Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ och sammanträdesdatum Överförmyndarnämnden

Transkript

1 1(11) Plats och tid Arbetsmarknads- och familjeförvaltningen, Alva Myrdals gata 5, Värjan, plan 5, Ledning och administration, lokal: Sabeln, klockan 13:35 14:20, Kort ajournering mellan klockan 14:00 14:05 för paus Sekretessärenden behandlas mellan klockan 13:30 13:35, se separat protokoll Beslutande Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Eila Clarstedt, ordförande (V) Eva Samuelsson Persson (V) ersätter Siw Jansson (S) Samuel Deivard (KD) Barbro Lundkvist, (M) Anders Hagander, chef för överförmyndarkontoret Sofie Olsson, ekonom, 6-7 Kristina Mählkvist-Svensson, sekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Samuel Deivard Torsdagen den 27 februari 2014, Arbetsmarknads- och familjeförvaltningen, Alva Myrdals gata 5, Ledning och administration, plan 5 Paragrafer 5 11 Underskrifter... Sekreterare Kristina Mählkvist-Svensson Ordförande Justerande... Eila Clarstedt... Samuel Deivard Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ och sammanträdesdatum Överförmyndarnämnden Anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Anslaget tas ner Arbetsmarknads- och familjeförvaltningen, Alva Myrdals gata 5, Ledning och administration, plan 5 Underskrift...

2 2(11) Tillägg till ärendelistan samt ärendeordning Beslutas att ett individärende får läggas till ärendelistan. Ärendena behandlades i följande ordning: 11, 5-10.

3 3(11) 5 Protokollsjustering Beslut Samuel Deivard (KD) utses att justera protokollet.

4 4(11) ÖFN/2014:9 6 Verksamhetsberättelse för överförmyndarnämnden 2013 Beslut Verksamhetsberättelsen för 2013 godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. Förslag till kommunfullmäktige: Med anledning av att Eskilstuna och Strängnäs från och med 2015 kommer att ha en gemensam överförmyndarnämnd avskrivs nämndens samlade underskott på kronor. Ärendebeskrivning Nämnden ska till kommunfullmäktige redovisa vilken verksamhet som bedrivits under 2013 samt vilka resultat som uppnåtts. Verksamhetsberättelsen är utformad enligt anvisningar från kommunledningskontoret. Överförmyndarnämnden hade 18 åtaganden för Av dessa har 7 åtaganden uppnått åtagandenivån eller är klara (grönt), för 2 har det skett en förbättring eller pågår (gult). Förseningar noteras i 4 åtaganden (rött) och 5 har inte påbörjats. Ekonomiskt redovisar nämnden ett underskott på kronor. Till detta kommer ett från 2012 kvarstående underskott på kronor. Enligt kommunfullmäktige ska samtliga nämnder återställa verksamheternas underskott på två år. Från och med 2015 kommer Eskilstuna och Strängnäs emellertid att ha en gemensam överförmyndarnämnd. Kommunfullmäktige föreslås därför avskriva den nuvarande nämndens samlade underskott på kronor. Nämnden föreslås godkänna verksamhetsberättelsen för 2013 och överlämna den till kommunstyrelsen. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen

5 5(11) ÖFN/2013:54 7 Komplettering av budget för överförmyndarnämnden 2014 Beslut Den av kommunstyrelsen gjorda justeringen, efter att den kompletterande årsplanen fastställdes av kommunfullmäktige, på kronor tillförs verksamhetsprocessen Skapa förutsättning för förtroendevalda att fatta beslut. Ärendebeskrivning Nämnden beslutade på sitt sammanträde den 19 december om budget för 2014 på 7,8 miljoner kronor. Därefter har tillkommit en helårskonsekvens av lönerevidering 2013 på kronor. Detta tillskott föreslås tillföras verksamhetsprocessen Skapa förutsättning för förtroendevalda att fatta beslut. Bakgrunden är att kostnader för arvodena har stigit i jämförelse med 2012, vilket innebar att nämnden under 2013 fick ett underskott på grund av underbudgetering. Verksamhetsprocess, mnkr Budget 2013 Utfall helår Budget 2014 Kompletterin g budget Värna demokrati Skapa möjligheter till insyn, inflytande och dialog Handläggare Uppdragstagare, gode män Ensamkommande barn 0,0-24 0,0 0,0 13 Skapa förutsättning för förtroendevalda att fatta beslut Summa

6 6(11) ÖFN/2013:73 8 Yttrande - Riktlinjer och anvisningar för möten och resor för Eskilstuna kommunkoncern Beslut Yttrandet över förslaget till riktlinjer och anvisningar för möten och resor godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. Sammanfattning Nämnden har getts tillfälle att yttra sig över förslag till nya riktlinjer och anvisningar för möten och resor. Nämnden ställer sig positiv till riktlinjerna, men anser att beslut om anvisningar ska överlåtas till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Riktlinjer för resor och transporter i Eskilstuna kommun antogs av kommunfullmäktige 2001 och gäller fortfarande. Dessa riktlinjer har nu grundligt reviderats. Riktlinjer och anvisningar avser kommunkoncernen. Förslaget har tagits fram av avdelningen för miljö och samhällsbyggnad och HR inom kommunledningskontoret i samråd med representanter för förvaltningar och bolag. Syftet med riktlinjerna är att skapa förutsättningar för ett miljömässigt, kostnadsoch resurseffektivt resande, bidra till att skapa en trygg och säker arbetsmiljö och minska de negativa effekterna på folkhälsan, visa på alternativ till resande för organisation, bidra till att uppnå Eskilstunas vision samt att vara en förebild och visa vägen mot ett klimatsmart och energieffektivt Eskilstuna. De viktigaste principerna finns i de kortfattade riktlinjerna. Tillhörande anvisningar ska vara till hjälp för att tolka och tillämpa riktlinjerna. Riktlinjerna avser resor i tjänsten, inte resor till och från arbetet. De avser heller inte transporter, till exempel skolskjutsar eller varutransporter, som istället behandlas i samband med upphandling. Förslaget har behandlats av kommunstyrelsens miljöutskott och personalutskott. Yttrande har upprättats av förvaltningen den 11 februari 2014.

7 7(11) Yttrande Överförmyndarnämnden anser att även om det inte går att ha egentliga invändningar på mycket av sakinnehållet i förslaget till riktlinjer och anvisningar för möten och resor så finns det invändningar mot dokumentet. Enligt nämndens uppfattning ska kommunfullmäktige besluta om riktlinjerna, men inte om anvisningarna. Anvisningar kan över tid behöva justeras, utan att riktlinjerna för den skull ändras. Det bör kunna ske inom en enklare och snabbare beslutsprocess än vad som förutsätts för ett beslut av kommunfullmäktige. Enligt den modell för ledning och styrning som gäller för Eskilstuna kommun kan anvisningarna istället beslutas av kommunstyrelsen, alternativt av dem delegeras till kommunledningen. I enlighet med kommunens interna styrning genom dokument ska riktlinjer vara kopplade till ett policydokument. Det framgår emellertid inte till vilket policydokument dessa riktlinjer är kopplade, vilket således behöver tydliggöras. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen

8 8(11) 9 Samråd och diskussion - nämnd i februari 2014 Inga ärenden. ÖFN/2014:2

9 9(11) 10 Rapporter och meddelanden till nämnden 2014 Beslut ÖFN/2014:1 Rapporter och meddelanden till nämnden i februari 2014 läggs till handlingarna efter nämndens godkännande. Muntliga rapporter - Granskning av årsräkningar Anders Hagander informerar om planeringen för granskningen av årsräkningarna och hur nuläget ser ut - Ekonomiskt utfall till och med januari På grund av ett nytt IT-system med systemfel vill förvaltningen vänta med att redovisa det ekonomiska utfallet, då det är alltför osäkert att redovisa det för närvarande. - Sammanläggningen med Strängnäs överförmyndarnämnd Överförmyndarnämnden hade på förmiddagen besök av kollegorna i Strängnäs, för att bland annat diskutera förberedelser inför sammanläggningen av de båda nämnderna. Skriftliga rapporter -Protokollsutdrag från kommunstyrelsens sammanträde , 8 Strategi för hantering av skadegörelse i samband med klotter (KSKF/2013:416) - Protokollsutdrag från kommunstyrelsens sammanträde , 19 Införande av rökfri arbetstid för anställda inom Eskilstuna kommunkoncern (KSKF/2013:496)

10 10(11) - Protokollsutdrag från kommunfullmäktiges sammanträde , 405 Gemensam handlingsplan för arbetsmarknadspolitiska beredningens och näringslivsberedningens arbete (KSKF/2013:380)

11 11(11) ÖFN/2014:3 11 Sekretessärenden som beslutas av nämnd i februari 2014 S 1 - Ansökan om uttag förskott på arv ärende nr 888 Förvaltningen beslutar i enlighet med förvaltningens förslag.