Granskningspromemoria 2007

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 10 Februari 2008 DNR /2008 Granskningspromemoria 2007 STOCKHOLMS HAMN AB

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Särskild granskning Granskning av bolagets hantering av e-post enligt stadens regler Systematiskt brandskyddsarbete Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 6

4 STADSREVISIONEN 1(6) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 15 maj Vid planeringsmöte den 7 juni 2007 avseende Stockholms Hamn informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 15 oktober 2007, där bolagets chef för organisationsutveckling och administrativa chef deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter från bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 19 februari Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a följande: E-post regler Systematiskt brandskyddsarbete Ägarens direktiv och uppdrag Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning Granskning av bolagets hantering av e-post enligt stadens regler Fullmäktige har i mars 2007 antagit nya e-postregler. Koncernstyrelsen har beslutat att uppmana bolagen inom koncernen Stockholms Stadshus AB att anta de nya reglerna. Granskningen ska ge svar på om bolagen har antagit och följer dessa nya regler. Regelverket anmäldes för styrelsen vid sammanträdet Bolaget har sedan tidigare ett fastställt regelverk för hur e-post ska hanteras. Detta regelverk överensstämmer i stort med innehållet i det nya regelverk som kommun-

5 STADSREVISIONEN 2(6) fullmäktige har antagit. Bolagets grundregel är att elektronisk post ska hanteras som vanlig post Bolaget kan nås elektroniskt via ett kontaktformulär från bolagets hemsida. Denna elektroniska brevlåda bevakas dagligen. För de tjänstemän som normalt får allmänna handlingar elektroniskt saknas fastställda rutiner som säkerställer att deras e-post tas om hand vid längre ledigheter. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning följer bolaget i stort stadens regelverk för e- posthantering. Bolaget rekommenderas att införa en rutin som säkerställer att enskilda medarbetares e-post även tas om hand vid längre ledigheter. Detta kan ske genom att fullmakter utfärdas eller att inkommande post vidarebefordras till en gemensam e- postlåda. Styrelsemedlemmarna bör påminnas om de regler som gäller för e-post avseende bolagets verksamhet, som inkommer till deras personliga e-postadresser. Vidare anser revisionskontoret att de regelverk och policys som koncernstyrelsen utfärdar som ägardirektiv bör antas av styrelsen Systematiskt brandskyddsarbete Den 1 januari 2004 trädde Lag om skydd mot olyckor (LSO) i kraft och ersatte dåvarande Räddningstjänstlagen. Lagen ställer bland annat krav på att fastighetsägaren och den som bedriver verksamhet i fastigheten ska vidta åtgärder för att förebygga brand och förhindra eller begränsa skadorna till följd av brand. Enligt 2 kap. 3 i LSO ska en skriftlig redogörelse för brandskyddet för vissa byggnader eller anläggningar lämnas in till kommunen (Stockholms brandförsvar) som är tillsynsmyndighet. För att uppfylla lagens krav krävs att det bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete. Med det menas att både fastighetsägaren och nyttjanderättsinnehavaren ska ha ett organiserat arbetssätt för att planera, utbilda, dokumentera, kontrollera och följa upp brandskyddet i sina respektive organisationer. Syftet med granskningen är att bedöma i vilken omfattning bolaget bedriver ett brandskyddsarbete i enlighet med LSO och gällande föreskrifter från Statens

6 STADSREVISIONEN 3(6) räddningsverk. Granskningen begränsas till att omfatta brandskyddsarbetet vid modebolagets fastigheter. Iakttagelser Bolaget har fastställt en brandskyddsorganisation och fördelat såväl ansvarsområden som arbetsuppgifter för det förebyggande brandskyddsarbetet inom bolaget. Personalen har fått brandskyddsutbildning anpassad efter de anställdas behov och arbetsuppgifter. Brandskyddskontrollanterna har fått särskild utbildning anpassad för brandskyddskontrollanter. Med stöd av konsult pågår ett arbete med att kartlägga brandskyddet vid åtta fastigheter där lagstiftningen ställer krav på att skriftliga redogörelser för brandskyddet ska upprättas. Resultatet av kartläggningen redovisas i en brandskyddsrapport för respektive fastighet. Hittills har det upprättats brandskyddsrapporter för tre fastigheter. Bolaget uppger att kartläggningen av brandskyddet kommer att bli klart under I brandskyddsrapporterna finns förslag på gränsdragningslistor som reglerar ansvarsfördelningen mellan fastighetsägaren, dvs Stockholms Hamn AB, och hyresgästerna vad gäller det förebyggande brandskyddsarbetet. Bolaget har informerat samtliga hyresgäster om gällande lagkrav. Ansvarsfördelningen mellan bolaget och hyresgästerna är dock inte reglerat i avtal utan kommer enligt uppgift att ske i anslutning till att hyresavtalen omförhandlas eller när nya hyresgäster tillträder. Bolaget har genomfört riskanalyser för att kartlägga och värdera riskerna för att en oönskad händelse, t ex en brand, ska inträffa. Som ett resultat av dessa analyser har brandförebyggande åtgärder vidtagits. Bolaget avser att genomföra riskanalyser vart tredje år, eller när det sker väsentliga verksamhetsförändringar i en fastighet. De brandskyddskontroller bolaget gör är översiktliga och sker i samband med arbetsmiljöronderna som genomförs två gånger per år. I de brandskyddsrapporter som har upprättats finns förslag på kontroll- och underhållsrutiner men dessa checklistor har ännu inte implementerats. Det finns ingen samlad dokumentation över resultatet av genomförda egenkontroller av brandskyddet. Bolaget saknar därmed en samlad och aktuell bild över fastigheternas brandskydd.

7 STADSREVISIONEN 4(6) Bolaget har inte lämnat in aktuella redogörelser för sitt brandskydd till Stockholms brandförsvar som är tillsynsmyndighet. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Vid bolaget bedrivs ett brandskyddsarbete men inte på sådant sätt och i den omfattningen att kraven i LSO och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk uppfylls till alla delar. Bolaget bör upprätta och lämna in aktuella brandskyddsredogörelser till Stockholms brandförsvar för de fastigheter där sådana ska finnas. Vidare bör bolaget vid sina egenkontroller av brandskyddet använda det förslag på kontroll- och underhållsrutiner som tagits fram för respektive fastighet. Vidare bör resultatet av de iakttagelser brandskyddskontrollanterna noterar vid sina kontroller sammanställas och följas upp. Det bör också utarbetas former för hur bolaget ska få information om hyresgästernas utförda kontroller. 2.2 Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Moderbolaget är certifierat enligt ledningssystemen ISO 9001:2000 och ISO 14001:2004. För att verifiera att ledningssystemen fungerar genomförs årliga internrevisioner utifrån en fastställd revisionsplan. Därtill genomförs externa kvalitetsrevisioner två gånger per år. Bolagets internrevisorer har inom ramen för de båda ledningssystemen bland annat kontrollerat att upprättade funktionsbeskrivningar är aktuella samt om fastställda instruktioner fungerar och efterlevs. Bolaget har även ett avvikelserapporteringssystem där medarbetarna rapporterar incidenter och identifierade brister i bolagets rutiner. Därutöver har det vid moderbolaget stickprovsvis kontrollerats att de underlag som ligger till grund för utbetalning av reseräkningar är fullständiga. Vidare har rutinen för fakturahantering granskats. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning bedrivs ett systematiskt arbete med att kontrollera och förbättra den interna kontrollen vid moderbolaget. Däremot sker inte motsvarande systematiska kontroller vid dotterbolagen. Revisionskontoret rekommenderar bolaget att även genomför interna revisioner vid sina dotterbolag.

8 STADSREVISIONEN 5(6) Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2007 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto 2007 (mnkr) Kf:s budget Bolagets Prognos Prognos Bokslut S-hus budget budget T1 T var ett nytt rekordår för Stockholms Hamnar. Bolaget redovisar ett resultat som överstiger kommunfullmäktiges resultatkrav med 33 mnkr. Godstrafiken har haft en god utveckling medan passagerartrafiken är i nivå med föregående år. Avvikelsen mellan prognostiserat resultat och bokslutet förklaras av att försäljningen av dotterbolaget Stockholm Hamnentreprenad AB (STEHAB) inte har ingått i lämnade prognoser. Därtill har vissa underhållsprojekt försenats, bland annat i avvaktan på miljötillstånd. Detta förklarar även den positiva budgetavvikelsen. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T Avvikelsen mellan bokslutet och prognosen i tertialrapport 2 förklaras av vissa förseningar i ett antal investeringsprojekt. Bland annat arbetet med att anlägga en ny pir för färjetrafiken i Värtan samt bygget av ett avloppsreningsverk i Kapellskär. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Revisionskontoret kan konstatera att det är en stor positiv avvikelse mellan slutligt utfall och budget samt mot lämnade prognoser. Enligt revisionskontoret finns nöjaktiga förklaringar till avvikelserna.

9 STADSREVISIONEN 6(6) Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Revisionskontoret har översiktligt följt upp hur bolaget arbetat med kommunfullmäktiges mål och ägardirektiv för perioden Bolaget ska bland annat Fortsätta arbetet med att söka alternativ för oljeverksamheten vid Loudden Fullfölja arbetet enligt den nya hamnstrategin för Värtan/Frihamnen samt utvecklingsprojekten i Nynäshamn och Kapellskär Fortsätta utvecklingen och upprustningen av stadens innerstadskajer Stockholm Hamnentreprenad ska säljas under 2007 Stuveriet ska konkurrensutsättas Bolaget har under året arbetat aktivt med ägarens direktiv och uppdrag. Förslag på alternativa depålägen för oljeverksamheten har tagits fram. Fullföljandet av arbetet enligt hamnstrategin pågår liksom utvecklingsprojekten. Stockholm Hamnentreprenad såldes före årsskiftet. Som ett led i konkurrensutsättningen av stuveriverksamheten har Stockholms Hamns styrelse beslutat att överföra stuveriverksamheten till ett helägt dotterbolag från och med Lars-Erik Örsing Enhetschef Mats Bergqvist Revisor