SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunens revisorer

Transkript

1 Plats B-salen Tid Kl. 14:00 17:00 Beslutande Ledamöter Carl-Olof Bengtsson (S) Sven Pehrson (C) Marita Bengtsson (MP) Peter Bengtsson (S) Eva R Ericsson (FP) Carl Geijer (M) Ann-Mari Häggsgård (S) Magnus Jisborg (M) Bertil Olsson (KD) Kennerth Sjögren (S) Johnny Werlöv (V) Frånvarande Övriga närvarande Tjänstemän Karin Andersson, Revisionskontoret Justering Justerare Sven Pehrson (C) Plats och tid Revisionskontoret, Kl Justerade paragrafer Underskrifter Sekreterare Karin Andersson Ordförande Carl-Olof Bengtsson Justerare Sven Pehrson 1(13)

2 Bevis om anslag av protokoll s protokoll från sammanträdet är justerat. Anslagsdag Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Revisionskontoret Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom 3 veckor från anslagsdagen. Underskrift. Karin Andersson 2(13)

3 Förteckning över kommunens revisorers ärenden den 11 februari Fastställande av föredragningslista 229 Utseende av protokollsjusterare 230 Beslut om revisionsrapport och svar 231 Beslut om revisionens budget för Beslut om revisionens årsrapport för Information om tilldelningsbeslut avseende redovisningsrevision 234 Information om revisionsplaneringen för Information om hittills genomförda utbildningar 236 Redovisning av inkomna handlingar 237 Övrigt Utdragsbestyrkande 3(13)

4 228 Fastställande av föredragningslista Revisorerna godkänner föredragningslistan. Utdragsbestyrkande 4(13)

5 229 Utseende av protokollsjusterare Revisorerna utser Sven Pehrson till protokollsjusterare. Utdragsbestyrkande 5(13)

6 230 Revisionsrapport om kommunstyrelsens beslutsprocess KR/2014:9 Revisorerna beslutar att fastställa revisionsrapporten samt sända rapporten och kommunstyrelsens svar till kommunfullmäktige. Revisionskontoret har granskat hur kommunstyrelsen process för att bereda och fatta beslut i sina ärenden fungerar. Granskningen ingår i 2014 års revisionsplan. Kommunstyrelsen har inkommit med ett svar avseende granskningen. Utdragsbestyrkande 6(13)

7 231 Revisionens budget för 2015 Revisorerna beslutar att godkänna budgeten för 2015 samt ge Carl-Olof Bengtsson, Sven Pehrson och Karin Andersson i uppdrag att sammanställa ett dokument om internbudgeten enligt kommunens mall och skicka det till ekonomikontoret. Revisionens presidie har tagit fram ett förslag till budget för verksamhetsåret Förutsättningarna är att fullmäktiges bidrag till revisionen ökat med 60 tkr till tkr. Revisionens kostnader ökar med knappt 9 % före eventuella konsultarvoden för fördjupade granskningar och andra insatser. Mest ökar kostnaderna för löner och arvoden, 21 % samt för kontor och kommunikation 30 %. Revisorerna satsar på introducerande utbildning i revision, lekmannarevision och intern kontroll i revisionsföretagens och SKL:s regi. De nya revisorerna planerar att delta i STAREV:s erfarenhetskonferens i Helsingborg och årskonferens i Göteborg. En halvdag kan komma att ägnas åt varje nämnd och bolag för att lära känna organisationen och verksamheten. Revisorerna planerar att utöka den grundläggande granskningen med en kontinuerlig bevakning av kommunfullmäktiges sammanträden. När det gäller revisorernas egna förvaltning har ärendeberedning införts som en ordinarie aktivitet för presidiet. Beredningen sker kl varannan måndag. Alla revisorerna samt revisionschefen kommer att förses med en pekplatta. Målet är att helt digitalisera revisionens sammanträden och dokumenthantering. Revisionsplaneringen för 2015 har påbörjats. Vid sammanträdet i april 2015 ska ett förslag till plan diskuteras. Eventuella köp av konsulter för fördjupade granskningar med anledning av revisionsplanen kommer att kostnadsberäknas när planen är klar och finansieras med sparade medel. Eventuella tillkommande konsultkostnader kommer att inkluderas i revisionens ekonomiska prognoser under Utdragsbestyrkande 7(13)

8 232 Revisionens årsrapport för 2014 Revisorerna beslutar att godkänna årsrapporten för 2014 och skicka den till ekonomikontoret. Revisionens presidie har tagit fram ett förslag till årsrapport för verksamhetsåret I rapporten sammanfattas det ekonomiska resultatet och den verksamhet som bedrivits under året. Utdragsbestyrkande 8(13)

9 233 Anmälan av tilldelningsbeslut Revisorerna godkänner anmälan. Magnus Jisborg, Kennerth Sjögren och Karin Andersson har på uppdrag av revisorerna gjort en upphandling av ett revisionsföretag som ska granska kommunens räkenskaper och finansiella rapporter. Ordförande och vice ordförande har fattat ett tilldelningsbeslut på delegation som innebär att PWC kommer att utföra granskningen det närmaste året till en kostnad om ca 200 tkr. Utdragsbestyrkande 9(13)

10 234 Revisionsplanering för 2015 Revisorerna diskuterar hur arbetet i teamen för nämnderna fortskridit och hur förslagen till granskning ska dokumenteras. Avstämning om förslag till plan för styrelse och nämnder ska ske fortlöpande med revisionschefen. Målet är att besluta en revisionsplan för 2015 den 22 april. Vid dagens sammanträde återkopplar revisorerna från de diskussioner som hittills genomförts i teamen om risker och uppslag till granskningar. Ett förslag till dokumentation av arbetet har tagits fram för kommunstyrelsen. Utdragsbestyrkande 10(13)

11 235 Utbildningar Revisorerna diskuterar utbytet av utbildningarna och lärdomar som gjorts. Ett antal av revisorerna och revisionschefen har deltagit i endagsutbildningar anordnade av revisionsföretagen PWC och KPMG. Utbildningsmaterialet har distribuerats till hela kollegiet. Utdragsbestyrkande 11(13)

12 236 Redovisning av inkommen handling Dnr Revisorerna noterar informationen. Växjö kommuns kontaktcenter mottog ett anonymt telefonsamtal den 2 februari 2015 kl Samtalet kopplades till revisionskontorets röstbrevlåda och spelades in. Den uppringande personen framförde att kommunens revisorer bör följa upp kommunens upphandling av en leverantör av vuxenutbildning, Montico. Ärendet har skickats till förvaltningen Arbete och Välfärd för undersökning. Utdragsbestyrkande 12(13)

13 237 Övrigt Följande frågor diskuteras: Bokslutsmöten för kommunens bolag Uppdatering av aktivitetsplanen 2015 Service till förtroendevalda Lekmannarevision 2015 Utdragsbestyrkande 13(13)