Revisionsrapport Efterlevnad av etisk riktlinje för mutor och gåvor

Transkript

1 Sida 1(1) Datum Revisionen Till: Kommunstyrelsen BAS-nämnden BKU-nämnden Miljö- och byggnämnden För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Krambo Bostads AB Kramfors Industri AB Kramfors Mediateknik AB Revisionsrapport Efterlevnad av etisk riktlinje för mutor KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer granskat kommunens efterlevnad av styrdokumentet Etisk riktlinje för mutor. Revisionen önskar att kommunstyrelsen och samtliga nämnder lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 23 mars Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. Med vänliga hälsningar Bertil Wiklund Ordförande Postadress Revisionen Kramfors E-post kramfors.kommun@kramfors.se Besöksadress Torggatan 2 Telefon Fax Hemsida Organisationsnr

2 Efterlevnad av etisk riktlinje för mutor Revisionsrapport Advisory KPMG AB Antal sidor: 9 Rapport Efterlevnad mutor.docx

3 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig styrelse 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 3 9. Styrdokument och övriga regelverk Rutiner Rutiner hos förvaltningarna Rutiner kring Synpunkten Information, utbildning och fortbildning 7 Rapport Efterlevnad mutor.docx

4 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska efterlevnaden av kommunens styrdokument Etiska riktlinjer för mutor 1. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Medborgarens förtroende för den offentliga sektorn kan skadas vid förekomst, eller redan vid misstanke, av mutor och jäv. Revisionen bedömer därför att det är väsentligt att kommunen efterlever de av fullmäktige antagna styrdokumentet Syftet med granskningen är att bedöma om kommunen efterlever styrdokumentet Etiska riktlinjer för mutor. Sammanfattningsvis anser vi att det är bra att kommunen har en riktlinje i syfte att motverka mutor och otillbörliga gåvor. Det är också bra att den finns tillgänglig på intranätet så att den kan fungera som ett stöd för medarbetare och chefer. Vi anser att dock att upphandlarnas roll som stöd till medarbetare och chefer behöver förtydligas vid framtida revidering av riktlinjen. Vi noterar att det finns en uppfattning hos förvaltningscheferna om att det råder en sund kultur i organisationen och att frågan om mutor, gåvor och jäv därför inte diskuteras särskilt aktivt. Vi anser att det ändå är viktigt med en löpande information och utbildning för att säkerställa att alla medarbetare, nya som gamla, får samma information. Diskussionen om mutor, gåvor och jäv samt andra etiska frågor är enligt vår uppfattning också viktig för att skapa en kultur med hög medvetenhet och rätt agerande. Vi anser därför att det behövs tydligare rutiner för hur förvaltningarna ska arbeta med att skapa en förebyggande kultur samt rutiner för systematisk återrapportering, om både det förebyggande arbetet som eventuella incidenter, till styrelse och nämnder. Vi rekommenderar därför: att att att kommunstyrelsen reviderar riktlinjen Etisk riktlinje för mutor gällande avsnittet om jäv och gällande det stöd medarbetarna kan få av organisationen, se avsnitt 9. kommunstyrelsen och samtliga nämnder säkerställer en rutin för en systematisk återrapportering och uppföljning av mutor, gåvor och jäv, se avsnitt kommunstyrelsen och samtliga nämnder upprättar rutiner för ett systematiskt förebyggande arbete mot mutor, gåvor och jäv i förvaltningarna där löpande information och diskussioner är en del i arbetet, se avsnitt 10.1 och avsnitt Fastställd av kommunfullmäktige , 6 Rapport Efterlevnad mutor.docx 1

5 2. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska efterlevnaden av kommunens styrdokument Etiska riktlinjer för mutor. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Av riktlinjerna framgår: Hela det demokratiska systemet bygger på allmänhetens förtroende för den offentliga verksamheten. Bara misstanken om att något inte går rätt till kan rubba förtroendet för en kommun. Det som görs och sägs påverkar hur omgivningen uppfattar. Riktlinjerna behandlar även kortfattat frågor om jäv. Revisionen bedömer att det kan finnas risk för att politiker och tjänstemän blir utsatta för påtryckningar genom mutor. Det finns även en risk enligt revisionens bedömning att politiker och tjänstemän skulle kunna delta i beslut som påverkar honom eller henne (jäv). Om mutor och jäv skulle förekomma innebär det att beslut kan komma att fattas utifrån inkorrekta och/eller oetiska förutsättningar. Medborgarens förtroende för den offentliga sektorn kan skadas vid förekomst, eller redan vid misstanke, av mutor och jäv. Revisionen bedömer därför att det är väsentligt att kommunen efterlever de av fullmäktige antagna styrdokumentet. 3. Syfte Syftet med granskningen är att bedöma om kommunen efterlever styrdokumentet Etiska riktlinjer för mutor. Vi har därför granskat om om om kommunstyrelsen har rutiner för att se till att riktlinjen är väl känd och rutiner för att följa upp att den efterlevs, det finns rutiner för att rapportera misstankar och brott mot lagar och styrdokument samt hur dessa anmälningar rapporteras vidare till ansvarig nämnd och kommunstyrelsen. Vilka rutiner finns för att följa upp anmälningar? frågor om gåvor och mutor samt närliggande etiska frågor diskuteras regelbundet på arbetsplatsträffar och liknande. Det i övrigt finns ett systematiskt arbete för att förebygga mutor och jäv. 4. Avgränsning Granskningen har omfattat år Rapport Efterlevnad mutor.docx 2

6 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna/verksamheten uppfyller Lagreglerna om tagande av muta i 10 kap brottsbalken (BRB) och otillbörlig förmån vid röstning i 17 kap BRB. Lagregler om jäv 6 kap kommunallagen Interna regelverk och policys 6. Ansvarig styrelse/nämnd Granskningen har avsett kommunstyrelsen. Övriga nämnder har granskats översiktligt avseende information till medarbetarna angående riktlinjen samt nämndernas uppföljning. Rapporten är saklighetsgranskad av Peter Carlstedt, kommunchef, Anna-Stina Fors Sjödin, förvaltningschef på BAS-förvaltningen 2, Siv Sundström, förvaltningschef på miljö- och byggförvaltningen, samt Anita Bergström, chef för koncernstaben. 7. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Kristoffer Bodin, kommunal revisor, under ledning av Lena Medin, certifierad kommunal revisor. 9. Styrdokument och övriga regelverk s huvudsakliga styrdokument för att minska riskerna för mutor, otillbörliga gåvor och jäv är Etisk riktlinje för mutor 3. I den riktlinjen regleras övergripande vad som gäller kring gåvor, mutor och jäv. Det framgår att riktlinjerna gäller för anställda och förtroendevalda och utgår från brottsbalken kap. 10 och kommunallagen 6 kap Bistånds-, arbetsmarknads- och sociala serviceförvaltningen 3 Kommunfullmäktige , 6. Rapport Efterlevnad mutor.docx 3

7 Kommunens syfte med riktlinjen är att minska risken för att felaktigheter ska ske och att undvika att någon överhuvudtaget ska kunna misstänkas för att missbruka sin ställning. När det gäller gåvor är det grundläggande förhållningssättet enligt riktlinjen att ingen ska få en gåva eller förmån för sin tjänsteutövning som kan medföra skatteplikt. Flera små eller stora gåvor kan skapa misstankar om både särbehandling och mutbrott. Det ges exempel på gåvor av mindre värde som kan bedömas som tillåtna vid speciella och enstaka tillfällen t.ex. blomma eller chokladask. Vad gäller muta så definieras vad som är tagande och givande av muta och det finns kontrollfrågor som kan stötta medarbetaren i bedömningen. Ett exempel på en kontrollfråga; Är detta en förmån och varför erbjuds den just mig?. Det finns också exempel på vad som kan anses som tillåtna förmåner till exempel enstaka arbetslunch och enklare reklamgåvor, medan olämpliga förmåner är exempelvis testamente, resor och exklusiva middagar. Jäv definieras i riktlinjen som; jävig är man om man, eller någon närstående, gynnas eller missgynnas av beslutet. I övrigt lyfts det fram att jävsreglerna regleras i kommunallagen. Misstankar om jäv rapporteras till närmaste chef/nämndsordförande. Enligt riktlinjen är det förvaltningscheferna som ska följa upp riktlinjen. I riktlinjen Riktlinjer för upphandling och inköp 4 berörs inte mutor direkt men styrdokumentet ger riktlinjer för hur inköp ska gå till och vilka beloppsgränser som gäller innan beställaren måste kontakta upphandlarna på koncernstaben. Upphandlarna kan också ge utbildning och rådgivning till beställare, chefer och politiker gällande lagar, regler och rutiner kring inköp. Kommentar Vi tycker att Etisk riktlinje för mutor är en konkret och tydlig riktlinje som kan utgöra ett praktiskt stöd för medarbetarna med exempel på vad som är tillåtet och inte. Medarbetarna uppmuntras att diskutera uppkomna situationer med chef, kollega eller nämndsordförande om det finns tveksamheter vilket vi tycker positivt. Vi noterar dock att avsnittet om jäv är något kortfattat och att avsnittet skulle behöva utvecklas för att utgöra ett relevant stöd i den frågan. Vi noterar att det står i Riktlinjer för upphandling och inköp att medarbetare kan kontakta upphandlarna för råd och stöd vid inköp och vi anser att detta stöd borde belysas även i Etisk riktlinje för mutor. Inför nästa revidering av riktlinjen bör kommunstyrelsen överväga om kommunens upphandlare borde lyftas fram som ett stöd till medarbetarna vid tveksamheter kring inköp och korruption. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att revidera riktlinjen Etisk riktlinje för mutor gällande avsnittet om jäv och gällande det stöd medarbetarna kan få av organisationen. 4 Kommunstyrelsen , 40. Rapport Efterlevnad mutor.docx 4

8 10. Rutiner 10.1 Rutiner hos förvaltningarna Enligt förvaltningscheferna finns det inga speciella rutiner för att efterleva riktlinjen eller sprida innehållet bland medarbetarna. Förvaltningscheferna är samstämmiga i att det inte behövs ytterligare rutiner utan vägledning går att få av riktlinjen om medarbetarna ställs inför besvärande situationer. I och med att den finns tillgänglig för alla på intranätet kan medarbetarna hämta informationen vid behov. Förvaltningscheferna är också samstämmiga att upplevelsen är att företeelsen eller risken för mutor har minskat väsentligt de senaste 20 åren och att det är ytterst sällsynt med incidenter. Inom BKU 5 -förvaltningen bedömer förvaltningschefen både risken och konsekvensen för mutor som liten. Vissa ärenden av jäv förekommer men dessa hanteras av ledningen. På Miljö- och byggförvaltningen bedöms risken och konsekvensen som liten då det är en liten förvaltning som inte driver stora projekt. De ser dock en större risk för jäv i och med myndighetsbeslut och därför har nämnden fastställt en särskild rutin för beslut och tillsyn som berör medarbetare, förtroendevalda och deras närstående. Inom BAS-förvaltningen bedömer förvaltningschefen att det, inom specifika delar av förvaltningen, finns en viss risk för testamentering, något de är medvetna om och diskuterar ofta. På kommunstyrelseförvaltningen bedöms en ökad risk kring upphandlarna men enligt förvaltningschefen är dessa medarbete bäst pålästa kring mutor och jäv samt följer, utöver riktlinjen, Kammarkollegiets information om korruption. Skulle det uppkomma en misstanke om brott beskrivs den initiala rutinen i riktlinjerna, att misstanke anmäls till närmaste chef i linjeorganisationen. Är närmaste chef berörd av misstanken ska medarbetaren vända sig till överordnad chef enligt linjeorganisationen. HR-avdelningen finns som stöd för chefer vid misstankar om mutor och jäv och de har rutiner och riktlinjer för olika former av misskötsel som kan bli aktuellt vid misstankar om brott. Det handlar om processen kring uppsägning och avsked men HR-avdelningen kan fungera som rådgivare tidigare i processen också. Det finns inga övergripande rutiner för uppföljning eller rapportering till nämnd eller styrelse då företeelsen bedöms som sällsynt. Inom socialtjänsten registreras dock misstankar om oegentligheter i deras avvikelsehanteringssystem och det kan leda till en Lex Sarah-anmälning 6 och allvarligare Lex Sarah-anmälningar, som skickas vidare till IVO 7, rapporteras till BASnämnden. Kommunen har inga rutiner för ett systematiskt förebyggande arbete t.ex. genom riskoch sårbarhetsanalyser vid projekt eller andra risksituationer. Mutor och jäv kan beröras i arbete med internkontrollplanen men det sker ingen specifik uppföljning. 5 Barn-, kultur- och utbildning 6 Lex Sarah anställda ska, enlig lag, genast rapportera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden till den som bedriver verksamheten och denne ska utreda och åtgärda missförhållandena (Socialstyrelsen). 7 Inspektionen för Vård och Omsorg. Rapport Efterlevnad mutor.docx 5

9 Kommentar Vi tycker det är bra att det framgår av riktlinjen att medarbetarna ska vända sig till närmaste chef vid misstanke om oegentligheter. Vi konstaterar dock att det inte finns några rutiner för rapportering till nämnd eller styrelse. Hur nämnd eller styrelse får reda på om det förekommit oegentligheter verkar i hög grad bero på vilken förvaltning som är berörd samt bedömningar från cheferna. Vi anser att nämnd eller styrelse borde få en årlig återrapportering angående mutor, gåvor och jäv och hur verksamheten har arbetat förebyggande i frågan. Kommunstyrelsen och nämnderna borde få en övergripande årlig återrapportering för att kunna bedöma följsamheten till riktlinjen. Det är positivt att förvaltningscheferna upplever att det finns en återhållsam kultur inom förvaltningarna och att den konstaterande förekomsten av oegentligheter är låg. Vi anser dock att vikten av dokumentera rutiner blir ännu större när det finns risk för sällsynta men högst förtroendeskadliga incidenter. Går det lång tid mellan händelserna finns det en påtaglig risk att informella rutiner har glömts bort. Vi anser också att det bör finnas ett systematiskt arbete för att motverka risken för mutor, gåvor och jäv där frågan diskuteras och dokumenteras inför specifika situationer i verksamheterna. Därför rekommenderar vi kommunstyrelsen och samtliga nämnder att upprätta en rutin för återrapportering och uppföljning av mutor, gåvor och jäv. Vi rekommenderar vidare kommunstyrelsen och nämnderna att upprätta rutiner för ett systematiskt förebyggande arbete mot mutor, gåvor och jäv i förvaltningarna Rutiner kring Synpunkten Synpunkten är ett webbaserat formulär på s hemsida 8 där vem som hest kan lämna synpunkter, frågor eller annat man vill meddela kommunen om. Det är frivilligt att lämna namn och kontaktuppgifter. I riktlinjen Etisk riktlinje för mutor hänvisas till Synpunkten som en möjlighet att lämna anonym information om misstänkta oegentligheter. Det framgår också på hemsidan att det går att lämna uppgifter anonymt om medborgare eller kommunens anställda vill lämna uppgifter om oegentligheter. Meddelandena från Synpunkten hanteras av kommunens kundtjänst. Enligt administrativa chefen för kundtjänsten pågår ett arbete med att ta fram en checklista/tjänsteförteckning som beskriver hur meddelanden från Synpunkten ska hanteras. Vid tidpunkten för granskningen finns inga skriftliga rutiner färdiga utan svårbedömda ärenden diskuteras med kollegor och administrativa chefen. Kommentar Vi ser positivt på att möjligheten att lämna uppgifter anonymt via hemsidan finns och att rutiner för hanteringen av uppgifterna är under framtagande. Vi tycker det är viktigt att det framgår tydligt av de nya rutinerna just hur inkomna misstankar om oegentligheter via Synpunkten ska hanteras. För att undvika spridning av känsliga uppgifter bör hanteringen av misstankar om oegentligheter begränsas till ett fåtal medarbetare med särskild kompetens inom området. 8 Rapport Efterlevnad mutor.docx 6

10 11. Information, utbildning och fortbildning Enligt uppgift från förvaltningscheferna finns riktlinjerna tillgängliga på intranätet Portalen och information om riktlinjerna ingår i introduktionsprogrammet för nyanställda. Ämnet berörs också särskilt i det chefsintroduktionsprogram kommunen har för nya chefer. Kommunen har ingen systematisk utbildning eller information kring mutor och jäv efter det att medarbetarna genomgått introduktionsutbildningen. Kommunen har tillgång till en webbportal genom Iknow med utbildningsfilmer inom olika områden, bland annat Korruption i myndighetsutövning. Enligt uppgift från flera av förvaltningscheferna används inte den filmen aktivt. Ämnet finns inte heller på arbetsplatsträffarnas (APT) dagordning som en årligen återkommande punkt utan det händer att ämnet diskuteras om det t.ex. inträffat någon oegentlighet i andra kommuner. Kommentar Vi tycker det är bra att information om riktlinjen om mutor ingår i introduktionsprogrammen för nyanställda och chefer men vi anser att det borde finnas en plan för hur informationen löpande ska säkerställas hos all personal oavsett anställningstid och befattning. Vi konstaterar att kommunen redan har förutsättningar via t.ex. webbutbildningar men att dessa inte används systematiskt. Det finns även en kortare webbutbildning och övning via SKLs 9 hemsida. Återkommande information och diskussion om mutor, gåvor och jäv är viktigt för att skapa och upprätthålla ett sunt förhållningssätt i organisationen. Vi rekommenderar därför kommunstyrelsen och samtliga nämnder att utarbeta rutiner för en löpande information och diskussion angående mutor, gåvor och jäv vilket vi anser är viktigt för att skapa en kultur med hög medvetenhet och rätt agerande. Datum som ovan KPMG AB Kristoffer Bodin Kommunal revisor Lena Medin Certifierad kommunal revisor 9 Sveriges kommuner och landsting Rapport Efterlevnad mutor.docx 7