SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (12) Sammanträdesdatum VERKSAMHETSUTSK OTTET ANSLAG/BEVIS

Transkript

1 VERKSAMHETSUTSK OTTET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (12) Plats och tid Kommunkontoret, Heby, kl Beslutande David Olsson (M), or dförande Bengt Löfling (V) Dick Pettersson (C) A nne Charlotte Mattsson (FP) A nders Pettersson (S) Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Katarina Welin, administrativ chef Björn Wahlman, förvaltningsekonom, 77 G unnel Pettersson, förvaltningschef, 77 M ona Rönneblad, nämndsekreterare Utses att justera Anders Pettersson Justeringens plats och tid Kommunkontoret, fredag 22 november 2013, kl Sekreterare Mona Rönneblad Paragrafer Ordförande David Olsson Justerande Anders Pettersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Verksamhetsutskottet Datum för anslags uppsättande 22 november 2013 Datum för anslags nedtagande 16 december 2013 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Mona Rönneblad

2 VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (12) Vu 74 Revidering av föredragningslistan Extra ärende Kostproduktion i Heby kommun, information.

3 VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (12) Vu 75 Delegationsbeslut Redovisning av delegationsbeslut, enligt lista 12 november 2013, godkännes. Delegationsbeslut, enligt lista 12 november 2013, presenteras.

4 VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (12) Vu 76 Meddelanden Redovisning av meddelanden enligt lista, för perioden 1 oktober 11 november 2013, godkännes. Meddelandelista för perioden 1 oktober 11 november 2013, presenteras.

5 VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (12) Vu 77 Dnr 2013/ Budgetuppföljning månadsrapport, oktober 2013, verksamhetsutskottet Verksamhetsutskottet tackar för informationen och konstaterar att prognosen redovisar ett underskott på tkr. Det är en förbättring med tkr jämfört med helårsprognos per 30 september Förvaltningsekonomen presenterar månadsrapport, oktober 2013, daterad 15 november Verksamhetsutskottet redovisar ett underskott på tkr. Det är en förbättring med tkr jämfört med helårsprognos per 30 september Central förvaltning förbättrar prognosen med 500 tkr och prognostiserar ett nollresultat. Samhällsbyggnadsförvaltningen förbättrar prognosen med 407 tkr och redovisar ett underskott med 93 tkr. Vård och omsorgsförvaltningen förbättrar prognosen med tkr och redovisar ett underskott på tkr. Beslutsunderlag Månadsrapport oktober 2013, 15 september 2013 Statistik obelagda platser särskilt boende och korttidsboende oktober 2013 Kostproduktion september 2013 Medicinska avvikelser, tredje kvartalet 2013 Förslag David Olsson (M): Verksamhetsutskottet tackar för informationen och konstaterar att prognosen redovisar ett underskott på tkr. Det är en förbättring med tkr jämfört med helårsprognos per 30 september Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslag mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Delges Kommunchefen Förvaltningsekonomen Ekonomichefen Revisionen

6 VERKSAMHETSUTSKOTTET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (12) Vu 78 Dnr 2013/ Begäran om handlingar på grund av ofullständig anmälan/utredning enligt Lex Sarah Verksamhetsutskottet godkänner Heby kommuns svar, 4 november 2014, till Inspektionen för vård och omsorg. En Lex Sarah rapport inkom till avdelningschefen den 18 september Av rapporten framgår att en brukare blivit knuffad av en annan brukare med svåra skador som följd. En åtgärdsanalys har genomförts där det framgår att risken för att liknande händelser ska ske igen är förhöjd under vissa tiden på dygnet. Detta bedömdes som allvarligt och Heby kommun gjorde en anmälan till IVO i enlighet med SoL. 14 kap. 7. Den 28 oktober 2013 fick Heby kommun från Inspektionen för vård och omsorg en begäran om handlingar på grund av ofullständig anmälan/utredning enligt Lex Sarah. Den 4 november 2013 svarade Heby kommun på begäran. Beslutsunderlag Svar 4 november 2013 Begäran 28 oktober 2013 PM 4 oktober 2013 Rapport 18 september 2013 Förslag David Olsson (M): Verksamhetsutskottet godkänner Heby kommuns svar, 4 november 2014, till Inspektionen för vård och omsorg. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslag mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Delges Enhetschef äldreomsorgen

7 VERKSAMHETSUTSKOTTET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (12) Vu 79 Dnr 2012/ Verksamhetsutskottets internkontrollplan 2014 Internkontrollplan för 2014 antas enligt PM 19 november Verksamhetsutskottet beslutade 8 oktober 2013, 68, att prioritera följande områden för internkontroll år 2014: Likabehandling inom Heby kommun LSS kostnader Lokalkostnader och samarbete inom förvaltningen. Verksamhetsutskottet gav förvaltningen i uppdrag att lämna förslag till kontrollplan för de tre områdena. Utredning Verksamhetsutskottet beslutade 8 oktober 2013, 68, att prioritera följande områden för internkontroll år 2014: Likabehandling inom Heby kommun LSS kostnader Lokalkostnader och samarbete inom förvaltningen. Verksamhetsutskottet gav förvaltningen i uppdrag att lämna förslag till kontrollplan för de tre områdena. Internkontrollplan Likabehandling inom Heby kommun Vad ska följas upp? Hur arbetet med implementering av likabehandlingsplanen genomförs bland de anställda inom Heby kommunorganisation. Hur ska uppföljningen gå till? Vilka metoder har använts för att implementera likabehandlingsplanen? Hur många anställda har fått information om planen? När har de anställda fått information om planen? Hur ofta ska uppföljningen ske? Uppföljning ska ske i samband med delårsrapport per 31 augusti 2014 och årsredovisning Ansvarig för uppföljningen Personalchefen

8 VERKSAMHETSUTSKOTTET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (12) Internkontrollplan LSS kostnader Vad ska följas upp? Om nyckeltalen som levereras i räkenskapssammandraget avspeglar verksamheten. Hur ska uppföljningen gå till? Kvalitetssäkring av ovanstående data Hur ofta ska uppföljningen ske? Uppföljningen ska ske en gång per år och innan nyckeltalen levereras till SCB i räkenskapssammandraget. Ansvarig för uppföljningen Controllern. Internkontrollplan Lokalkostnader och samarbete kring dessa inom förvaltningen Vad ska följas upp? Finns anvisningar för hur samarbetet ska gå till? Är de dokumenterade? Hur följs de? Hur ska uppföljningen gå till? Redovisa hur samarbetet går till genom till exempel vilka funktioner som deltar i samarbetet, på vilket sätt samarbetet sker, hur ofta samarbetet sker. Hur ofta ska uppföljningen ske? Uppföljning ska ske i samband med delårsrapport per 31 augusti 2014 och årsredovisning Delges: Controllern Lokalsamordnaren Personalchefen Ekonomienheten Administrativa chefen Kommunstyrelsen Ansvarig för uppföljningen Lokalsamordnaren. Beslutsunderlag PM Förslag David Olsson (M): Internkontrollplan för 2014 antas enligt PM 19 november Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslag mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget.

9 VERKSAMHETSUTSKOTTET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (12) Vu 80 Dnr 2013/ Sammanträdesdagar 2014 för verksamhetsutskottet, information Verksamhetsutskottet tackar för informationen Förslag till sammanträdesdagar 2014 för verksamhetsutskottet, presenteras. Beslutsunderlag Kalendarium 2014, 15 november 2013 (arbetsmaterial)

10 VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (12) Vu 81 Medarbetarenkäten 2013 Verksamhetsutskottet tackar för redogörelsen. Verksamhetsutskottet erbjuder Hebygårdar/Hebyfastigheter att delta i nästa medarbetarundersökning, som görs 2015, så att den kan omfatta hela kommunkoncernen. Verksamhetsutskottet efterfrågar om personalen kan besvara nästa enkät i samband med deras arbetsplatsträffar. Administrativa chefen redogör för resultaten av medarbetarundersökningen Medarbetarundersökningen har besvarats av cirka 53 % av målgruppen. Märkbara förändringar jämfört med förra undersökningen är: Kommunikation Samarbetet med chefen Chefsuppdraget Förbättringsområden är bland annat: Svarsfrekvensen Konflikthantering Psykosociala arbetsmiljön Kommunkultur Utvecklingsidéer Förslag David Olsson (M): Verksamhetsutskottet tackar för redogörelsen. Verksamhetsutskottet erbjuder Hebygårdar/Hebyfastigheter att delta i nästa medarbetarundersökning, som görs 2015, så att den kan omfatta hela kommunkoncernen. Delges Hebygårdar/Hebyfastigheter Alla Förvaltningschefer Verksamhetsutskottet efterfrågar om personalen kan besvara nästa enkät i samband med deras arbetsplatsträffar. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslag mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget.

11 VERKSAMHETSUTSKOTTET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (12) Vu 82 Dnr 2013/ Information och rapporter Verksamhetsutskottet tackar för information och rapporter Följande information och rapporter föreligger: 1. Månadsrapport per 30 september 2013, Ks 189, 15 oktober Avtal Östervåla sporthall, konsekvensbeskrivning vid förändring av rutiner, Bfkf 65, 2 oktober 2013.

12 VERKSAMHETSUTSKOTTET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (12) Vu 83 Dnr 2012/ Kostproduktion i Heby kommun Enhetscheferna för kostenheten bjuds in till verksamhetsutskottets sammanträde 10 december 2013 för att informera om genomförda förbättringar. Vid dagens sammanträde informerar förvaltningsekonomen att en del av kostenhetens tidigare underskott har hämtats in. Förslag Anders Pettersson (S): Enhetscheferna för kostenheten bjuds in till verksamhetsutskottets sammanträde 10 december 2013 för att informera om genomförda förbättringar. Förslagsordning Ordföranden ställer Anders Petterssons förslag mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Delges Enhetscheferna för kostenheten