Protokoll. Per Lilja (M) Sekreterare... Christin Menander. Ordförande... Sten Dahlvid (S) Justerande... Per Lilja (M) Underskrifter

Transkript

1 Malmö stad Revisorskollegiet 1 Protokoll Sammanträdestid kl. 16:00-18:15 Plats Triangeln 1-2 ande ledamöter Övriga närvarande Utses att justera Sten Dahlvid (S) (Ordförande) Per Lilja (M) (Vice ordförande) Berit Söderholm (S) (Revisor) Claes Forsberg Carlsson (S) (Revisor) Robabeh Taeri (S) (Revisor) Pia Landgren (S) (Revisor) Göran Hellberg (V) (Revisor) Bo Adamsson (MP) (Revisor) Berit Sjövall (M) (Revisor) Åke Christiansson (M) (Revisor) Rune Andersson (L) (Revisor) Kurt Leo Halvardsson (SD) (Revisor) Christin Menander (nämndsekreterare) Ann-Mari Ek (revisionsdirektör) Erik Mogård (sakkunnig revisor) Richard Magnusson (sakkunnig revisor) Daniel Lantz (EY) 127 Anna Borg (PWC) 128 Lena Salomon (PWC) 128 Frida Starbrant (KPMG) 129 Per Lilja (M) Justeringen Protokollet omfattar Underskrifter Sekreterare... Christin Menander Ordförande... Sten Dahlvid (S) Justerande... Per Lilja (M)

2 ÄRENDELISTA 123 Upprop och val av justerare samt tid för justering 124 Fastställande av dagens föredragningslista 125 Föregående sammanträdesprotokoll 126 Anmälan om delegationsbeslut 127 Verifikationsgranskning 128 Klimatutsläpp och matkonsumtion 129 Kompetensförsörjning 130 Våldsbejakande miljöer 131 Rapportering från styrgrupperna och lekmannarevisorerna 132 Kommungemensam handläggning av viss administration kopplad till GDPR 133 Revisorskollegiets utfallsprognos Anmälan till utbildning i God revisionssed 135 Revisionsdirektören informerar 2

3 3 123 Upprop och val av justerare samt tid för justering 1. Revisorskollegiet utser Per Lilja (M) att justera protokollet den 30 november klockan

4 4 124 Fastställande av dagens föredragningslista 1. Revisorskollegiet fastställer föredragningslistan.

5 5 125 Föregående sammanträdesprotokoll 1. Revisorskollegiet lägger protokollen från revisorskollegiets sammanträde och från arbetsutskottets sammanträde till handlingarna.

6 6 126 Anmälan om delegationsbeslut SR Enligt 6 kap. 37 kommunallagen kan en nämnd lämna över rätten att fatta beslut i vissa ärenden, så kallad delegering. Nämnden kan delegera till exempelvis ett utskott, en ledamot eller tjänsteperson. De beslut som får delegeras finns med i nämndens delegationsordning. De beslut som fattas med stöd av delegation och som nämnden beslutar ska anmälas till nämnden ska redovisas på nästa nämndsmöte. Revisionsdirektören redovisar ett beslut om registerutdrag. 1.Revisorskollegiet godkänner redovisningen av delegerade beslut. sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL Anmälan om delegationsbeslut

7 7 127 Verifikationsgranskning SR EY har på uppdrag av stadsrevisionen stickprovsvis granskat verifikationer och löpande bokföring vid arbetsmarknads- och socialnämnden, fritidsnämnden och miljönämnden för perioden januari - juni Syftet med granskningen har varit att bedöma om den del av nämndernas interna kontroll som rör verifikationer och löpande bokföring är tillräcklig. Daniel Lantz från EY redogör för granskningen. Arbetsmarknads- och socialnämnden, fritidsnämndens och miljönämndens interna kontroll som avser verifikationer och löpande bokföring bedöms sammantaget som inte helt tillräcklig. Av rapporten framgår ett antal väsentliga avvikelser och rekommendationer beträffande bland annat periodisering av utgifter, attestrutiner och innehåll på verifikationer samt brister i upphandlingsförfarande och upphandlingsdokumentation. Revisorskollegiet uppmanar särskilt miljönämnden, men även arbetsmarknads- och socialnämnden och fritidsnämnden, att säkerställa att regelverket kring upphandlingar följs. 1. Revisorskollegiet godkänner missivet. 2. Revisorskollegiet översänder rapporten och missivet till arbetsmarknads- och socialnämnden, fritidsnämnden och miljönämnden för yttrande senast Av yttrandet ska framgå vilka åtgärder nämnden avser att vidta med anledning av de synpunkter, bedömningar och rekommendationer som framgår av rapporten. Det ska även framgå när åtgärderna senast ska vara genomförda. 3. Revisorskollegiet översänder rapporten och missivet till kommunstyrelsen för kännedom. et skickas till Arbetsmarknads- och socialnämnden Fritidsnämnden Miljönämnden Kommunstyrelsen sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL Verifikationsgranskning 2018 RAPP KOLL Verifikationsgranskning 2018 MISSIV KOLL Verifikationsgranskning 2018

8 8 128 Klimatutsläpp och matkonsumtion SR PwC har på uppdrag av stadsrevisionen granskat om policyn för hållbar utveckling och mat för Malmö stad efterlevs samt om genomförande, utvärdering och uppföljning är ändamålsenlig vid kommunstyrelsen, förskolenämnden, grundskolenämnden, servicenämnden, hälsa-, vård- och omsorgsnämnden, kulturnämnden och miljönämnden. Anna Borg och Lena Salomon från PwC redogör för granskningen. Enligt policyn för hållbar utveckling och mat för Malmö stad ska nämnder och styrelser bryta ner de övergripande målen till delmål och åtgärder som är anpassade till respektive ansvarsområden och arbeta in dessa i sina verksamheter. Uppföljningen av policyn ska integreras med övrig uppföljning i nämndernas och styrelsernas årsbokslut. Den sammanvägda bedömningen för flertalet av de granskade nämnderna är att policyn för hållbar utveckling och mat för Malmö stad delvis efterlevs samt att genomförande, utvärdering och uppföljning delvis är ändamålsenlig. Kommunstyrelsen och kulturnämnden bedöms inte efterleva policyn samt inte ha genomförande, utvärdering och uppföljning som är ändamålsenlig. Revisorskollegiet vill särskilt uppmärksamma kommunstyrelsen på dess uppsiktsplikt över nämndernas arbete med policyn för hållbar utveckling och mat. Av rapporten framgår ett antal rekommendationer riktade till kommunstyrelsen och de övriga granskade nämnderna. 1. Revisorskollegiet ger ordförande och revisionsdirektören i uppdrag att justera och godkänna missivet. 2. Revisorskollegiet översänder rapporten och missivet till kommunstyrelsen, förskolenämnden, grundskolenämnden, servicenämnden, hälsa-, vård- och omsorgsnämnden, kulturnämnden och miljönämnden för yttrande senast Av yttrandet ska framgå vilka åtgärder styrelsen/nämnden avser att vidta med anledning av de synpunkter, bedömningar och rekommendationer som framgår av rapporten. Det ska även framgå när åtgärderna senast ska vara genomförda. et skickas till Kommunstyrelsen Förskolenämnden Grundskolenämnden Servicenämnden Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden Kulturnämnden Miljönämnden sunderlag

9 9 G-Tjänsteskrivelse KOLL Klimatutsläpp och matkonsumtion RAPP KOLL Klimatutsläpp och matkonsumtion MISSIV KOLL Klimatutsläpp och matkonsumtion

10 Kompetensförsörjning SR KPMG har på uppdrag av stadsrevisionen granskat kompetensförsörjning inom kommunstyrelsen, hälsa-, vård- och omsorgsnämnden, funktionsstödsnämnden och arbetsmarknads- och socialnämnden. Frida Starbrant från KPMG redogör för granskningen. Syftet med granskningen har varit att kartlägga och bedöma om kommunstyrelsens övergripande roll inom kompetensförsörjningsarbetet bedrivs ändamålsenligt utifrån tilldelat ansvar och kommunfullmäktiges mål. Vidare har syftet varit att bedöma om kommunstyrelsen, hälsa, vård- och omsorgsnämnden, funktionsstödsnämnden och arbetsmarknads- och socialnämnden bedriver ändamålsenlig kompetensförsörjning utifrån mål och riktlinjer, samt säkerställer att det finns en tillräcklig styrning och kontroll avseende kompetensförsörjningsarbetet. Den sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte är: Kommunstyrelsens övergripande roll inom kompetensförsörjningsarbetet bedrivs i huvudsak ändamålsenligt utifrån tilldelat ansvar och kommunfullmäktiges mål. Däremot bedöms kommunstyrelsen som ansvarig för stadskontoret inte bedriva ett helt ändamålsenligt arbete med kompetensförsörjning utifrån mål och riktlinjer. Slutligen bedöms att styrning och kontroll avseende kompetensförsörjningsarbetet inte är helt tillräcklig. Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden bedöms inte bedriva en helt ändamålsenlig kompetensförsörjning utifrån mål och riktlinjer. Vidare bedöms att styrning och kontroll avseende kompetensförsörjningsarbetet inte är helt tillräcklig. Funktionsstödsnämnden och arbetsmarknads- och socialnämnden bedöms i huvudsak bedriva en ändamålsenlig kompetensförsörjning utifrån mål och riktlinjer. Vidare bedöms nämnderna i huvudsak säkerställa att det finns en tillräcklig styrning och kontroll avseende kompetensförsörjningsarbetet. 1.Revisorskollegiet godkänner missivet. 2.Revisorskollegiet översänder rapporten och missivet till kommunstyrelsen, hälsa-, vårdoch omsorgsnämnden, funktionsstödsnämnden och arbetsmarknads- och socialnämnden för yttrande senast Av yttrandet ska framgå vilka åtgärder kommunstyrelsen/nämnden avser vidta med anledning av de synpunkter, bedömningar och rekommendationer som framgår av rapporten. Det ska även framgå när åtgärderna senast ska vara genomförda. et skickas till Kommunstyrelsen Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden Funktionsstödsnämnden Arbetsmarknads- och socialnämnden

11 11 sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL Granskning kompetensförsörjning RAPP KOLL Kompetensförsörjning MISSIV KOLL Kompetensförsörjning

12 Våldsbejakande miljöer SR Revisionsdirektören återrapporterar inkomna yttranden från kommunstyrelsen, grundskolenämnden, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, arbetsmarknads- och socialnämnden samt fritidsnämnden över granskningen av våldsbejakande miljöer. 1.Revisorskollegiet lägger yttranden från kommunstyrelsen, grundskolenämnden, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, arbetsmarknads- och socialnämnden samt fritidsnämnden över granskningen av våldsbejakande miljöer till handlingarna. sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL Våldsbejakande miljöer Gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens yttrande över granskning av våldsbejakande miljöer Arbetsmarknads- och socialnämndens yttrande över granskning av våldsbejakande miljöer, SR Kommunstyrelsens yttrande över granskning av Malmö stads förebyggande arbete mot våldsbejakande miljöer Fritidsnämndens yttrande över granskning av förebyggande arbete mot våldsbejakande miljöer Grundskolenämndens yttrande över granskningen av våldsbejakande miljöer

13 Rapportering från styrgrupperna och lekmannarevisorerna Informeras från möten i styrgrupperna KS, TSM, SERVICE, SKOLA och OMSORG. Informeras från lekmannarevisorerna i Malmö Stadshus AB, Parkeringsövervakning i Malmö AB, Boplats Syd AB, Malmö Opera och Musikteater AB och Kommunassurans Syd Försäkrings AB. Informeras från revisorerna i kommunalförbundet Räddningstjänsten Syd, stiftelsen Malmö Sommargårdar, stiftelsen Södertorpsgården och stiftelsen Mecena. 1. Revisorskollegiet godkänner informationen från styrgrupperna 2. Revisorskollegiet godkänner informationen från lekmannarevisorerna i de kommunala bolagen 3. Revisorskollegiet godkänner informationen från revisorerna i stiftelser och kommunalförbund.

14 Kommungemensam handläggning av viss administration kopplad till GDPR SR Erik Mogård informerar om att den 25 maj 2018 började dataskyddsförordningen (GDPR) gälla i Sverige. Dataskyddsförordningen reglerar i huvudsak behandling av personuppgifter. De personer vars personuppgifter behandlas, de registrerade, har ett antal rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Dessa rättigheter innebär i korthet att de registrerade ska få information om när och hur deras personuppgifter behandlas och ha kontroll över sina egna uppgifter. Därför har de bland annat rätt att i vissa fall få sina uppgifter rättade, raderade eller blockerade, eller att få ut eller flytta sina uppgifter. De registrerades rättigheter har utökats, förstärkts och specificerats i dataskyddsförordningen jämfört med personuppgiftslagen. Revisorskollegiet och kommunstyrelsen föreslås nu ingå en överenskommelse om kommungemensam handläggning av viss administration kopplad till dessa rättigheter. Överenskommelsen innebär i huvudsak att kommunstyrelsen, genom stadskontoret, ställer en datasyddskoordinator till nämndernas förfogande för utförande av vissa uppgifter på nämndens vägnar. Dataskyddskoordinatorn ska organisatoriskt vara placerad på stadskontoret. Genom uppdragsöverenskommelsen ställer kommunstyrelsen en dataskyddskoordinator till nämndernas förfogande för att delta i och utföra uppdraget i nämndernas verksamhet på samma sätt som om nämnderna ingått uppdragsavtal direkt med dataskyddskoordinatorn. Dataskyddskoordinatorn deltar därmed i nämndernas verksamhet på sådant sätt att dataskyddskoordinatorn omfattas av det förbud att röja eller utnyttja en uppgift som gäller enligt 2 kap 1 offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Det åligger enligt överenskommelsen kommunstyrelsen att tydligt informera dataskyddskoordinatorn om den sekretess som gäller för uppdraget. Det ska i sammanhanget erinras om att det uppdrag som dataskyddskoordinatorn får i nämndernas verksamhet avseende viss inledande och avslutande administration, inte påverkar nämndernas roll som personuppgiftsansvariga för personuppgiftsbehandlingen inom deras verksamhet. Samtliga nämnder i Malmö stad kommer att ingå ovan nämnda uppdragsöverenskommelse med kommunstyrelsen. Dataskyddskoordinatorns uppdrag börjar den 1 december Revisorskollegiet ingår en överenskommelse med kommunstyrelsen om kommungemensam handläggning av viss administration. et skickas till Kommunstyrelsen

15 15 sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL Kommungemensamhandläggning GDPR Uppdragsöverenskommelse dataskyddskoordiantor Befattningsbeskrivning - dataskyddskoordinator Sekretessförbindelse Rutin för handläggning av begäran om registerutdrag enligt artikel 15 GDPR Rutin för rättelse av personuppgifter enligt artikel 16 GDPR Rutin för hantering av begäran om radering enligt artikel 17 GDPR Rutin för hantering av begäran om begränsning av behandling enligt artikel 18 GDPR Rutin för begäran om dataportabilitet enligt artikel 20 GDPR Rutin för hantering av invändningar enligt artikel 21 GDPR Kommungemensam handläggning av viss administration kopplad till GDPR Kommungemensam rutin kopplad till GDPR

16 Revisorskollegiets utfallsprognos SR Revisionsdirektören informerar om utfallsprognos som är inrapporterad i Stratsys. Revisorskollegiet prognostiserar ett överskott på 1300 tkr i samband med utfallsprognosen (858 tkr i delårsrapport januari-augusti 2018). Revisionsdirektören redogör för avvikelsen i utfallsprognos 2 i förhållande till budgeten för Intäkterna har ökat på grund av att revisionskontoret har ändrat sina rutiner under året för fakturering av revisionsarvode till de kommunala bolagen, stiftelserna och kommunalförbunden. Revisionskostnaden för granskning av 2017 års verksamhet har fakturerats medan en uppbokning kommer att ske i december månad avseende tiden för den årliga granskningen och de genomförda fördjupade granskningarna under verksamhetsår Revisionskontoret kommer också att boka upp kostnaden för kontorets nedlagda tid för upphandling av auktoriserade revisorer vid de helägda kommunala bolagen. Under året har revisorskollegiet arrangerat Starevs årskonferens och kostnaden för konferensen har vidarefakturerats deltagande Starevkontor. Lönekostnaderna är budgeterade för heltidstjänster men på grund av personalomsättningar och föräldraledigheter prognostiseras lönekostnaderna bli lägre i förhållande till budget Med anledning av personalomsättningen på revisionskontoret har revisorskollegiet upphandlat åtta fördjupade granskningar under året; Våldbejakande miljöer, Informationssäkerhet, Underhållsskulden, Arbetsmarknadsinsatser, Kompetensförsörjning, Klimatutsläpp och matkonsumtion, Verifikationsgranskning samt bokslutsgranskning. 1.Revisorskollegiet godkänner revisorskollegiets utfallsprognos sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL Utfallsprognos Revisorskollegiets utfallsprognos

17 Anmälan till utbildning i God revisionssed SR Revisionsdirektören informerar om Sveriges kommuner och landstings (SKL) utbildning i God revisionssed den 22 januari klockan på Scandic Triangeln i Malmö. På utbildningen kommer SKL att presentera och diskutera den förnyade och uppdaterade versionen av skriften God revisionssed i kommunal verksamhet. 1.Samtliga ledamöter i revisorskollegiet (valda år ) erbjuds möjlighet att anmäla sig till utbildningen God revisionssed i Malmö den 22 januari Ledamöterna anmäler sig till nämndsekreteraren. Sista anmälningsdag till utbildningen är den 20 december et skickas till Revisorskollegiets ledamöter sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL Anmälan till utbildning i God revisionssed Anmälan till utbildning i God revisionssed 2018

18 Revisionsdirektören informerar Revisionsdirektören informerar om Planeringskonferensen den 7-8 november över prioritering av förslag till fördjupade granskningar. Revisionsplanen kommer att beslutas på revisorskollegiets sammanträde Projektplaner kommer att arbetas fram och beslutas i respektive styrgrupp under februari månad och framåt. Revisionsdirektörens samarbete med revisionscheferna i Helsingborg och Region Skåne Gemensam utbildning kommer att genomföras i maj 2019 med fördjupning på bland annat Lagen om kommunal bokföring och redovisning, Lekmannarevision och God revisionssed. Medarbetarenkäten Redovisar resultatet för Malmö stad inom områdena styrning, motivation och ledarskap. Resultatet för revisionskontoret är fortsätt bättre än för Malmö stad totalt. Pågående rekrytering Intervjuer är genomförda och referenser kommer att tas innan ordförande och vice ordförande träffar sökande. Revisorskollegiets sammanträdestider 2019 ade sammanträdestider för revisorskollegiets sammanträden under 2019 har reviderats och nytt beslut kommer att fattas Revisorskollegiets sammanträden kommer att börja klockan och förmöten kommer att hållas klockan Utlämning av läsplattor Revisorskollegiets ledamöter (valda år ) kommer att få hämta ut nya läsplattor i stadshusets reception. Tid för utlämningen av läsplattorna är inte fastställd. IT-support kommer samtidigt med utlämningen att hålla en kort utbildning om läsplattan och förtroendemannaportalen. 1. Revisorskollegiet godkänner informationen.