REVISIONENS ARBETSORDNING VERSION 20 FEBRUARI 2015

Transkript

1 REVISIONENS ARBETSORDNING VERSION 20 FEBRUARI 2015 Revisionens formella reglering återfinns i lagstiftningen och i det av landstingsfullmäktige beslutade revisionsreglementet. Enligt god revisionssed i kommunal verksamhet utformar revisorerna effektiva och tydliga arbetsformer tillsammans och omsätter detta i en överenskommelse eller arbetsordning för det löpande arbetet. Arbetsordningen behandlar revisionens inre arbetsformer och förhållningssätt. Den utgör därmed ett viktigt komplement till revisionsreglementet och revisionsplanen. Arbetsordningen skall årligen tas upp för diskussion och eventuell revidering i samband med planeringssammanträdet tillsammans med landstingsfullmäktiges presidium. REVISIONENS ORDFÖRANDE OCH PRESIDIUM Ordförande ansvarar för kallelse och dagordning till revisionens sammanträden. Presidiet tar del av kallelse innan utskick. Ordförande leder revisionens sammanträden och samverkar löpande med revisionskontoret genom revisionschefen. Ordförande/vice ordförande föredrar revisionsberättelsen i landstingsfullmäktige och svarar på frågor från fullmäktiges ledamöter. Ordförande och två vice ordförande utgör revisionens presidium. Presidiet är revisionens beredande organ och företräder revisionen i övergripande frågor. Revisionens presidium har vid behov träffar med landstingsfullmäktiges och landstingsstyrelsens presidium. Träffarna används för ömsesidigt informationsutbyte och avrapporteras vid nästkommande sammanträde i revisionen. Revisionschefen deltar i presidiets överläggningar och externa kontakter. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se SID 1(6)

2 INFORMELL ARBETSUPPDELNING MELLAN REVISORERNA De förtroendevalda revisorerna är självständiga i förhållande till varandra men strävar efter att fatta beslut om granskningsarbetet i enighet och att i största möjliga mån arbeta gemensamt och samordnat. Revisionsinsatserna planeras i en samlad revisionsplan. Revisionens inre arbete regleras av denna arbetsordning. Områdesbevakning av de olika nämndernas verksamhetsområden sker genom informell uppdelning gällande mandatperioden. Samtliga förtroendevalda revisorer, med undantag på grund av valbarhetshinder och jäv, svarar samfällt för granskningsarbetet och revisionsredogörelsen till landstingsfullmäktige av resultatet. Respektive nämnds kallelser, handlingar, protokoll och verksamhet följs kontinuerligt av de förtroendevalda revisorerna. Rapportering lämnas vid revisionens sammanträden om viktiga frågor som berör revisionsarbetet med hjälp av blanketten Checklista för protokolläsning. Revisorerna biträds i revisionsarbetet av revisionskontoret. TIDPLAN OCH FORMER FÖR MÖTEN, ÖVERLÄGGNINGAR OCH ANDRA AKTIVITETER Revisionen beslutar om en sammanträdesplan normalt i oktober för kommande kalenderår. Sammanträdesplanen kompletteras senare när samtliga nämnder har beslutat om sina sammanträdesplaner. Revisionsplan beslutas i maj månad för planeringsåret maj april. Planen ändras vid behov efter beslut av revisorerna. För informationsutbyte och samverkan håller revisionens presidium fortlöpande kontakter med landstingsfullmäktiges presidium och med landstingsstyrelsens presidium. Landstingsfullmäktiges presidium bjuds in till ett antal revisionssammanträden då följande ämnen behandlas: Mars/april Slutrevision med landstingsstyrelsens au Maj Planeringskonferens, beslut revisionsplan, revisionens budget behandlas av budgetberedningen December Lägesrapport revisionsplanen SID 2(6)

3 Minst två gånger per år träffar revisorerna företrädare för de olika nämnderna i syfte att utbyta information och ge de granskade möjlighet att yttra sig över eventuella synpunkter från revisionen. Lekmannarevisorerna träffar styrelserna och de verkställande direktörerna i de kommunala bolagen. Revisionsdialog genomförs under oktober-november med samtliga nämnder. Revisionsdialogen är en träff utöver den genomgång av bokslutsgranskningen som genomförs i mars-april varje år. Avrapportering ska ske, muntligt eller skriftligt, från genomgång med nämnd under året. Ansvarig är protokollsläsande revisor. De förtroendevalda revisorerna har rätt att närvara på fullmäktiges sammanträde med ersättning enligt beslutat arvodesreglemente. Om det visar sig att revisorerna inte finns representerade på flera fullmäktigemöten, kommer en turordningslista att diskuteras. Revisorernas ordförande och/eller vice ordförande skall närvara vid sammanträdet där landstingsfullmäktige prövar frågan om ansvarsfrihet. FORMER FÖR ÖMSESIDIG INFORMATION, KRAV PÅ DOKUMENTATION Revisorerna informerar varandra kontinuerligt vid revisionssammanträdena. Vid revisionens sammanträden förs minnesanteckningar och eventuella protokoll. Revisionsrapporter delas upp i två grupper beroende på mottagare: Tjänstemannarapport Mottagare är tjänstemän, undertecknas av sakkunniga. Nämnd får rapporten för kännedom. Politikerrapport Mottagare är nämnd, skrivelse undertecknas av revisionens ordförande och revisionschef, rapport undertecknas av sakkunniga. Ordförande godkänner innehåll i skrivelse, presidiet informeras. Ett nyhetsbrev som innehåller en kort sammanfattning över lämnade rapporter, annan information kring t ex upphandlade konsulter m m delas ut på fullmäktiges sammanträden. Ordförande godkänner innehållet, presidiet SID 3(6)

4 informeras. Fullmäktiges ledamöter erhåller också information från revisionen via administrativa enheten när nya rapporter finns publicerade på hemsidan. STYRNING OCH SAMVERKAN MED DE SAKKUNNIGA Landstingets revisorer biträds av revisionskontoret och revisionskonsulter. Kontakter med revisionskonsulter går via revisionskontoret. Revisionschefen har följande centrala arbetsuppgifter: Inför landstingets revisorer planera, leda och samordna revisionsverksamheten Vara förvaltningschef för revisionskontoret Svara inför landstingets revisorer för den professionella ledningen av revisionskontoret och revisionskonsulter För anställd personal ankommer det på revisorskollegiet att reglera anställningsvillkor samt i övrigt fullgöra de skyldigheter som åligger landstinget som arbetsgivare. Det innebär att revisorskollegiet anställer tjänstemannarevisorerna på kontoret. EKONOMI, ADMINISTRATION OCH RUTINER För revisionens budget utgör landstingsfullmäktiges presidium tillsammans med revisorernas presidium en särskild budgetberedning. Revisionen avger årligen till landstingsfullmäktige en årsrapport avseende verksamheten under året. Resultatet av revisorernas granskningar redovisas i revisionsberättelsen med tillhörande redogörelse. Vården av revisionens arkiv sker i enlighet med arkivlag och av landstingsfullmäktige fastställt arkivreglemente. Om utlämnande av revisionens handlingar beslutar revisionschefen som förvaltningschef. Revisionens delegationer framgår av gällande delegationsordning och enskilda beslut om delegation. Attest- och utanordningsrätt framgår av gällande attestförteckning. SID 4(6)

5 För arvodering av avgående och nya revisorer gäller följande: För nyvalda revisorer utgår arvode enligt de överenskommelser som gäller för arvoden till revisorerna från och med det datum då dessa tillträder, d v s normalt från och med den 1 januari. Avgående revisorer har arvode t.o.m. den månad sista bokslutsgenomgång sker. Detsamma gäller det arvode som revisorer som valts av landstingsfullmäktige uppbär från landstinget som revisorer i bolag och förbund. De avgående revisorerna deltar i sammanträden t.o.m. sista bokslutsgenomgång skett. MEDIAKONTAKTER OCH HEMSIDA Alla kontakter med media sker i första hand via ordföranden och revisionschefen. Information om revisionens uppgifter och verksamhet finns på revisionens hemsida. På hemsidan publiceras bland annat: Revisorernas uppdrag Regelverk som styr Beslutad revisionsplan Revisionens arbetsordning Nätverk som revisionen ingår i Rapporter som har avlämnats, med erhållna svar Nyhetsbrev KOMPETENSUTVECKLING Revisionen deltar i de kurser, konferenser och andra utvecklingsaktiviteter som bedöms vara nödvändiga för uppdragets genomförande. Beslut om deltagande fattas enligt delegationsordningen och efter avstämning i kollegiet. Oftast sker anmälan via revisionskontoret. Behovet av kompetensutveckling prövas i samband med det årliga budgetarbetet. I kompetenshöjande syfte medverkar revisionen aktivt i följande föreningar, nätverk och referensgrupper: SID 5(6)

6 STAREV är samarbetsorganet för förtroendevalda revisorer i landsting, regioner och kommuner med egna revisionskontor från hela Sverige REVIS är ett nätverk av landsting ur STAREV; Värmland, Dalarna, Kalmar, Uppsala, Jönköping och Sörmland. Det är främst revisionscheferna som träffas regelbundet. SKYREV är Föreningen Sveriges Kommunala Yrkesrevisorer som organiserar samtliga yrkesrevisorer på revisionskontoret Sveriges Kommuner och landstings utbildningar och seminarier för revisorer. Länsrevisionskonferensen är en årlig konferens för revisorer och sakkunniga från landstinget och länets kommuner. Revisorer i Samverkansnämnden för Uppsala-Örebroregionen. Återrapportering från kurser och konferenser sker på nästkommande sammanträde med revisionen. FORMER FÖR SAMORDNING MELLAN REVISIONEN I FÖRVALTNING, FÖRETAG, KOMMUNALFÖRBUND MM Ur kretsen revisorer utser landstingsfullmäktige också lekmannarevisorer vars uppgift är att årligen granska den verksamhet som bedrivs i de kommunala bolagen. Detta innebär att det finns ett personsamband för granskning av all kommunal verksamhet, oavsett driftform (samordnad revision). Lekmannarevisorerna informerar övriga revisorer löpande om granskningen av bolagen. Förtroendevalda revisorer i bolag och förbund anlitar revisionskontoret och/eller extern revisor som sakkunnigt biträde. Landstingets revisionskontor biträder i övriga fall med visst administrativt arbete. SID 6(6)