SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Valnämnden Tid och plats H-salen, Växjö kommun kl

Transkript

1 Tid och plats H-salen, Växjö kommun kl Beslutande Ledamöter Bert Sundström (S), ordförande Hannington Lubwama (M) Yvonne Ekaremål (C) Eva Kjellberg (S) Ulla Svensson (M) Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Nils-Erik Carlström (FP) Bengt-Göran Sandell (S) Carina Elmefall, kanslichef Martin Fransson, gruppledare sekretariat Fredrik Pettersson, sekreterare Justering Justerare Plats och tid Kommunkansliet Justerade paragrafer Underskrifter Sekreterare Fredrik Pettersson Ordförande Bert Sundström Justerare Hannington Lubwama 1(14)

2 Bevis om anslag av protokoll valnämnds protokoll från sammanträdet är justerat Anslagsdag Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift Fredrik Pettersson 2(14)

3 Förteckning över valnämndens ärenden den 10 september Dnr Justering Dnr Information/utbildning om Ciceron Assistent, pekplattor och arvodeshantering Dnr s delårsbokslut efter augusti Dnr s internbudget för Dnr Redovisning av anordnande av förtidsröstning i samband med omval till kommunfullmäktige i Båstad kommun Dnr Delegationsordning för valnämnden Dnr Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden Dnr Meddelanden till valnämnden Dnr Övrigt (14)

4 16 Dnr Justering Hannington Lubwama (M) utses till att justera protokollet. 4(14)

5 17 Dnr Information/utbildning om Ciceron Assistent, pekplattor och arvodeshantering s beslut noterar informationen till protokollet. Bakgrund Sekreteraren förevisar sammanträdesverktyget Ciceron Assistent, pekplattor samt digital arvodeshantering. 5(14)

6 18 Dnr s delårsbokslut efter augusti 2015 s beslut godkänner delårsbokslut efter 8 månader och prognosen för helåret Bakgrund Enligt gällande ekonomistyrningsprinciper ska varje nämnd lämna delårsrapporter till kommunledningsförvaltningen. Rapporten ska ha behandlats av nämnden innan kommunledningsförvaltningen överlämnar den till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 27 augusti redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att valnämnden efter 8 månader förbrukat cirka kronor av budgeten på kronor. Det är aningen högre än beräknat och beror främst på hyreskostnader från valåret 2014 som p.g.a. av sen fakturering belastar 2015 års budget. genomförde i maj förtidsröstning till omvalet till kommunfullmäktige i Båstad. Växjö kommun mottog för detta ett statsbidrag på kronor och av dessa har kr använts till annonsering och som ersättning för personalkostnader i samband med omvalet. Återstående medel har återbetalats till valmyndigheten. fick därmed full täckning för förtidsröstningen från staten. Sammanfattningsvis bedöms prognosen för helåret 2015 vara noll mot budget. har hittills i år haft två sammanträden och ytterligare två är inplanerade. anordnade den 4-8 maj 2015 förtidsröstning till omvalet till kommunfullmäktige i Båstad. Inga röster mottogs under förtidsröstningen. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen 6(14)

7 19 Dnr s internbudget för 2016 s beslut antar förslag till internbudget för Bakgrund Växjö kommunfullmäktige har beslutat om budget för Växjö kommun 2016 med verksamhetsplan för vid sitt sammanträde den 16 juni I budgeten framgår nämndernas budgetanslag för 2016, övergripande mål och prioriteringar för de tio målområdena. Nämnder och styrelser ska upprätta en internbudget för har tilldelats en driftbudgetram på (etthundrasjuttiofemtusen) kronor för Budgetanslaget är baserat på att inget val ska genomföras under Beslutsunderlag Kommunchefen har lämnat förslag till interbudget för valnämnden för 2016 samt i en skrivelse redogjort för budgeten. Av skrivelsen framgår bland annat att inga ordinarie val ska genomföras under I övrigt ska nämnden besluta om delårsbokslut, svara på interna remisser från kommunstyrelsen och externa remisser från regeringen, samt, i den mån nämnden finner nödvändigt, påbörja planeringen inför nästa val Ett prioriterat område inför nästa val är rekrytering av röstmottagare, framförallt ordförande och vice ordförande. Medelåldern bland dessa är relativt hög och det bör planeras för att många nya kan komma att behövas. har i 20/2014 antagit en uppdragsbeskrivning för röstmottagare i Växjö kommun. Den ska säkerställa att rätt personer rekryteras till detta enormt viktiga förtroendeuppdrag. Växjö kommun har ett avtal med Göteborgs stad om att använda dess valdatasystem för den lokala administrationen och organiseringen av val, dvs. uppgifter om vallokaler, röstmottagare osv. För detta betalar Växjö kommun support- och underhållsavgifter varje år. 7(14)

8 Beslutet skickas till Kommunstyrelsen 8(14)

9 20 Dnr Redovisning av anordnande av förtidsröstning i samband med omval till kommunfullmäktige i Båstad kommun s beslut godkänner redovisningen Bakgrund beslutade i 10/2015 att anordna förtidsröstning i samband med omvalet till kommunfullmäktige i Båstad den 10 maj Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 17 augusti lämnat en redovisning av anordnandet av förtidsröstning i samband med omval till kommunfullmäktige i Båstad kommun. Av skrivelsen framgår att valkansliet genomförde förtidsröstning enligt valnämndens beslut den 4-8 maj Inga röster mottogs under förtidsröstningen. Annonsering skedde i lokalpressen och information om omvalet fanns på kommunens webbplats. Av statsbidraget på kronor har kr använts till annonsering och som ersättning för personalkostnader i samband med omvalet. Återstående medel har återbetalats till valmyndigheten. Beslutet skickas till Kommunchefen (kanslichefen) 9(14)

10 21 Dnr Delegationsordning för valnämnden s beslut antar förslag till delegationsordning för valnämnden daterad Bakgrund saknar i dagsläget en delegationsordning. Enligt 6 kap. 33 KL kan en nämnd delegera till utskott, en ledamot eller ersättare i nämnden eller en anställd i kommunen att fatta beslut på nämndens vägnar. Delegering kan avse en hel ärendegrupp eller ett enskilt ärende. Speciellt i valtider är valnämndens och kommunledningsförvaltningens arbete intensivt och uppkomna situationer av olika slag kan kräva snabba beslut. Dessutom är många av de beslut och åtgärder som måste vidtas med kort varsel ofta av rutinmässig karaktär eller väldigt detaljinriktade, varvid ett inkallande av hela valnämnden kan bedömas vara ett slöseri med tid och resurser. Beslutsunderlag Kommunchefen har lämnat förslag till delegationsordning för valnämnden samt i en skrivelse redogjort för dess innehåll. Av skrivelsen framgår att det är av ovan nämnda anledningar lämpligt att valnämnden beslutar att upprätta en delegationsordning för att underlätta sitt eget och kommunledningsförvaltningens arbete i samband med val. Kommunledningsförvaltningen har lämnat ett förslag till en sådan ordning. Delegationsordningen berör ärenden av allmänkommunal karaktär, upphandling/anskaffning av tjänster och varor, personal- och organisationsfrågor vid val samt ärenden som rör rutinmässig kontakt med Länsstyrelsen och Valmyndigheten. Alla delegationsbeslut som fattas ska enligt lag redovisas för nämnden vid nästkommande sammanträde. Beslutet skickas till 10(14)

11 Kommunchefen (kanslichefen) 11(14)

12 22 Dnr Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden s beslut noterar informationen till protokollet. Bakgrund Valmyndighetens nyhetsbrev 2015:4, 2015:5, 2015:6 och 2015:7 presenteras för valnämnden. 12(14)

13 23 Dnr Meddelanden till valnämnden s beslut noterar informationen till protokollet. Bakgrund Följande beslut och skrivelser av intresse har inkommit till valnämnden sedan föregående sammanträde: Information från Sveriges Kommuner och Landsting om 2014 års kommun- och landstingsval. Kommunfullmäktiges beslut om revisionsberättelse för Växjö kommun för Kommunfullmäktiges beslut om årsredovisning för Växjö kommun för Kommunfullmäktiges beslut om nya arvodesbestämmelser för förtroendevalda från och med 1 juni Information från Sveriges Kommuner och Landsting om förstagångsväljare vid val till kommunfullmäktige Kommunstyrelsens beslut om budgetuppföljning efter maj med prognos för helåret (14)

14 24 Dnr Övrigt Inga övriga frågor behandlades på dagens sammanträde. 14(14)