SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Valnämnd

Transkript

1 Tid och plats H-salen, kl. 09:00-10:10 Beslutande Ledamöter Anna Hultstein (M), Ordförande Bengt-Göran Sandell (S), 1:e vice ordförande Yvonne Ekaremål (C) Tobias Adersjö (MP) Ulla Svensson (M) Patricia Aguilera (S) Övriga närvarande Ersättare Tjänstepersoner Justering Justerare Plats och tid Ulla Svensson (M) Carina Elmefall, kanslichef Martin Fransson, sekreterare Bengt-Göran Sandell (S) Kommunkansliet Justerade paragrafer Underskrifter Sekreterare Martin Fransson Ordförande Anna Hultstein Justerare Bengt-Göran Sandell 1 (17)

2 Bevis om anslag av protokoll ens protokoll från sammanträdet är justerat. Anslagsdag Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift Martin Fransson 2 (17)

3 Förteckning över valnämndens ärenden 14 september Dnr Justering av protokoll Dnr Sammanträdestider Dnr ens delårsrapport efter augusti Dnr Revidering av uppdragsbeskrivning för röstmottagare i Växjö kommun Dnr Information om tidplan för valarbetet Dnr Information om användande av extern part för hantering av förtidsröster m.m Dnr Information om översyn av vallokaler Dnr Diskussion om nämndens internbudget för 2018 utifrån kommunfullmäktiges beslut om budget Dnr Information från valkansliet - förslag om ny vallag och införande av valdatasystem Dnr Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden Dnr Meddelanden Dnr Övrigt (17)

4 16 Dnr Justering av protokoll s beslut en utser Bengt-Göran Sandell (S) till att justera protokollet. en ska besluta vem som ska justera protokollet utöver ordförande. 4 (17)

5 17 Dnr Sammanträdestider 2018 ens beslut en fastställer följande sammanträdestider för 2018: 25 januari 22 februari 22 mars 26 april 24 maj 14 juni 9 augusti 30 augusti 7 september 27 september 25 oktober 22 november 20 december ens sammanträden är på torsdagar och startar klockan en ska besluta om sammanträdestider för år Valkansliet har i samverkan med presidiet tagit fram ett förslag på sammanträdes- och beredningstider. Förslaget har tagits fram med hänsyn till genomförandet av det allmänna valet samt bokslut och internbudgetarbete. Ett möte är planerat per månad samt två extramöten, ett i augusti och ett i september. Yrkanden Anna Hultstein (M): Bifall till ordförandes förslag med ändringen att sammanträdet den 21 juni flyttas till den 14 juni. Beslutsordning Ordförande Hultstein frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att valnämnden beslutar enligt det egna yrkandet. 5 (17)

6 Beslutet skickas till För kännedom Ledamöter och ersättare 6 (17)

7 18 Dnr ens delårsrapport efter augusti 2017 ens beslut en godkänner delårsrapport efter augusti och prognosen för helåret Enligt gällande ekonomistyrningsprinciper ska varje nämnd lämna delårsrapporter till kommunledningsförvaltningen. Rapporten ska ha behandlats av nämnden innan kommunledningsförvaltningen överlämnar den till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Kommunchefen redogör i en skrivelse, den 7 september, för ärendet. en har efter 8 månader för den ordinarie verksamheten förbrukat drygt kronor. Den budgeterade kostnaden för perioden var kronor. en beslutade dock i samband med internbudget för 2017 att ianspråkta kronor av eget kapital till engångskostnader som beräknas uppstå vid införandet av ett nytt valdatasystem. Sammantaget innebär det att valnämndens resultat för 2017 prognostiseras bli ett underskott på kronor. Beslutet skickas till För kännedom Kommunstyrelsen Kanslichefen 7 (17)

8 19 Dnr Revidering av uppdragsbeskrivning för röstmottagare i Växjö kommun ens beslut en godkänner förslag på Uppdragsbeskrivning för röstmottagare i Växjö kommun daterad med följande revideringar under rubriken Särskild uppdragsbeskrivning för ordförande/ersättare i vallokal utöver generell uppdragsbeskrivning: Punkten 4 ska ha följande lydelse: delta i särskild utbildning för valdistriktsordförande och dess ersättare Ny punkt 7 ska ha följande lydelse: Efter valdagen ansvara för att material kan hämtas av valkansliet en beslutade i att införa en uppdragsbeskrivning för röstmottagare i Växjö kommun. ens ordförande har initierat en revidering av uppdragsbeskrivningen och föreslagit två ändringar. Beslutsunderlag Kommunchefen redogör i en skrivelse den 7 september 2017 för ärendet. Ett förslag revidering av uppdragsbeskrivningen har tagits fram av valkansliet i samråd med valnämndens presidium. Utöver tidigare föreslagna ändringar om förtroendevaldas möjlighet att tjänstgöra som röstmottagare och att sammansättningen av röstmottagare ska spegla samhället i stort så föreslås en del mindre ändringar. Nya lagkrav på utbildning har förts in och ordförandes uppdrag har förtydligats med ett ansvar för lokalen. en har i 11/2017 beslutat att återremitterar ärendet och uppdrar till valsamordnaren att göra en helhetsöversyn av dokumentet. Yrkanden Anna Hultstein (M), Bengt-Göran Sandell (S) och Yvonne Ekaremål (C):en godkänner förslag på Uppdragsbeskrivning för röstmottagare i Växjö kommun daterad med följande revideringar under rubriken Särskild uppdragsbeskrivning för ordförande/ersättare i vallokal utöver generell uppdragsbeskrivning: Punkten 4 ska ha följande lydelse: delta i särskild utbildning för valdistriktsordförande och dess ersättare 8 (17)

9 Ny punkt 7 ska ha följande lydelse: Efter valdagen ansvara för att material kan hämtas av valkansliet Beslutsordning Ordförande Hultstein frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att valnämnden beslutar enligt det framlagda yrkandet. Beslutet skickas till För kännedom Kanslichefen 9 (17)

10 20 Dnr Information om tidplan för valarbetet ens beslut en noterar informationen i protokollet. Carina Elmefall, kanslichef, redogör för den tidplan för valarbetet som arbetats fram av valkansliet. Av tidplanen framgår vilka åtgärder som behöver vidtas och vilka beslut som behöver fattas inför valet (17)

11 21 Dnr Information om användande av extern part för hantering av förtidsröster m.m. Ärendet utgår från dagens sammanträde. 11 (17)

12 22 Dnr Information om översyn av vallokaler ens beslut en noterar informationen i protokollet. Carina Elmefall, kanslichef informerar om arbetet med att inventera befintliga vallokaler och ta fram förslag på nya i de distrikt som tillkommer. 12 (17)

13 23 Dnr Diskussion om nämndens internbudget för 2018 utifrån kommunfullmäktiges beslut om budget 2018 ens beslut en noterar informationen i protokollet. Carina Elmefall, kanslichef, informerar om valnämndens äskande i budgetarbetet samt utfallet för valnämnden i budget Nämnden ska fastställa sin internbudget vid nästa sammanträde i november. 13 (17)

14 24 Dnr Information från valkansliet - förslag om ny vallag och införande av valdatasystem ens beslut en noterar informationen i protokollet. Martin Fransson, valsamordnare informerar om att förändringar i vallagen med syfte att stärka valhemligheten inte kommer att genomföras till nästa val. Vissa förändringar kan dock komma till EU-parlamentsvalet Fransson informerar också om arbetet med att införa ett nytt valdatasystem. 14 (17)

15 25 Dnr Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden s beslut en noterar redovisningen av inkomna nyhetsbrev från Valmyndigheten. Valmyndighetens nyhetsbrev 2017:3 samt 2017:4 redovisas för valnämnden. 15 (17)

16 26 Dnr Meddelanden ens beslut en noterar informationen till protokollet. Följande beslut och skrivelser av intresse har inkommit till valnämnden sedan föregående sammanträde: KSOP 70/2017 Tolkning av restidsarvode i arvodesbestämmelserna Kommunstyrelsen Beslut Kommunstyrelsen om intern kontroll Meddelande från länsstyrelsen angående skanning av röstlängden för statistikändamål efter valet Skrivelse från Postnord om erbjudande inför valet Kommunfullmäktiges beslut om Budget för Växjö kommun Kommunfullmäktiges beslut om avsägelse från uppdrag som ledamot i valnämnden- Eva Kjellberg (S) 16 (17)

17 27 Dnr Övrigt ens beslut Kanslichefen får i uppdrag att diskutera frågan med säkerhetsfunktionen. Ordförande Anna Hultstein (M) lyfter frågan om kommunen ska kräva utdrag ur brottsregister för dem som vill arbeta som röstmottagare. Beslutet skickas till För åtgärd Kanslichefen 17 (17)