Stockholm Globe Arena Fastigheter AB

Transkript

1 Granskningspromemoria 2013 Stockholm Globe Arena Fastigheter AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 12, 2014 Dnr /

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2013 Stockholm Globe Arena Fastigheter AB Dnr /2014 Hemsida:

3 Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Grundläggande granskning 1 Bolagets arbete med internkontroll 1 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 2 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 3 Uppföljning av tidigare års granskning 4

4

5 Granskningspromemoria 2013 Stockholm Globe Arena Fastigheter AB 1 (4) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 22 maj Vid planeringsmöte den 13 juni 2013 avseende Stockholm Globe Arena Fastigheter informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han gett revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 2 oktober 2013, där också bolagets ledning deltog. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 6 februari Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Maria Assarsson. Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. Redogörelse för granskningsresultatet Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolaget har fastställt en internkontrollplan för verksamhetsåret Bolaget redovisar i samma ärende hur risk- och väsentlighetsbedömningarna har gått till som grund för internkontrollplanen. De områden som bolaget har fokuserat på är följande: - Ekonomi och intäkter bl.a. representation och hyresdebiteringar - HR, bl.a. bisysslor och systematiskt arbetsmiljöarbete - Investeringar och inköp - verifiering av inköpt produkt - IT-system bl.a. verifiering av nytt ekonomisystem. - Säkerhetsfrågor internt RSA-arbete Kontrollerna genomförs 1-4 ggr/år. Resultatet dokumenteras i en utfallsrapport som kompletteras med en sammanställning av obser-

6 Granskningspromemoria 2013 Stockholm Globe Arena Fastigheter AB 2 (4) vationer/brister och förslag på åtgärder som rapporteras till VD under året. En utfallrapport lämnas till styrelsen i mars. Vid sidan av internkontrollplanen följs arbetet med Tele 2 Arenan upp kontinuerligt. Styrelsen har fått lägesrapporter under året. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolagets arbete med att kontrollera och utveckla den interna kontrollen i sina processer sker på ett systematiskt sätt. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl.a. kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2013 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolagets måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Resultat efter finansnetto (mnkr) KF:s budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut Resultatet efter finansnetto uppgår till -156 mnkr och är 6 mnkr bättre än prognos 2. Avvikelsen mellan årets resultat och budget uppgår till 33 mnkr. Avvikelserna beror på förskjutningar i övertagandet av Tele2 Arena. Bl.a. har budgeterade avskrivningar för Tele2 Arena utgått 2013, då beslut tagits att anläggningen aktiveras först efter slutbesiktning Investeringar (mnkr) KF:s budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut Bokslutet för investeringsprojekten blev 895 mnkr vilket är i nivå med lämnade prognoser under året. Avvikelsen mellan bokslut och budget (+95 mnkr) beror på förskjutningar i arenaprojektet mellan åren Prognosen pekar mot att Tele2 Arena ska hålla sig inom investeringsbudgeten (2 480 mnkr). Men slutförhandlingar med totalentreprenören kvarstår. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verk-

7 Granskningspromemoria 2013 Stockholm Globe Arena Fastigheter AB 3 (4) samhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts och för bolagen finns ägardirektiv. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska vidare ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolagets styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator och aktiviteter kopplade till bolagets ägardirektiv, om mål och aktiviteter följs upp systematiskt samt om uppföljningen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 9 indikatorer och ägardirektiv från fullmäktige, indikatorer från Stadshus AB och egna indikatorer. För samtliga indikatorer har bolaget angett årsmål. Bolaget följer upp mål och aktiviteter i samband med tertialrapporteringen och i bokslutet. Måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Bolaget redovisar måluppfyllelse för fullmäktiges indikatorer. Dock har bolaget satt målet noll för aspiranter som Jobbtorg Stockholm kan matcha. Bolaget har däremot gett 4 ungdomar sommarjobb. Stadshus AB:s indikator för investeringsbudget uppnås delvis, vilket beror på förskjutningar i arenaprojektet. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget i huvudsak har uppnått årsmålen för kommunfullmäktiges och Stadshus AB:s indikatorer. Bolaget bör dock sätta ett mål för aspiranter som Jobbtorg kan matcha. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Uppfyllelsen av ägardirektiven ingår i ILS-rapporteringen. Bolaget har formulerat indikatorer kopplade till ägardirektiven. Flertalet av indikatorerna till ägardirektiven lämpar sig dock enligt revisionskontoret bättre som aktiviteter.

8 Granskningspromemoria 2013 Stockholm Globe Arena Fastigheter AB 4 (4) Enligt fullmäktiges och koncernstyrelsens budget har bolaget sex ägardirektiv. I årets granskning har följande två ägardirektiv följts upp särskilt, nämligen delta i arbetet med Globenområdets utveckling tillsammans med andra intressenter för att öka områdets attraktionskraft ha en ledande roll i utvecklingen av Stockholm Entertainment District inom ramen för det övergripande arbetet med Söderstaden Bolaget inledde detta arbete redan när SkyVieW byggdes. Bolaget har fortsatt arbetet genom projektet Tolv Stockholm som är ett nöjescentra under Tele2 Arena. Tolv Stockholm invigdes under hösten Bolaget har också medverkat i arbetet med att ta fram detaljplanen för hotellet som nu byggs ut. För att samlat marknadsföra Globen-området som nöjescentra har en kommunikationsplan för år 2014 tagits fram tillsammans med hyresgästerna i Tolv Stockholm. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget arbetar aktivt med att genomföra ägarens direktiv och uppdrag. Uppföljning av tidigare års granskning Revisionskontoret granskade föregående år bolagets upphandlingsverksamhet. Revisionskontoret konstaterade då att bolaget har de styrdokument och den organisation som bör finnas för att säkerställa att lagstiftningen följs. Däremot konstaterades att bolagets upphandlingspolicy behövde kompletteras för att bättre svara mot stadens policy. Bolaget har reviderat sin policy för upphandling så att den bättre stämmer med stadens upphandlingspolicy vad gäller bl.a. samverkan och hållbar utveckling. Bolaget har också tagit fram en upphandlingshandbok och hänvisningar görs till den i upphandlingspolicyn. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolaget har beaktat revisionskontorets rekommendationer.