Kommunhuset, Administrativ service

Transkript

1 Plats och tid Kommunhuset, kl Beslutande Ledamöter Ulrika Liljeberg (C), ordförande Anne-Lie Stenberg (M), 1:e vice ordförande Lars-Erik Jansson (S), 2:e vice ordförande Kenneth Dahlström (C) Sakarias Winberg (M) Gerd Adolfsson Tjänstgörande ersättare Mats Oscarsson (S) för Eric Böwes (MP) Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare Per Wiman (KD) Tjänstemän Kommundirektör Göran Wigert Administrativ chef Andriette Ivarsson Justeringens plats och tid Kommunhuset kl Underskrifter Paragrafer Ordförande Ulrika Liljeberg (C) Justerare Lars-Erik Jansson (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset, Administrativ service Underskrift Andriette Ivarsson

2 2(2) Ärendelista 78 Ägardirektiv för Dala Vatten och Avfall AB 2013/ Bolagsordning för Dala Vatten och Avfall AB 2013/ Aktieägaravtal Dala Vatten och Avfall AB 2013/ Stiftelsen Hantverk & Utbildning - Årsredovisning för räkenskapsåret Val av ledamöter och revisorer för Stiftelsen Hantverk & Utbildning Revisionsrapport - Granskning av ram- och budgetprocess samt ekonomistyring 2013/ / / Årsberättelse för Leksands naturvårdsfond / Rapport sommaren Redovisning andra kvartalet 2013 av Tyck till för sektor verksamhetsstöd och service 87 Uppföljning - granskning av effektivitet och ändamålsenlighet i processer avseende ekonomi-, löne- och nämndsadministration 2013/ / Mål och budget utredningsuppdrag 2013/508

3 78 Dnr 2013/997 Ägardirektiv för Dala Vatten och Avfall AB Ägarkommunerna Gagnef, Leksand, Rättvik och Vansbro har gemensamt tagit fram förslag till ägardirektiv och en revidering av tidigare beslutade aktieägaravtal och bolagsordning för Dala Vatten och Avfall AB. Revideringen innebär att nya mål för bolaget tagits fram. De nya målen tar upp ekonomi, miljö, leveranssäkerhet, information och dialog samt gemensamma regelverk. Bolaget ska ha en stabil ekonomi som i huvudsak finansieras genom taxor och vara ett miljöföretag med ett miljöarbete i framkant. Bolaget ska vidare ha en öppen dialog med ägare och kunder och ha ett engagemang i samhällsutvecklingen i ägarkommunerna. Tidigare beslutade mål för bolaget gällde t.o.m Revideringen innehåller också förslag på ett rullande ordförandeskap för bolaget. Ordförandeskapet rullar mellan ägarkommunerna där ordföranden och vice ordförande väljs för två år. För perioden ska Gagnef inneha ordförandeposten. I förslag till nytt aktieägaravtal och bolagsordning har det också gjorts vissa mer redaktionella förändringar. Ägardirektiv, aktieägaravtal och bolagsordning beslutas av respektive fullmäktige i ägarkommunerna. Bolagsordningen ska fastställas och beslutas på bolagsstämman. Nytt aktieägaravtal och bolagsordning ersätter tidigare beslut. Förslag till ägardirektiv för Dala Vatten och Avfall AB. s förslag till kommunstyrelsen för beslut i kommunfullmäktige 1. Godkänna ägardirektiv för Dala Vatten och Avfall AB. 2. Tidigare beslutade ägardirektiv slutar i och med detta att gälla. Kommunstyrelsen

4 79 Dnr 2013/993 Bolagsordning för Dala Vatten och Avfall AB Ägarkommunerna Gagnef, Leksand, Rättvik och Vansbro har gemensamt tagit fram förslag till ägardirektiv och en revidering av tidigare beslutade aktieägaravtal och bolagsordning för Dala Vatten och Avfall AB. Revideringen innebär att nya mål för bolaget tagits fram. De nya målen tar upp ekonomi, miljö, leveranssäkerhet, information och dialog samt gemensamma regelverk. Bolaget ska ha en stabil ekonomi som i huvudsak finansieras genom taxor och vara ett miljöföretag med ett miljöarbete i framkant. Bolaget ska vidare ha en öppen dialog med ägare och kunder och ha ett engagemang i samhällsutvecklingen i ägarkommunerna. Tidigare beslutade mål för bolaget gällde t.o.m Revideringen innehåller också förslag på ett rullande ordförandeskap för bolaget. Ordförandeskapet rullar mellan ägarkommunerna där ordföranden och vice ordförande väljs för två år. För perioden ska Gagnef inneha ordförandeposten. I förslag till nytt aktieägaravtal och bolagsordning har det också gjorts vissa mer redaktionella förändringar. Ägardirektiv, aktieägaravtal och bolagsordning beslutas av respektive fullmäktige i ägarkommunerna. Bolagsordningen ska fastställas och beslutas på bolagsstämman. Nytt aktieägaravtal och bolagsordning ersätter tidigare beslut. Förslag till bolagsordning för Dala Vatten och Avfall AB. s förslag till kommunstyrelsen för beslut i kommunfullmäktige 1. Godkänna ny bolagsordning för Dala Vatten och Avfall AB. 2. Uppdra till kommunens ombud att på bolagsstämman rösta för att fastställa bolagsordningen för Dala Vatten och Avfall AB. Kommunstyrelsen

5 80 Dnr 2013/996 Aktieägaravtal Dala Vatten och Avfall AB Ägarkommunerna Gagnef, Leksand, Rättvik och Vansbro har gemensamt tagit fram förslag till ägardirektiv och en revidering av tidigare beslutade aktieägaravtal och bolagsordning för Dala Vatten och Avfall AB. Revideringen innebär att nya mål för bolaget tagits fram. De nya målen tar upp ekonomi, miljö, leveranssäkerhet, information och dialog samt gemensamma regelverk. Bolaget ska ha en stabil ekonomi som i huvudsak finansieras genom taxor och vara ett miljöföretag med ett miljöarbete i framkant. Bolaget ska vidare ha en öppen dialog med ägare och kunder och ha ett engagemang i samhällsutvecklingen i ägarkommunerna. Tidigare beslutade mål för bolaget gällde t.o.m Revideringen innehåller också förslag på ett rullande ordförandeskap för bolaget. Ordförandeskapet rullar mellan ägarkommunerna där ordföranden och vice ordförande väljs för två år. För perioden ska Gagnef inneha ordförandeposten. I förslag till nytt aktieägaravtal och bolagsordning har det också gjorts vissa mer redaktionella förändringar. Ägardirektiv, aktieägaravtal och bolagsordning beslutas av respektive fullmäktige i ägarkommunerna. Bolagsordningen ska fastställas och beslutas på bolagsstämman. Nytt aktieägaravtal och bolagsordning ersätter tidigare beslut. Förslag till aktieägaravtal för Dala Vatten och Avfall AB. s förslag till kommunstyrelsen för beslut i kommunfullmäktige 1. Fastställa aktieägaravtal för Dala Vatten och Avfall AB. 2. Det nya aktieägaravtalet ersätter ingånget aktieägaravtal mellan parterna daterat Kommunstyrelsen

6 81 Dnr 2013/985 Stiftelsen Hantverk & Utbildning - Årsredovisning för räkenskapsåret 2012 Årsredovisning 2012 för Stiftelsen Hantverk och Utbildning har inkommit. Årsredovisning för räkenskapsåret 2012 för Stiftelsen Hantverk & Utbildning samt revisionsberättelse. s förslag till kommunstyrelsen för beslut i kommunfullmäktige 1. Bevilja ledamöterna och styrelsen för Stiftelsen Hantverk & Utbildning ansvarsfrihet för räkenskapsåret Kommunstyrelsen

7 82 Dnr 2013/984 Val av ledamöter och revisorer för Stiftelsen Hantverk & Utbildning 2014 Leksands kommun ska utse sex ledamöter, däribland ordförande samt två revisorer, varav en auktoriserad för verksamhetsåret 2014 till Stiftelsen Hantverk & Utbildning. Skrivelse från Stiftelsen Hantverk & Utbildning, daterad s förslag till kommunstyrelsen för beslut i kommunfullmäktige 1. Utse följande personer till ledamöter i styrelsen för Stiftelsen Hantverk & Utbildning 2014: Bertil Daniels Britt-Marie Börjesson Lars Clarhäll Staffan Nilsson Susanne Löfås-Hällman Peter Nygårds. 2. Utse Bertil Daniels till ordförande. 3. Utse följande personer till revisorer för Stiftelsen Hantverk & Utbildning 2014: Göran Nordkvist, auktoriserad revisor, KPMG Leksand Alf Dahlin, Leksands kommun. Kommunstyrelsen

8 1(3) 83 Dnr 2013/451 Revisionsrapport - Granskning av ram- och budgetprocess samt ekonomistyrning Kommunrevisionen har granskat ram- och budgetprocessen samt ekonomistyrningen inom kommunen. De frågor som granskats är om kommunstyrelsen säkerställer att det finns en ändamålsenlig ram- och budgetprocess och om ekonomistyrningen skapar förutsättningar för en hållbar god ekonomisk hushållning. Nedan redogörs för de slutsatser som dras. Man bedömer att ram- och budgetprocessen behöver utvecklas för att motverka kortsiktiga beslut och för att öka transparansen i styrningen. De förslag som ges är att tydliggöra mål, tidplaner och vem som ansvarar för vad och när i processen, och att införa en övergripande resursfördelningsmodell som tar hänsyn till strukturella behov och politiska målsättningar. Man bedömer också att den nya organisationen med en ledande tjänsteman och korta politiska beslutsvägar ger goda förutsättningar för att ha en god ekonomistyrning. De nya riktlinjerna ska vara kända av alla som har någon form av ekonomiskt ansvar i kommunen. Vidare görs bedömningen att om en regelbunden uppföljning och analys kring avvikelserna inom sektorerna under 2012 hade gjorts, hade det förenklat både prognosarbetet och arbetet med budget och ramar för åren Den sammanfattande bedömningen är att ram- och budgetprocessen endast i vissa delar är ändamålsenlig, att vissa områden behöver utvecklas och att den nya organisationen ger goda förutsättningar för en god ekonomistyrning. Kommunstyrelsen ombeds av revisionen att yttra sig över rapportens sammanfattande bedömning.

9 2(3) Ekonomiavdelningens bedömning Ändamålsenlig ram- och budgetprocess Underlag och förutsättningar för det årliga mål- och budgetarbetet tas normalt fram av ekonomiavdelningen. Det innefattar övergripande bedömningar och demografiska förändringar för aktuell period, med därtill kopplade behov. Utifrån detta underlag sätts de yttre ekonomiska ramarna för varje sektor. Tidplan och vem som ansvar för vad under processen tas också fram. Ramarna kan därför sägas att de i stort följer sektorernas strukturella behov. Att ta fram en mer detaljerad resursfördelningsmodell är dock relevant och bör bli ett fokusområde inför kommande års budgetprocesser. De strukturella förändringarna behöver kontinuerligt analyseras, särskilt över längre tidsperioder. Detta för att vi ska kunna fördela våra resurser på bästa sätt, både på kort och på lång sikt. Inför ram- och budgetprocess 2013 som ägde rum under våren och sommaren 2012, samt i översynen inför budgetåret 2013 som gjordes under hösten, var ännu inte det politiska visions- och målarbetet klart. Därför fanns då ingen möjlighet att koppla ihop mål och ekonomiska förutsättningar för budgetperioden. Det fanns heller ingen möjlighet att anpassa de ekonomiska ramarna efter politiska målsättningar. Beräkningen av ramarna gjordes därför utifrån historiskt uppräknade ramar. Efter att visions- och målarbetet blev klart och beslutades i november 2012, har kommunen arbetat fram en ny verksamhetsstyrningsmodell. Där har nyckeltal och målnivåer tagits fram som är kopplade till vision, övergripande mål och uppdrag till förvaltningen för perioden Modellen syftar till att objektivt kunna mäta ett kvalitativt utfall av verksamheten, och för att kunna göra relevanta jämförelser och analyser med andra kommuner och verksamheter (benchmarking). De kommunövergripande målen har fördelats till respektive sektor och verksamhet. Varje sektor har sedan tagit fram en plan för hur varje avdelning ska bidra till att sektorn uppnår sina dedikerade mål. Måluppfyllnaden kommer att följas upp i budget- och utfallsprognos per sista april, i delårsrapport med årsprognos per sista augusti samt slutligt redovisas i årsredovisningen. En analys av utfallet för år 2012 skedde under början av år 2013 och utgör ett av flera underlag för kommande budgetarbete. Den ekonomiska ramen har därmed kvalitetssäkrats genom en jämförelse mot utfall och inte endast som tidigare utifrån jämförelse mot föregående års budget.

10 3(3) Ekonomistyrning som ger goda förutsättningar för en god ekonomisk hushållning Ekonomistyrningen utvecklades under slutet av år 2012 för att skapa bättre förutsättningar för en hållbar god ekonomisk hushållning och för att harmonisera bättre med den nya organisationen. Ökat fokus och högre kvalitet i ekonomistyrningen skapas genom tätare ekonomiska uppföljningar i form av månadsvisa analyser och årsprognoser. Det ger också en möjlighet att snabbare vidta åtgärder vid avvikelser. En ny gemensam rapportstruktur har tagits fram för hela förvaltningen. Detta för att skapa en ökad transparens, en högre igenkänning och för att lättare kunna göra jämförelser. Rapporten innehåller väsentliga poster som ger en god översiktlig kontroll över verksamheternas ekonomiska resultat. Kommunens ledningsgrupp informeras varje månad om det ekonomiska utfallet. De får då en årsprognos per sektor, verksamhet och för kommunen som helhet. Den inkluderar även övriga ekonomiska variabler som är av betydelse. Dessa nya rutiner kommer sannolikt ge oss mer rättvisande prognoser och höja kvaliteten på analysen som görs av avvikelser. Det bör också förenkla budgetarbetet framöver. En förutsättning för att ovan åtgärder har kunnat genomföras på kort tid är att vi idag har en gemensam förvaltning. Det har varit betydelsefullt med relativt snabba beslutsvägar och centraliserade funktioner. Tjänsteutlåtande från ekonomichef Mikael Fändrik, daterat Revisonsrapport Granskning av ram- och budgetprocess samt ekonomistyrning, daterad mars s förslag till kommunstyrelsen 1. Anta yttrandet som sitt eget och översända det till kommunens revisorer. 2. Översända revisionsrapport och yttrande till kommunfullmäktige för kännedom. Kommunstyrelsen

11 84 Dnr 2013/989 Årsberättelse för Leksands naturvårdsfond 2012 Leksands naturvårdsfond har överlämnat sin årsberättelse till Leksands kommun. Enligt naturvårdsfondens stadgar ska årsberättelsen delges kommunfullmäktige i Leksand. Leksands naturvårdsfond har till uppgift att verka för skyddet av värdefull natur i Leksands kommun. Årsberättelse för Leksands naturvårdsfond 2012 med revisionsberättelse. s förslag till kommunstyrelsen 1. Lägga årsberättelse 2012 för Leksands naturvårdsfond till handlingarna. Kommunstyrelsen

12 85 Rapport sommaren 2013 har vid sitt sammanträde den 12 augusti 2013 uttryckt önskemål om att få en rapport över hur sommaren 2013 har fungerat för kommunens verksamheter. Kommundirektör Göran Wigert redogör sommarrapporten muntligt vid dagens sammanträde. Konstateras kan att kommunens verksamheter i stort sett har fungerat väl i sommar. s beslut 1. Lägga informationen till handlingarna.

13 86 Dnr 2013/54 Redovisning andra kvartalet 2013 av Tyck till för sektor verksamhetsstöd och service Från den 1 november 2011 har kommuninvånare och andra besökare på vår webbplats haft möjlighet att lämna synpunkter, klagomål och förslag till förbättring av kommunens verksamheter. Redovisning lämnas kvartalsvis till kommunens ledningsgrupp. När synpunkterna har kommit in så har de direkt sänts vidare till ansvarig chef för att hantera synpunkterna samt till berörd avdelningschef som sammanställer och rapporterar till sektorschef. Sektorschefen slutligen rapporterar synpunkter och eventuella åtgärder till respektive utskott. Här redovisas hur synpunkterna från de sex besökare på webbplatsen som från den 1 april till den 30 juni 2013 bemöts. Redovisning andra kvartalet 2013 av Tyck till för sektor verksamhetsstöd och service, daterad s beslut 1. Lägga informationen till handlingarna. Sektorschef Lennart Ljungemo.

14 Pnr. Dnr 2013/180 Uppföljning - granskning av effektivitet och ändamålsenlighet i processer avseende ekonomi-, löne- och nämndsadministration Kommunrevisionen har låtit granska effektivitet och ändamålsenlighet i processer avseende ekonomi-, löne- och nämndadministration. Syftet med granskningen var att granska effektiviteten samt ge ett underlag för att utveckla de delprocesser där problem finns. I början av mars 2013 gjordes en genomgång av revisonsrapporten av sektorschef för verksamhetsstöd och service, administrativ chef, ekonomichef och personalchef. Vid denna genomgång kommenterade respektive avdelning vad som gjorts, görs och kommer att göras för att öka effektiviteten och utveckla våra processer i enlighet med granskningens iakttagelser. Ett uppföljningsmöte genomfördes den 29 augusti 2013 där ytterligare kommentarer om vad som gjorts, görs och kommer att göras lades till ärendet. Skrivelse till revisorerna från sektorschef Lennart Ljungemo med feedback på granskningen av administrativa processer, daterad s beslut 1. Lägga uppföljningen till handlingarna. Sektorschef Lennart Ljungemo.

15 88 Dnr 2013/508 Mål och budget utredningsuppdrag Förvaltningen lämnade den 28 juni 2013 ett förslag till mål och budget till samtliga partier. Under budgetarbetet har vissa ytterligare frågeställningar uppkommit och därför ges följande utredningsuppdrag till kommundirektören. beslut 1. Redovisa ett budgetförslag med ett överskott med 2 % av skatter och bidrag för perioden Utreda konsekvenserna av en nedläggning av skolorna i Ullvi, Gärde och Djura utifrån främst följande aspekter: lärare, pedagogik, lokaler, transporter, städ/vaktmästeri, kost/matsal, specifika skolämnen (främst hemkunskap, tredjespråk, slöjd och idrott), ekonomi (både investeringsoch driftsbudget jämfört med nuvarande struktur). 3. Utreda möjliga strukturella förändringar inom vård och omsorg och då främst särskilt boende i centrala Leksand (Limsjögården, Edshult och Tibble) och ange främst de ekonomiska och verksamhetsmässiga effekterna. 4. Uppdraget redovisas senast den 15 oktober Kommundirektör Göran Wigert.