SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott

Transkript

1 Tid och plats Beslutande Ledamöter Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän , C-salen Per Schöldberg (C), ordförande Tony Lundstedt (S) Lars Edqvist (MP) Catharina Winberg (M) Malin Lauber (S) Camilla Albinsson (KD) Rose-Marie Holmqvist (S) Lennart Adell Kind (FP) Anna Gustbée (M) Ove Dahl, kommunchef Kristoffer Bengtsson, förvaltningssekreterare Annica Thor, måltidschef, 14 David Braic, upphandlingschef Maria Magnusson, personalstrateg, 13-14, Magnus Bengtsson, chefsjurist, 22 Michael Färdigh, Personal- och förhandlingschef, 13, Justering Justerare Plats och tid Tony Lundstedt (S) Kommunkansliet Justerade paragrafer Anmärkning Ärendena behandlades i följande ordning 13, 23-24, 14, 16-18, 22, 19-21, 15, 25 1(19)

2 Underskrifter Sekreterare Kristoffer Bengtsson Ordförande Per Schöldberg Justerare Tony Lundstedt 2(19)

3 Bevis om anslag av protokoll kommunstyrelsens organisations och s protokoll från sammanträdet är justerat Anslagsdag Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift Kristoffer Bengtsson 3(19)

4 Förteckning över kommunstyrelsens organisationsoch s ärenden den 10 februari Dnr Justering av protokoll Dnr Information om organisations- och personalsutskottets ansvarsområden Dnr Information från ledamöter och ersättare samt från kommunledningsförvaltningen Dnr Information om utfall i genomförda upphandlingar av livsmedel Dnr Redovisning av aktuella upphandlingar Dnr Upphandling av kommunikationsbyråtjänster Dnr Upphandling av telefoni - Telefonväxel Dnr Upphandling av telefoni - Operatörstjänster för fast och mobil telefoni Dnr Motion om att utveckla arbetet mot svartjobb och skatteflykt - Eva- Britt Svensson (V) Dnr Redovisning av uppdrag om att säkerställa rutiner för uppföljning och uppsägning av avtal i kommunkoncernen Dnr Redovisning av statistik över sjukfrånvaro Dnr Revidering av personalpolicy Dnr Övrigt (19)

5 13 Dnr Justering av protokoll Organisations- och ets beslut Organisation- och et utser Tony Lundstedt (S) till justerare för dagens sammanträde. 5(19)

6 14 Dnr Information om organisations- och personalsutskottets ansvarsområden Organisations- och ets beslut Organisation- och et noterar informationen till protokollet. Personal- och förhandlingschefen, upphandlingschefen och måltidschefen redogör för utskottets ansvarsområden, verksamheter samt process- och organisationsstruktur. 6(19)

7 15 Dnr Information från ledamöter och ersättare samt från kommunledningsförvaltningen Ingen information behandlades vid dagens sammanträde. 7(19)

8 16 Dnr Information om utfall i genomförda upphandlingar av livsmedel Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Under 2014 genomfördes en rad kommunövergripande upphandlingar inom området livsmedel. Upphandlingschefen redogör för utfallet av dessa samt presenterar de vinnande anbuden. 8(19)

9 17 Dnr Redovisning av aktuella upphandlingar Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Upphandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuella upphandlingar inom Växjö kommun. 9(19)

10 18 Dnr Upphandling av kommunikationsbyråtjänster Organisations- och ets beslut Organisations- och et återremitterar ärendet för att utreda möjligheterna för förnyad konkurrensutsättning alternativt uppdelning/paketering i olika tjänsteområden där en leverantör kan antas per definierat tjänsteområde. Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av kommunikationsbyråtjänster och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Organisations- och et har genom 6/2015 återremitterat ärendet för ett förtydligande kring delbara anbud. Beslutsunderlag Upphandlingsenheten har upprättat ett förtydligande kring beställande enhet, kommunikationsenheten, samt den process som upphandlingen innebär. Yrkanden Per Schöldberg (C): Organisations- och et återremitterar ärendet för att utreda möjligheterna för förnyad konkurrensutsättning alternativt uppdelning/paketering i olika tjänsteområden där en leverantör kan antas per definierat tjänsteområde. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och finner att utskottet beslutar enligt det egna yrkandet. 10(19)

11 19 Dnr Upphandling av telefoni - Telefonväxel Organisations- och ets beslut 1. Organisations- och et godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av telefonväxel. 2. Organisations- och et uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av telefonväxel och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. 11(19)

12 20 Dnr Upphandling av telefoni - Operatörstjänster för fast och mobil telefoni Organisations- och ets beslut 1. Organisations- och et godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av operatörstjänster för fast och mobil telefoni. 2. Organisations- och et uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av operatörstjänster och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. 12(19)

13 21 Dnr Motion om att utveckla arbetet mot svartjobb och skatteflykt - Eva-Britt Svensson (V) Organisations- och ets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige besvarar motionen med att gällande lagstiftning och Växjö kommuns rutiner bedöms som tillräckliga för att motverka eventuell ekonomisk brottslighet vid offentliga upphandlingar. Eva- Britt Svensson (V) har inkommit med motion om att Växjö kommun ska anpassa, utveckla och implementera metoden Vita jobb. Metoden är ett samarbetsprojekt mellan olika fackliga organisationer. Motionären vill även att Växjö kommun utesluter företag med anknytning till off-shore ekonomier vid offentlig upphandling Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse från den 4 februari 2015 redogjort för ärendet. Av skrivelsen framgår att det vid alla upphandlingar som hanteras centralt av upphandlingsenheten utförs kontroller och kvalificering av samtliga anbudsgivare i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU). Av gällande lagstiftning framgår under vilka omständigheter en myndighet ska utesluta en leverantör från att delta i offentlig upphandling, där motionens fokusområden ekonomisk brottslighet och svartarbete ingår. Vidare framgår att enheten har rutiner för hur orimligt låga anbud skall hanteras och uteslutas ur upphandlingsprocessen. Åtgärder för att hantera företag med anknytning till off-shore ekonomier, skatteparadis, inom upphandlingsförfarandet har tidigare behandlats av kommunfullmäktige och införts i upphandlings och inköpspolicyn i enlighet med beslut fullmäktiges beslut 68/2012 Yrkanden Per Schöldberg (C): Kommunfullmäktige besvarar motionen med att gällande lagstiftning och Växjö kommuns rutiner bedöms som tillräckliga för att motverka eventuell ekonomisk brottslighet vid offentliga upphandlingar. Tony Lundstedt (S): Kommunfullmäktige bifaller motionen. 13(19)

14 21 fortsättning Beslutsordning Ordförande ställer yrkandena mot varandra och finner att utskottet beslutar enligt det egna yrkandet. 14(19)

15 22 Dnr Redovisning av uppdrag om att säkerställa rutiner för uppföljning och uppsägning av avtal i kommunkoncernen Organisations- och ets förslag Kommunstyrelsen godkänner uppdragsredovisningen med följande tillägg: Inga gällande avtal får arkiveras. Kommunstyrelsens arbetsutskott har genom 228/2013 beslutat om att ge kommunchefen i uppdrag att säkerställa rutiner för uppföljning och uppsägning av avtal i kommunkoncernen. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den 4 februari Där framgår att Växjö kommuns juridiska enhet har tagit fram ett förslag till kommunövergruppande rutin för hantering av avtal. Av rutinen framgår bland annat att den stora variationen på kommunkoncernens avtal medför att det behövs olika modeller för att säkerställa uppföljning. Rutinen tydliggör organisationen för ansvar samt lämnar förslag till en checklista för avtalsuppföljning. Yrkanden Per Schöldberg (C): Kommunstyrelsen godkänner uppdragsredovisningen med följande tillägg: Inga gällande avtal får arkiveras. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och finner att utskottet beslutar enligt det egna yrkandet. 15(19)

16 23 Dnr Redovisning av statistik över sjukfrånvaro Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuell statistik över sjukfrånvaro. 16(19)

17 24 Dnr Revidering av personalpolicyn Kommunstyrelsens organisations och s beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att anta förslag till Personalpolicy för Växjö kommun med följande ändringar: Ingressen på sida tre kompletteras med följande mening: En arbetsplats med mångfald är en attraktiv arbetsplats för alla. Ingressen på sida fem förändras genom att meningen Genom att ge och få återkoppling på vårt arbete utvecklar vi oss själva - vi vågar ta ut svängarna och göra verksamheten ännu bättre. ändras till Vi vågar prova nya sätt att arbeta. Genom att ge och få återkoppling på vårt arbete utvecklar vi oss själva och gör verksamheterna ännu bättre.. 2. Kommunfullmäktige upphäver Arbetsmiljöpolicy för Växjö kommun, KS/2008:328. Växjö kommuns personalpolicy är det styrande dokumentet för personalpolitiken i Växjö kommun. Den gäller för Växjö kommuns förvaltningar och bolag, där den är ett av de policydokument som ska följas enligt Ägardirektiv för Växjö Kommunföretag AB, Uppdraget att förnya personalpolicyn kommer från kommunstyrelsens internbudget för Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den sjunde januari Där framgår att förslaget till ny personalpolicy för Växjö kommun är framtagen i samarbete med förvaltningar, bolag och fackliga representanter. Deltagare i styrgrupp och projektgrupp har utsetts med hänsyn till kompetens inom området och kunskap om kommunorganisationen. I projektuppdraget har ingått att bedöma om personalpolicyn och arbetsmiljöpolicyn kan samordnas. Enligt föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete ska en arbetsmiljöpolicy beskriva arbetsgivarens övergripande målsättning och viljeinriktning för det långsiktiga arbetet med verksamhetens arbetsmiljö. Bedömningen är att 17(19)

18 24 fortsättning förslaget till ny personalpolicy medför att nuvarande arbetsmiljöpolicy inte längre är nödvändig och kommunledningsförvaltningen föreslår därför att kommunfullmäktige upphäver detta styrande dokument. Yrkanden Per Schöldberg (C): 1. Kommunfullmäktige beslutar att anta förslag till Personalpolicy för Växjö kommun med följande ändringar: Ingressen på sida tre kompletteras med följande mening: En arbetsplats med mångfald är en attraktiv arbetsplats för alla. Ingressen på sida fem förändras genom att meningen Genom att ge och få återkoppling på vårt arbete utvecklar vi oss själva - vi vågar ta ut svängarna och göra verksamheten ännu bättre. ändras till Vi vågar prova nya sätt att arbeta. Genom att ge och få återkoppling på vårt arbete utvecklar vi oss själva och gör verksamheterna ännu bättre.. 2. Kommunfullmäktige upphäver Arbetsmiljöpolicy för Växjö kommun, KS/2008:328. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och finner att utskottet beslutar enligt det egna yrkandet. 18(19)

19 25 Dnr Övrigt Ingen övrig information behandlades vid dagens sammanträde. 19(19)