Regionens revisorer Region Östergötland Arbetsordning

Transkript

1 Regionens revisorer Region Östergötland Arbetsordning Antagen av regionens revisorer

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Ordförandes roll och arbetssätt Informell arbetsuppdelning mellan revisorerna Tidplaner och former för möten, överläggning och andra aktiviteter Former för ömsesidig information, krav på dokumentation Rutiner och policy vid handläggning och offentliggörande av revisionsrapporter Styrning och samverkan med de sakkunniga, kvalitetssäkring Ekonomi, administration och rutiner Mediakontakter och webbsida Attesträtt Kompetensutveckling Former för samordning mellan revisionen i förvaltning och företag... 6 Bilaga 1 Arbetsgång för revisionsprojekt Bilaga 2 Policy för samordnad revision 1

3 1 Inledning Revisorernas formella reglering återfinns i lagstiftningen, regionens reglemente och i det av fullmäktige beslutade revisionsreglementet. Enligt god revisionssed i kommunal verksamhet utarbetar revisorerna tillsammans effektiva och tydliga arbetsformer som dokumenteras i en arbetsordning för det löpande arbetet. Arbetsordningen behandlar revisionens inre arbetsformer och förhållningssätt och utgör ett komplement till revisionsstrategin. Som bilaga 2 till denna arbetsordning finns Policy för samordnad revision av landstinget och dess bolag. Arbetsordningen har fastställts och gäller från och med detta datum till och med Arbetsordningen revideras vid varje ny mandatperiod eller vid behov. 2 Ordförandes roll och arbetssätt Ordförande och vice ordförande utses av regionfullmäktige. Ordförande och vice ordförande utgör revisionens presidium. Presidiet bereder ärenden inför revisorernas sammanträden. Ordförande ansvarar för kallelse och dagordning till revisorernas sammanträden. Ordföranden leder revisorernas sammanträden. Vid ordförandes frånvaro leder vice ordförande revisorernas sammanträde. Förvaltningsärenden protokollförs på ordförandens ansvar. 3 Informell arbetsuppdelning mellan revisorerna Revisorerna är självständiga i förhållande till varandra men strävar efter att fatta beslut om granskningsarbetet i enighet. Revisorerna arbetar i största möjliga mån gemensamt och samordnat. Revisorerna arbetar enligt en revisionsmodell för årlig granskning, vilken följer kommunallagens krav och senaste versionen av Sveriges Kommuners och Landstings skrift God revisionssed i kommunal verksamhet (se revisionsstrategin). Utifrån revisorernas riskanalys arbetas en årlig revisionsplan fram. Revisorerna gör därefter en informell uppdelning mellan sig, där normalt två revisorer utses att närmare följa respektive granskning. Detta innebär också en informell uppdelning av revisorernas bevakning av handlingar och protokoll från respektive styrelse/nämnd, fullmäktigeberedning och -utskott. 2

4 Omfattningen av revisorernas medverkan i granskningar ska vara begränsad och varierar beroende på granskningens uppläggning och innehåll. Beträffande så kallade ansvarsutövandegranskningar deltar revisorerna aktivt i genomförandet av träffar med nämnder, fullmäktigeberedningar och utskott. I övriga granskningar deltar revisorerna i träffar med sakkunnigbiträden i samband med framtagande av projektplan samt vid vissa avstämningsträffar. Normalt deltar alltid revisor vid intervjuer med politiker och vid avstämningsträffar där politiker finns representerade. Vidare träffas medverkande revisorer och sakkunnigbiträden i samband med att bedömningar görs och en revisionsrapport tas fram. Medverkande revisorer tar slutligen fram ett förslag till revisionsskrivelse. För arbetsgången i ett revisionsprojekt ska bifogad modell vara vägledande, bilaga 1. 4 Tidplaner och former för möten, överläggning och andra aktiviteter Inför varje nytt kalenderår fastställer revisorerna en sammanträdesplan för året. För informationsutbyte och redovisning av granskningsresultat hålls fortlöpande kontakter med regionfullmäktiges presidium. Minst en gång per år träffar revisorerna företrädare för styrelsen respektive nämnderna och, genom lekmannarevisorerna i bolagen och förtroendevalda revisorer i stiftelser och finansiella samordningsförbund, företrädare för landstingets företag. Representant från regionens revisorer ska närvara vid fullmäktiges sammanträden. Speciellt viktigt är närvaron när revisorernas utlåtande över delårsrapporten, revisionsberättelsen och revisionsrapporter behandlas. Regionens ledande tjänstemän/nyckelpersoner inbjuds vid behov till revisorernas sammanträden för att informera. Studiebesök genomförs vid behov. 5 Former för ömsesidig information, krav på dokumentation Revisorerna informerar i partigrupperna om revisionens arbetssätt och resultat av genomförda projekt. Revisorerna informerar sig om viktiga ärenden och utvecklingsfrågor i regionen genom att följa regionens verksamhet, delta i partigruppsöverläggningar, etc. Revisorerna deltar även i nätverk såsom Östrev och med revisorer i andra landsting/regioner. Revisorerna informerar varandra kontinuerligt vid revisionssammanträdena. 3

5 Från revisorernas sammanträden upprättas protokoll och minnesanteckningar som delges revisorerna. De sakkunniga ska vid revisorernas sammanträden redovisa sina uppdrag muntligt och i skriftliga revisionsrapporter samt lämna lägesrapporter av pågående granskningar och/eller förstudier. Revisionsrapporter som överlämnas till granskad styrelse/nämnd/fullmäktigeberedning/- utskott ska alltid åtföljas av en revisionsskrivelse undertecknad av ordförande och vice ordförande. Vid frånvaro utses vid sammanträdet annan undertecknande revisor. Beträffande granskning av regionens delårsrapport upprättas ett utlåtande som, liksom revisionsberättelsen, undertecknas av samtliga revisorer. Revisionsskrivelserna och revisionsrapporterna lämnas normalt till övriga, ej granskade, nämnder för kännedom. 6 Rutiner och policy vid handläggning och offentliggörande av revisionsrapporter Revisionsskrivelser och revisionsrapporter är internt arbetsmaterial fram till expedieringen. Revisionsskrivelser och revisionsrapporter blir allmänna handlingar när ärendet expedierats, vilket sker när revisorerna beslutat att ställa sig bakom revisionsrapporten och godkänt revisionsskrivelsen och undertecknat denna. Vid en och samma tidpunkt sänds revisionsskrivelse och revisionsrapport - till regionfullmäktige och styrelse/nämnder genom revisionskontorets försorg - enligt stående sändlista till gruppledare, regionstaben och berörda chefer genom revisionskontorets försorg Vid samma tidpunkt läggs revisionsskrivelse och revisionsrapport in på regionens webbsida genom revisionskontorets försorg. Revisionsskrivelse och revisionsrapport distribueras till media. Rutiner vid mediakontakter framgår av avsnitt 9. 7 Styrning och samverkan med de sakkunniga, kvalitetssäkring Revisorerna biträds, enligt gällande lagstiftning, av sakkunniga som de själva upphandlar. 4

6 Uppdragen till de sakkunniga bestäms av revisorerna gemensamt genom revisionsplan och projektplaner för olika projekt. Revisionsplanen utarbetas med utgångspunkt från en riskanalys. Sakkunniga ska lämna fortlöpande lägesrapporter över pågående granskningar och/eller förstudier. Kvalitetssäkring av utförda revisionsprojekt sker genom att berörda i granskad verksamhet får ett utkast till revisionsrapport för sakgranskning. De revisorer som följer granskningen får ta del av och lämna synpunkter på samma utkast innan förslag till revisionsrapport upprättas och överlämnas till revisorerna. De sakkunniga kvalitetssäkrar därutöver sitt projektarbete och administrativa rutiner. Förslag till revisionsrapport utsänds till revisorerna inför respektive revisionssammanträde. Förslag till revisionsskrivelse/utlåtande utsänds tillsammans med revisionsrapporten. 8 Ekonomi, administration och rutiner Revisorerna följer upp sin ekonomi fortlöpande. En mera detaljerad uppföljning görs av revisionens presidium med stöd av revisionskontoret. Presidiet ansvarar för att övriga revisorer informeras om större avvikelser från budget. Revisorerna lämnar in sina arvodes- och reseräkningar så snart som möjligt till revisionskontoret vilka godkänns av ordförande och vid dennes frånvaro av vice ordförande eller annan utsedd revisor. Vice ordförande eller annan utsedd revisor godkänner ordförandes arvodes- och reseräkning. De sakkunniga biträder revisorerna i hanteringen av arkivfunktionen i regionens lokaler enligt lag och författning. Om utlämnande av revisorernas handlingar beslutar ordförande och vice ordförande eller annan utsedd revisor gemensamt och anmäls på efterföljande sammanträde. Avgivna och inkomna skrivelser/handlingar anmäls på efterföljande sammanträde. Handlingar som avser revisionen, vilka inkommer direkt till revisor, anmäls på efterföljande sammanträde och lämnas till revisionskontoret för arkivering. Motsvarande gäller även telefonsamtal i tillämpliga delar samt elektronisk post. 5

7 En utgående skrivelse från revisionen eller motsvarande undertecknas av ordförande och vice ordförande. Vid någon av dessas frånvaro utses, vid sammanträdet, annan revisor för undertecknande. 9 Mediakontakter och webbsida Alla kontakter med media och andra intressenter sker i första hand via revisionens ordförande. Ansvarig sakkunnig kan medverka för sakupplysningar om så bedöms lämpligt. Information om revisorerna och revisorernas uppdrag, revisionsskrivelse och utlåtande, de sakkunnigas revisionsrapporter samt revisionsberättelse med bilagor läggs löpande in på landstingets webbsida, genom revisionskontorets försorg. 10 Attesträtt Inköp ska godkännas av revisionens presidium. Löpande avrop av förbrukningsmaterial görs av revisionskontoret. För huvudattest och utanordning svarar utsedda tjänstemän vid regionens ledningsstab. 11 Kompetensutveckling Revisorerna deltar i de kurser, konferenser och andra kompetensutvecklande aktiviteter som bedöms vara av vikt för uppdragets genomförande. Beslut om deltagande fattas antingen vid revisorernas sammanträden eller, i brådskande fall, av revisionens presidium. Återrapportering sker vid närmast efterföljande revisionssammanträde. 12 Former för samordning mellan revisionen i förvaltning och företag Revisionen av regionen omfattar även de kommunala företagen (bolag, stiftelser och finansiella samordningsförbund), där regionfullmäktige utsett lekmannarevisorer respektive revisorer. Revisionen har kommit överens om att hantera samordnings- och relationsfrågorna i enlighet med den policy som beslutades av revisionen Policy för samordnad revision av regionen och dess bolag, bilaga 2. 6