Revisionsrapport Kommunstyrelsens arbete för en ekonomi i balans

Transkript

1 s revisorer Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport Kommunstyrelsens arbete för en Revisionen har via KPMG genomfört en granskning inom ovanstående område. Revisionen hemställer om att kommunstyrelsen lämnar synpunkter avseende de rekommendationer och förslag som lyfts fram i rapporten, företrädesvis de som framgår av rapportens sammanfattning. Revisionen emotser svar senast den 31 augusti 014. För s revisorer Anna-Lisa Lindström Ordförande Mats Eriksson Vice ordförande

2 Bedömning av kommunstyrelsens arbete för en Revisionsrapport KPMG AB 7 mars 014 Antal sidor: 8 Revisionsrapport bedömning KS arbete för en ekonomi i balans.docx

3 Innehåll 1. Sammanfattning. Bakgrund 3. Syfte 4. Avgränsning 5. Revisionskriterier 6. Ansvarig nämnd/styrelse 7. Metod 8. Projektorganisation 9. Kommunens ekonomistyrning 10. Sammanställning över budget, prognos och utfall kommunstyrelsen 10.1 Budgetprocessen 10. Prognosprocessen 10.3 Uppföljningsprocessen Revisionsrapport bedömning KS arbete för en.docx

4 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska prognossäkerheten för kommunstyrelsen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 013. Enligt 6 kap KL ska styrelsen uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Enligt Processbeskrivning för ekonomi och styrning ska nämnd (d v s även kommunstyrelsen) omedelbart vidta åtgärder som begränsar och helst förhindrar att budgeten överskrids. Vi finner det anmärkningsvärt att kommunstyrelsen, trots det betydande underskottet som prognostiserades redan i per inte har fattat tillräckliga beslut om konkreta åtgärder för att begränsa/förhindra att budgeten överskrids. Vi anser att en allmän uppmaning till återhållsamhet inte är en tillräcklig åtgärd för att komma till rätta med ett så betydande underskott, se avsnitt Vi anser vidare att beslut om åtgärder bör vara av den arten att det också går att följa upp om de fått avsedd effekt. Vi kan inte av arbetsgruppen eller kommunstyrelsens protokoll se att så har skett. Vi anser att kommunstyrelsen brustit i sin styrning och uppföljning genom att inte fatta tillräckliga beslut om åtgärder samt underlåtit att följa upp de beslut som fattats. Vi anser därför att kommunstyrelsens styrning och uppföljning av ekonomi måste förstärkas, se avsnitt Våra övriga rekommendationer är: att beslut fattade i arbetsgruppen för ekonomiska frågor konfirmeras av kommunstyrelsen, se avsnitt 9. att prognoser upprättas vid fler tillfällen under året, se avsnitt 10.. Revisionsrapport bedömning KS arbete för en.docx 1

5 . Bakgrund 3. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska prognossäkerheten för kommunstyrelsen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 013. har under ett flertal år redovisat underskott som har urholkat det egna kapitalet. För bokslutet per uppgick resultatet till 3,7 mkr, jämfört med budget +,0 mkr. I stort sett all verksamhet bedrivs under kommunstyrelsen. Budgetavvikelsen för dessa verksamheter uppgick för år 01 till - 6,9 mkr. Därtill kommer underskott avseende gemensamma anslag som förvaltas av kommunstyrelsen, bl.a. för pensioner och löneskatt, -,3 mkr. Revisionen bedömer att det finns en risk för att kommunstyrelsen inte kommer att klara budgeten för år 013, vilket i sin tur urholkar kommunens ekonomi ytterligare. För att minska risken är det väsentligt att kommunstyrelsen leder och styr verksamheten på ett tillfredsställande sätt. Syftet med granskningen är att bedöma kommunstyrelsens arbete för att få en. Vi kommer därför att granska prognossäkerheten samt om kommunstyrelsen fattat tillräckliga beslut för att komma till rätta med eventuella avvikelser. 4. Avgränsning Vår granskning kommer att särskilt inrikta sig mot hur kommunstyrelsen säkerställer att de större kostnadsposterna inte överskrider budget. 5. Revisionskriterier Vi kommer att bedöma om rutinerna uppfyller interna regelverk och rutiner. 6. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen avser kommunstyrelsen. Rapporten har saklighetsgranskats av Sven-Åke Draxten, kommunstyrelsens ordförande,bengt Flykt, kommunchef och Henrik Kvist, ekonomichef. 7. Metod Granskningen kommer att genomföras genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker Revisionsrapport bedömning KS arbete för en.docx

6 8. Projektorganisation Granskningen har utförts av Anna Sundholm, auktoriserad revisor, under ledning av Lena Medin, certifierad kommunal revisor. 9. Kommunens ekonomistyrning Enligt kommunallagen (KL) 8 kap 4 ska en kommun årligen upprätta en budget för nästa kalenderår. Budgeten ska upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna. Varje nämnd ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt (6 kap 7 KL). I syfte att följa ekonomin upprättas prognoser för att bedöma det förväntade utfallet för räkenskapsåret. I syfte att nå den budget som fullmäktige har bestämt måste kommunstyrelsen därför besluta om åtgärder vid avvikelser. I finns följande reglerat vad gäller ekonomistyrning: Kommunplan och budget 013 I Kommunplan och budget finns budgetförutsättningarna för Den slutliga kommunplanen fastställs av kommunfullmäktige i december och bygger på den skattunderlagsprognos som Sveriges kommuner och landsting presenterar i oktober varje år. Kommunplanen kompletteras med bland annat årsbudget i detalj. Varje nämnd tilldelas en budgetram för året. Processbeskrivning ekonomi och styrning Processbeskrivning ekonomi och styrning har upprättats av staben och är daterad Dokumentet beskriver kommunens ekonomiarbete i tid och omfattning samt hur styrningen genomförs. Där framgår ansvarsfördelningen och att nämnderna ansvarar för verksamheten inom tilldelade ekonomiska ramar. Anvisningar för budget, prognoser och delårsbokslut Anvisningarna beskriver när och hur budget, prognoser och delårsbokslut ska göras, se vidare avsnitt 10.. Anvisningarna skickas ut inför respektive rapporttillfälle. 1 Fastställdes av kommunfullmäktige Revisionsrapport bedömning KS arbete för en.docx 3

7 Kommunstyrelsens arbetsgrupp för ekonomiska frågor Kommunstyrelsen har en arbetsgrupp för ekonomiska frågor och består av representanter från kommunstyrelsen, oppositionsråd, kommunstyrelsens ordförande samt kommunchef, chefer för alla förvaltningar, ekonomichef och två ekonomer. Arbetsgruppen har till uppgift att bereda ärenden av kommungemensam ekonomisk karaktär. Arbetsgruppen ska även följa upp ekonomi närmare än kommunstyrelsen som helhet och en ambition är att frågorna ska diskuteras i arbetsgruppen innan de kommer upp till kommunstyrelsen för beslut. Enligt reglementet för kommunstyrelsen anges att arbetsgruppen ska undersöka, beskriva, bereda formuleringar av mål och strategier samt utvärdera kommunens insatser inom sina områden. I arbetsgruppen förs minnesanteckningar som distribueras till kommunstyrelsen. Kommentar I vår granskning av kommunstyrelsens styrning och uppföljning av de egna verksamheterna konstaterades att arbetsgrupper visserligen kan vara praktiska men saknar legal status och kan inte räknas som en del av kommunstyrelsen på samma sätt som ett utskott. Vad vi har förstått har inte vår rekommendation gällande detta beaktats. Det är därför viktigt att beslut fattade i arbetsgruppen konfirmeras av kommunstyrelsen, se även avsnitt Enligt vår bedömning ger förvaltningens anvisningar vägledning för den som ska göra budget och prognoser. Se rapport Kommunstyrelsens egna verksamheter expedierad Revisionsrapport bedömning KS arbete för en.docx 4

8 10. Sammanställning över budget, prognos och utfall kommunstyrelsen Avdelning Budget 013 Tilldelat från gemensamma anslag Prognos april Prognos augusti Utfall helår 013 Politisk organisation Kommunledning Tillväxtavdelningen Skolbarnomsorg och Vård och omsorg Social Teknikinfrastruktur och Stab Summa års budgetram fastställdes av kommunfullmäktige Kommunstyrelsen är uppdelad i 8 avdelningar samt ett näringslivsutskott och ett socialutskott. Som framgår av ovan tabell finns de största avvikelserna inom skol- och barnomsorg och vårdoch omsorg Budgetprocessen I styrdokumentet Processbeskrivning ekonomi och styrning daterad beskrivs den övergripande budgetprocessen. Budgetarbetet inleds i arbetsgruppen för ekonomifrågor som bereder planeringsförutsättningar för budgetarbetet. I processen involveras verksamhets- och kontoansvariga och utmynnar i ett förslag till budgetram. I juni 01 beslutar kommunfullmäktige att anta förslaget. 3 Styrdokument Kommunplan och Budget 013 Revisionsrapport bedömning KS arbete för en.docx 5

9 Därefter utarbetar nämnder och avdelningar internbudgetar för verksamheten. Dessa godkändes av kommunfullmäktige Det arbetsverktyg som används för budgetering är Budget och prognos som är en tilläggsmodul till kommunens ekonomisystem Aditro. Budgetansvariga använder modulen för budgetering, rapportering och budgetuppföljning. Den som upprättar budgeten kan förklara och rapportera avvikelser direkt i modulen Utgångspunkten för budgeteringen är föregående års budget som uppräknas med en schablon. Enligt ekonomichefen så tas även hänsyn till om tidigare års budget inte har kunnat hållas. En noggrann genomgång av personalbudgeten sker också. Enligt ekonomichefen är det viktigt att budgeten är realistisk, men såsom det totala utrymmet är så det finns inga marginaler i den budget som läggs för oförutsedda kostnader. Kommentar Vi bedömer att budgetprocessen såsom den har beskrivits är ändamålsenligt. Vi bedömer ändå att kommunens budgeterade resultat för kommande år inte är tillräcklig för att säkerställa en god ekonomisk hushållning utifrån perspektivet att det inte räcker med att intäkterna enbart täcker kostnaderna. Marginaler för oförutsedda kostnader bör enligt vår uppfattning finnas. 10. Prognosprocessen gör prognoser per sista april och sista augusti varje år. Dessa behandlas i kommunfullmäktige två månader senare. I Processbeskrivning för ekonomi och styrning uppmanas ansvariga på alla nivåer till budgetdisciplin. Det innebär att verksamheterna ska bedrivas inom ramen för den budget som har tilldelats. Detta ställer krav på en kontinuerlig och noggrann uppföljning av det ekonomiska utfallet. Vidare uppmanar dokumentet att i situationer där det föreligger risk för budgetöverskridande ska nämnd/avdelning omedelbart vidta åtgärder som begränsar och helst förhindrar att budgeten överskrids samt informera kommunstyrelsen om detta. Enligt ekonomichefen så diskuteras den ekonomiska situationen vid månatliga ledningsgruppsmöten. Vid dessa tillfällen följs budget och prognos upp med varje budgetansvarig. Det finns också en stående punkt på kommunstyrelsens dagordning där stabseller ekonomichefen informerar det ekonomiska läget. Vi noterar att kommunstyrelsens protokoll innehåller endast knappa kommentarer kring detta, se vidare avsnitt Ekonomiavdelningen skickar ut anvisningar samt tillhandahåller prognosmallar till avdelningscheferna via kommunens verktyg Budget och prognos. Kommentar Enligt vår bedömning har kommunen såsom den beskrivs en fungerande prognosprocess. Vi anser dock att prognoser bör upprättas vid fler tillfällen under året, för att säkerställa att åtgärder vidtas i tid för att nå budget. Revisionsrapport bedömning KS arbete för en.docx 6

10 10.3 Uppföljningsprocessen Kommunens arbetsgrupp för ekonomifrågor (se avsnitt 9) har till uppgift att bereda ärenden av kommungemensam ekonomisk karaktär. Enligt Processbeskrivning för ekonomi och styrning (se avsnitt 9 om styrdokument) ska arbetsgruppen sammanträda minst en gång per månad. Under 013 träffades arbetsgruppen vid endast 8 tillfällen, bland annat gjordes ett längre uppehåll mellan juni och augusti. I minnesanteckningarna från gruppens möte den maj kommenteras delårsprognosen per 30 april. Enligt prognosen finns det risk för att budgeten kommer att överskridas med 13,4 mkr, varav mkr avser effekt till följd av sänkt diskonteringsränta. Huvuddelen av kommunens verksamheter prognostiserar underskott. Kommunstyrelsen beslutar vid sitt sammanträde den maj att uppmana verksamheterna att vara ytterst återhållsamma och restriktiva avseende alla utgifter. I minnesanteckningarna från gruppens möte den 1 september kommenteras delårsbokslutet per den 31 augusti samt prognos för 013. Prognosen skulle innebära att budgeten för år 013 överskrids med 10,8 mkr när jämförelsestörande poster exkluderas. Kommunstyrelsen beslutar vid sitt sammanträde den oktober återigen att uppmana verksamheterna att vara ytterst restriktiva avseende kostnader för att förbättra resultatet jämfört med sina prognoser. I övriga sammanträdesprotokoll från arbetsgruppen kommenteras inte den ekonomiska situationen för 013. Kommunstyrelsen får enligt ekonomichefen en muntlig ekonomiinformation från staben vid varje sammanträde men i sammanträdesprotokollen kommenteras inte den ekonomiska situationen för 013 mer än vid de två delårsprognoserna. Kommentar Enligt 6 kap KL ska styrelsen uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Enligt Processbeskrivning för ekonomi och styrning ska nämnd (d v s även kommunstyrelsen) omedelbart vidta åtgärder som begränsar och helst förhindrar att budgeten överskrids. Vi finner det anmärkningsvärt att kommunstyrelsen, trots det betydande underskottet som prognostiserades redan inte har fattat tillräckliga beslut om konkreta åtgärder för att begränsa/förhindra att budgeten överskrids. Vi anser att en allmän uppmaning till återhållsamhet inte är en tillräcklig åtgärd för att komma till rätta med ett så betydande underskott. Vi anser vidare att beslut om åtgärder bör vara av den arten att det också går att följa upp om de få avsedd effekt. Vi kan inte av arbetsgruppen eller kommunstyrelsens protokoll se att så har skett. Revisionsrapport bedömning KS arbete för en.docx 7

11 Vi anser att kommunstyrelsen brustit i sin styrning och uppföljning genom att inte fatta tillräckliga beslut om åtgärder samt underlåtit att följa upp de beslut som fattats. Vi anser därför att kommunstyrelsens styrning och uppföljning av ekonomi måste förstärkas. KPMG, dag som ovan Anna Sundholm Auktoriserad revisor Lena Medin Certifierad kommunal revisor Revisionsrapport bedömning KS arbete för en.docx 8