Granskningspromemoria 2010

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 08 Februari 2011 DNR /2011 Granskningspromemoria 2010 STOCKHOLMS STADS PARKERINGS AB

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Särskild granskning Förtroendekänsliga områden Tillämpning av offentlighetsprincipen Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets ekonomiska prognoser Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 5

4 STADSREVISIONEN 1(6) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 18 maj Vid planeringsmöte den 1 juni 2010 avseende Stockholm Parkering informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 8 oktober 2010, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 17 februari Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a följande: Förtroendekänsliga områden Tillämpning av offentlighetsprincipen Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning Förtroendekänsliga områden Revisionskontoret har genomfört en granskning med syftet att bedöma om de styrande dokument bolaget har upprättat inom de förtroendekänsliga områdena gör att förutsättningar finns för en tillräcklig intern kontroll inom dessa områden. En verifierande granskning genom stickprov har skett för att bedöma om bolagsledningen och övriga anställda följer gällande regler för representation, kontokortsanvändning och resor. Iakttagelser Styrelsen har antagit en etisk policy för bolaget som bygger på de etiska regler som är fastställda av Stockholms Stadshus AB. Vidare har bolaget policy och

5 STADSREVISIONEN 2(6) riktlinjer angående Mutor och bestickning samt representation. Här framgå bl a tydliga regler vad som gäller för gåvor och evenemang. För att säkerställa att bolagets policies och regler efterlevs ska de anställda varje år skriftligen bekräfta att man tagit del av dessa. Bolaget har även antagit policy för tjänsteresor mm samt för kontokort Vid stickprovsgranskning av verifikationer bokförda på berörda konton per har konstaterats att riktlinjerna efterlevs. Endast i ett fåtal fall saknades ändamål (syfte) och namn på deltagare. Komplettering av dessa verifikationer har gjorts i efterhand. Revisionskontorets bedömningar och kommentarer Revisionskontoret bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig inom de delar av det förtroendekänsliga området som har varit föremål för granskning Tillämpning av offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen är viktig för rättssäkerhet, effektivitet och demokrati. För att garantera insyn i myndigheternas arbete har principen om handlingsoffentlighet skrivits in i en av grundlagarna, tryckfrihetsförordningen. Revisionskontoret har granskat bolagets tillämpning av offentlighetsprincipen vad gäller handlingsoffentlighet. Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget följer gällande lagar, förordningar och stadens regler vad gäller diarieföring och utlämnande av handlingar. Iakttagelser Bolaget har ett stort antal styrande och stödjande dokument som innehåller information om registrering och utlämnande av allmän handling. Dokumenten innehåller även riktlinjer kring ansvarsfördelning och arkivering. Bolagets rutin- och policydokument finns tillgängliga på intranätet. Av dessa framgår på ett överskådligt sätt vad som gäller angående dokumenthantering. Nyanställda får information om offentlighetsprincipen och i övrigt lämnas råd och stöd från personalen i registraturen till avdelningar och enheter.

6 STADSREVISIONEN 3(6) På bolaget är diarieföringen uppdelad i två delar. Uthyrningsärenden och ärenden avseende kontrollavgifter diarieförs av kundservice och övriga handlingar diarieförs centralt av registraturen. Bolaget använder diariesystemet Diabas. Alla inkommande dokument scannas in i detta system. Beslut om att inte lämna ut något dokument, t ex på grund av sekretess, kan fattas av VD, administrative direktören, chefen för ekonomiavdelningen och bolagsjuristen. När det gäller postöppningen finns en dokumenterad rutinbeskrivning. Fullmakt finns för samtliga anställda när det gäller postöppning. Stickprov har genomförts utifrån ett antal slumpvis valda ärenden i diariesystemet. Stickproven visar att dessa ärenden har hanterats på ett korrekt sätt enligt gällande regelverk. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Revisionskontoret bedömer att bolaget i allt väsentligt har ändamålsenliga regler och riktlinjer för hantering av allmänna handlingar. De styrdokument som finns täcker in de aspekter som utgör fokus i denna granskning; registrering och utlämnande av allmän handling samt hantering av sekretess. Revisionskontoret bedömer vidare att personalen har getts förutsättningar att förstå och kunna tillämpa offentlighetsprincipen. Utbildning av personalen har genomförts. Det är viktigt att arbetet med att kontinuerligt informera/utbilda berörda tjänstemän fortsätter. Vår sammanfattande bedömning är att de allmänna handlingar som passerar registraturet hanteras på ett tillfredsställande sätt. 2.2 Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen för Stockholm Parkering har fastställt en policy för intern kontroll. I policyn definieras att kontroller baseras på genomförda risk- och sårbarhetsanalyser men även processkontroller i verksamhetssystem skall ingå i det planerade kontrollarbetet. VD har fastlagt ett antal områden som ska ingå i den Interna kontrollplanen för I denna plan läggs fokus på uppföljning av genomförd SWOT-analys I enlighet med planen för intern kontroll 2010 har

7 STADSREVISIONEN 4(6) också ett seminarium genomförts i ledningsgruppen där kompletteringar gjordes till den ursprungliga analysen. En rapport om genomförda kontroller har behandlats av styrelsen Av rapporten framgår att en uppföljning av vissa prioriterade hotbilder i riskanalysen har genomförts. Dessa avser risken för restvärdesavskrivning för byggnader/ anläggningar på främmande fastighet samt seriositetskontroll av bolagets leverantörer av tjänster och varor. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och har avrapporterats till styrelsen Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2010 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Årets fastställda avkastningskrav uppgick till 35 mnkr men justerades ned till 15 mnkr med anledning av ärendet Stimulans för Stockholm. Resultat efter finansnetto, 2010 (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T ,6 Tertialrapport 1 och 2 Av VDs kommentarer till tertialrapport 1 och 2 framgår att prognosen för året är i enlighet med budget. Prognosen pekar på att målen enligt stimulanspaketet kommer att genomföras i sin helhet. Bokslut Årets resultat efter finansnetto uppgår till 11,6 mnkr, vilket är något sämre än budget. Den främsta orsaken till avvikelsen är ökade kostnader för snöröjning och energikostnader pga de mycket svåra väderförhållandena under novemberdecember.

8 STADSREVISIONEN 5(6) I resultatet ingår åtgärder enligt Stimulans för Stockholm med 18,5 mnkr mot planerade 20 mnkr. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 83,1 86,5 85,5 62,3 Avvikelsen mot budget är 20,8 mnkr och mot prognosen i T2 är avvikelsen 23,2 mnkr. Avvikelsen beror på försening i projektet Rosendal samt försening i övertagandet av garaget Vartofta. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Fullmäktiges resultatkrav har inte helt uppnåtts. Nöjaktiga förklaringar till detta redovisas Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2010 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: Genomföra bolagets investeringsplan. Byggstart planeras för ett tiotal nya planeringsanläggningar. Behålla en försiktig prispolitik, men genomföra prisjusteringar när marknaden så medger. Skapa effektiva och attraktiva infartsparkeringar med ett gott serviceutbud. Fortsätta kvalitetsarbetet inom bolaget, vilket bland annat innebär ökad trygghet och trivsel för bilisterna. Se över möjligheten att teckna avtal om stadens övriga bolags parkeringsverksamhet. Fortsätt pröva möjligheten att outsourca delar av driftverksamheten. Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader.

9 STADSREVISIONEN 6(6) Revisionskontorets bedömning och kommentar Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. Lars-Erik Örsing Bitr stadsrevisor Stefan Rydberg Certifierad kommunal revisor