Kommunkontoret torsdag 12 mars 2015 kl Sekreterare Paragrafer 8-17 ANSLAG/BEVIS

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (11) Plats och tid Kommunkontoret, Heby, kl Beslutande Leif Nilsson (S), ordförande Ulf Fahlstad (LP) Maire Lautakoski (S) Pär Rickman (S) Sven Erik Eriksson (KD) Utses att justera Justeringens plats och tid Tjänstemän Övriga deltagande Joakim Lundin, kultur- och Torbjörn Ivarsson, Carola Eriksson, Pär Jansson, fritidschef, 8 kultur- och fritidsnämnden, 8 Emma Burstedt, chef Per Möller, Harald Brixeskog, samhällsbyggn.nämnden, 9 samhällsbyggn.förv. 9 Mats Jennische, Olof Nilsson, bygg- och miljönämnden, 10 Daniel Holmvin, förv.chef, 10 Tomas Bergström, Rose-Marie Isaksson, utbildnings- Gunnel Pettersson, förv.chef, 12 nämnden, 11 Katarina Welin, adm.chef, 13 Karl-Arne Larsson, Emilie Jansson, vård- och omsorgs- Mikael Eriksson, ekonomichef, nämnden, Marie Wilén, Carina Schön, kommunstyrelsen, 13 Jan Alriksson Camilla Carlsson, Petra Ribba, KPMG Pär Rickman Kommunkontoret torsdag 12 mars 2015 kl Sekreterare Paragrafer 8-17 Sven Erik Eriksson Ordförande Justerande Leif Nilsson Pär Rickman ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunfullmäktiges revisorer Datum för anslags uppsättande 12 mars 2015 Datum för anslags nedtagande 7 april 2015 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret Mona Rönneblad

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (11) Kf rev 8 Dnr 2015/ Besök av kultur och fritidsnämndens presidium Revisionen tackar för besöket och informationen. Kultur och fritidsnämnden presenterar sin verksamhet och redogör för de möjligheter man ser i sin verksamhet och de risker man anser finnas i verksamheten. Revisionen betonar nämndens ansvar för den interna kontrollen.

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (11) Kf rev 9 Dnr 2015/ Besök av samhällsbyggnadsnämndens presidium Revisorerna tackar för besöket och informationen. Samhällsbyggnadsnämnden redogör för sin verksamhet och berättar att man numera har ansvaret för kosten inom kommunen samt att sophanteringen numera finns hos VAFAB. Man arbetar vidare med kommunens energiplan och som ett led i detta arbete kommer solpaneler att installeras på Östervåla reningsverk. Revisionen betonar att nämnden har ansvar för den interna kontrollen och vad detta innebär.

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (11) Kf rev 10 Dnr 2015/ Besök av bygg och miljönämndens presidium Revisionen tackar för besöket och informationen. Bygg och miljönämnden redogör för de problem som finns vad gäller personal inom förvaltningen hos Sala kommun. Heby kommun kompenseras dock med avräkning på kostnaden som är fastställd. Nämnden upplever också att de förekommer problem med den ekonomiska rapporteringen. Revisionen lyfter frågan om interna kontrollen som är nämndens ansvar.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (11) Kf rev 11 Dnr 2015/ Besök av utbildningsnämnden presidium Revisionen tackar för besöket och informationen. Utbildningsnämnden redogör för ett omfattande arbete med detaljbudget för 2015 på grund av att de administrerar oppositionens budget samt att arbetet med budget för 2016 också pågår. När det gäller barnomsorgen så är nya avdelningar på gång. Revisionen redogör för nämndens ansvar gällande den interna kontrollen.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (11) Kf rev 12 Dnr 2015/ Besök av vård och omsorgsnämndens presidium Revisionen tackar för besöket och informationen. Vård- och omsorgsnämnden informerar om den nya organisation som finns på förvaltningen. De har en stabil personalsituation men känner av en ökad arbetsbelastning. Nämnden ser ett flertal risker inom sitt verksamhetsområde och de redogör för dessa. Diskussion om den interna kontrollen och revisionen påpekar att ansvaret för denna ligger på nämnden.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (11) Kf rev 13 Dnr 2015/ Besök av kommunstyrelsens presidium Revisionen tackar för besöket och informationen. Kommunstyrelsen redogör för sin verksamhet där en stor del är ledning, styrning och samordning. Ett problem och ett arbete är att anpassa verksamheten efter den budget som antagits (oppositionens) och även förändra effektmålen efter den. Diskussion om interna kontrollen och ansvaret som ligger på respektive nämnd och styrelse.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (11) Kf rev 14 Dnr 2015/ Revisionsplan 2015 och revisionsarbete Revisionen antar förslaget till Revisionsplan 2015 och överlämnar den till kommunfullmäktige. Revisionen ska genomföra granskningar under 2015 avseende räkenskapssammandrag samt göra uppföljningar av tidigare genomförda granskningar. Camilla Karlsson, KPMG får i uppdrag att till sammanträdet den 26 mars presentera projektplaner. Revision beslutar att begära internkontrollplaner för samtliga nämnder och styrelser. Camilla Karlsson, KPMG har upprättat revisionsplan för 2015 utifrån den risk och väsentlighetsanalys som antogs den 14 januari De olika förslagen till projekt har väsentlighetsbedömts. Revisionen diskuterar hur man ska arbeta vidare med dessa. Delges Administrativ chef Samtliga sekreterare

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (11) Kf rev 15 Dnr 2015/ Nämndansvar för revisorerna Revisionen gör uppdelning av läsansvar enligt nedanstående förslag. Revisorerna skall årligen granska all verksamhet inom kommunen och ett led i detta arbete är att läsa samtliga protokoll och återrapportera på revisionens sammanträden. Samtliga revisorer delges alla protokoll men någon/några har särskilt ansvar att läsa vissa nämnders protokoll. Uppdelningen föreslås enligt följande: Kommunstyrelsen läses av samtliga Vård och omsorgsnämnden: Maire Lautakoski och Ulf Fahlstad Samhällsbyggnadsnämnden: Pär Rickman Kultur och fritidsnämnden: Pär Rickman Utbildningsnämnden: Leif Nilsson och Jan Alriksson Bygg och miljönämnden: Sven Erik Eriksson Delges Administrativ chef Samtliga sekreterare

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (11) Kf rev 16 Dnr 2015/5 027 Kurser Revisionen beslutar att delta i kursen via webben den 29 april 2015 mellan kl Sven Erik Eriksson ordnar med anmälan och lokalbokning. Beslut om anmälan till kursen i Tylösand görs den 26 mars. Revisionen tackar Leif Nilsson för avrapportering från kurs 22 januari Leif Nilsson rapporterar från kurs i Stockholm den 22 januari Inbjudan till kurs i Tylösand den 19 maj föreligger. Kurs via webben genom SKL den 29 april avseende god sed föreligger.

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (11) Kf rev 17 Övriga frågor Revisionen tackar för den ekonomiska rapporteringen. Revisionen utser Sven Erik Eriksson att se över den del av hemsidan som berör revisionen. Leif Nilsson redogör för resultatrapport för 2014 som utvisar ett positivt resultat för revisionen på kronor. För 2015 är budgeten kronor. Hemsidan för revisionen är inte uppdaterad bland annat saknas rapporter.