Kommunkontoret fredag 29 augusti 2014 kl Sekreterare Paragrafer ANSLAG/BEVIS

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (10) Plats och tid Kommunkontoret, Heby, kl Beslutande Leif Nilsson (S), ordförande Ulf Fahlstad (LP) Maire Lautakoski (S) Stig Johansson (M) Sven Erik Eriksson (KD) Anders Eriksson (C) Pär Rickman (S) Tjänstemän Mikael Hedström, Va- och avfallsenheten, 49 Lena Gustavsson, Lena Krantz, va-enheten, 50 Emma Burstedt, förv.chef, 50 Lisette Collin, ekonom, 50 Daniel Holmvin, förv.chef, 51 Berth Henningson, förv.ekonom, 51 Övriga deltagande Camilla Karlsson, KPMG Tomas Bergström och Rose-Marie Isaksson Beredningen för skolfrågor, 51 Utses att justera Justeringens plats och tid Anders Eriksson Kommunkontoret fredag 29 augusti 2014 kl Sekreterare Paragrafer Sven Erik Eriksson Ordförande Justerande Leif Nilsson Anders Eriksson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunfullmäktiges revisorer Datum för anslags uppsättande 29 augusti 2014 Datum för anslags nedtagande 22 september 2014 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret Mona Rönneblad

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (10) Kf rev 49 Studiebesök vattenverket i Heby Revisionen tackar för informationen Mikael Hedström tog emot vid vattenverket och gav en intressant och givande information om vattenverket. Han gav en kort historik om kommunalt vatten i Heby och hur det under åren utvecklats till vad det är idag. Informationen innehöll också mått på vilken kapacitet Heby kommuns vattentäkter har. Om befolkningen mer än fördubblas så finns det vatten så det räcker till alla och de på alla orter.

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (10) Kf rev 50 Ekonomikontoret rutiner vid fakturering Revisionen har tagit del av ekonomikontorets redogörelse över sina faktureringsrutiner och finner ingen anledning att gå vidare i ärendet. Revisionen har kallat representanter för ekonomikontoret för att få en redogörelse om de rutiner som de jobbar efter. Gäller inget enskilt ärende utan är en redogörelse över de rutiner som de följer. Ekonomikontorets VA-sida framställer cirka fakturor varje månad. De upprättar fakturaunderlag till en fil som skickas till posten som trycker fakturorna samt distribuerar dem. Vid varje tillfälle kontrolleras antalet fakturaunderlag med antalet framställda fakturor och med det antal abonnenter som skall ha faktura. Om betalning inte kommit inom 14 dagar efter sista betaldag skickas dessa ärenden vidare till Visma som sköter inkasso. Därifrån skickas en påminnelse och betalas inte den så går ärendet vidare till Kronofogden. Faktureringen inom barnomsorg och äldreomsorg följer i stort samma rutiner. En viss mängd fakturor framställs på kommunen och det avser då nya ärenden, till exempel vid beviljande av något hjälpmedel.

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (10) Kf rev 51 Dnr 2013/ Träff med beredningen för skolfrågors presidium Revisionen tackar för informationen. Den nye förvaltningschefen Daniel Holmvin presenterar sig och berättar lite om sin bakgrund och tankar han har för skolan i Heby kommun. Ordförande Tomas Bergström informerar om beredningens verksamhet och ekonomiskt beräknas ett underskott på 4,5 mnkr och då avser 1 mnkr förra året på grund av en sen faktura. I övrigt beror underskottet på volymökningar vilka uppkommer inom skolan då befolkningen ökar. Han berättar vidare att avgångsbetygen från nian har gjort att man förbättrats från 241A plats år 2011 till en mitten placering och nu tangerar man att vara bland de 25 bästa i landet. Mycket glädjande. Volymökningen finns bland annat inom förskolan där man i Morgongåva/Vittinge har 27 barn mer än budgeterat.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (10) Kf rev 52 Dnr 2013/ Genomgång av protokoll från styrelse, utskott, nämnder och beredningar Några protokoll finns inte att kommentera.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (10) Kf rev 53 Fördjupade granskningar Revisionen i Heby genomför granskning enligt tidigare underlag på egen hand och då enbart avseende Heby kommun. Leif Nilsson har varit i kontakt med revisorerna i Sala kommun om en gemensam granskning av lönerutinerna men de har inte utrymme för en sådan granskning under 2014

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (10) Kf rev 54 Information och rapporter Ingen information eller rapporter föreligger.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (10) Kf rev 55 Dnr 2013/ Kurser Inga nya kurser föreligger. Påminnelse om att hela revisionen anmält sig till utbildningsdag den 28 augusti 2014 i Uppsala från kl 13.00

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (10) Kf rev 56 Dnr 2013/ Nästa sammanträde Startid för sammanträdet sätts till för genomgång av material och rapport från KPMG. Nästa sammanträde är den 16 oktober och då kommer delårsbokslutet att avhandlas. Startiden diskuteras då bokade besök är på eftermiddagen från 13.00

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (10) Kf rev 57 Övrig fråga - lekmannarevision Revisionen tackar för information från lekmannarevisorerna och ställer sig bakom deras planering. Lekmannarevisorerna informerar att de beslutat att genomföra en samordnad revision med bolagets revisorer. Camilla Karlsson, KPMG har fått uppdraget att kalla till ett möte med bolag och revisorer. Hon har också uppdraget att inhämta samtliga styrdokument från bolaget