SIMRISHAMNS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida Kommunrevisionen , kl , Kommunhuset i Simrishamn

Transkript

1 (1) Plats och tid , kl , Kommunhuset i Simrishamn Birgitta Larsson, ordförande Froste Persson, vice ordförande Ulf Bengtsson Alf-Göran Andersson Bengt Wieslander Ann-Mari Louison Frånvarande: Övriga deltagare Lars Eriksson, Ernst & Young, sekreterare Gunilla Janlert 168, förvaltningschef kultur och fritid Charlotte Svensson, 170, personalchef Utses att justera Justeringens plats och tid Ulf Bengtsson Underskrifter Sekreterare Paragrafer Lars Eriksson Ordförande Birgitta Larsson Justerande Ulf Bengtsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Receptionen Lars Eriksson Datum för anslags nedtagande

2 Mötets öppnande Ordförande Birgitta Larsson hälsar alla välkomna och förklarar mötet för öppnat. 160 Val av justeringsperson Ulf Bengtsson föreslås som justeringsperson. att: Ulf Bengtsson utses att justera protokollet. 161 Godkännande av dagordning Lars Eriksson informerar om studiebesöket på biblioteket i Simrishamn och att personalchefen kommer till revisionen. att: godkänna dagordningen.

3 Kommentarer till protokoll Ordförande informerar om att protokollet från 21 oktober 2010 inte är justerat och föreslår att mötet ajourneras så att ordförande och justeringsman kan läsa igenom protokollet. Sammanträdet ajourneras kl Sammanträdet återupptas kl Det justerade protokollet lämnas ut för genomläsning. Revisor Ulf Bengtsson framför att det i protokollet genomgående skall stå Ronny Wallin. Froste Persson framför att han under 153 frågade fullmäktiges ordförande om hur långt ärendet om ändring i revisionens reglemente kommit. Beskedet från fullmäktiges ordförande var att revisionen skulle inkomma med skrivelsen ånyo. Froste Persson vill också få med en komplettering till protokollet avseende samhällsbyggnadsnämndens ordförande. Till meningen Ulf Johansson framhåller att nämnden står bakom beslutet att sätta ut stenar för att hindra parkering och att beslutet är avrapporterat till nämnden. ( 157) skall förtydligas med att avrapporteringen skett utan skriftligt underlag eller att ställningstagandet är protokollfört. Froste Persson föreslår att tjänstemän och politiker omnämns med titel eller funktion i revisionens protokoll. att: bjuda in Kommunfullmäktiges presidium till nästa revisionssammanträde i december och att: i protokoll fortsättningsvis ta med titel eller funktion i samband med att tjänstemän eller politiker finns med i revisionens protokoll.

4 Inkomna skrivelser Från socialnämnden har inkommit redovisning av beslutade men ej verkställda beslut under SoL och LSS. Sammanställningen visar att tre beslut inte verkställts. att: Lars Eriksson kontaktar socialförvaltningen för att få besked om anledningen till de ej verkställda besluten. 164 Kurser och konferenser Från Kommunförbundet Skåne har det kommit en kursinbjudan avseende offentlighet, sekretess mm. Revisorerna Birgitta Larsson, Froste Persson och Alf-Göran Andersson anmäler intresse för att deltar på utbildningen. att: Birgitta Larsson, Froste Persson och Alf-Göran Andersson deltar på utbildningen. 165 Revisionens egen budgetuppföljning Lars Eriksson presenterar budgetuppföljning per 11 november. Mot bakgrund av tidigare genomgång av revisionens prognos, gör revisorerna bedömningen att utfallet är i linje med budgeten.

5 att: lägga informationen till handlingarna. 166 Kvarstående ärenden Ej verkställda beslut inom socialnämnden. Se 163. Taxesättning inom kultur- och fritidsnämnden. Revisionen har inte erhållit information kring de kontakter som nämnden har tagit med SKL:s jurister avseende taxesättning inom nämndens område. att: ta upp frågan med förvaltningschefen för kultur och fritid i samband med studiebesöket på Simrishamns bibliotek. 167 Ej besvarade skrivelser Lars Eriksson redogör för att arbete pågår med att få in uppgifter angående ej besvarade skrivelser. Revisorerna diskuterar Simrishamnsmiljonen och Froste Persson föreslår att revisionen skall kalla ekonomichefen till nästa revisionssammanträde

6 att: avvakta med åtgärder till att ett eventuellt svar inkommer till nästa revisionssammankomst. 168 Studiebesök på biblioteket i Simrishamn Förvaltningschef Gunilla Janlert informerar om biblioteksverksamheten i kommunen. Utlåningen av ljudböcker har ökat kraftigt, vilket attraherat nya grupper av låntagare och biblioteksverksamheten i stort genomgår en förändring på grund av digitaliseringen. Det är sannolikt att nya tjänster kommer att finnas inom en snar framtid, vilket kan påverka den nuvarande strukturen. Det finns en biblioteksplan som är giltig fram till 2012 och nämnden antog ett program för nämndens verksamhet När det gäller taxesättning har nämnden fått ett utlåtande från SKL. Revisorerna tackar för presentationen av biblioteket och dess verksamhet. att: Lars Eriksson kontaktar kultur- och fritidsnämndens registrator för att få SKL:s svar angående taxesättningen. 169 Pågående granskningsinsatser Lars Eriksson informerar om att granskningarna avseende delegation och löner har påbörjats.

7 Ordförande Birgitta Larsson meddelar att hon varit i kontakt med barn- och utbildningsnämndens ordförande som meddelat att revisionsmötet den 16 december, kl 16.00, är lämpligt för att en genomgång av internkontrollgranskningen. att: kontakta presidierna för socialnämnden och kultur och fritid då dessa inte kunde närvara på novemberpresentationen. 170 Revisionsiakttagelser Personalchef Charlotte Svensson ansluter till sammanträdet. Froste Persson redogör för att han erhållit uppgifter om att personal använder kommunens bilar privat. Vidare redogör han för de kontakter han tagit med förvaltningsledningen med anledning av detta. Från förvaltningens sida har sedan avtal upprättats för att reglera förhållandet mellan arbetsgivare och personal avseende användning av kommunens bilar. Personalchefen framför att hon blivit informerad om förhållandena och att hon kommer att träffa företrädare för samhällsbyggnadsförvaltningen för att få ytterligare information i ärendet. Vidare redogör personalchefen för principer för och hantering av anställningsavtal i kommunen. Revisionen ber personalchefen om fortsatt information i ärendet. Revisorerna konstaterar att anställningsavtal och arbetsresor bör tas med i kommande risk- och väsentlighetsanalys inför revisionsåret Personalchef Charlotte Svensson lämnar sammanträdet.

8 Froste Persson redogör för revisionsiakttagelsen avseende bekämpningsmedel i det kommunala dricksvattnet. Det är obekant för revisorerna hur och i vilken omfattning som samhällsbyggnadsnämnden kontrollerar och följer upp omfattningen av bekämpningsmedel i dricksvattnet. Dessutom är det obekant vilken beredskap som finns i kommunen ifall vattnet blir otjänligt. När det gäller flödesschemat för revisionsprocessen diskuterar revisorerna omfattningen på flödesschemat. Ann-Mari Louison konstaterar att kommunen regelbundet byter bank och undrar vad bakgrunden är till detta. Froste Persson redogör för sin kommunikation med hamnförvaltningen, vilken skickats ut till revisorerna, avseende den skylt som satts upp i hamnen och som redovisats under 157. Ordförande föreslår att beslut i ärendet bordläggs till nästa sammanträde, efter att ha frågat om revisorerna är beredda att fatta beslut i ärendet. Froste Persson vill ha till protokollet att ärende bordläggs ytterligare en gång. att: avvakta vidare information från personalchefen angående användande av kommunens bilar, att: skriva till samhällsbyggnadsnämnden för att få svar på de frågor som finns angående bekämpningsmedel i dricksvattnet, att: Lars Eriksson får i uppdrag att göra ett utkast på flödesschemat och att: Lars Eriksson får i uppdrag att mejla ekonomichef Peter Andersson med anledning av kommunens bankbyten. att: bordlägga beslut i ärendet om skylt i hamnen.

9 Övriga frågor. Inga övriga frågor är anmälda. Ordförande avslutar mötet.