SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Valnämnd C-salen, Växjö kommun

Transkript

1 Plats C-salen, Växjö kommun Tid Kl Beslutande Ledamöter Bert Sundström (S), ordförande Anna Hultstein (M) Yvonne Ekaremål (C) Nils-Erik Carlström (FP) Therese Graesén (S) 2 13 Jonas Danielsson (S) 1 Övriga närvarande Ersättare Jonas Danielsson 2-13 Karl-Erik Nedfors (C) Holger Petersson (KD) Tjänstemän Justering Justerare Plats och tid Lars Svensson, valsamordnare Helen Karlsson Jakobsson, utredningssekreterare Fredrik Pettersson, sekreterare Anna Hultstein Kommunkansliet Justerade paragrafer 1-13 Underskrifter Sekreterare.. Fredrik Pettersson Ordförande.. Bert Sundström Justerare.. Anna Hultstein 1 (17)

2 Bevis av anslag av protokoll ens protokoll från sammanträdet är justerat. Anslagsdag Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Kommunledningsförvaltningen Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift.. Fredrik Pettersson 2 (17)

3 Förteckning över valnämndens ärenden den 30 januari Uppdragsbeskrivning för röstmottagare för valen Distribution av namnvalsedlar vid valen ens årsbokslut för 2013 januari eller februari 4 Skrivelse om tillgänglighet i röstningslokaler 5 Nytt personuppgiftsombud för valnämnden 6 Utvärdering av EU-valet 2009 och allmänt val Utbildningsmaterial från valmyndigheten 8 Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden 9 Meddelanden 10 ens sammanträde den 27 februari Delegation för valnämndens ordförande att teckna avtal om hantering av förtidsröster vid valen Delegation till valsamordnaren att beställa valmaterial 13 Övriga frågor 3 (17)

4 1 Uppdragsbeskrivning för röstmottagare för valen 2014 Dnr VN/2014:1 ens beslut en återremitterar ärendet för komplettering av underlaget. Uppdragsbeskrivning bör fastställas för uppdragen som röstmottagare och för ordförande och vice ordförande i vallokalerna, detta för tydlighetens skull och för att undvika eventuella missförstånd eller liknande. Det måste vara tydligt vem som har ansvaret för vad som gäller i olika situationer. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 8 januari 2014 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. I skrivelsen finns förslag till uppdragsbeskrivningar för de olika röstmottagningsuppdragen i Växjö kommun. Beslutet skickas till Valsamordnaren Utredningssekreteraren 4 (17)

5 2 Distribution av namnvalsedlar vid valen 2014 Dnr VN/2014:5 ens beslut 1. en distribuerar inte partiernas namnvalsedlar vid val till riksdag, kommun och landsting en distribuerar partiernas namnvalsedlar vid val till Europarlamentet 2014 under förutsättning att det rör sig om en gemensam valsedel för hela landet. Enligt vallagen ska valnämnden ansvara för distribution av valsedlar med parti- och valbeteckning till vallokalerna vid både EU-valen och de allmänna valen enligt följande: Valsedlar med parti- och valbeteckning för val till riksdagen, samt landstings- och kommunfullmäktige för varje parti som i något av de två senaste riksdagsvalen fått mer än en procent av rösterna i hela landet. Valsedlar med parti och valbeteckning för val till kommunoch landstingsfullmäktigevalet för varje parti som redan är representerat där och som inte uppfyller något av kraven enligt ovan. Valsedlar med parti- och valbeteckning för val till Europaparlamentet för varje parti som vid något av de två senaste valen har fått mer än en procent av rösterna i hela landet eller valsedlar med parti- och valbeteckning samt uppgifter om kandidater om ett sådant parti deltar med endast en valsedel. I valet till EU-parlamentet har således valnämnden ansvaret för att distribuera val göra detta under förutsättning att det rör sig om en gemensam valsedel för hela landet. Beslutsunderlag Valsamordnaren har i en skrivelse den 30 januari 2014 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att valnämndens ansvar för valsedlar regleras i 8 kapitlet i vallagen och att en eventuell distribution av valsedlar utöver vad som där anges skulle kunna leda till juridiska konsekvenser. 5 (17)

6 2 fortsättning Yrkanden Nils-Erik Carlström (FP): 1. en distribuerar inte partiernas namnvalsedlar vid val till riksdag, kommun och landsting en distribuerar partiernas namnvalsedlar vid val till Europarlamentet 2014 under förutsättning att det rör sig om en gemensam vallista för hela landet. Beslutsordning Ordförande Bert Sundström frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att valnämnden beslutar enligt Nils-Erik Carlströms yrkande. Beslutet skickas till Valsamordnaren 6 (17)

7 3 ens årsbokslut för 2013 Dnr VN/2014:4 ens beslut en godkänner årsbokslutet för I enlighet med Växjö kommuns riktlinjer för budget, ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter ska varje nämnd upprätta en årsrapport med bokslut som överlämnas till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 22 januari 2014 lämnat en årsrapport med bokslut för år 2013 för valnämnden. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen 7 (17)

8 4 Skrivelse om tillgänglighet i röstningslokaler Dnr VN/2013:14 ens beslut 1. en beslutar att inte utmärka några valsedelställ eller motsvarande anordningar med partisymboler i avvaktan på kommande förändringar i vallagen. 2. en besvarar skrivelsen med att samtliga röstningslokaler är tillgänglighetsanpassade. 3. ens beslut justeras omedelbart. Kennerth Björn har till valnämnden i en skrivelse den 9 december 2013 framför önskemål om att röstsedlarna ska förvaras i en ask med partisymboler. Beslutsunderlag Valsamordnaren har i en skrivelse den 22 januari 2014 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att det enligt vallagen för närvarande inte är möjligt att skydda en partisymbol men att det däremot är möjligt att registrera en partibeteckning. Partibeteckningen är detsamma som partiets namn, som sedan finns på valsedlarna. Vallagen kommer att ändras inför de allmänna valen 2018 och då kommer det vara möjligt för partierna att registrera partisymboler. Beslutet skickas till Kennerth Björn 8 (17)

9 5 Nytt personuppgiftsombud för valnämnden Dnr VN/2014:2 ens beslut 1. en utser Ulf Petersson, Regionförbundet Södra Småland, Videum Science Park, , Växjö till personuppgiftsombud. 2. Uppdraget gäller från och med Beslutet anmäls till Datainspektionen och Regionförbundet Södra Småland. Varje nämnd i Växjö kommun är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas vid myndigheten. För att försäkra sig om att man följer personuppgiftslagen (PuL) ska varje myndighet utse ett personuppgiftsombud. Kanslichefen har i en skrivelse den 10 januari 2014 informerat om att det nuvarande personuppgiftsombudet för samtliga nämnder i Växjö kommun, Anders Göransson vid Regionförbundet, har slutat sin anställning. en måste därför utse ett nytt personuppgiftsombud. Växjö kommun har avtalat med Regionförbundet Södra Småland att hålla ett personuppgiftsombud för samtliga nämnder i Växjö kommun. Regionförbundet har således föreslagit Ulf Petersson som nytt personuppgiftsombud. Beslutsunderlag Kanslichefens skrivelse daterad Information från Regionförbundet om revidering av personuppgiftsombud daterad Beslutet skickas till Datainspektionen Regionförbundet Södra Småland 9 (17)

10 6 Utvärdering av EU-valet 2009 och allmänt val 2010 Dnr VN/2010:17 ens beslut en noterar redovisningen till protokollet. Eftersom det under 2014 kommer att genomföras både EU-val och allmänna val är det lämpligt att titta tillbaka på EU-valet 2009 och allmänna valen 2010 för att se vad som fungerade bra/mindre bra. Efter både valet 2009 och 2010 genomfördes utvärderingar baserade på synpunkter från röstmottagarna i Växjö kommuns vallokaler. Dessutom inkom ett antal incidentanmälningar. 10 (17)

11 7 Utbildningsmaterial från valmyndigheten Dnr VN/2013:10 ens beslut en noterar informationen till protokollet Valmyndigheten har publicerat skriften Handbok kommunens uppgifter vid valen Manualer för röstmottagning kommer att publiceras under vecka 4 för val till Europaparlamentet och under vecka 12 för val till riksdag, landstingsfullmäktige och kommunfullmäktige. Andra manualer publiceras löpande under våren och kommer då presenteras för valnämnden. 11 (17)

12 8 Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden Dnr VN/2014:3 ens beslut en noterar informationen till protokollet. Valmyndighetens nyhetsbrev 2013:5, 2013:6 samt 2014:1 redovisas för valnämnden. 12 (17)

13 9 Meddelanden Dnr VN/2013:7 ens beslut en noterar informationen. Inkomna beslut samt information av intresse redovisas för valnämnden: 1. Information från länsstyrelsen om hålltider för Kommunfullmäktige Landsbygdsprogram för Växjö kommun. 3. Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Rätt till heltid 4. Länsstyrelsens beslut om Växjö kommuns valkrets- och valdistriktsindelning. 13 (17)

14 10 ens sammanträde den 27 februari 2014 ens beslut ens sammanträde den 27 februari 2014 flyttas från till Polisens informationsmöte med partierna om valen 2014 krockar med valnämndens planerade sammanträde den 27 februari. Beslutet skickas till Samtliga ledamöter och ersättare 14 (17)

15 11 Delegation för valnämndens ordförande att teckna avtal om hantering av förtidsröster vid valen 2014 ens beslut ens ordförande får delegation att sluta avtal om transport, sortering och förvaring av förtidsröster vid EU-valet och allmänt val en ämnar sluta avtal med en extern part gällande hantering av förtidsröster vid valen Hanteringen gäller transport, sortering och förvaring av förtidsröster från kommunens förtidsröstningsställen. Beslutet skickas till ens ordförande 15 (17)

16 12 Delegation till valsamordnaren att beställa valmaterial ens beslut en ger valsamordnaren delegation att beställa valmaterial till båda valen Valkansliet har genomfört en inventering av det egna valmaterialet och gjort en bedömning av hur mycket nytt som måste beställas inför EU-valet och de allmänna valen Exempelvis måste en del nya valskärmar och valsedelställ beställas från valmyndigheten. Dessutom ska kommunen lägga beställning på valsedlar och valkuvert. Kostnaden för detta belastar valnämnden. Beslutet skickas till Valsamordnaren 16 (17)

17 13 Övriga frågor Länsstyrelsen har i en skrivelse de 22 januari inbjudit till en genomgång inför valen Valkansliets tjänstemän anmäler sig till mötet. Lars Svensson, valsamordnare, redogör för hur valkansliets förberedelser inför valen 2014 fortskrider. Bl.a. måste drygt 50 nya röstmottagare rekryteras. 17 (17)