Andreas Holmgren (MP)

Transkript

1 Malmö stad Revisorskollegiet 1 (7) Protokoll Sammanträdestid Plats Stadshuset Triangeln 1-2 klockan Paragrafer 1-17 Ledamöter Övriga deltagare Sten Dahlvid (S), ordförande Per Lilja (M), vice ordförande Anneli Bojesson (FP) Claes Carlsson (S) Bertil Ekelund (M) Göran Hellberg (V) Gösta Larsson (SD) Tomas Nordin (M) Åsa Otterström (S) Berit Sjövall (M) Berit Söderholm (S) Robabeh Taeri (S) George Smidlund, revisionsdirektör Christin Menander, sekreterare Kaj Oldrup, ärende 1-6 Nina Hellström, ärende 1-6 Fredrik Edler, ärende 1-6 Fredrik Jerntorp, ärende 1-6 Tobias Bjöörn och Lena Salomon PWC, ärende 3 Mikael Sjölander EY, ärende 5 Ej närvarande Andreas Holmgren (MP) 1. Upprop och val av justerare samt tid för justering att utse Per Lilja (M) att justera protokollet den 29 januari kl Fastställande av dagens föredragningslista Ordföranden föreslår att dagordningen kompletteras med föregående sammanträdesprotokoll och att ärende Arbetsmiljö för revisionskontoret utgår. Föreligger sammanträdesprotokoll från revisorskollegiets sammanträde och från arbetsutskottets sammanträde och att fastställa föredragningslistan med föreslagen ändring. att lägga protokollen till handlingarna. 3. Rapport Servicenämndens styrning och ledning av Jobb Malmö PWC har på uppdrag av Stadsrevisionen i Malmö granskat servicenämndens styrning av Jobb Malmö.

2 2 (7) Tre revisionsfrågor har utgjort utgångspunkten för granskningen: Sköts verksamheten på ett ändamålsenligt och ekonomisk tillfredsställande sätt? Har servicenämndens styrning, ledning och kontroll av Jobb Malmö varit effektiv och ändamålsenlig? Har servicenämnden under 2013 vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att Jobb Malmös insatser ges på lika villkor? att översända granskningsrapporten till servicenämnden för yttrande senast Yttrandet ska innehålla en redogördelse för hur nämnden säkerställer att iakttagna kvarstående brister blir åtgärdade. sunderlag Missiv till Granskningsrapport Servicenämndens styrning av Jobb Malmö Granskningsrapport Servicenämndens styrning av Jobb Malmö 4. Rapport Framgångsrika gymnasiestudier Revisionskontoret har granskat Gymnasie-och vuxenutbildningsnämndens arbete med att få fler elever att genomföra gymnasiestudierna framgångsrikt. Även om vissa brister har försvårat för ledning och personal på skolorna bedöms Malmö stad ha genomfört tillräckliga åtgärder för att få fler ungdomar att mer framgångsrikt genomföra utbildningen. Granskningen har genomförts vid Agnesfridsgymnasiet (fordons och transportprogrammet) respektive Pauliskolan (samhällsvetenskapligt program). Granskningen har koncentrerats på vilka insatser som sker på individ- och gruppnivå, hur gymnasieelevernas uppfattningar och erfarenheter tas tillvara, vilka utvärderingar som genomförs och hur de används samt nämndens uppföljnings-och styrinstrument. att översända granskningsrapporten till Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden för yttrande senast Yttrandet ska innehålla en redogördelse för hur nämnden säkerställer att iakttagna brister blir åtgärdade. sunderlag Tjänsteskrivelse till Granskningsrapport Framgångsrika gymnasiestudier Granskningsrapport Framgångsrika gymnasiestudier 5. Rapport Granskning av Malmö stads finansverksamhet Ernst & Young AB (EY) har på uppdrag av Stadsrevisionen i Malmö stad granskat Malmö stads finansverksamhet. Granskningens övergripande syfte har varit att bedöma om internbanken bedrivs ändamålsenligt och ekonomiskt effektivt samt i enlighet med gällande regler och beslut. Vidare har syftet varit att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. att översända granskningsrapporten till Kommunstyrelsen för yttrande senast Yttrandet ska innehålla en redogördelse för hur styrelsen säkerställer att iakttagna brister blir åtgärdade.

3 3 (7) sunderlag Missiv till granskningsrapport Malmö stads finansverksamhet och internbank Granskningsrapport Malmö stads finansverksamhet och internbank 6. Rapport Kompetensförsörjning förskola Syftet har varit att granska hur den kommungemensamma strategin för kompetensförsörjning med tillhörande handlingsplan efterlevs. Granskningen avser Förskolenämnden som tillträdde den 1 juli Granskningen avgränsas till andra halvåret 2013 och har genomförts på Kastanjegårdens förskola (tidigare SDF Fosie), Lindängehus förskola (tidigare SDF Fosie), Fölets förskola (tidigare SDF Rosengård), Haga förskola (tidigare SDF Rosengård), Dekanens förskola (tidigare SDF Centrum) och Renens förskola (tidigare SDF Centrum). Intervjuer har även genomförts med Förskoleförvaltningens ledning. att godkänna förstudien att arbetet med kompetensförsörjning i förskolan följs upp i början av sunderlag Tjänsteskrivelse till Granskningsrapport Kompetensförsörjning i förskola, förstudie. Granskningsrapport Kompetensförsörjning i förskola, förstudie 7. Rapport Stadens arbete med uppdrag som berör hemlöshet Revisorerna har granskat ansvariga nämnders arbete med hemlöshet och hur sam-ordningen mellan stadens nämnder sker. Granskningen visar att stadens kostnader för hemlösheten fortsätter att öka men att den ökning av antal hemlösa som idag sker i huvudsak beror på bristen på bostäder. När det gäller den socialt betingade hemlösheten har den under senare år minskat något. Ansvariga nämnder uppvisar ständigt ekonomiska underskott avseende hemlösheten. Det framkommer i rapporten att de ekonomiska resurser som tilldelas stadsområdesnämnderna avseende hemlösheten inte motsvarar de förväntade kostnaderna. Revisorerna anser att en översyn av resurstilldelningen bör ske. I rapporten framkommer också bl a att samarbetet över förvaltningsgränserna ökat och att arbetet med att styra boendekostnaderna till billigare alternativ intensifierats under att översända rapporten till Kommunstyrelsen och Stadsområdesnämnd Innerstaden och Öster för yttrande senast Av yttrandet ska framgå vilka åtgärder de avser vidta med anledning av de synpunkter som redovisas i rapporten. att översända rapporten till Stadsområdesnämnd Norr, Söder och Väster, Tekniska nämnden, Sociala resursnämnden och Stadsbyggnadsnämnden för kännedom med möjlighet att avlämna ett yttrande. sunderlag Missivskrivelse till granskningsrapport om stadens arbete med uppdrag som berör hemlöshet Granskningsrapport Stadens arbete med uppdrag som berör hemlöshet

4 4 (7) 8. Uppföljning intern kontroll 2013 Revisionsdirektören informerar om uppföljningen av internkontrollplanen för år 2013 av följande granskningsområden: Uppföljning av att revisionsplanen genomförs i enlighet med revisorskollegiets beslut Uppföljning av att rutinerna i samband med bokslutsgranskningen följs Uppföljning av att attest-reglementet och attestförteckningen följs Uppföljning av att regler och rutiner för intern och extern representation följs Uppföljning av att följsamhet råder mot Malmö stads ramavtal samt att LOU följs Uppföljning för att säkerställa att rutinen för upprättande av reseräkningar följs Uppföljning för att säkerställa att rutinen för hantering av privata mobilsamtal följs Uppföljning för att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning Uppföljning för att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semester Uppföljning för att säkerställa rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet. Säkerställa rutiner för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen att godkänna redovisningen av uppföljningen av internkontrollplanen för år sunderlag Blankett Uppföljning av intern kontroll Periodisering av kommunbidrag 2014 Samtliga nämnder ska fatta beslut om periodisering av årets kommunbidrag. Revisorskollegiets kommunbidrag för 2014 uppgår till 9819 tkr. Kommunbidraget är lägre under maj, juli och augusti månad. Detta beror på att intäkter för lekmannarevision redovisas i maj månad. Personalkostnaden är lägre under semestermånaderna eftersom kostnaden för intjänad semester skuldbokförs månadsvis under hela året men semesteruttaget redovisas under semestermånaden. Kommunbidraget för september tom december månad är högre beroende på att samtliga konsulttjänster genomförs under hösten. Revisorskollegiet beslutat att godkänna förslag till periodisering av kommunbidraget för år sunderlag Tjänsteskrivelse med förslag till periodisering av kommunbidraget för Jämställdhetsplan 2014 Revisionsdirektören presenterar förslag till jämställdhets- och mångfaldsplan 2013 för revisionskontoret. att godkänna revisionskontorets jämställdhets- och mångfaldsplan för år sunderlag Jämställdhetsplan 2014

5 5 (7) 11. Internkontrollplan 2014 Revisionen i kommuner regleras i olika författningar och lokala föreskrifter. De förtroendevalda revisorerna har ett brett uppdrag att granska ändamålsenlighet, ekonomisk effektivitet, rättvisande räkenskaper samt den interna kontrollen. Revisionsuppdragets omfattning gör det nödvändigt att göra ett urval utifrån risk- och väsentlighet. Årets planerade granskningsinriktning sammanfattas i en revisionsplan. De viktigaste åtgärderna för revisorerna och revisionskontoret under verksamhetsåret är att: säkerställa genomförandet av revisionsplanen arbeta enligt god revisionssed och med en gemensam revisionsmetodik den egna administrationen följer lagar, föreskrifter samt beslut och direktiv i kommunen Uppföljningen av verksamhet och ekonomi sker kontinuerligt på flera plan under året. Genomförande av revisionsplan förutsätts ske i enlighet med preciseringar i verksamhetsplanen samt genom att anta delprocesser följs. Den ekonomiska uppföljningen sker vid upprättande av delårsrapporter och utfallsprognoser. Uppföljning av intern kontroll har under årens lopp på stadsrevisionen inte visat på avvikelser av betydelse, och bedömningen att det skulle finnas risk för väsentliga fel i rutiner är mycket låg. Oaktat detta finns det anledning, inte minst ur ett förtroendeperspektiv och ur ett ständigt lärandeperspektiv, att kontrollera vissa områden inom revisionens verksamhet. Följande områden är föremål för uppföljning under år 2014: att revisionsplanen genomförs i enlighet med revisorskollegiets beslut. att rutinerna i samband med boksluts-granskningen följs att attestreglementet och attestförteckningen följs att regler och rutiner för intern och extern representation följs att säkerställa att rutinen för upprättande av reseräkningar följs att säkerställa att rutinen för hantering av privata mobilsamtal följs att säkerställa att rutinen för kontroll av utbetalda löner från HR-systemet och bokförda löneposter i ekonomisystemet följs att godkänna internkontrollplanen för år sunderlag Internkontrollplan för Revisionssamverkan mellan Skånes kommuner och Region Skåne 2014 Styrgruppen för revisionssamverkan i Skåne har beslutat att som gemensam granskning under 2014 erbjuda Samverkan om barns och ungas hälsa. Alla Skånes kommuner bjuds in att delta i granskningen. För finansiering av granskningen gäller, liksom tidigare, att Region Skånes revisorer svarar för 50 % av totalkostnaden per kommun upp till ett takpris. Beroende på antalet deltagande kommuner och kommunernas storlek kan kostnaden per kommun hamna på samma nivå som tidigare gemensamma granskningar vilket innebär kr kr. att inte delta i revisionssamverkan 2014.

6 6 (7) sunderlag Inbjudan från revisionskontoret Region Skåne till revisionssamverkan mellan Skånes kommuner och Region Skåne 2014 inkl förfrågningsunderlag/granskningsplan samt minnesavteckningar från överläggningar med styrgruppen för revisionssamverkan Anmälan till Starev Syds erfarenhetskonferens i Ystad 2014 Ordföranden informerar om att Stadsrevisionen i Malmö är arrangör för STAREV Syds erfarenhetskonferens i Ystad den april Inbjudan har skickats till de förtroendevalda revisorerna i Stockholm, Göteborg, Helsingborg, Borås, Växjö, Laholm, Gävle, Norrköping och Linköping. Sista anmälningsdagen är fredagen den 14 februari att anmäla Sten Dahlvid, Göran Hellberg, Berit Söderholm, Claes Carlsson, Per Lilja, Bertil Ekelund, Berit Sjövall, Tomas Nordin och revisionsdirektören till Starev Syds erfarenhetskonferens i Ystad den april sunderlag Inbjudan och program till Starev Syds erfarenhetskonferens i Ystad Rapportering från styrgrupperna Inget rapporteras från styrgrupperna. 15. Rapportering från lekmannarevisorerna Rapporteras från lekmannarevisorerna i MKB Fastighets AB, Sydvatten AB och Malmö Symfoniorkester AB. att godkänna informationen. 16. Revisionsdirektören informerar Revisionsdirektören informerar om ändringar i kommunallagen som träder i kraft att godkänna informationen. 17. Ordföranden informerar Ordföranden informerar om Starevs styrelsemöte och seminarium om den kommunala revisionen i Stockholm. att godkänna informationen. 18. Övrig information Anneli Bojesson informerar om att Revisionsdelegationen träffar Johan Höök, utredaren för den kommunala revisionen, i Stockholm. Berit Söderholm informerar om seminariet Normkritik och jämställdhetsintegrering med föreläsaren Fredrik Bondestam i Malmö. Rutiner och verktyg diskuteras för jämställdhetsintegrering i revisionen.

7 7 (7) att godkänna informationen att uppdra åt revisionsdirektören att se över rutinerna i samband med utarbetande av projektbeskrivningar, för jämställdhetsintegrerad revision. Ordförande Sten Dahlvid Sekreterare Christin Menander Justerande Per Lilja