Kommunkontoret torsdag 18 juni 2015 kl Sekreterare Paragrafer ANSLAG/BEVIS

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (8) Plats och tid Kommunkontoret, Heby, kl Beslutande Leif Nilsson (S), ordförande Ulf Fahlstad (LP) Maire Lautakoski (S) Pär Rickman (S) Sven Erik Eriksson (KD) Jan Alriksson(C) Larry Tallroth (S) Tjänstemän Övriga deltagande Petra Ribba, KPMG Camilla Karlsson, KPMG Maire Lautakoski Justeringens plats och tid Maire Lautakoski Kommunkontoret torsdag 18 juni 2015 kl Sekreterare Paragrafer Sven Erik Eriksson Ordförande Justerande Leif Nilsson Maire Lautakoski ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunfullmäktiges revisorer Datum för anslags uppsättande 18 juni 2015 Datum för anslags nedtagande 10 juli 2015 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret Mona Rönneblad

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (8) Kf rev 38 Dnr 2015/ Granskning av den interna kontrollen i samband med inköp och upphandling Projektplanen, granskning av den interna kontrollen i samband med inköp och upphandling, antas. Vilka förtroendevalda revisorer som deltar bestäms vid augustisammanträdet. Camilla Karlsson, KPMG presenterar projektplan för Granskning av den interna kontrollen i samband med inköp och upphandling. Revisionen diskuterar planen och även deltagande från de förtroendevalda revisorerna. Granskningen startar i augusti och avrapporteras i december Kostnad beräknas till SEK.

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (8) Kf rev 39 Dnr 2015/ Pågående granskningar Revisionen beslutar att täcka kostnader på kr med ett tak på kr för att granskningen skall kunna fullföljas på ett fullödigt sätt. Petra Ribba, KPMG har under sin fördjupade granskning avseende de tidigare granskningar som följs upp behov av ytterligare intervjuer vad gäller lokalförsörjningsprocessen vilket gör att kostnaden ökar. För dessa ytterligare intervjuer beräknas den ökade kostanden till kr.

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (8) Kf rev 40 Dnr 2015/ Genomgång av protokoll för styrelser och nämnder Larry Tallroth kommer i första hand att läsa protokoll avseende bygg- och miljönämnden samt samhällsbyggnadsnämnden tillsammans med Sven Erik Eriksson Frågor om mätning av effektmål samt ägardirektiven tas upp med kommunstyrelsen vid kommande träffar. I sin övergripande årliga granskning av all verksamhet ingår att läsa samtliga protokoll. Fördelning av de olika nämnderna sker mellan de förtroendevalda revisorerna. Vid varje revisionsmöte sker avrapportering över det man uppmärksammat. Vid dagens genomgång har från kommunstyrelsens protokoll uppmärksammats att de haft kurs i internkontroll och att övriga nämnder uppmanas att följa efter. Vidare har det ekonomiska utfallet diskuterats i kommunstyrelsen liksom frågor om effektmål, borgen för reverslån samt ägardirektiv till bolagen.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (8) Kf rev 41 Dnr 2014/ Arvode vid revisorernas deltagande vid fullmäktigesammanträden Om någon revisor utöver ordförande deltar i kommunfullmäktiges sammanträden skall ett sammanträdesarvode utbetalas. Frågan om arvode vid revisorernas deltaganden vid kommunfullmäktiges sammanträden diskuterades. Leif Nilsson deltar vid varje sammanträde i egenskap av revisionens ordförande. Övriga revisorer har naturligtvis också möjlighet att närvara vid dessa sammanträden. Med tanke på att varje revisor är egen myndighet bör arvode utgå till de som deltar i sammanträdena.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (8) Kf rev 42 Kommande sammanträden Frågan om samordnad revision för bolaget diskuteras vid sammanträdet den 20 augusti. Studiebesök inom barnomsorgen bokas av Leif Nilsson och planeras till den 17 september. Planering av sammanträdet den 20 augusti samt 17 september. Till sammanträdet den 20 augusti har Anna Pierrou, enhetschef vid vård- och omsorgsförvaltningen kallats till kl och presidiet för utbildningsnämnden till kl I övrigt diskuterades samordnad revision för bolaget samt studiebesök inom barnomsorgen.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (8) Kf rev 43 Dnr 2014/ Granskning av bokslut och årsredovisning 2014 Revisorerna tackar för kommunstyrelsens svar angående revisionens granskning av bokslut och årsredovisning Revisorerna har i 40 framfört tveksamheter om möjlighet till mätning av effektmålen vad gäller kommunstyrelsen och att detta ska tas upp vid kommande träffar med kommunstyrelsen. Revisorerna vill ha en ytterligare förklaring till hur en ny budgetprocess skall komma tillrätta med kostnadsökningarna och i förlängningen ge en god ekonomisk hushållning. Kommunstyrelsen har 133/2015 lämnat svar angående revisionens granskning av bokslut och årsredovisning Revisionen har bland annat gällande ekonomin konstaterat att kommunen inte uppfyller kraven på en god ekonomisk hushållning och att man genom att begränsa kostnadsökningarna skulle ha en bättre möjlighet att nå god ekonomisk hushållning. Revisionen har också framfört synpunkter angående uppföljningen av effektmålen. Kommunstyrelsen har i sitt svar angivit att man inför en ny budgetprocess för att nå en bättre ekonomisk hushållning. Avseende effektmålen har man för avsikt att utveckla måluppföljningen samt att man hållit ett dialogseminarium med kommunstyrelsen, presidierna i nämnderna samt berörda tjänstemän. Meningen med seminariet var att man ska en samsyn avseende effektmålen och hur man skall sätta mätbara effektmål. Delges Ekonomichefen

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (8) Kf rev 44 Övriga frågor Revisionen tackar för informationen Camilla Karlsson, KPMG meddelar att deras nätverksträff kommer att vara den 17 november 2015 i Stockholm, ytterligare information kommer senare.