SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunens revisorer

Transkript

1 Tid och plats B-salen, kl. 08: Beslutande Ledamöter Övriga närvarande Tjänstepersoner Carl-Olof Bengtsson (S), ordförande Carl Geijer (M) Magnus Jisborg (M) Marita Bengtsson (MP) Eva Ericsson (L) Kennerth Sjögren (S) Ann-Mari Häggsgård (S) Peter Bengtsson (S) Jonas Wanér (V) Bertil Olsson (KD) Martin Fransson, sekreterare Sofie Thor, revisionschef Övriga Emma Ekstén PwC 154 Caroline Liljebjörn, PwC, Justering Justerare Plats och tid Magnus Jisborg (M) Kommunkansliet Justerade paragrafer Ajournering Kl Sekreterare Martin Fransson Ordförande Carl-Olof Bengtsson Justerare Magnus Jisborg 1 (20)

2 Bevis om anslag av protokoll s protokoll från sammanträdet är justerat. Anslagsdag Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift Martin Fransson 2 (20)

3 Förteckning över kommunens revisorers ärenden den 11 december Dnr Val av justerare Dnr Godkännande av föredragningslista Dnr Grundläggande granskning av överförmyndarnämndens verksamhet Dnr Granskning av kommunstyrelsens investeringsplanering Dnr Granskning av intern kontroll i system och rutiner för leverantörsfakturor Dnr Grundläggande granskning nämnders, styrelsers och bolags ansvarsutövande och intern styrning och kontroll Dnr Information om pågående granskningar Dnr Revidering av dokumenthanteringsplan Dnr Budgetuppföljning per november Dnr Uppföljning av internkontrollplan för kommunrevisionen Dnr Diskussion kring fördelning av uppdrag inom kommunrevisionen för verksamhetsåret Dnr Reflexioner kring revisionsarbetet Dnr Revisorernas bevakning av kommunfullmäktige Dnr Revisorernas rapportering från protokollsläsning Dnr Inkomna och besvarade skrivelser av intresse samt inkomna inbjudningar och protokoll (20)

4 167 Dnr Övrig information (20)

5 152 Dnr Val av justerare s beslut Revisorerna beslutar att Magnus Jisborg (M) ska justera protokollet. ska besluta vem som jämte ordförande ska justera dagens protokoll. 5 (20)

6 153 Dnr Godkännande av föredragningslista s beslut godkänner föredragningslistan. Ordförande Carl-Olof Bengtsson (S) frågar om kommunens revisorer godkänner föredragningslistan. 6 (20)

7 154 Dnr Grundläggande granskning av överförmyndarnämndens verksamhet s beslut 1. godkänner revisionsrapporten och översänder den till den nya gemensamma överförmyndarnämnden för yttrande. 2. Yttrandet ska vara kommunens revisorer tillhanda senast den siste februari PwC har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en översiktlig granskning av överförmyndarnämndens verksamhet Emma Ekstén PwC redogör vid dagens sammanträde för den genomförda granskningen. 7 (20)

8 155 Dnr Granskning av kommunstyrelsens investeringsplanering s beslut godkänner granskningsrapport och missiv och överlämnar dem till kommunfullmäktige under förutsättning att den ej ännu genomförda faktagranskningen inte leder till ändringar i den revisionella bedömningen. PwC har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av om kommunstyrelsens investeringsplanering är ändamålsenlig och med en tillräcklig intern kontroll. Sammanfattningsvis görs bedömningen att kommunstyrelsen inte tillräckligt säkerställer att investeringsplaneringen är ändamålsenlig och att den interna kontrollen i detta avseende inte är tillräcklig. Granskningen var vid tiden för sammanträdet inte faktagranskad. Caroline Liljebjörn, PwC redogör vid dagens sammanträde för den genomförda granskningen. 8 (20)

9 156 Dnr Granskning av intern kontroll i system och rutiner för leverantörsfakturor s beslut 1. godkänner revisionsrapporten och översänder den till kommunstyrelsen och berörda nämnder för yttrande. 2. Yttrandena ska vara revisorerna tillhanda senast den siste februari PwC har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av intern kontroll i system och rutiner för leverantörsfakturor. Granskningen har genomförts inom kommunstyrelsen, utbildningsnämnden, omsorgsnämnden och nämnden för arbete och välfärd. Caroline Liljebjörn, PwC redogör vid dagens sammanträde för den genomförda granskningen. 9 (20)

10 157 Dnr Grundläggande granskning nämnders, styrelsers och bolags ansvarsutövande och intern styrning och kontroll 2018 s beslut godkänner förslag till projektplan. PwC har på uppdrag av kommunens revisorer upprättat ett förslag på projektplan för grundläggande granskning av intern styrning och kontroll samt måluppfyllelse. 10 (20)

11 158 Dnr Information om pågående granskningar s beslut Revisorerna noterar informationen i protokollet. Sofie Thor, revisionschef, informerar om pågående granskningar. 11 (20)

12 159 Dnr Revidering av dokumenthanteringsplan s beslut Revisorerna godkänner förslag till revidering av dokumenthanteringsplanen och uppdrar revisionschefen att översända ny dokumenthanteringsplanen till kommunarkivet. Enligt 6 i antaget arkivreglemente för Växjö kommun ska varje myndighet upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Dokumenthanteringsplanen antas av myndigheten efter samråd med arkivmyndigheten. Beslutsunderlag Revisionschefen har i en skrivelse, den 4 december, redogjort för förslag till ny dokumenthanteringsplan för kommunens revisorer. Under arbetet har samråd skett med kommunens arkivmyndighet och kommentarer från arkivmyndighet har inarbetats, bl.a. avseende filformat/databärare. Beslutet skickas till För kännedom Kommunarkivet Revisionschefen 12 (20)

13 160 Dnr Budgetuppföljning per november 2018 s beslut Revisorerna godkänner redovisningen för ekonomiskt utfall per november 2018 Revisorerna har beslutat att följa upp budget och utfall vid varje sammanträde. Beslutsunderlag Revisionschefen har i en skrivelse, den 3 december 2018, redogjort för det ekonomiska utfallet till och med november (20)

14 161 Dnr Uppföljning av internkontrollplan för kommunrevisionen 2018 s beslut Ingen uppföljning görs för innevarande månad. 14 (20)

15 162 Dnr Diskussion kring fördelning av uppdrag inom kommunrevisionen för verksamhetsåret 2018 s beslut noterar informationen i protokollet. går igenom fördelning av uppdrag med anledning av att ett antal revisorer avsäger sig sina uppdrag på kommunfullmäktige i december. Det blir då ett antal fyllnadsval som behöver genomföras för revision av verksamhetsåret (20)

16 163 Dnr Reflexioner kring revisionsarbetet s beslut Ärendet utgår från dagens sammanträde. 16 (20)

17 164 Dnr Revisorernas bevakning av kommunfullmäktige 2018 s beslut noterar informationen i protokollet. Magnus Jisborg (M) har lämnat en redovisning från kommunfullmäktiges sammanträde i november. 17 (20)

18 165 Dnr Revisorernas rapportering från protokollsläsning s beslut Revisorerna noterar att ingen särskild information finns att lämna från protokollsläsningen. Revisorerna bevakar varje månad nämndernas sammanträden och informerar sedan övriga revisorer. 18 (20)

19 166 Dnr Inkomna och besvarade skrivelser av intresse samt inkomna inbjudningar och protokoll s beslut Revisorerna noterar att inga skrivelser av intresse inkommit. 19 (20)

20 167 Dnr Övrig information Ordförande Carl-Olof Bengtsson (S) informerar om att revisionen kommer genomföra möte med kommunfullmäktiges presidie under måndagen angående genomförd utredning om övertid och flextid. Eva Ericsson tackar ordförande Carl-Olof Bengtsson för hans arbete som ordförande i kommunens revisorer under mandatperioden och tillönskar honom ett varmt lycka till med sina kommande uppdrag. Eva Ericsson överlämnar en blomma till ordförande. Carl-Olof Bengtsson tackar för gåvan och framför sitt tack till kommunens revisorer för deras arbete under mandatperioden. Ordförande önskar avslutningsvis alla närvarande en god jul och gott nytt år. 20 (20)