SIMRISHAMNS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida Kommunrevisionen , kl , Lilla salen och revisionsrummet.

Transkript

1 (1) Plats och tid , kl , Lilla salen och revisionsrummet. Birgitta Larsson Bengt Wieslander Ann-Mari Louison Ulf Bengtsson Froste Persson Alf-Göran Andersson Frånvarande: Övriga deltagare Lars Eriksson, Ernst & Young Peter Andersson, 157 Madeleine Dexe Andersson, 157 Lennart Öhrström, Ernst & Young, Hanna-Karin Persson, 166 Katarina Sjöstrand Narhed, 166 Utses att justera Justeringens plats och tid Bengt Wieslander Underskrifter Sekreterare Paragrafer Lars Eriksson Ordförande Birgitta Larsson Justerande Bengt Wieslander ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Receptionen Lars Eriksson Datum för anslags nedtagande

2 Mötets öppnande Birgitta Larsson hälsar alla välkomna efter sommaruppehållet. 155 Val av justeringsperson Bengt Wieslander föreslås som justeringsperson. att: Bengt Wieslander utses att justera protokollet. 156 Godkännande av dagordning Ordförande presenterar dagordningen. Alf-Göran Andersson anmäler rapport från styrgruppen för revisionssamverkan till övriga frågor. Birgitta Larsson anmäler Österlengymnasiet till övriga frågor. Birgitta vill tillföra en punkt om kommande mötestider. att: godkänna dagordningen med ovanstående kompletteringar.

3 Redovisning av delårsbokslut Peter Andersson och Madeleine Dexe Andersson redogör för delårsbokslutet. Prognosen för helårsresultat visar på ett underskott på 3,2 milj. kronor. Nämnderna räknar med att i stort hålla sina budgetramar. Istället förklaras underskottet med ett minskat skatteunderlag och ett lägre statsbidrag på sammantaget 12,6 milj. kronor. De nämnder som kommer att ha avvikelser i förhållande till måluppfyllelse är SBN och BUN. Peter Andersson betonar samtidigt att många mål kommer att nås under perioden. För resten av 2009 kan det finns ökade behov inom särskilt boende, fler placering kan eventuellt behövas inom socialtjänsten. Dock har det hittills inte skett ökningar inom ekonomiskt bistånd under Diskussion följer kring hur kommunen arbetat med att minska sitt underskott. Revisorerna tackar för presentationen av delårsbokslutet 158 Granskning av delårsbokslut Lennart Öhrström presenterar slutsatserna i granskningen av delårsrapporten och redogör för förslag till bedömning av delårsrapporten. Revisorerna diskuterar de punkter som tagits upp i bedömningen och önskar ta bort en av punkterna. att: godkänna granskningsrapporten och att: skriva under förslaget till bedömning med beslutad förändring.

4 Föregående mötesprotokoll Kvarvarande fråga från föregående protokoll om särskilda boenden diskuteras. att: inte föra upp frågan under punkten kvarstående ärenden. 160 Inkomna skrivelser - Från socialnämnden har inkommit redogörelse för ej verkställda beslut utifrån LSS-lagstiftningen. - Från socialnämnden har inkommit redogörelse för ej verkställda beslut utifrån SoL. - Från revisorerna i Sjöbo har en inbjudan inkommit om fortbildning kring lekmannarevision inom ramarna för samverkan mellan revisorerna inom SÖSKkommunerna - SKL har översänt sitt remissyttrande avseende förändringar i kommunalgen rörande förtroendevalda revisorers dubbla roller som både revisorer och ledamöter i Kommunfullmäktige. - Kommunstyrelsen internkontrollplan för Kommunstyrelsens svar på revisionens skrivelse angående RED - Kommunstyrelsens svar på revisionens skrivelse angående Gröna Magasinet - Kommunstyrelsens svar på revisionens skrivelse angående vaggelyft och båtuppställningsplats.

5 att: Alf-Göran Andersson och Bengt Wieslander åker på kursen om lekmannarevision i Sjöbo, att: revisionen gör en sammanställning över de olika frågeställningar, handlingar och svar som finns angående båtvagn och lift. Bengt Wieslander skall tillsammans med revisor från Ernst & Young under en dag sammanställa materialet så att revisorn kan lämna en skriftlig översikt till de förtroendevalda revisorerna. Rapporten skall tjäna som beslutsunderlag för de förtroende valda revisorerna inför ett beslut om en eventuellt mer omfattande granskning avseende båtvagn och lift, att: Alf-Göran Andersson och Froste Persson tar fram ett förslag till revisions PM avseende kommunens hantering av RED-projektet, att: svaret avseende Gröna Magasinet tas upp för diskussion med Ksub och att: i övrigt lägga skrivelserna till handlingarna. 161 Kvarstående ärenden - Simrishamnsmiljonen. Lars Eriksson redovisar det material som hittills inkommit avseende den ekonomiska redovisningen av Simrishamnsmiljonen. Lars meddelar också att han varit i kontakt med Peter Andersson i ärendet och att mer information skall tillställas revisionen. Revisorerna bedömer att det nu befintliga materialet inte utgör ett tillräckligt underlag. - Ändring av revisionens reglemente. Froste Persson har tagit fram ett förslag till ändringar av reglementet och delar ut detta till revisorerna. - Krishantering. Ärendet kvarstår till den årliga granskningen. - Elektroniskt diarium. Hanna-Karin Persson och Katarina Sjöstrand Narhed redogör för dokumentflödet idag ser ut vad gäller revisionens handlingar. Vidare görs en demonstration av hur ärendehanteringsapplikationen fungerar och hur revisorerna kan hämta information från det elektroniska diariet. Hanna-Karin understryker vikten av att revisorerna skickar över handlingar för registrering,

6 vilka inkommit på andra sätt, t ex genom mejl till revisorerna. Revisorerna tackar för presentationen. - Policy för mobiltelefoner. Lars Eriksson redogör för att IT-avdelningen avvaktar beslut om framtida samarbete och organisation kring IT med tanke på en ökad integration och samverkan mellan SÖSK-kommunerna. Lars delar ut kopior på avtal och upphandling avseende mobiltelefoner. - Näringslivsfrågor. Granskning pågår av kommunens driftsentreprenad avseende slipen i Simrishamns hamn. - Kurser och konferenser. Froste Persson redovisar sitt förslag till skrivelse avseende kurser och konferenser. : att: när mer material inkommit från ekonomikontoret tar Lars Eriksson fram en granskningsplan avseende uppföljning av den ekonomiska redovisningen för Simrishamnsmiljonen. Birgitta Larsson samt Froste Persson får i uppdrag att besluta om granskningsplanen för att komma igång med uppföljningen så fort som möjligt, att: förslag till förändringar i revisionens reglemente tas upp på nästa revisionssammankomst, att: revisorerna läser igenom avtal avseende upphandling av mobiltelefoner och att: godkänna förslag till skrivelse avseende kurser och konferenser. 162 Ej besvarade skrivelser Nedan listas de skrivelser som revisionen inte fått svar på samt att sista svarsdatum anges. - Skrivelse om RED har inkommit, ej KS beslut - Viks fiskeläge 1:1. Sista svarsdatum

7 Skrivelse om Avslut på ärendet om båtvagnen har inkommit, ej KS beslut. 163 Listning av Kommunfullmäktigebeslut Revisorerna diskuterar Fullmäktigebeslut och med andledning av pågående granskning av upphandlingar inom SBN diskuteras huruvida Kommunfullmäktiges beslut om Landsbygdens vattenförsörjning kommer att uppfyllas. : att: föra upp beslutet om landsbygdens vatten på listan över beslut som revisionen bör följa upp. 164 Kurser och konferenser Birgitta Larsson och Froste Persson redogör för kundrådsdagen i Ernst & Youngs regi i Helsingborg. 165 Budgetuppföljning Lars Eriksson presenterar den ekonomiska uppföljningen. Revisorerna konstaterar att revisionens totala kostnader ligger i paritet med budgeten.

8 att: godkänna redovisningen. 166 Elektroniskt diarium Se Granskningsplaner - Upphandling inom SBN. Lars Eriksson redogör för granskningsläget. Underlag har inkommit för entreprenadupphandling avseende Komstad, Rörums strand och Östra Herrestad. Entreprenaderna avseende Borrby tuvor och Södergårda har genomförts delvis i egen regi och de externa insatserna är upphandlade genom avrop mot ramavtal. Bengt Wieslander påpekar att det är viktigt att även de två sistnämnda projekten inbegrips i granskningen eftersom det möjliggör en jämförelse mellan de två sätten att arbeta på. - Simrishamnsmiljonen. Se 161 att: även projekten Borrby tuvor och Södergårda skall ingå i granskningen. 168 Delrapportering av pågående granskningsprojekt

9 Lars Eriksson redogör för läget i granskningarna rörande matkvalitet inom förskola, skola och äldreomsorg samt för granskningen av budgetprocessen. att: godkänna rapporteringen. 169 KS svar angående uppsikt Av kommunstyrelsens svar till revisionen framgår att Ksub givit kommundirektören ett uppdrag att ta fram riktlinjer för verksamhetsuppföljning. att: ta diskutera detta med verksamhetsuppföljning och rutiner för uppsikt vid kommande möte med Ksub 170 Andra granskningsinsatser - SBN. Lars Eriksson redogör för kontakt med Ulf Johansson, ordförande SBN, och att det inte varit möjligt att bestämma träff till detta möte. Lars fortsätter arbetet med att boka en tid med SBN:s presidium. - BUN. Lars Eriksson redogör för kontakt med Carl-Göran Svensson, ordf. BUN. Lars återkommer med förslag på tid. - Studiebesök på Korsavadsskolan. Revisorerna föreslår ett studiebesök på Korsavadsskolan på novembermötet den 16:e november.

10 Möte med Ksub. Lars informerar om att Ksub har möjlighet att träffa revisionen den 14:e oktober kl Driftsentreprenad. Lars skall boka möte med förvaltningschefen för kultur- och fritidsförvaltningen då tider för resterande revisionsmöten föreligger. - Upphandling bilpoolen. Material avseende upphandlingen delas ut. att: diskutera detta med verksamhetsuppföljning och rutiner för uppsikt vid kommande möte med Ksub, att: Lars Eriksson får i uppdrag att boka möten med BUN och SBN:s presidier, att: träffa Ksub den 16:e oktober kl Lars Eriksson får i uppdrag att sammanställa en lista över de frågor som revisionen enligt protokoll önskar diskutera med Ksub, att: boka möte med förvaltningschefen på Kultur- och fritidsförvaltningen till lämpligt revisionsmöte och att: ta upp frågan kring upphandling av bilpoolen vid nästa revisionsmöte. 171 Revisionsiakttagelser Inga revisionsiakttagelser lämnas. 172 Anmälan av protokoll Budget ,

11 Protokoll KSUB, Protokoll KS, Protokoll KSUB, Protokoll KSUB, Kommande sammanträden - 14:e oktober kl o Ksub o BUN:s presidium - 16:e november o SBN:s presidium - 9.e december att: arbeta efter dessa tider. 174 Övrigt

12 Alf-Göran Andersson redogör för de granskningsförslag som finns i styrgruppen för revisionell samverkan mellan kommuner och Region Skåne. Det förslag som bedöms vara intressant både ur ett primär- och sekundärkommunalt perspektiv gäller den palliativa vården. Alf-Göran kommer att diskutera detta med SÖSK-revisorerna i samband med utbildningen i Sjöbo. Birgitta Larsson framför att det mot bakgrund av det mediala intresset för kommunens gymnasieskola är viktigt att lyfta frågan med BUN:s presidium 175 Mötets avslutning Ordförande avslutar mötet