Granskningspromemoria 2009

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 12 Februari 2010 DNR /2010 Granskningspromemoria 2009 STOCKHOLM GLOBE ARENA FASTIGHETER AB

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Mål och strategier Policys och riktlinjer Uppföljning av verksamhet och ekonomi Internkontrollplan ILS Riskkontroll Basgranskning Bolagets ekonomiska prognoser Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag...8

4 STADSREVISIONEN 1(8) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 15 maj Vid planeringsmöte den 15 juni 2009 avseende informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 12 oktober 2009, där bolagets VD och ekonomichef deltog. Även en representant från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter från bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 15 februari Redogörelse för granskningsresultatet Koncernen (SGA) utgjordes fram till oktober 2008 av ett fastighetsbolag och ett evenemangsbolag med fastighetsbolaget som moderbolag. Den 1 oktober 2008 såldes evenemangsbolaget till AEG Facilities. Merparten av koncernens verksamhet bedrevs inom evenemangsbolaget som också svarade för koncernens samlade administration. Verksamhetsåret 2009 är bolagets första år som ett renodlat fastighetsbolag samt med egen administration. Bolaget är till viss del i ett uppbyggnadsskede varför årets granskningsinsats till stor del har koncentrerats till att bedöma om bolaget har skapat förutsättningar för en ändamålsenlig styrning och kontroll av verksamheten. Granskningen har delats in i följande granskningsområden. Mål och strategier Policys och riktlinjer Uppföljning av verksamhet och ekonomi Internkontrollplan Därutöver har revisionskontoret granskat bolagets hantering av ILS samt bolagets hantering av verksamhetsrisker. Nedan redovisas revisionskontorets iakttagelser samt bedömning och kommentarer till respektive granskningsområde.

5 STADSREVISIONEN 2(8) Mål och strategier I budgeten för 2009 redovisas bolagets vision och verksamhetsidé samt de ägardirektiv kommunfullmäktige har givit. Vidare har bolaget formulerat ett antal indikatorer och aktiviteter inom ramen för stadens integrerade ledningssystem, ILS. Under avsnitt nedan finns en redovisning från revisionskontorets granskning av hur bolaget tillämpar ILS. Enligt revisionskontoret ansluter såväl bolagets vision och verksamhetsidé till ägarens direktiv och uppdrag. Även indikatorerna knyter an till bolagets mål och uppdrag Policys och riktlinjer Bolagets styrelse antog under hösten ett stort antal policydokument att gälla för bolaget. Bolagets policydokument utgår från kommunfullmäktiges policys. En del av policydokumenten har även anpassats utifrån bolagets behov och förutsättningar Enligt revisionskontorets bedömning har styrelsen antagit policys och riktlinjer i tillräcklig omfattning Uppföljning av verksamhet och ekonomi I enlighet med ägarens direktiv har bolaget upprättat två tertialrapporter, ett delårsbokslut samt ett årsbokslut. Finansiell rapportering sker vid varje styrelsemöte. Arbetet med att uppföra Stockholmsarenan utförs av SGA:s dotterbolag Stockhome Fastighetsförvaltning AB. För att SGA:s styrelse ska kunna följa projektet och ha insyn i arbetet har styrelsen givit moderbolagets VD i uppdrag att rapportera hur projektet fortskrider. Revisionskontoret kan konstatera att VD har informerat styrelsen om arenabygget vid samtliga sammanträden under Den skriftliga rapporteringen om projektet sker genom månatliga informationsbrev samt i samband med tertialrapporterna och i årsredovisningen.

6 STADSREVISIONEN 3(8) Revisionskontorets granskning visar att bolagets uppföljning och rapportering av ekonomi och verksamhet sker i enlighet med fastställda direktiv Internkontrollplan Den interna kontrollen omfattar allt i en verksamhets organisation, styrning, uppföljning och redovisning som syftar till att säkerställa en ändamålsenlig, effektiv och korrekt utförd verksamhet. Internkontrollplanen är ett medel för att följa upp den interna kontrollen. Planen ska utgå från en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Bolagets styrelse har fastställt en internkontrollplan avseende Planen utgår från en risk- och väsentlighetsanalys där bolaget bedömer att de två väsentligaste områdena är arbetsmiljörapporteringen och upphandlingsprocessen. Andra bedömda riskområden är ajourhållningen av anläggningsregistret samt bolagets informationssäkerhet. Av internkontrollplanen framgår dock inte vilka risker som har identifierats inom informationssäkerhetsområdet. Det framgår heller inte tillräckligt tydligt vilka kontroller som ska göras inom IT-området. Bolagets styrelse antog i november 2009 en internkontrollplan avseende Den påminner till stora delar om 2009 års plan och har samma otydlighet avseende informationssäkerhetsområdet. Revisionskontoret kan vidare notera att styrelsen för dotterbolaget Stockhome Fastighetsförvaltning AB har antagit en internkontrollplan för verksamhetsåret Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och ska avrapporteras till styrelsen under våren. Revisionskontoret rekommenderar bolaget att komplettera 2010 års internkontrollplan med uppgift om vilka kontroller som ska genomföras inom informationssäkerhetsområdet.

7 STADSREVISIONEN 4(8) ILS Stadens system för integrerad ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi (ILS) baseras på målstyrning. I enlighet med koncernstyrelsens beslut ska de övergripande ramarna och begreppen inom ILS även användas av stadens bolag. Sedan 2003 har stadens bolag arbetat i ett webbaserat program för ILS, ILS-webb, framtaget av Stockholms Stadshus AB. Under år 2008 har ILSwebb vidareutvecklats som uppföljningssystem för att gälla hela kommunkoncernen. Här anges fullmäktiges inriktningsmål och mål för verksamhetsområdet, ägardirektiv samt bolagens mål för verksamhetsområdet. Vidare anges indikatorer och aktiviteter kopplade till mål och ägardirektiv. Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget använder ILS i enlighet med gällande riktlinjer. Bolaget har i sin budget formulerat en vision och en verksamhetsidé utifrån kommunfullmäktiges ägardirektiv. Bolaget har inte för verksamhetsåret 2009 formulerat några egna mål. Däremot har bolaget beslutat om att genomföra ett antal aktiviteter för att bidra till att fullmäktiges inriktningsmål och ägardirektiv uppfylls. Aktiviteterna redovisas i ILS-webb. Därtill har bolaget i enlighet med koncernledningens direktiv i ILS redovisat de koncerngemensamma målen och brutit ner dessa i mätbara indikatorer. ILS-rapporten är bilagd till budgeten för 2009 som är antagen av styrelsen. Bolaget använder ILS-webb främst som ett rapporteringssystem till koncernledningen vid Stockholms Stadshus AB. Aktiviteterna följs dock upp inom ramen för ILS. Under verksamhetsåret 2010 avser bolaget komplettera ILS-rapporteringen med ett antal indikatorer knutna till ägardirektiven. Bolaget är investeringsintensivt och merparten av planerings- och uppföljningsarbetet är koncentrerat till de investeringsprojekt som för närvarande pågår. Investeringsprojekten planeras och följs upp med stöd av särskilda projektstyrningsmodeller. I samband med tertialrapport 2 redovisar bolaget i sin ILS-rapportering till koncernledningen utfall och prognos för de koncerngemensamma målen samt statusen för de aktiviteter bolaget har planerat att genomföra. Bolagets tillämpning av ILS (inklusive ILS-webb) följer direktiven från moderbolaget Stockholms Stadshus AB. Därtill har bolaget i relativt stor utsträckning re-

8 STADSREVISIONEN 5(8) dovisat egna aktiviteter till ägardirektiven och bolaget avser dessutom att komplettera med ytterligare ett antal indikatorer under Riskkontroll Revisionskontoret har granskat bolagets hantering av verksamhetsrisker. Syftet med granskningen är att bedöma om riskhanteringen sker på ett systematiskt sätt. Bolagets styrelse har antagit en säkerhetspolicy. Därtill finns en överenskommelse mellan SGA och det bolag som bedriver evenemangsverksamheten i anläggningarna om vem som ansvarar för vad i det löpande säkerhetsarbetet. Grundregeln är att evenemangsbolaget ansvarar för säkerheten vid evenemangen och SGA för den fastighetsrelaterade delen. Bolaget tog för ett par år sedan fram en broschyr tillsammans med ägaren till det intilliggande shoppingcentret. I broschyren finns aktuella larmnummer samt information om hur personalen ska agera vid en olycka inom Globenområdet. Till säkerhetssamordnare är den tjänsteman utsedd som samordnar bolagets brandskyddsarbete. Säkerhetssamordnaren har ett nära samarbete med evenemangsbolagets säkerhetschef. Bolagets säkerhetsarbete är till stor del koncentrerat till brandförebyggande åtgärder. Ett annat prioriterat område är hållfastheten i de stålkonstruktioner som är monterade i Hovets respektive Globens tak, där bland annat audio- och videoutrustningen (Jumbotronen) är monterad. Konstruktionerna kontrolleras och besiktigas enligt fastställda checklistor och tidsintervall. Vidare genomförs riskanalyser av varje större investeringsprojekt. Syftet med analyserna är att identifiera de risker som kan störa eller fördyra projektet. Därutöver har bolaget gjort en säkerhetsanalys enligt den modell som stadens samtliga bolag och nämnder ska ha tillämpat inom ramen för stadens samlade arbete med att genomföra risk- och sårbarhetsanalyser, de så kallade RSA-analyserna. Det har inte genomförts någon övergripande riskanalys för bolagets samlade verksamhet. En sådan är planerad att genomföras med all personal under våren Bolaget har fastställt en krisledningsgrupp. VD ingår även i evenemangsbolagets krisledningsgrupp. Sedan 2005 har tre krisövningar genomförts. Enligt VD planerar evenemangsbolaget att genomföra en krisövning under 2010 i vilken SGA kommer att delta.

9 STADSREVISIONEN 6(8) Enligt revisionskontoret arbetar bolaget med sin riskhantering på ett systematiskt sätt. Ansvar och roller inom säkerhetsområdet är definierade och kända av berörd personal inom bolaget. Genom den övergripande riskanalys bolaget avser att genomföra under 2010 skapas ännu bättre förutsättningar för bolaget att förebygga och hantera såväl små som allvarliga störningar i verksamheten. 2.2 Basgranskning Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Bolagets resultatkrav enligt fullmäktiges budget uppgick till -55 mnkr. Efter att fullmäktige i mars 2009 beslutat att revidera budgeten med anledning av Stimulans för Stockholm uppgår bolagets resultatkrav till -65 mnkr. Av nedanstående tabeller framgår budgeten för 2009, bolagets lämnade ekonomiska prognoser samt resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto 2009 (mnkr) Kf:s budget Bolagets Prognos Prognos Bokslut S-hus budget budget T1 T Enligt kommunfullmäktiges budget erhåller bolaget ett koncernbidrag om 65 mnkr som också är resultatkravet. Bolaget redovisar ett resultat om -73 mnkr, vilket är 8 mnkr sämre än ägarens resultatkrav. Avvikelsen förklaras främst av att bolaget vid upprättandet av bokslutet har ändrat redovisningsprincip. Under året har räntekostnaderna för fastighetsköp betraktats som en del i investeringen av Stockholmsarenan. I samråd med bolagets auktoriserade revisor och moderbolaget Stockholms Stadshus AB har beslut tagits om att räntekostnaderna (9,8 mnkr) i stället ska belasta 2009 års resultat.

10 STADSREVISIONEN 7(8) Beslutet om att belasta resultatet med räntekostnaderna togs efter att prognos 2 upprättades. Detta förklarar avvikelsen mellan lämnade prognoser och årets resultat. Justeras avvikelsen för räntekostnaderna blir resultatet 66,3 mnkr, vilket är 1,3 mnkr bättre än budget och den prognos som lämnades i samband med delårsbokslutet. Prognossäkerheten har varit tillfredsställande under året. Nöjaktig förklaring till avvikelsen mot resultatkravet finns. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T Fullmäktige har i mars 2009 beslutat att revidera investeringsbudgeten med anledning av Stimulans för Stockholm från 95 mnkr till 133 mnkr. Investeringsbudgeten har belastats främst av tre större investeringsprojekt. Det i särklass största projektet är uppförandet av den nya Stockholmsarenan. Därtill har en TV-studio färdigställts under året. Det tredje projektet är den SkyView som ska löpa längs Globens tak. Hälften av avvikelsen förklaras av att kostnaderna för TVstudion blev högre än budget. Detta förklaras av att det krävdes mer omfattande ljuddämpande åtgärder än planerat. Budgetavvikelsen därutöver återfinns i huvudsak inom arenaprojektet. Denna avvikelse är dock marginell i förhållande till projektets totala investeringskostnad. Av tabellen framgår att bolaget har prognostiserat för ökade investeringskostnader under året. Det slutliga investeringsutfallet för året ligger i nivå med prognosen i tertialrapport 2. Enligt revisionskontorets bedömning har bolagets prognossäkerhet för investeringsverksamheten varit tillfredsställande.

11 STADSREVISIONEN 8(8) Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för åren har bolaget fått följande ägardirektiv. Att tillhandahålla lokaler och anläggningar för evenemangsutbud i världsklass bestående av bland annat sport, konserter, kultur- och familjeaktiviteter Ansvara för projektering och genomförande av en ny arena i anslutning till Globen Delta i arbetet med Globenområdets utveckling tillsammans med andra intressenter för att öka Globens attraktionskraft. De direktiv och uppdrag ägaren har givit ligger inom ramen för bolagets ordinarie verksamhet. Enligt revisionskontorets bedömning bedrivs ett aktivt arbete med att genomföra kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. Lars-Erik Örsing Enhetschef Mats Bergqvist Revisor