SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens organisations och personalutskott kl i VKAB:s styrelserum

Transkript

1 Tid och plats Beslutande Ledamöter kl i VKAB:s styrelserum Per Schöldberg (C), ordförande Tony Lundstedt (S) Lars Edqvist (MP) Catharina Winberg (M) Malin Lauber (S), Martin Edberg (S), Övriga närvarande Ersättare Camilla Albinsson (KD), Rose-Marie Holmqvist (S) Lennart Adell Kind (FP) Anna Gustbée (M) Martin Edberg (S), Tjänstemän Monica Skagne, kommunchef Kristoffer Bengtsson, förvaltningssekreterare Henrik Johansson, miljösamordnare, 79 Annica Thor, måltidschef, 81 Michael Färdigh, personal- och förhandlingschef Bo Tenland, säkerhetschef, 80 David Braic, upphandlingschef, Annelie Castlind, utredare, 80 Justering Justerare Plats och tid Tony Lundstedt (S) kommunkansliet Justerade paragrafer Anmärkning Ärendena behandlades i följande ordning 78, 80, 79, 81-83, 87-89, 84-86, (18)

2 Underskrifter Sekreterare Kristoffer Bengtsson Ordförande Per Schöldberg Justerare Tony Lundstedt 2(18)

3 Bevis om anslag av protokoll kommunstyrelsens organisations- och s protokoll från sammanträdet är justerat Anslagsdag Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet kommunkansliet Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift Kristoffer Bengtsson 3(18)

4 Förteckning över kommunstyrelsens organisationsoch s ärenden den 9 juni Dnr Justering av protokoll Dnr Information från ledamöter och ersättare samt från kommunledningsförvaltningen Dnr Information om det pågående uppdraget att införa tjänstelegitimation för anställda inom kommunen och de kommunalt helägda bolagen Dnr Information om nuläget för måltidsorganisationen Dnr Redovisning av statistik över sjukfrånvaro Dnr Medarbetarenkät 2014 med handlingsplan för 2015 för kommunledningsförvaltningen Dnr Uppdragsbeskrivning för politisk samordnare inom Växjö kommun Dnr Avskrivning av uppdrag om att bevaka frågan om ungdomsavtal i ljuset av kommunstyrelsens skrivelse till regeringen om en förändrad lokal arbetsförmedling Dnr Redovisning av uppdrag om deltagande i "Olympisk utmaning" inom High Performance Center Dnr Redovisning av aktuella upphandlingar Dnr Upphandling av drivmedel i bulk Dnr Införande av upphandlingsklausul om allmänhetens insyn i kommunal verksamhet som utförs av privata utförare Dnr Program för mål och uppföljning av privata utförare Dnr Övrigt (18)

5 78 Dnr Justering av protokoll Organisations- och ets beslut Organisations- och et utser Tony Lundstedt (S) till justerare. 5(18)

6 79 Dnr Information från ledamöter och ersättare samt från kommunledningsförvaltningen Organisations- och ets beslut Organisation och et noterar informationen till protokollet. Henrik Johansson, miljösamordnare, redogör för kommunens användning av drivmedel. Per Schöldberg (C) informerar om att presidiet tillsammans med personaloch förhandlingschefen har representerat Växjö kommun vid ett möte i Karlskrona tillsammans med Växjös jämförelsekommuner. Fokus för mötet var bland annat avtalsfrågor, vikarier och delade turer. 6(18)

7 80 Dnr Information om det pågående uppdraget att införa tjänstelegitimation för anställda inom kommunen och de kommunalt helägda bolagen Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Kommunstyrelsen beslutade genom 13/2015 att uppdra åt kommunchefen att succesivt införa tjänstelegitimation för anställda i Växjö kommun och de kommunalt ägda bolagen. Legitimation kan användas för inpassering till olika lokaler, IT-system och som e-legitimation för både personliga och företagsspecifika ändamål. Annelie Castlind, ansvarig utredare, redogör för det pågående arbetet. 7(18)

8 81 Dnr Information om nuläget för måltidsorganisationen Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Måltidschefen informerar om nuläget för måltidsorganisationen. Av informationen framgår bland annat den pågående processen med ramjusteringar samt fortsatt planeringen och organisationsförändringar inom måltidsverksamheten. 8(18)

9 82 Dnr Redovisning av statistik över sjukfrånvaro Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Beslutsunderlag Personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuell statistik över sjukfrånvaro. 9(18)

10 83 Dnr Medarbetarenkät 2014 med handlingsplan för 2015 för kommunledningsförvaltningen Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Växjö kommun genomför från och med 2013 en medarbetarenkät varje år. Medarbetarenkäten är ett verktyg för att utveckla arbetsmiljön och verksamheten samt en uppföljning av personalpolicyn. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den 27 maj Av skrivelsen framgår att förvaltningschef tillsammans med ledningsgrupp ansvarar för den egna förvaltningens handlingsplan. Handlingsplanen på förvaltningsnivå är en komplettering av den kommunövergripande handlingsplanen och den 25 mars 2015 samverkades planen i kommunledningsförvaltningens samverkansgrupp. 10(18)

11 84 Dnr Uppdragsbeskrivning för politisk samordnare inom Växjö kommun Organisations- och ets beslut 1. Organisations- och et godkänner följande uppdragsbeskrivning för uppdraget som politisk samordnare för grupperingar i fullmäktige med mer än 21 mandat: Den politiska samordnaren ska arbeta för att underlätta beslutsfattande för förtroendevalda inom den gruppering som samordnaren företräder. Samordnarna ska bistå de förtroendevalda med beslutsunderlag, vara del i opinionsbildande, stödja gruppledarna med politisk samordning samt administrativt stöd till de egna förtroendevalda. 2. Organisations- och et föreslår att beskrivningen skrivs in i förslag till Arvodesbestämmelser m.m. för förtroendevalda nästa gång dokumentet revideras. Växjö kommunfullmäktige beslutade genom 261/2014 att tillsätta ett uppdrag som politisk samordnare för grupperingar i fullmäktige med mer än 21 mandat. Uppdraget regleras av Arvodesbestämmelser m.m. för förtroendevalda, till vilket organisations- och et äger rätten att tolka och utforma tillämpningar. Beslutsunderlag En uppdragsbeskrivning har tagits fram utifrån beskrivningar för likartade politiska uppdrag i Växjö kommuns jämförelsekommuner. Ärendet har beretts politiskt där samtliga berörda partiers gruppledare har fått möjligheten att lämna synpunkter på förslaget. Beslutet skickas till För åtgärd Kommunchefen (Personal- och förhandlingschefen) För kännedom De politiska samordnarna Kommunkansliet 11(18)

12 85 Dnr Avskrivning av uppdrag om att bevaka frågan om ungdomsavtal i ljuset av kommunstyrelsens skrivelse till regeringen om en förändrad lokal arbetsförmedling Organisations- och ets förslag Kommunstyrelsen avskriver uppdraget. Kommunfullmäktige har via 219/2013 besvarat en motion av Nils Franssons (FP) om att genom ungdomsavtal skapa möjligheter för unga att ta sig in på arbetsmarknaden. Fullmäktige uppdrog åt kommunstyrelsen att bevaka frågan i enlighet med motionärens intentioner. När uppdraget redovisades beslutade kommunstyrelsen att uppdra åt kommunchefen att bevaka frågan om ungdomsavtal i ljuset av kommunstyrelsens skrivelse till regeringen om en förändrad lokal arbetsförmedling. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den 1 juni Där framgår att kommunstyrelsen genom 257/2014 beslutade att hos regeringen ansöka om att bli försöksverksamhet inom området lokal arbetsmarknadspolitik. Bedömningen var att Växjö kommun kan bidra till att utveckla nya och befintliga strukturer för att fler människor ska komma i arbete samt förkorta etableringstiden för nyanlända. Den 5 mars 2015 avslog regeringen Växjö kommuns ansökan och uppdraget är därmed inte längre aktuellt. Kommunledningsförvaltningen föreslår därför att uppdraget avskrivs. 12(18)

13 86 Dnr Redovisning av uppdrag om deltagande i "Olympisk utmaning" inom High Performance Center Organisations- och ets beslut Organisations- och et godkänner uppdragsredovisningen. Kommunstyrelsens organisations- och beslutade genom 46/ att uppdra till kommunchefen att titta på möjligheterna att delta i "Olympisk utmaning" inom High Performance Center. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse där det framgår att ett pilotprojekt genomfördes under hösten En grupp bestående av 20 anställda fick delta i fem olika utvärderingstillfällen där den anställda fick se sin personliga hälsoutveckling. I projektet gavs även möjlighet till gemensamma träningstillfällen. Bedömningen är att aktiviteten bidrar till att uppfylla kommunens mål om minskad sjukfrånvaro och en mer jämlik hälsa bland de anställda. 13(18)

14 87 Dnr Redovisning av aktuella upphandlingar Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Beslutsunderlag Upphandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuella upphandlingar inom Växjö kommun. 14(18)

15 88 Dnr Upphandling av drivmedel i bulk Organisations- och ets beslut 1. Organisations- och et godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av drivmedel i bulk. 2. Organisations- och et uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och godkänna förfrågningsunderlaget. Beslutsunderlag Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av drivmedel i bulk och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. 15(18)

16 89 Dnr Införande av upphandlingsklausul om allmänhetens insyn i kommunal verksamhet som utförs av privata utförare Organisations- och ets förslag Kommunstyrelsen godkänner att följande klausul skrivs in i relevanta upphandlingsförfaranden: Leverantören är skyldig att på begäran lämna sådan information som avses i 3 kap 19 a kommunallagen. Sådan begäran ska i normalfallet vara skriftlig. Informationen ska göra det möjligt för allmänhetens att få insyn i hur angelägenheten sköts. Informationen ska, om inte annat avtalats, lämnas i skriftlig form. Det åligger kommunen att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Leverantören är inte skyldig att lämna information om utlämnandet inte kan ske utan väsentligt praktisk olägenhet för leverantören, om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos kommunen. Informationen som lämnats enligt första stycket ska inte anses utgöra företagshemligheter enligt lag (1990:409) om skydd för företagshemligheter. Växjö kommun har under våren arbetat med att stärka uppföljning och insyn i kommunal verksamhet som utförs av privata utförare. Som ett led i detta arbete föreslås att en klausul om allmänhetens insyn skrivs in i relevanta upphandlingsförfaranden. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den 2 juni Av skrivelsen framgår att riksdagen har beslutat om förändringar i kommunallagen med syfte att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare och att öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. Kommunstyrelsen föreslås därför godkänna att en klausul om allmänhetens insyn skrivs in i relevanta upphandlingsförfaranden. Slutligen presenterar kommunledningsförvaltningen ett förslag till utformning av en sådan klausul. 16(18)

17 90 Dnr Program för mål och uppföljning av privata utförare Organisations- och ets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige antar program för mandatperioden avseende mål och uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare. Riksdagen har beslutat om förändringar i kommunallagen med syfte att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare och att öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. Med en privat utförare menas en juridisk person eller enskild individ som har hand om en kommunal angelägenhet genom ett avtal med kommunen. Organisations- och et har genom 97/2014 uppdragit åt kommunchefen att ta fram förslag till program för mål och uppföljning av kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare enligt ändringen i kommunallagen. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den 1 juni Av skrivelsen framgår att kommunledningsförvaltningen har tagit fram ett förslag till program med mål och riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamheter som utförs av privata utförare. Förslaget har tagits fram av en förvaltningsövergripande arbetsgrupp med representanter från kommunledningsförvaltningen, omsorgsförvaltningen, utbildningsförvaltningen, tekniska förvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen samt förvaltningen arbete och välfärd. Kommunfullmäktige föreslås anta detta program. 17(18)

18 91 Dnr Övrigt Personal- och förhandlingschefen informerar om att vårdförbundet har krävt förhandlingar gällande arbetstider för fackets medlemmar. Personal- och förhandlingschefen har meddelat att Växjö kommun kommer att förespråka att eventuell förhandling görs centralt av Sveriges Kommuner och Landsting. Martin Edberg (S) frågar om inköpsprocessen av nya verksamhetssystem. Kommunchefen informerar om det pågående förbättringsarbetet inom området. Per Schöldberg avtackar Kristoffer Bengtsson då denne nu slutar som förvaltningssekreterare för utskottet. Vidare önskar han samtliga ledamöter, ersättare och tjänstemän en trevlig sommar. Tony Lundstedt (S) önskar å utskottets vägnar ordförande en trevlig sommar. 18(18)