19 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsar alla välkomna till dagens sammanträde.

Transkript

1 Malmö stad Revisorskollegiet PROTOKOLL Sammanträdesdatum Närvarande Kl Kl Plats Paragrafnr Stadshuset, Triangeln Ledamöter Dahlvid Sten, ordförande Lilja Per, vice ordförande Bojesson Anneli Carlén Sven-Åke Carlsson Claes Ekelund Bertil Hellberg Göran Larsson Gösta Nordin Tomas Otterström Åsa Sjövall Berit Taeri Robabeh tom 30 Frånvarande ledamöter Berit Söderholm Tjänstemän Håkansson Lennart, stadsrevisor Olof Hammar tom 24 Göran Holmberg tom 24 Richard Magnusson tom 24 Hans Mandl tom 24 Kaj Oldrup tom 24 Lotta Onsö tom Sammanträdets öppnande Ordförande hälsar alla välkomna till dagens sammanträde. 20 Godkännande av dagordning Utsänt förslag till dagordning föreligger. att godkänna dagordningen. Bilaga Notering av frånvarande ledamöter Noteras att Berit Söderholm har anmält förhinder att närvara vid dagens sammanträde. 22 Utseende av justerare att utse Per Lilja till att jämte ordförande justera dagens protokoll och att justering äger rum onsdagen den 7 mars kl på revisionskontoret. 23 Föregående sammanträdesprotokoll Föreligger sammanträdesprotokoll från revisorskollegiets sammanträde och ej justerat protokoll från arbetsutskottets sammanträde att lägga protokollen till handlingarna. 24 Information om genomförda granskningar under 2011 RK Protokoll (5)

2 Inför sammanträdet har utsänts kommunens bokslutskommuniké, sammanställning av de fördjupade projekten samt sammanfattande bedömning av nämnderna och styrelsen i DR 2. Vid sammanträdet informerar kontoret om det utsända materialet samt de yttranden över granskningar som inkommit efter utskick av handlingar till sammanträdet. Efter frågor samt ytterligare kommentarer diskuterar revisorskollegiet vad som ev ska tas med i Revisionsberättelsen och Synpunkter och iakttagelser. att godkänna informationen och fortsätta diskussionen inför slutrevisionen Bilaga Förfrågningsunderlag - Granskning av upphandlingar Vid sammanträdet föreligger upprättat förslag till förfrågningsunderlag för granskning av upphandlingar inom kommunstyrelsen, utbildningsnämnden, fritidsnämnden, kulturnämnden och sociala resursnämnden. Granskningen ska slutrapporteras under augusti månad. Vissa mindre justeringar kommer att göras av förfrågningsunderlaget bla har kulturnämnden inte genomfört någon upphandling över direktupphandlingsgränsen under 2011 att godkänna upprättat förfrågningsunderlag att direktupphandla granskningen samt att i enlighet med fastställd delegation uppdra åt arbetsutskottet att genomföra upphandlingen Bilaga Förfrågningsunderlag - Granskning följsamheten av markanvisningspolicyn Vid sammanträdet föreligger upprättat förslag till förfrågningsunderlag för granskning av följsamheten mot markanvisningspolicyn. Granskningen ska slutrapporteras under oktober månad. att godkänna upprättat förslag till förfrågningsunderlag att direktupphandla granskningen samt att i enlighet med fastställd delegationsordning uppdra åt arbetsutskottet att genomföra upphandlingen Bilaga Rapportering från styrgrupperna Återrapporteras yttrande över granskningarna Viss upphandlingsverksamhet, Miljönämndens styrning, ledning och intern kontroll, Redovisning av exploateringsprocessen, Redovisning och administration av driftprojekt, Kvalitetsutveckling uppföljning inom äldreomsorgen samt Valnämnden. RK Protokoll (5)

3 att godkänna rapporteringen att lägga inkomna yttranden till handlingarna Bilaga 27 a-f 28 Rapportering från lekmannarevisorerna Informeras från lekmannarevisorerna i MKB Fastighets AB, Malmö Parkerings AB, Minc i Sverige AB, Kommunassurans AB, Malmö Stadsteater AB, Vagnparken i Skåne AB, Malmö Symfoniorkester AB, Malmö Opera AB, Skånes Dansteater AB, Medeon AB, Stiftelsen Malmö Sommargårdar samt Stiftelsen Kockum Fritid. att godkänna informationen 29 Stadsrevisionens bokslut och årsanalys för räkenskapsåret 2011 Stadsrevisorn informerar om revisorskollegiets årsanalys för år Årsanalysen har upprättats enligt stadskontorets anvisningar i textrapporteringssystemet Stratsys. Årets resultat uppgår till + 51 tkr. Stadsrevisionens bokslut har granskats av Per-Reinhold Olsson från Helsingborgs revisionskontor utan anmärkning. att godkänna årsanalysen för Bilaga Verksamhetsplan Stadsrevisorn informerar om verksamhetsplanen för Denna är ett viktigt instrument för genomförande av revisionsplanen för år Planen beskriver vem som på revisionskontoret ansvarar för att årsrapporter, löpande granskningar samt fördjupade projekt genomförs. Fördelning av nämnder/ styrelsen och de fördjupade projekten på respektive styrgrupp redovisas också liksom sakkunnig stöd till lekmannarevisorerna. I planen har 4-5 projekt upptagit som ska genomföras med stöd av extern konsult. Att godkänna upprättat förslag till verksamhetsplan för år Att uppdra åt stadsrevisorn att upprätta förfrågningsunderlag för de projekt som föreslås upphandlas samt att redovisa dessa för revisorskollegiet för beslut. Bilaga Inbjudan till Starev Syds erfarenhetskonferens Revisorerna i Norrköping inbjuder till en erfarenhetskonferens den 2-3 maj Bland programpunkterna finns en utvecklad lekmannarevision samt föredragning av djupstudien om granskning av ändamålsenlighet. RK Protokoll (5)

4 att anmäla Sten Dahlvid, Per Lilja, Berit Söderholm, Göran Hellberg och Bertil Ekelund till konferensen. Revisionsdirektören kommer också att delta. Bilaga Inbjudan till Starevs årskonferens Revisorerna i Västerbottens läns landsting har översänt en inbjudan till Starevs årskonferens i Umeå den maj. att anmäla Sten Dahlvid, Per Lilja, Claes Carlsson och Tomas Nordin till konferensen. Revisionsdirektören kommer också att delta. Bilaga Inbjudan till revisionsdialog Sveriges kommuner och landsting (SKL) inbjuder till revisionsdialog med några mycket aktuella frågor i centrum ex revisorernas dialog och kommunikation, lekmannarevision, granskning av externa utförare samt förebyggande arbete mot korruption. att anmäla alla revisorer som önskar delta i konferensen samt att anmälan ska ske till revisionskontorets expedition senast den 30 mars. Bilaga Stadsrevisorn informerar Stadsrevisorn informerar om Rapport om gynnande beslut enligt 4 kap 1 Sol samt 9 LSS som inte verkställts. Inkommen skrivelse med önskemål om granskning av hyressättningen inom fritidsnämndens verksamhetsområde. Arbetsutskottet har uppdragit åt stadsrevisorn att översända en skrivelse till fritidsdirektören för att bla efterhöra vilka principer som ligger till grund för nämndens/ förvaltningens hyressättning. Arbetsutskottet har beslutat tillskriva kommunstyrelsen för att efterhöra hur långt de har kommit med att åtgärda de brister som lyfts fram i IT-granskningar 2009/10 och som angetts i avlämnade yttranden. Åsa LeClair har sin sista arbetsdag på revisionskontoret den 2 mars. Revisorskollegiets ordförande kommer att uppvakta henne och önska henne lycka till och framföra ett tack för utomordentliga arbetsinsatser under många år. att godkänna informationen Bilaga 34 35Sammanträdets avslutande Sammanträdet avslutas kl RK Protokoll (5)

5 Vid protokollet Lennart Håkansson Justeras Sten Dahlvid Ordförande Per Lilja Vice ordförande RK Protokoll (5)