Granskningspromemoria. AB Stokab

Transkript

1 Granskningspromemoria 2017 AB Stokab Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 6, 2018 Dnr: /2018

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivits i nämnder och bolag. Stadsrevisionen i Stockholm stad granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för bolagsstyrelser sammanfattar stadsrevisionen det gångna årets granskningar och bedömningar av verksamheten. Granskningar som genomförs under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på stadsrevisionens hemsida, De kan också beställas från revisionskontoret, revision.rvk@stockholm.se. Granskningspromemoria 2017 AB Stokab Nr: 6, 2018 Dnr: /2018

3 Innehåll 1. Planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Intern kontroll Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat... 4

4 1 (7) 1. Planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte i april Under året har följande möten genomförts: Vid planeringsmöte i maj informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sitt Planerings-PM. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat att granska verksamhet och intern kontroll samt pröva om verksamheten bedrivits enligt fullmäktiges uppdrag och mål samt de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten. Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet har varit Örjan Palmqvist vid revisionskontoret. 2. Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Intern kontroll I detta avsnitt redovisas om bolagets arbete med den interna kontrollen är aktiv och ändamålsenlig, d.v.s. förebygger, upptäcker och åtgärdar. Vidare om arbetet är strukturerat och integrerat i organisationen, i system och det löpande arbetet samt om bolaget utvärderar och följer upp det interna kontrollsystemet/-arbetet. Den samlade bedömningen, grundad på årets granskning, är att bolagets styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten varit tillräcklig. De iakttagelser som ligger till grund för denna bedömning redovisas nedan. Av redovisningen framgår att inga väsentliga brister har noterats.

5 2 (7) Bolagets arbete med internkontroll Bolagets kvalitetsarbete är en integrerad del av bolagets system för intern kontroll, som är uppbyggt enligt ramverket för COSO. All dokumentation av internkontrollarbetet sker i MS Sharepoint där uppföljning av brister och vidtagna åtgärder sker kontinuerligt. Styrelsen har i november 2016 fastställt en internkontrollplan för Även för dotterbolaget S:t Erik Kommunikation AB har en internkontrollplan fastställts. Genomförandet av interkontrollgranskningarna samordnas av moderbolaget. Bolagets internkontrollplan omfattar följande kontrollområden: Bisysslor Diarieföring och arkivering Felanmälan och drift HR Hållbarhet Inköp och upphandling Intäktsprocesser Kundrelaterade processer Policys, regler och rutiner Projektstyrning Redovisning Systematiskt arbetsmiljöarbete Säkerhet och informationssäkerhet Inom varje område genomförs olika granskningsinsatser. Iakttagelser Med stöd av internt granskningsprogram har granskning av bolagets interna kontroll genomförts. Av denna granskning har bl.a. framkommit att bolaget har en årlig och strukturerad riskbedömning som fångar upp väsentliga risker. Granskningar har genomförts enligt internkontrollplanen. Vidare har bolaget tillräckliga kontrollaktiviteter och den interna kontrollen följs upp systematiskt och regelbundet. Resultatet av genomförda kontroller redovisas två gånger per år för bolagsledningen och för styrelsen kommer rapportering att ske i mars Revisionskontorets bedömning Revisionskontorets granskning av bolagets process för intern kontroll visar att den ger förutsättningar för en kontroll som är aktiv och ändamålsenlig. Arbetet med den interna kontrollen är strukturerat och integrerat i organisation, system och det löpande arbetet.

6 3 (7) Direktupphandling Revisionskontoret har genomfört en granskning av om bolaget har en tillräcklig intern kontroll som säkerställer att bolagets direktupphandlingar är affärsmässiga och att bolagets direktupphandlingsrutin följs. Bolagets verksamhet är undantagen från lagen om offentlig upphandling, LOU, enligt en dom i Kammarrätten. Bolaget följer dock de procedurregler som anges i LOU och stadens övergripande styrdokument, program för upphandling och inköp, stadens regler för ekonomisk förvaltning samt riktlinjer för direktupphandling. Iakttagelser Bolaget har egna rutiner för direktupphandlingar, som antogs Styrelsen gav också VD i uppdrag att utfärda tillämpningsanvisningar för undantag från direktupphandlingsreglerna när affärsmässiga skäl finns. Bolagets tillämpningsanvisningar finns tillgängliga på bolagets intranät. Inköpschefen kontrollerar varje månad alla leverantörer som det inte finns avtal med. Bolaget har få direktupphandlingar, de flesta är av engångskaraktär. Ungefär 95 % av inköpen sker via avtal. Behoven av samordning är, enligt bolaget, därför litet. När det gäller dokumentation av upphandlingar så har bolaget fastställt en dokumentationsplikt på 30 tkr. Bolaget har få direktupphandlingar som överstiger 100 tkr. Följande dokumentation ska skickas till bolagets diarium: Sammanställning över vilka leverantörer som har tillfrågats, inkomna offerter, redovisning av skäl till beslut om vilka anbudsgivare som valts samt avtalets uppskattade värde. Seriositetskontroll genomförs när nya leverantörer upphandlas. En verifierande granskning av direktupphandling av sex leverantörer har genomförts. Granskade upphandlingar avser främst konsulttjänster och bokförda kostnader per 30 september är inom intervallet 31 tkr till 86 tkr per upphandling. I fem av sex granskade direktupphandlingar var dokumentationen i enlighet med anvisningarna. I samtliga fall har endast en leverantör tillfrågats. De motiv som fanns beskrivna bedöms som rimliga. Revisionskontorets bedömning Utifrån genomförd granskning bedöms bolaget ha en intern kontroll som säkerställer att bolagets riktlinjer för direktupphandling följs.

7 4 (7) 2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat I detta avsnitt redovisas en granskning av om bolagets resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer, gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen avser såväl genomförandet som resultatet av verksamheten. Sammantaget bedöms att bolaget i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att det ekonomiska utfallet ligger i nivå med budget och att det verksamhetsmässiga resultatet är förenligt med kommunfullmäktiges mål och ägardirektiv Bolagets ekonomiska resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto samt investeringsutfall. Av nedanstående framgår kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2017 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Årets fastställda avkastningskrav uppgår till 220 mnkr. Resultat efter finansnetto (mnkr) Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut Tertialrapport 1 och 2 I tertialrapport 1 prognostiserar bolaget ett resultat i nivå med budget. I tertialrapport 2 prognostiserar bolaget ett överskott på 5 mnkr. Överskottet förklaras i huvudsak av högre orderingång. Bokslut Resultatet efter finansnetto uppgår till 234 mnkr. Resultat blev 14 mnkr bättre än budget. Detta förklaras i huvudsak av ökade intäkter beroende på högre orderingång. Investeringar (mnkr) Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut

8 5 (7) Årsprognosen enligt tertialrapport 1 och 2 var 200 mnkr medan det slutliga utfallet blev 212 mnkr. Avvikelsen mot budget förklaras i huvudsak av en tidigarelagd uppgradering av Stadens nät (corenät) inom ramen för S:t Erik Kommunikation AB:s verksamhet. Revisionskontorets bedömning Ovanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i bolagets tertialrapporter har varit god under året. Bolagets avkastningskrav har uppnåtts Bolagets verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat om verksamheten bedrivits enligt fullmäktiges uppdrag och mål samt ägardirektiv. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 26 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Revisionskontoret har granskat om bolagets styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 22 indikatorer. Av dessa indikatorer har fullmäktige fastställt 12 st, Stockholms Stadshus AB 6 st och bolaget har fastställt 4 egna indikatorer. För dessa indikatorer har bolaget fastställt årsmål. För indikatorerna redovisas även måluppfyllelsegraden. I bolagets årsredovisning framgår att 16 indikatorer uppfylls helt, 3 st uppfylls delvis och 3 st inte alls. De indikatorer som uppfylls delvis är köpt energi (GWh), andel kvinnliga medarbetare och andel kvinnliga medarbetare i chef/ledningsbefattning. De indikatorer som inte uppfylls alls är antal praktiktillfällen som genomförs inom

9 6 (7) stadens verksamheter av de aspiranter som Jobbtorg Stockholm matchar, antal tillhandahållna platser för Stockholmsjobb samt antal tillhandahållna platser för sommarjobb. Sammantaget uppfyller bolaget i huvudsak de uppställda målen. Revisionskontorets bedömning Bolagets resultat för 2017 bedöms i allt väsentligt vara förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Uppföljningen av ägardirektiven ingår i ILS-rapporteringen. Bolaget har formulerat aktiviteter och i vissa fall indikatorer till ägardirektiven. Revisionskontoret har översiktligt följt upp hur bolaget arbetar med fullmäktiges ägardirektiv samt dessutom särskilt granskat två ägardirektiv. Iakttagelser Bolaget arbetar med samtliga ägardirektiv i den löpande verksamheten. Arbete pågår inom bolaget med att uppfylla samtliga ägardirektiv och uppdrag. Fortsatt kompletterande fiberutbyggnad Bolaget har under året arbetat med med kompletterande fiberutbyggnad till strategiska områden och arbetet fortsätter Under 2017 har bolaget fortsatt med kompletterande fiberutbyggnad inom prioriterade strategiska områden bland annat till kommersiella fastigheter. Byggnationen 2017 har varit koncentrerad till Stockholm city, Hammarby Sjöstad, Liljeholmen och Bromma/Ulvsunda/Ålsten. Vid nybyggnation i Stockholms stad genomför bolaget fiberutbyggnad och anslutning direkt i samband med byggnationen av fastigheten. Förbereda en omlokalisering av huvudkontoret enligt beslut Bolagets styrelse beslutade att godkänna inriktningen för det fortsatta arbetet med en omlokalisering av huvudkontoret till området kring Globen/slakthusområdet samt uppdra åt VD att planera för en sådan omlokalisering av huvudkontoret. Arbetet med en omlokalisering av huvudkontoret har därefter fortsatt enligt styrelsens beslut. En lokalsökning genomfördes. Baserat på utfallet av lokalsökningen och efterföljande inhämtande av offerter och inriktningsförslag beslutade företagsledningen efter en samlad bedömning av aktuella lokaler att inleda en fördjupad

10 7 (7) dialog och förhandling med fastighetsägaren Fabege AB avseende ingående av hyreskontrakt för nya lokaler i Fabeges projekt Pelaren 1 med adress Pastellvägen 2 i Johanneshov tecknade bolaget hyreskontrakt avseende nya lokaler i Fabeges projekt Pelaren 1 med adress Pastellvägen 2 i Johanneshov. Planerad tillträdesdag för den nya lokalen är den 15 november Revisionskontorets bedömning Revisionskontorets samlade bedömning är att bolaget arbetar aktivt med att genomföra ägarens direktiv.