- PDF Free Download

Transkript

1

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga revisorerna på revisionskontoret. I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 anges att nämndernas ansvar för verksamheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rapporter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida

3 Sammanfattning 2 Årets granskning 3 Intern kontroll 4 Verksamheten 7 Ekonomi 8 Räkenskaper 9 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 10 Bilaga 2 - Fördjupade granskningar 11 Bilaga 3 - Uppföljning tidigare granskningar 12 Bilaga 4 Nyckeltal 13 1

4 Sammanfattningsvis bedöms kulturnämndens interna kontroll som tillräcklig. Utifrån nämndens budget för år 2016 är bedömningen att nämndens egna mål konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden har beslutat om en budget i balans. Nämnden bedöms vidare ha en tillräcklig process för att hantera risker. Nämnden bedöms ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende intern kontrollplan och ekonomi. Däremot bedöms nämnden inte ha en helt tillräcklig uppföljningsstruktur avseende verksamheten. Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar ett överskott på 6 Mnkr jämfört med budget för helåret Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. 2

5 Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Intern kontroll Verksamhet Ekonomi Räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen. Revisionsarbetet bedrivs enligt god revisionssed för yrkesrevisorer som den uttrycks i SKYREV:s vägledningar och rekommendationer. Granskningen utgår från en riskanalys och genomförs med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. I årsrapporten redovisas översiktligt resultatet av årets granskningar av nämnden. De fördjupade granskningar som genomförts under året redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vilken mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. För nämnden relevanta nyckeltal finns redovisade i bilaga 4. Nämndernas arbete med jämställdhetsintegrering beaktas i granskningen. De förtroendevalda revisorerna i styrgrupp service träffar kulturnämndens presidium och förvaltningsledning i samband med delårsrapport januariaugusti och årsbokslut Sakkunnig revisor har varit Per Nilsson vid revisionskontoret. Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation R2 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. Årsrapporten har delgivits förvaltningen för faktakontroll. Årsrapporten är ett utkast och inte en offentlig handling fram till dess att revisorskollegiet beslutar om revisionsberättelsen

6 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens interna kontroll är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms om den interna kontrollen säkerställer att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedöms kulturnämndens interna kontroll vara tillräcklig. Bedömningen grundas på nedanstående redogörelse. Nämndsbudget En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Utifrån nämndens budget för år 2016 är bedömningen att nämndens egna mål konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden har beslutat om en budget i balans. Kulturnämnden har antagit 15 nämndsmål i nämndsbudget Nämndsmålen har omprövats, omformulerats och nya har lagts till jämfört med nämndsbudget Till samtliga nämndsmål finns knutet indikatorer. Nämnden har i samtliga fall beslutat om att det ska finnas målvärden som skall uppnås. I en del fall finns det dock inget målvärde angivet med hänvisning till att 2016 blir basår och i vissa fall är inte målvärdena kvantifierade, utan nämnden hänvisar till en ökad andel eller en positiv utveckling. Det hade på sikt kunnat förtydligas vad som är en tillräcklig ökning eller en tillräckligt positiv utveckling för måluppfyllelsen. Det noteras även att det inte har varit ett krav från stadskontoret att nämnderna skall upprätta målvärden till de indikatorer som är mätbara. Åtaganden finns knutna till samtliga nämndsmål. Styrdokument Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har granskats och bedömts. Granskningen visar att det finns styrdokument för att hantera förtroenderisker. Fördelningen av ansvar och befogenheter är tydligt angivet i nämndens delegationsordning, som uppdaterades senast genom beslut i kulturnämnden Styrdokumenten innefattar styrning och kontroll för såväl verksamhet som ekonomi. Riktlinjer för arbetet med intern kontroll antogs i kulturnämnden Dessa hade kunnat utvecklas genom att förtydliga rutinerna för introduktion av nyanställda av vad intern kontroll innebär, i enlighet med tillämpningsanvisningarna till reglementet för intern kontroll 3. Enligt uppgift från förvaltningen ska formell dokumentation på området tas fram under

7 Riskhantering En del i nämndens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Nämndens riskhantering har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig process för att hantera risker. Riskanalysens koppling och utgångspunkt i att uppnå en tillförlitlig finansiell rapportering, i enlighet med reglementet för intern kontroll 1, kan dock stärkas. Systematisk kontroll Nämndens systematiska kontroll innefattar kontrollplan och kontrollaktiviteter och är kopplad till nämndens riskanalys. Riskerna hanteras antingen genom direktåtgärder eller genom granskning. Nämnden har tagit fram en självskattning av det interna kontrollarbetet, enligt kommungemensamma riktlinjer. Nämnden bedömer att kriteriet nya chefer får introduktion om intern kontroll behöver ses över omgående. Information och kommunikation Granskningen har inte gett någon indikation om att väsentlig information och centrala beslut inte skulle ha kommunicerats till nämnden. Nämnden tar del av relevant information och kommunikation avseende verksamheten och ekonomin och ger förvaltningen möjlighet att kommunicera oegentligheter, avsteg från rutiner och förbättringsmöjligheter inom det interna kontrollsarbetet. Nämnden ges löpande återkoppling om internkontrollarbetet. Uppföljningsstruktur Nämndens uppföljningsstruktur för intern kontroll, verksamhet och ekonomi har granskats och bedömts. Nämndens bedöms ha en inte helt tillräcklig uppföljningsstruktur avseende verksamheten. Bedömningen grundar sig på nedanstående redogörelse. Nämnden har löpande under året följt upp den interna kontrollen. De åtgärder och granskningar som skulle rapporteras till nämnden i maj enligt intern kontrollplan 2016 blev återrapporterade då som planerat. Åtgärderna var dock inte helt genomförda och granskningsresultaten var inte klara. Dessa samt övriga kontrollmoment rapporterades enligt plan i november Slutrapportering skedde sedan i kulturnämnden. Vid konstaterade brister har åtgärder vidtagits eller förslag på åtgärder lämnats. Nämnden har under året delvis systematiskt följt upp verksamheten löpande. Samtliga fullmäktige- och nämndsmål var inte analyserade i delårsrapport januari-augusti, men är det i årsanalysen. Flera indikatorer uppgavs i 5

8 delårsrapport januari-augusti fortfarande vara under utveckling och kunde inte redovisas i delårsrapporten, vilket medförde att för ett av nämndsmålen i målområde 2 kunde nämnden inte uttrycka en förväntad uppfyllelsegrad. I årsanalysen återstår två indikatorer inom målområde 1 som inte kunde mätas som planerat. Det finns två riktade uppdrag till kulturnämnden i budget Uppdragen har följts upp i delårsrapport januari-augusti och i årsanalysen. Kulturnämnden har även följt upp de åtaganden som är knutna till nämndsmålen och tagit ställning till graden av uppfyllelse. Nämnden har under året följt upp ekonomin i samband med utfallsprognoser, delårsrapporter samt årsanalys. Nedanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i nämndens ekonomiska rapportering har varit god. Tabell 1 prognosjämförelse, Mnkr Prognos Prognos Prognos Prognos Utfall feb april aug okt 2016 Totala intäkter 92,0 96,1 102,7 109,9 112,4 Totala personalkostnader -205,2-204,8-203,2-202,9-202,5 Totala övriga kostnader -268,1-272,1-278,5-284,7-288,8 Kommunbidrag 387,7 387,7 388,4 388,4 388,4 Finansiella intäkter Finansiella kostnader -3,5-3,5-3,5-3,6-3,4 Resultat 3,0 3,5 6,0 7,0 6,0 6

9 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens verksamhet bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt lagar och riktlinjer som gäller för nämnden. Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundas på nedanstående redogörelse. Mål och uppdrag Verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden. Nämnden har följt upp samtliga av nämnden beslutade mål. Nämnden bedöms delvis ha uppfyllt av nämnden beslutade mål. Nämnden bedömer att sju mål har uppfyllts under året och åtta av målen delvis uppfyllts. Nämnden har följt upp samtliga av kommunfullmäktige beslutade mål. Mot bakgrund av nämndens bedömning av nämndsmålen, vars rapportering i stort sett motsvarar rapporteringen av fullmäktigemålen, bedöms nämnden delvis ha bidragit till uppfyllelsen av kommunfullmäktiges mål. Nämnden har följt upp samtliga av kommunfullmäktige till nämnden riktade uppdrag. Det fanns två riktade uppdrag till nämnden Nämnden tar inte tydlig ställning till genomförandegraden av uppdragen. Granskning och tillsyn Nämndens interna kontrolluppföljning har visat på vissa avvikelser avseende verksamheten. Kartläggningen av fysisk tillgänglighet till kulturförvaltningens publika utrymmen visar enligt nämnden uppskattningsvis att cirka 5 % av de publika lokaler som omfattades av inventeringen inte betraktades som tillgängliga för personer med nedsatt rörelse eller orienteringsförmåga. Den interna kontrollen avseende förvaltningens säkerhetsarbete visade vidare att det fanns ett behov av att uppdatera de styrdokument som fanns och tydliggöra hur förvaltningen ska organisera sig i ett krisläge. Åtgärder vidtogs med anledning av detta. När det gäller granskningen av användandet av sociala medier visade det sig att det fanns konton i sociala medier som inte uppfyllde kraven på svar inom 24 timmar. Under 2016 har enligt uppgift inga domar och beslut av väsentlig betydelse gått emot nämnden. Två förelägganden från Räddningstjänsten Syd har omfattat fastigheter där verksamheten som bedrivs stöds av kulturnämnden. Själva föreläggandena riktar sig dock mot stadsfastigheter respektive MKB. 7

10 Under denna rubrik görs bedömning av nämndens ekonomiska resultat utifrån de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att utfallet är inom de ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar ett överskott på 6 Mnkr jämfört med budget för helåret Följande resultat samt avvikelse i förhållande till budget redovisas för nämnden 2016: Tabell 2 resultaträkning, Mnkr Budget 2016 Utfall 2016 Avvikelse Intäkter 88,2 112,4 24,3 Totala intäkter 88,2 112,4 24,3 Personalkostnader -205,2-202,5 2,7 Övriga kostnader -258,7-278,8-20,1 Avskrivningar -9,2-10,0-0,8 Totala kostnader -473,1-491,4-18,3 Nettokostnad -384,9-378,9 6,0 Kommunbidrag 388,4 388,4 0,0 Övriga finansiella intäkter 0,0 0,0 0,0 Övriga finansiella kostnader -3,5-3,4 0,0 KB & finansiella poster 384,9 385,0 0,0 Resultat efter KB & fin poster 0,0 6,0 6,0 Resultat 0,0 6,0 6,0 Av ovanstående tabell framgår att nämndens utfall avviker med 6 mnkr från budget, vilket huvudsakligen beror på fondintäkter uppgående till 5,8 mnkr som inte budgeteras för. Samtliga institutioner, förutom sommarscen och centralmagasinet, visar överskott. Det större underskottet på centralmagasinet om 2,4 mnkr beror huvudsakligen på en retroaktiv hyresberäkning som Copenhagen Malmö Port AB fakturerat förvaltningen. Kulturförvaltningen har enligt uppgift en tvist med bolaget om detta. 8

11 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens räkenskaper är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed. 9

12 I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier: Ändamålsenlig verksamhet Tillfredsställande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig intern kontroll Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och uppföljningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut. I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande tilllämpningsanvisningar har nämnden: säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig finansiell rapportering kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställer att fattade beslut verkställs och följs upp. som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av det interna kontrollarbetet genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder. Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/ tillfredsställande/ rättvisande/ tillräcklig. 10

13 Revisorskollegiet har inte beslutat om någon fördjupad granskning som direkt berör kulturnämnden för verksamhetsåret

14 I denna bilaga beskrivs kulturnämndens hantering av synpunkter i tidigare granskningar. Uppföljning av tidigare granskningar har för 2016 inte genomförts avseende kulturnämnden. 12

15 Tabell: Personalstatistik Utfall 2015 Utfall 2016 Antal anställda omräknade till heltid Kvinnor, andel i % 60,0 60,2 Personal med utländsk bakgrund, andel i % 15,0 15,9 Total sjukfrånvaro i % 3,47 3,1 13