutiner 7 ÅFA.docx

4 1. Sammanfattning Vi har av Ånge kommuns revisorer, i egenskap av lekmannarevisorer i kommunens bolag, fått i uppdrag att granska Ånge Fastighets- & Industri ABs (ÅFA) arbete att förebygga mutor och jäv. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Politiker, i rollen som styrelseledamöter, och tjänstemän i kommunala bolag fattar en mängd beslut, bl.a. i samband med upphandling och inköp, som påverkar den enskilde medborgaren eller företag och andra intressenter. Våra iakttagelser och rekommendationer sammanfattas med: att Policy mot mutor för anställda och förtroendevalda i Ånge kommun och de kommunala bolagen formellt behandlas även av ÅFAs styrelse samt att tillämpningsanvisningar för att ytterligare anpassa policyn till bolaget upprättas, se avsnitt att ÅFA genomför en formell riskanalys och utformar kontroller för att motverka risken för mutor, se avsnitt att samtliga anställda och styrelsen bör få en årlig genomgång av innehållet i policyn med möjlighet till diskussion om vad som kan vara en muta, hur risken kan förebyggas samt hur eventuella händelser och misstankar ska hanteras och rapporteras, se avsnitt att det på intranätet tillsammans med informationen om mutor m.m. finns lättillgängliga telefon- och mailadresser till t.ex. personalchef, samt annan information om rapportering. Vi rekommenderar även att kommunen och ÅFA överväger ett system som skulle kunna garantera att den som lämnar uppgiften får vara anonym, se avsnitt att styrelsen fastställer regler som hanterar frågan om jäv för bolagets tjänstemän, se avsnitt att riskerna för jäv kartläggs och att rutiner för att undvika jäv upprättas. Vi anser vidare att styrelsen i riskanalysen inför uppföljning av intern kontroll bör bedöma risken för förekomsten av jäv vid beslut både i tjänstemannaorganisationen och i styrelsen, se avsnitt Utöver ovanstående rekommenderar vi att kommunen utarbetar rutiner för att säkerställa att policys som ska gälla de kommunala bolagen överlämnas till dessa, se avsnitt Bakgrund Vi har av Ånge kommuns revisorer, i egenskap av lekmannarevisorer i kommunens bolag, fått i uppdrag att granska Ånge Fastighets- & Industri ABs (ÅFA) arbete att förebygga mutor och jäv. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Politiker, i rollen som styrelseledamöter, och tjänstemän i kommunala bolag fattar en mängd beslut, bl.a. i samband med upphandling och inköp, som påverkar den enskilde medborgaren eller företag och andra intressenter. ÅFA.docx 1

5 3. Syfte Revisionen bedömer att det kan finnas risk för att politiker och tjänstemän blir utsatta för påtryckningar (inkl. mutor) i samband med beslut. Det finns även en risk enligt revisionens bedömning att politiker och tjänstemän skulle kunna delta i beslut som påverkar honom eller henne (jäv). Om mutor och jäv skulle förekomma innebär det att beslut kan komma att fattas utifrån inkorrekta och/eller oetiska förutsättningar. Medborgarens förtroende för den offentliga sektorn kan skadas vid förekomst, eller redan vid misstanke, av mutor och jäv. Syftet med granskningen är att bedöma om ÅFA arbetar aktivt med att förebygga risken för mutor och jäv. Vi har därför att granskat: om om om om om det finns en riskanalys som omfattar bedömning av risken för oegentligheter som mutor och jäv i olika processer. kommunens Policy mot mutor för anställda och förtroendevalda i Ånge kommun och de kommunala bolagen 1 efterlevs. ÅFA i andra styrdokument eller liknande upprättat riktlinjer för att motverka oegentligheter. det finns tydliga riktlinjer för politiker och tjänstemän om vad som är tillåtet respektive förbjudet eller olämpligt, och hur dessa görs kända. frågan om mutor och jäv diskuteras regelbundet. 4. Avgränsning Granskningen är översiktlig och främst inriktad mot riskanalys och styrande dokument. Granskningen omfattar inte någon bedömning av hur kontrollaktiviteter har utformats och implementerats. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller Lagreglerna om tagande av muta i 10 kap brottsbalken (BRB) och otillbörlig förmån vid röstning i 17 kap BRB. Lagregler om jäv 8 kap. 23 aktiebolagslag Interna regelverk och policys 1 Fastställd av kommunfullmäktige , 80 ÅFA.docx 2

6 6. Ansvarigt bolag 7. Metod Granskningen avser ÅFA. Rapporten är saklighetsgranskad av Torbjörn Westberg, tf. VD, och Åke Nylén, ordförande. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Lena Medin, certifierad kommunal revisor. 9. Lagstiftning Med mutbrott avses att en arbetstagare eller en uppdragstagare för egen eller för någon annans räkning tar emot en muta eller annan otillbörlig förmån för sin tjänsteutövning, se 10 kap. brottsbalken (BrB). Det gäller även om arbetstagare/uppdragstagare låter sig bli utlovad en muta. Regler om otillbörlig förmån vid röstning finns i 17 kap BrB. Vad gäller jäv så finns dessa regler i aktiebolagslagen (8 kap 23 ), se avsnitt Förebyggande arbete mot mutor 10.1 Policy Av Policy mot mutor för anställda och förtroendevalda i Ånge kommun och de kommunala bolagen 2 (fortsättningsvis Policy mot mutor ) framgår: Som medarbetare och förtroendevald i Ånge kommun och de kommunala bolagen har du ett ansvar för att uppträda på ett sådant sätt att du bidrar till att upprätthålla allmänhetens förtroende för myndigheten. Det är av yttersta vikt att allmänheten kan känna förtroende för att anställda och förtroendevalda vid kommunen och de kommunala bolagen agerar saklighet och opartiskt. 2 Fastställd av kommunfullmäktige 25 november 2013 ÅFA.docx 3

7 I policyn ingår en kort redogörelse om gällande lagstiftning och vad som kan vara en muta eller otillbörlig förmån. Det finns också ett antal kontrollfrågor som den anställde kan använda sig av för att bedöma erbjudanden från utomstående. Policyn har inte behandlats i ÅFAs styrelse eller på dess bolagsstämma. Vad vi förstår har policyn inte heller formellt överlämnats från kommunen till bolaget. Vi ser positivt på att en generell policy för att motverka mutor har fastställts i kommunen och som även gäller de kommunala bolagen. Vi bedömer dock att policyn främst riktar sig mot anställda, och inte omfattar förtroendevalda inkl. bolagens styrelser fullt ut. Vi har i vår rapport beträffande motsvarande granskning av kommunen 3 rekommenderat kommunstyrelsen att se över policyn textmässigt för att tydliggöra att den även omfattar förtroendevalda till stora delar. Vi har även rekommenderat att kommunstyrelsen i policyn mot mutor gör en hänvisning till Kod om gåvor, belöningar och andra förmåner i näringslivet 4 som även omfattar offentligt ägda företag. Vi rekommenderar att policyn formellt behandlas av ÅFAs styrelse samt att tillämpningsanvisningar för att ytterligare anpassa policyn till bolaget upprättas. Vi rekommenderar även att kommunen utarbetar rutiner för att säkerställa att policys som ska gälla de kommunala bolagen överlämnas till dessa Riskbedömning I policyn mot mutor finns inga formella krav på att nämnder och förvaltningar (vi tolkar att motsvarande gäller för styrelse och ledning i de kommunala bolagen) ska göra en bedömning av risken för mutor. Någon sådan formell bedömning av risken för att mutor skulle förekomma har inte heller gjorts av ÅFAs styrelse och ledning. Vid vår intervju bedömer dock ordförande att risken för mutor skulle kunna vara hög, men att den begränsas kraftigt av att det är en liten personalgrupp och att alla känner alla. Ordförande och VD uppger också att det inte finns några indikationer på att mutor skulle förekomma. Vi anser att en riskanalys är viktig för att effektivt kunna anpassa skyddet och kontrollåtgärder mot mutor. Områden som normalt brukar ses som mer utsatta är t.ex. upphandling och inköp samt inoch utbetalningar. Indikationer på ökad risk kan vara områden där beslut fattas av ett fåtal tjänstemän, d.v.s. ökad utsatthet och begränsad möjlighet att rotera arbetsuppgifter. Om besluten berör enskilda eller företag i väsentlig omfattning kan det vara indikation på ytterligare förhöjd risk. 3, fastställd av kommunrevisionen Utgiven av Institutet mot Mutor (IMM) ÅFA.docx 4

8 Vi har till kommunstyrelsen rekommenderat att policyn uppdateras med krav på och riktlinjer för riskanalyser för att identifiera områden med förhöjd risk för mutor. Vi rekommenderar även att ÅFA genomför en formell riskanalys och utformar kontroller för att motverka risken för mutor Kommunikation Till förvaltningschefer och enhetschefer gick det under vintern 2013/2014 ut anvisningar, via chefsstöd, att informera om policyn mot mutor. Inom ÅFA används inte chefsstöd och enligt uppgift har inga arbetsplatsträffar eller liknande hållits under de senaste månaderna. Information om policyn har därför inte lämnats till personalen. VD bedömer att den personal som arbetar vid kontoret bör känna till policyn eftersom de har tillgång till kommunens intranät. Styrelsen har som framgår ovan i varje fall inte inom ramen för ÅFA gått igenom policyn (flera av ledamöterna har sannolikt fått den presenterad eftersom de även har uppdrag inom kommunen). Ett regelverk måste för att fylla sitt syfte även göras känt. Vi anser att samtliga anställda därför bör få en årlig genomgång av innehållet med möjlighet till diskussion om vad som kan vara en muta, hur risken kan förebyggas samt hur eventuella händelser och misstankar ska hanteras och rapporteras. Vi rekommenderar därför ledningen att tillse att personalen informeras regelbundet, gärna årligen. Styrelsens ordförande menade vid vår intervju att varje anställd skulle kunna kvittera genomgången skriftligt. Att formalisera genomgångarna på ett sådant sätt ger även möjlighet att på individnivå följa upp att information har mottagits, vilket vi naturligtvis ser som en positiv förstärkning av den interna kontrollen. Vår uppfattning är att det är viktigt att även samtliga förtroendevalda regelbundet får motsvarande information med möjlighet att ta upp frågor runt detta område. Vi rekommenderar därför att det tillses att även styrelsen får en regelbunden, gärna årlig, genomgång inklusive möjlighet till diskussion Rapportering Enligt policy mot mutor ska närmaste chef eller personalchef vidtalas vid frågor om eller erbjudanden om vad som kan vara en otillbörlig förmån. Vid misstanke om mutor ska anmälan ske till personalchef. Åtgärder ska enligt policyn vidtas av närmaste chef som också ska kontakta polismyndighet om förmånen bedöms som otillbörlig. Motsvarande rapporter ska lämnas till kommunchefen om förmånen gäller en förtroendevald. Några rapporter om otillbörliga förmåner har inte lämnats till VD, styrelseordförande eller till kommunchef och personalchef. Styrelsens ordförande och VD uppger att de är övertygade om att eventuell information skulle lämnas till dem om något inträffar. ÅFA.docx 5

9 Det är enligt vår uppfattning viktigt att samtliga anställda, oavsett position, har kännedom om att misstanke om mutor ska rapporteras och hur det ska ske. Vi bedömer att det finns en stor risk att det inte är känt om vilken rapporteringsskyldighet respektive medarbetare har eftersom information om policyn inte har lämnats till personalen. Vi har rekommenderat kommunstyrelsen att på intranätet tillsammans med informationen om mutor m.m. publicera lättillgängliga telefon- och mailadresser till t.ex. personalchef, samt annan information om rapportering. Vi har även rekommenderat att kommunen överväger ett system som skulle kunna garantera att den som lämnar uppgifter får vara anonym. Denna rekommendation gäller även ÅFA. 11. Jäv 11.1 Policy Av aktiebolagslagen (8 kap 23 ) framgår att en styrelseledamot inte får handlägga en fråga om: avtal mellan styrelseledamoten och bolaget, avtal mellan bolaget och en tredje man, om styrelseledamoten i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets, eller avtal mellan bolaget och en juridisk person som styrelseledamoten ensam eller tillsammans med någon annan får företräda. Om frågan gäller avtal med kommunen så är ovanstående inte tillämpligt då kommunen är ägare till bolaget. Några särskilda dokument som närmare beskriver jäv och hur dessa frågor ska hanteras finns inte. Kommunallagens bestämmelser vad gäller jäv omfattar även anställda i kommunen. Motsvarande lagstiftning saknas för arbetstagare i ett aktiebolag. Vad gäller beslut som fattas på tjänstemannanivå i bolaget så regleras detta inte i aktiebolagslagen. Vi rekommenderar att ÅFAs styrelse antar regler som hanterar frågan om jäv för bolagets tjänstemän. ÅFA.docx 6

10 11.2 Riskbedömning och rutiner Ordförande och VD uppger att jävsfrågor diskuteras regelbundet och att dessa normalt sett kan hanteras utan större problem. Någon riskbedömning eller formella kontroller av om beslut i jävssituationer förekommer har däremot inte genomförts. Vi rekommenderar att riskerna för jäv kartläggs och att rutiner för att undvika jäv upprättas. Enligt vår bedömning kan det inom verksamheter med ett fåtal beslutsfattande tjänstemän finnas ett behov av att säkerställa att rutiner finns för att undvika jävssituationer. Vi anser vidare att styrelsen i riskanalysen inför uppföljning av intern kontroll bör bedöma risken för förekomsten av jäv vid beslut i tjänstemannaorganisationen och i styrelsen. KPMG, dag som ovan Lena Medin Certifierad kommunal revisor ÅFA.docx 7