Kommunkontoret fredag 8 april 2016 kl Sekreterare Paragrafer ANSLAG/BEVIS

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (10) Plats och tid Kommunkontoret, Heby, kl Beslutande Leif Nilsson (S), ordförande Ulf Fahlstad (LP) Maire Lautakoski (S) Pär Rickman (S) Sven Erik Eriksson (KD) Tjänstemän Övriga deltagande Jenny Bengts, förv.ekonom, 31 Anders Pettersson KPMG, Petra Ribba KPMG Åsa Johansson, förvaltningschef, 31 Therese Andersson KPMG 30 Daniel Holmvin, förvaltningschef, 32 Margaretha Gadde Jennische och Karl-Arne Larsson, Mikael Eriksson, ekonomichef 33 vård- och omsorgsnämnden, 31 Emma Burstedt, kommunchef 33 Tomas Bergström och Rose-Marie Isaksson, utbildningsnämnden, 32 Marie Wilén och Carina Schön, kommunstyrelsen, 33 Utses att justera Justeringens plats och tid Pär Rickman Kommunkontoret fredag 8 april 2016 kl Sekreterare Paragrafer Sven Erik Eriksson Ordförande Justerande Leif Nilsson Pär Rickman ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunfullmäktiges revisorer Datum för anslags uppsättande 11 april 2016 Datum för anslags nedtagande 3 maj 2016 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Mona Rönneblad

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (10) Kf rev 26 Dnr 2015/ Fördjupad granskning Granskning av den interna kontrollen i samband med inköp och upphandling Revisionen antar rapporten. Rapporten överlämnas till kommunfullmäktige för kännedom. Rapporten översänds till kommunstyrelsen med särskilt missiv. Svar på rapporten önskas senast den 31 augusti Rapporten överlämnas till övriga nämnder för kännedom. Petra Ribba, KPMG som genomfört delar av granskningen föredrar rapporten. svis konstateras att kommunen brutit mot LOU (Lagen om offentlig upphandling)vid två tillfällen och att detta medför att man ges stark kritik för att man brustit i efterlevnaden av LOU. Vidare görs bedömningen att avsaknaden av intern kontroll inom området medför att det finns risk att avsiktliga fel kan inträffa samt att avsaknaden av ett fungerande skydd ökar risken för oegentligheter. Kommunstyrelsens ansvar att följa, leda och samordna nämnderna kan med fördel utvecklas. Delges + bilaga Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Samtliga nämnder

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (10) Kf rev 27 Dnr 2015/ Fördjupad granskning avseende bolagen Granskning av bolagens interna kontroll avseende inköp och upphandling Revisionen tackar för föredragningen. Rapporten överlämnas till kommunfullmäktige för kännedom. Rapporten översänds till kommunstyrelsen med särskilt missiv. Svar på rapporten önskas senast den 31 augusti Rapporten överlämnas av bolagens lekmannarevisorer till bolagsstyrelserna. Revisor Ulf Fahlstad deltar inte i behandlingen av ärendet. Petra Ribba, KPMG som genomfört delar av granskningen föredrar rapporten. svis konstateras att det finns ett flertal kommunala riktlinjer som inte är kända av bolagen. Det visas också att det finns utrymme för att diskutera vikten av tydliga riktlinjer och att det framgår var gränserna går. Vidare görs bedömningen att avsaknaden av intern kontroll inom området medför att det finns risk att avsiktliga fel kan inträffa samt att avsaknaden av ett fungerande skydd ökar risken för oegentligheter. Kommunstyrelsens ansvar att följa, leda och samordna kommunens bolag kan med fördel utvecklas. Delges + bilaga Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (10) Kf rev 28 Dnr 2015/ Utvärdering av kommunrevisionens verksamhet Kommunrevisorerna har i Revisionsplan 2015 ett avsnitt rörande uppföljning av mål rörande den egna verksamheten. Varje revisor har gått igenom denna del av revisionsplanen och sammanställning av resultatet görs.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (10) Kf rev 29 Dnr 2015/ Genomgång av protokoll från styrelser och nämnder Revisionen tackar för informationen. Revisionen läser som ett led i den årliga granskningen av all verksamhet samtliga protokoll samt avrapporterar vid varje sammanträde. Ingen revisor hade något att rapportera som föranleder någon vidare åtgärd.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (10) Kf rev / Bokslut 2015 KPMG:s granskningsrapport Revisionen tackar för rapporten. Rapporten behandlas vid kommande sammanträde den 18 april Therese Andersson, KPMG har granskat bokslutet och avlämnar sin rapport som hon också föredrar för revisionen.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (10) Kf rev / Bokslut 2015 besök av vård- och omsorgsnämnden Revisionen tackar för informationen. Revisionen har kallat presidiet för vård- och omsorgsnämnden för att de skall redogöra för sin verksamhet under 2015 och det underskott som nämnden redovisar. Ordförande Margareta Gadde-Jennische berättar att 2015 har varit ett arbetsamt och turbulent år. Det inleddes med en kraftig ökning av antalet beslut om beviljade särskilda boenden och avslutades med stor tillströmning av ensamkommande flyktingbarn och övriga flyktingar. Det har också varit stora ansträngningar inom hemtjänsten vilket medfört stora överskridanden. Inom verksamheterna finns stora överskridanden på vissa verksamheter men också överskott på andra verksamhetsgrenar. Sammantaget har vård- och omsorgsnämnden ett överskridande med 8 miljoner.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (10) Kf rev / Bokslut 2015 besök av utbildningsnämnden Revisionen tackar för informationen. Revisionen har kallat presidiet för utbildningsnämnden för att de skall redogöra för sin verksamhet under Ordförande Tomas Bergström berättar att man trots den stora verksamheten har ett resultat som ligger på budget. Det förekommer både plus och minus och man har förvånats över att de interkommunala ersättningarna visar plus. Varför har ännu inte analyserat. För skolans del i övrigt har 2015 inneburit inspektion av skolinspektionen. Man har också inom nämnden konstaterat att det föreligger stora skillnader mellan meritvärdet för skolorna i Heby respektive Östervåla. Jobb med att finna grunden för detta pågår.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (10) Kf rev / Bokslut 2015 besök av kommunstyrelsen Revisionen tackar för informationen. Revisionen har kallat kommunstyrelsens presidium för att de skall redogöra för sin och hela kommunens verksamhet under 2015 och det underskott som styrelsen redovisar. Ekonomichefen Mikael Eriksson ger en kortfattad övergripande information av årsbokslutet. Ordförande Marie Wilén med kompletteringar av Carina Schön konstateras att årsbokslutet har fastställts av kommunstyrelsen med enbart redaktionella ändringar. Revisionen kommer att delges förändrade sidor. Sammantaget har 2015 gått i stort sett som budget vad gäller kommunen som helhet. Det finns överskridanden för vård- och omsorgsnämnden samt för kommunstyrelsen medan samhällsbyggnadsnämnden gått med plus och finansförvaltningen med ett stort överskott. Kommunen redovisar ett överskott på 10 miljoner.

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (10) Kf rev 34 Dnr 2016/4 009 Information Revisionen tackar för informationen. Sven Erik Eriksson och Pär Rickman rapporterar om revisionsmöte med Hebygårdar AB och Hebyfastigheter AB den 1 april.