SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (8) Sammanträdesdatum

Transkript

1 KOMMUNFULLMÄK TIGES REVISORER SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (8) Plats och tid Kommunkontoret, Heby, kl Beslutande Leif Nilsson (S), ordföran de Stig Johansson (M) Anders Eriksson (C) Maire Lautakoski (S) Sven Erik Eriksson (KD) Ulf Fahlstad (LP) Pär Rickman (S) Tjänstemän Peter Lund, Gunnel Pettersson, Katarina Welin, Jan Erik Grattback, Åsa Nylander, Lars Dalén, Jenny L.Cardoso, Mats Jällrud och Mats Hägglund Övriga deltagande Camilla Karlsson, KPMG Lars Anteskog, KPMG Marie Wilén, David Olsson och Carina Schön, kommunstyrelsens p residium Utses att justera Stig Johansson Justeringens plats och tid Kommunkontoret torsdag 23 april kl 15:00 Sekreterare Sven Erik Eriksson Paragrafer Ordförande Leif Nilsson Justerande Stig Johansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunfullmäktiges revisorer Datum för anslags uppsättande 24 maj 2013 Datum för anslags nedtagande 17 juni 2013 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret Mona Rönneblad

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (8) Kf rev 34 Dnr 2013/ Revisionsplan för 2013, fördjupade granskningar av bisysslor och avtalstrohet Revisionen tackar för informationen. Revisionen fattar beslut om rapporterna den 13 juni KPMG har på revisionens uppdrag genomfört fördjupade granskningar avseende avtalstrohet och bisysslor i kommunen. Revisionen har kallat ledningsgruppen och kommunstyrelsens presidium till genomgång av rapporten samtidigt som den saklighetsgranskas. Rapporterna presenteras av Lars Anteskog, KPMG. Ledningsgruppen och kommunstyrelsens presidium ges möjlighet att framföra synpunkter till Lars Anteskog som sedan sammanställer den slutliga saklighetsgranskade rapporten och överlämnar den till revisionen.

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (8) Kf rev 35 Dnr 2013/ Genomgång av protokoll från styrelser och nämnder Revisionen finner inte att någon fråga ger anledning till någon ytterligare åtgärd. Revisorerna redogör för iakttagelser som gjorts vid genomläsning av protokollen från styrelsen, utskottet, nämnder och beredningar. Bland annat uppmärksammas att miljö och byggnämnden på ett bra sätt har redogjort för ett ärende om bostadsanpassningsbidrag utan att sökande kan identifieras det är bra ur sekretessynpunkt. Flera av revisorerna konstaterar att de ekonomiska rapporterna följs upp i nämnder och utskott och att över och underskott kommenteras.

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (8) Kf rev 36 Dnr 2012/ Revisionsberättelse för den gemensamma överförmyndarnämnden Revisionen lyfter frågan med kommunfullmäktigs presidium om den fortsatta handläggningen. Sven Erik Eriksson får i uppdrag att sammanfatta ärendet till presidiet. Sven Erik Eriksson har försökt få kontakt med revisionen i Uppsala kommun som ska kalla till gemensamt möte om revision och revisionsberättelse för den gemensamma överförmyndarnämnden. Svaret på den e post som sänts till ordförande i revisionen i Uppsala har besvarats av kommunens sakkunniga biträde där man givit förslag på skrivning i vår revisionsberättelse. Detta är inte alls i den linje som revisionerna kommit överens om. Camilla Karlsson som är sakkunnigt biträde uppger att andra kommuner som också ingår i samarbetet har fått liknande svar. Revisionen upplever att man inte kan acceptera att en överenskommelse inte följs och hänskjuter frågan till kommunfullmäktiges presidium. Sven Erik Eriksson får i uppdrag att sammanfatta gången i ärendet och sända till presidiet. Frågan tas upp igen på revisionens sammanträde den 13 juni Delges Kommunfullmäktiges presidium

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (8) Kf rev 37 Dnr 2012/ Reglemente för revisionen Revisionens förslag Kommunfullmäktige beslutar Revisionens förslag till nytt reglemente antas. Sven Erik Eriksson och Camilla Karlsson, KPMG har fått i uppdrag att utarbeta ett förslag till nytt reglemente för revisionen. Förslaget som utgår från rekommendationer från Sveriges kommuner och landsting presenteras och kommenteras av Sven Erik Eriksson. Delges + bilaga Kommunfullmäktige

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (8) Kf rev 38 Dnr 2013/ Information och rapporter Revisionen tackar för rapporterna och informationen och lägger skrivelsen till handlingarna. Leif Nilsson rapporterade från arbetet med att finansiera anskaffandet av datorer/läsplattor till revisionen.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (8) Kf rev 39 E postutskick Revisionen informerar sekretariatet om detta samt att man istället skickar protokoll och övriga handlingar till Camilla Karlsson, KPMG. Revisionen har vid genomgång av protokoll utskick uppmärksammat att handlingar fortfarande skickas till Ann Charlotte Westman trots att hon slutat i revisionen. Delge Administrativ chef

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (8) Kf rev 40 Övriga frågor Nedanstående frågeställningar överlämnas till vård och omsorgsförvaltningen för skriftligt svar senast den 1 augusti Förvaltningschefen kallas till sammanträdet den 15 augusti kl för muntlig redogörelse av ärendet. Revisionen diskuterar sekretess och åtkomst till sekretesshandlingar. Frågan om åtkomst till sekretesshandlingar och handlingar i olika ärenden diskuterades och då framförallt inom den sociala sektorn. Frågeställningarna är följande: Vem på vård och omsorgsförvaltningen har tillgång till sekretessbelagda handlingar? Har alla tillgång till samtliga uppgifter i ärenden avseende försörjningsstöd, placeringar, omhändertaganden etc? Vem beslutar om behörighet till ärenden? Vem verkställer dessa beslut? Har någon av dem behörighet till ärendena, vilken behörig het har dessa tjänstemän? Görs uppföljning, loggning av sökningar i olika register? Delges Vård och omsorgsförvaltning, Gunnel Pettersson